Dans un contexte d'évolution constante des attentes et des exigences légales, les employeurs sont confrontés à une grande complexité en matière d'aménagement du lieu de travail. En vertu de l'Americans with Disabilities Act (ADA), d'autres réglementations et de la jurisprudence, les employeurs sont tenus, dans le cadre d'un processus interactif et sans subir de contraintes excessives, de mettre en place des aménagements raisonnables pour les employés - qui peuvent être en train de reprendre le travail à la suite d'un accident du travail, rechercher un soutien pour des limitations cognitives, demander un ajustement conforme à leurs croyances religieuses ou avoir divers autres besoins. Que l'aménagement soit lié à une demande d'indemnisation des accidents du travail, à un handicap ou à un autre facteur, les employeurs ont besoin de conseils avisés pour naviguer dans ce paysage confus.
Nous nous sommes récemment réunis pour explorer certaines des questions actuelles relatives à l'aménagement du temps de travail, tant du point de vue de l'employeur que de celui du prestataire de services, et nous avons le plaisir de vous faire part de quelques points saillants de notre conversation.
Qu'est-ce qui rend l'adaptation des employés si difficile ?
De nombreuses organisations américaines s'efforcent de répondre aux demandes d'aménagements de postes et de se conformer à toutes les exigences en la matière. Les employeurs d'aujourd'hui sont confrontés à des défis de taille :
- Être proactif et cohérent : Ces dernières années, certaines entreprises ont cherché à être cohérentes et à réduire de manière proactive la charge administrative liée aux aménagements en faisant des bureaux réglables en hauteur, des chaises ergonomiques, des écrans d'ordinateur de grande taille et d'autres équipements fréquemment demandés des éléments standard pour tous les employés. Toutefois, l'abandon du travail sur site au profit d'arrangements à distance et hybrides a compliqué cette approche. Que se passe-t-il si l'équipement standard ne convient pas à un espace de travail à domicile ? Qui est responsable de l'installation et de la maintenance ? Comment l'équipement est-il récupéré en cas de départ d'un employé à distance ? Les travailleurs hybrides doivent-ils recevoir deux ensembles d'équipement ? Ce type de questions pose de réels problèmes logistiques et rend la maîtrise des coûts très difficile.
- Évaluation et documentation : Les employeurs ont besoin de processus définis pour déterminer les demandes d'aménagements à accorder, ainsi que la meilleure façon de mettre en place ces aménagements dans l'intérêt de l'employé et dans le cadre de lignes directrices raisonnables en matière de dépenses. Chaque demande doit être examinée en fonction de ses propres mérites, sur la base de documents fournis par des professionnels de la santé. Les grandes organisations dotées d'importants services de ressources humaines (RH) ou de gestion des risques peuvent disposer de spécialistes internes chargés d'évaluer de manière critique les demandes d'aménagements ; les organisations plus petites qui ne reçoivent pas beaucoup de demandes auront probablement plus de mal à déterminer la meilleure façon de procéder.
- Le budget : Qu'il s'agisse d'une absence du travail ou de l'achat d'un nouvel équipement, les aménagements du poste de travail ont un coût. (Certaines de ces dépenses sont imposées par la loi, tandis que d'autres sont la bonne chose à faire pour soutenir la productivité, la sécurité et l'inclusion). De nombreuses organisations se demandent comment budgétiser ces dépenses. Les aménagements pour les employés doivent-ils être considérés comme une dépense opérationnelle, ou doivent-ils figurer dans le budget des ressources humaines ou de la gestion des risques ?
