Vooruitkijken – Het belang van het anticiperen op risico’s bij aansprakelijkheidsclaims

Een schaakgrootmeester ziet meer dan alleen de volgende zet. Een kleine verplaatsing van een stuk kan een opkomende dreiging aan het licht brengen, een opening die enkele zetten later van belang zal zijn, of een plan dat waarschijnlijk niet zal slagen. Het voordeel zit hem in het vroeg genoeg herkennen van die mogelijkheden om een reactie te kunnen kiezen. Soms betekent dat dat je daadkrachtig moet optreden. Soms betekent het dat je een kleine aanpassing moet doen of moet wachten op betere informatie.

Aansprakelijkheidszaken vereisen een vergelijkbare discipline. Een zich ontwikkelende juridische theorie, een ongebruikelijk verzoek om bewijsvoering, een verschuiving in de aanpak van de raadsman van de eiser of een verandering in de geloofwaardigheid van een getuige lijken op zichzelf misschien beheersbaar. Samen kunnen deze signalen erop wijzen dat de zaak afstevent op een andere uitkomst dan die welke bij de eerste beoordeling werd voorzien.

Het probleem ligt zelden in een volledig gebrek aan informatie. Het gaat erom te herkennen wanneer bekende informatie een andere betekenis heeft gekregen, en te begrijpen hoe die verschuiving van invloed kan zijn op de blootstelling aan risico’s, de procesvoering en uiteindelijk de uitkomst van een claim.

Wanneer de claim begint te veranderen

Een geschil over nalatigheid kan beginnen met een specifieke vraag over de omstandigheden van een ongeval. Naarmate de rechtszaak vordert, verschuift het onderzoek naar wervingspraktijken, opleiding, toezicht, eerdere incidenten of beslissingen van het management. De onderliggende gebeurtenis is niet veranderd, maar de aangevoerde theorie en het bewijs dat nodig is om deze te onderbouwen, zijn wel veranderd.

Een schadeteam dat vasthoudt aan zijn oorspronkelijke plan, kan alle geplande activiteiten weliswaar afronden, maar toch terrein verliezen. Belangrijke documenten worden mogelijk niet snel genoeg bewaard. De juiste getuigen worden mogelijk niet ondervraagd terwijl hun herinneringen nog vers zijn. Een waardebepaling die drie maanden eerder nog deugdelijk was, kan van kracht blijven terwijl de aannames waarop deze is gebaseerd inmiddels aan kracht hebben ingeboet.

Dit is een van de belangrijkste verschillen op het gebied van procesbeheer: de werkzaamheden kunnen volgens planning verlopen, terwijl de strategische positie verslechtert. Effectief procesbeheer vereist dat de aannames waarop de strategie is gebaseerd regelmatig worden getoetst, dat nieuwe informatie wordt geëvalueerd zodra deze beschikbaar komt en dat de koers wordt bijgesteld wanneer de omstandigheden daar aanleiding toe geven.

Ervaring vereist onderscheidingsvermogen

Ervaring biedt schade-experts een aanzienlijk voordeel. Het zorgt ervoor dat ze vertrouwd raken met letselpatronen, het gedrag van advocaten, de kenmerken van de rechtsgebied, medische ontwikkelingen en de manier waarop geschillen zich doorgaans ontvouwen. Maar ervaring kan er ook toe leiden dat men te snel een vergelijking maakt met de laatste soortgelijke schadeclaim. Het gevaar schuilt erin dat men gelijkenissen beschouwt als bewijs dat hetzelfde resultaat zal volgen.

Inzicht stelt de verandering vast. Patroonherkenning brengt deze in verband met andere ontwikkelingen. Anticiperend denken gaat na wat er zou kunnen volgen. Onderscheidingsvermogen bepaalt welke mogelijkheden aandacht verdienen, en een flexibel oordeel past de reactie aan naarmate de feiten zich verder ontvouwen. Voor geen van deze vaardigheden is zekerheid vereist. Ze vereisen een afgewogen zelfvertrouwen: voldoende overtuiging om te handelen wanneer de feiten daar aanleiding toe geven, en voldoende bescheidenheid om de beslissing bij te stellen wanneer dat niet het geval is.