- Le travail organisé : Il peut être très difficile de mettre en œuvre des aménagements dans un environnement syndical. Par exemple, les changements d'horaires et les pauses peuvent avoir une incidence sur le rang d'ancienneté de l'employé - et donc sur tout ce pour quoi il pourrait soumissionner dans le cadre d'une convention collective. En outre, la modification des horaires ou des tâches d'un employé syndiqué dans le cadre d'un aménagement peut avoir un impact inapproprié sur ceux d'un autre employé. Cette situation s'avère particulièrement difficile à gérer dans le cadre de la nouvelle loi sur l'équité pour les travailleuses enceintes (Pregnant Workers Fairness Act). (Pour en savoir plus sur la PWFA, consultez notre article sur les tendances et développements législatifs ayant un impact sur la main-d'œuvre américaine dans le dernier numéro d' Edge, notre magazine numérique).
Des stratégies efficaces
Sachant que le programme de chaque organisation est unique, voici quelques approches de la gestion des hébergements que nous recommandons :
- Centraliser les processus : Bien que certains choisissent de maintenir les coûts dans les opérations (ce qui peut décourager les gestionnaires d'accorder des aménagements), nous suggérons de centraliser le budget des aménagements lorsque c'est possible. Le fait que toutes les demandes d'aménagements passent par une seule équipe et une seule source de financement peut contribuer à briser les cloisonnements internes entre les RH et la gestion des risques et faciliter une résolution plus créative des problèmes. Cela peut également permettre d'examiner les demandes d'un œil critique. Par exemple, si quelqu'un demande un nouvel équipement, une équipe dédiée et centralisée sera plus encline à considérer qu'une évaluation ergonomique et une formation sur la manière d'utiliser correctement l'équipement existant peuvent suffire.
- offrir une expérience positive à l'employé : Un autre avantage de l'approche centralisée est qu'elle permet aux employeurs de se concentrer sur l'adaptation efficace des employés, plutôt que sur la cause de la blessure ou du besoin. En outre, nous constatons une tendance des employeurs à mettre en œuvre des options de traitement rapide pour les aménagements inférieurs à un certain seuil (par exemple 500 dollars) afin que les employés puissent obtenir une réponse à leurs besoins plus efficacement et avec moins de tracas ; le fait de limiter la nécessité d'une enquête approfondie et d'un processus interactif complet peut également réduire les coûts globaux pour l'employeur. Certains se sont inquiétés du fait que la procédure accélérée pourrait augmenter le volume, mais nous n'avons pas constaté que c'était le cas, sur la base de preuves anecdotiques.
- Mettre en œuvre des processus fondés sur des données probantes : Pour aider à maîtriser les budgets et la demande, nous déconseillons de fournir une liste d'options d'aménagement parmi lesquelles les employés peuvent choisir. Il est préférable de s'appuyer sur les recommandations des professionnels et sur le processus d'évaluation, comme indiqué ci-dessus, pour déterminer ce qui est approprié et raisonnable.
- Prenez soin de vous pour pouvoir prendre soin des autres : Les personnes qui travaillent dans ce domaine savent que la gestion des aménagements peut être un travail difficile et émotionnellement épuisant. Elle peut nécessiter des conversations difficiles avec des collègues sur des questions profondément personnelles liées à leur gagne-pain, à leur identité et à leur fonctionnement quotidien. Bien que notre objectif principal soit de répondre avec empathie aux besoins des employés sur le lieu de travail, nous devons parfois refuser des demandes, ce qui peut donner lieu à des réactions enflammées. Le mois de mai étant le mois de la sensibilisation à la santé mentale, il est particulièrement opportun de souligner l'importance de prendre soin de soi et de développer sa résilience pour faire face à des interactions aussi désagréables. En s'associant à un fournisseur spécialisé (comme Sedgwick), les personnes chargées des aménagements en interne peuvent bénéficier d'un soutien et de ressources supplémentaires dont elles ont grand besoin.
Nous remercions tout particulièrement Anne Hudson, de notre client Southwest Airlines, pour sa contribution au blog de Sedgwick.
En savoir plus - Découvrez les solutions solutions d'aménagement du travail de Sedgwick qui aident les employeurs à répondre aux besoins des employés et à se conformer à l'ADA, à la PWFA et à d'autres exigences légales et réglementaires. rapport sur l'état des lieux des aménagements
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