Een nieuwe reeks verzoeken om bewijsvoering kan er bijvoorbeeld op wijzen dat de raadsman van de eiser een bredere theorie over het bedrijfsgedrag aan het voorbereiden is. Die constatering zou aanleiding moeten geven tot specifieke vragen. Is het bestaande bewaarplan toereikend? Heeft de raadsman van de verdediging een andere strategie nodig wat betreft deskundigen of getuigen? Is in de risicobeoordeling rekening gehouden met de nieuwe theorie? Is een bespreking over een eerdere schikking nu aantrekkelijker, of zou dat voorbarig zijn? De waarde van de constatering ligt in de beslissingen die erdoor worden beïnvloed.

Data en analyses kunnen dit proces versterken door schadeafhandelaars te helpen patronen te herkennen die binnen een individuele schadeclaim wellicht moeilijk te identificeren zijn. Veranderingen in procesgedrag, de ernst van schadeclaims, trends op het gebied van schikkingen of andere opkomende indicatoren kunnen waardevolle context bieden voor het beoordelen van het risico. In combinatie met de ervaring en het inzicht van schadeafhandelaars kunnen deze inzichten bijdragen aan vroegtijdiger ingrijpen, beter onderbouwde strategieën en betere beslissingen gedurende de gehele looptijd van een schadeclaim.

Signalen uit de hele schuldensector

Verschillende ontwikkelingen zorgen ervoor dat dit rechtsgebied steeds belangrijker wordt. Strategieën van eisers die de nadruk leggen op het gedrag van organisaties kunnen de reikwijdte van een geschil vergroten. Sociale inflatie en de mogelijkheid van buitensporig hoge schadevergoedingen kunnen van invloed zijn op de verwachtingen ten aanzien van schikkingen, zelfs wanneer slechts weinig zaken uiteindelijk voor een jury komen. Financiering van rechtszaken door derden kan, indien van toepassing, de economische aspecten en de duur van een zaak beïnvloeden. Opkomende beschuldigingen op het gebied van producten en het milieu kunnen een ogenschijnlijk op zichzelf staande vordering veranderen in een vroege indicator van een bredere blootstelling aan risico’s.

Er mag niet zomaar worden aangenomen dat deze invloeden in elk dossier een rol spelen. Zo mag er bijvoorbeeld niet zomaar worden geconcludeerd dat er sprake is van een financieringsregeling, louter omdat de onderhandelingen moeizaam verlopen. Het gaat erom een aannemelijk signaal te onderscheiden van een vaststaand feit, en vervolgens te beoordelen of dit het meest waarschijnlijke resultaat of het realistische neerwaartse risico beïnvloedt.

De blinde vlek binnen de organisatie

De eerste die een betekenisvolle verschuiving opmerkt, is wellicht een schade-expert die een gewone schadeclaim afhandelt of een advocaat die reageert op een nieuw verzoek. Die observatie kan gevolgen hebben die veel verder reiken dan het betreffende dossier. Een soortgelijke bewering zou zich kunnen voordoen in een ander rechtsgebied, bij een ander klantprogramma of in een andere bedrijfstak. Toch slaan schadeafhandelingsorganisaties deze inzichten vaak op in individuele schadenotities, juridische rapporten of informele gesprekken, waar ze moeilijk te herkennen zijn als onderdeel van een patroon.

Een bruikbaar bedrijfsmodel biedt professionals in de frontlinie een manier om ongebruikelijke ontwikkelingen onder de aandacht te brengen, deze waarnemingen te toetsen aan andere schadeclaims en beschikbare gegevens, en de daaruit voortvloeiende inzichten terug te koppelen naar de besluitvormers. Hoe groter het overzicht over alle schadeclaims, hoe groter de kans om patronen te herkennen die anders wellicht onopgemerkt zouden blijven. Geavanceerde analyses kunnen helpen bij het identificeren van veranderingen in procesgedrag, opkomende risicotrends en andere ontwikkelingen die nader onderzoek rechtvaardigen.

Bij Sedgwick hechten we veel waarde aan het combineren van uitgebreide schadecijfers, geavanceerde analytische mogelijkheden en de ervaring van onze schade-experts, om klanten te helpen hun risico’s beter te begrijpen en beter onderbouwde beslissingen te nemen. Het is niet de bedoeling om van elke uitzondering een waarschuwing te maken. Het gaat erom incidentele ruis te onderscheiden van ontwikkelingen die een aanpassing van het onderzoek, de procesvoering of het advies aan de klant rechtvaardigen.

Dat heeft ook gevolgen voor de vragen die leidinggevenden moeten stellen bij de beoordeling van schadeclaims. Naast de toereikendheid van de voorzieningen, de naleving van de administratie en mijlpalen in rechtszaken, moet in de bespreking ook aan de orde komen welke aannames zijn gewijzigd, welk nieuw bewijsmateriaal de beoordeling zou kunnen beïnvloeden en welke beslissingen moeilijker of duurder worden als ze worden uitgesteld.

Het integreren van vooruitziend oordeelsvermogen in het schadebeheer

Om deze capaciteit te ontwikkelen is meer nodig dan schadeafhandelaars alleen maar aanmoedigen om vooruit te denken. Organisaties hebben processen nodig die het gemakkelijker maken om opkomende signalen te herkennen, observaties te delen en die inzichten om te zetten in tijdige beslissingen. Dit kan onder meer inhouden dat er duidelijke escalatiecriteria worden vastgesteld voor ongebruikelijke ontwikkelingen in rechtszaken, dat er toekomstgerichte vragen worden opgenomen in de beoordeling van schadeclaims en dat er mogelijkheden worden gecreëerd om opkomende patronen te evalueren, zowel binnen schadeclaims als tussen verschillende rechtsgebieden.

Net zo belangrijk is het om bereid te blijven eerdere aannames ter discussie te stellen. Een eerste beoordeling kan volkomen redelijk zijn op basis van de op dat moment beschikbare informatie, maar die beoordeling moet worden bijgesteld naarmate er nieuw bewijs naar voren komt. Organisaties die ruimte creëren voor dit soort herbeoordelingen zijn beter in staat om veranderende risico’s te onderkennen en hierop te reageren voordat hun opties beperkt raken.

De keuzevrijheid behouden

De timing is vaak bepalend voor de vraag of een weloverwogen beslissing het resultaat nog kan verbeteren. Het veiligstellen van bewijsmateriaal is effectiever voordat documenten verdwijnen. Getuigenverhoren zijn nuttiger voordat herinneringen vervagen. Een vroegtijdig overleg met de juiste deskundige kan voorkomen dat er maandenlang aan een verkeerde theorie wordt gewerkt. Een tijdige beoordeling van de schikkingsmogelijkheden kan opties openhouden die mogelijk beperkter worden naarmate de proceskosten stijgen en de standpunten verhardden.

Vroegtijdig ingrijpen betekent niet altijd dat er agressief moet worden opgetreden. Sommige signalen vragen om nauwlettend toezicht, andere om een bescheiden aanpassing en weer andere om een onmiddellijke koerswijziging. Een gedisciplineerd team stelt vast wat zijn bezorgdheid zou bevestigen of weerleggen, wijst iemand aan die verantwoordelijk is voor het verzamelen van die informatie en bepaalt op welk moment de strategie opnieuw zal worden bekeken.

Cliënten mogen dat soort inzicht verwachten van hun partners op het gebied van schadeclaims. Het rapporteren van wat er is gebeurd blijft essentieel, maar de grotere bijdrage ligt in het helpen van cliënten om te begrijpen wat zich ontwikkelende feiten kunnen betekenen voor hun risico’s, welke beslissingen aandacht verdienen en hoe verschillende handelwijzen de uitkomst kunnen beïnvloeden. Dat niveau van inzicht helpt organisaties om beter onderbouwde beslissingen te nemen, onzekerheid te beheersen en meer controle te houden over hun aansprakelijkheidsprogramma’s.

De meest ingrijpende beslissingen inzake schadeclaims worden vaak genomen voordat de volledige gevolgen van een situatie duidelijk zijn. Organisaties die opkomende risico’s kunnen herkennen, hun aannames ter discussie stellen en hun strategieën in een vroeg stadium aanpassen, zijn beter in staat om risico’s te beheersen en hun opties open te houden.

Naarmate het aansprakelijkheidslandschap zich blijft ontwikkelen, zal het vermogen om te anticiperen op wat er mogelijk gaat gebeuren en op basis van die inzichten te handelen, steeds waardevoller worden. Voor klanten betekent dit dat ze een partner op het gebied van schadeclaims nodig hebben die ervaring, gegevens en gezond verstand kan combineren om hen te helpen omgaan met onzekerheid en betere beslissingen te nemen.