FMLA und die Fallstricke der Überstunden: Was Arbeitgeber wissen müssen

Da die Unternehmen mit einer unsicheren Wirtschaftslage zu kämpfen haben, entscheiden sich manche Arbeitgeber dafür, Überstunden abzubauen, anstatt mehr Mitarbeiter einzustellen. Dies kann zwar eine kurzfristige Lösung sein, führt aber auch zu wichtigen Überlegungen im Rahmen des Family and Medical Leave Act (FMLA). Angesichts der jüngsten Leitlinien des US-Arbeitsministeriums (DOL) und der Ausweitung der staatlichen Programme für bezahlten Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen (Paid Family and Medical Leave, PFML) ist es für Arbeitgeber nun an der Zeit, die Auswirkungen von Überstunden auf den FMLA-Anspruch und die Einhaltung der Vorschriften zu überdenken.

Verstehen der FMLA-Ansprüche

Der FMLA-Urlaub wird auf der Grundlage der regulären Wochenarbeitszeit eines Mitarbeiters berechnet. Wenn ein Arbeitnehmer 40 Stunden pro Woche arbeitet, hat er gemäß den Bundesvorschriften Anspruch auf 480 Stunden FMLA-Urlaub (40 Stunden multipliziert mit 12 Wochen). Ein Angestellter, der 30 Stunden pro Woche arbeitet, würde 360 Stunden erhalten. Diese Berechnung bildet die Grundlage dafür, wie viel Urlaub ein Arbeitnehmer nehmen kann.

Überstunden und FMLA: Was zählt?

Bei den Überstunden kommt es darauf an, ob es sich um regulär angesetzte oder freiwillige Stunden handelt. Wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig 48 Stunden pro Woche arbeiten muss, erhöht sich sein FMLA-Anspruch auf 576 Stunden. Wenn sie aufgrund eines berechtigten FMLA-Grundes keine Pflichtüberstunden leisten, werden diese Stunden auf den Anspruch angerechnet.

Freiwillige Überstunden hingegen werden nicht auf den FMLA-Anspruch angerechnet, es sei denn, sie werden zu einem festen Bestandteil des Arbeitsplans des Arbeitnehmers. Die Arbeitgeber müssen klar und einheitlich definieren und dokumentieren, wie sie Überstunden leisten.

DOL-Anleitung zu unterbrochenem Urlaub und Überstunden

Frühere Anleitungen des DOL bestätigen, dass Beschäftigte FMLA-Urlaub mit Unterbrechungen oder reduzierten Zeitplänen nutzen können, um obligatorische Überstunden zu vermeiden. Dies ist besonders relevant in Branchen wie dem Gesundheitswesen und der öffentlichen Sicherheit, wo Überstunden üblich sind. Arbeitgeber können Arbeitnehmer nicht bestrafen, die freiwillige Überstunden aufgrund einer qualifizierenden FMLA-Bedingung ablehnen.

Staatliche PFML-Programme und Koordinierung des bezahlten Urlaubs

Da drei neue Staaten im Jahr 2026 PFML-Programme einführen werden, müssen Arbeitgeber wissen, wie diese benefits mit FMLA-Urlaub zusammenwirken. Die wichtigsten Punkte sind:

• Arbeitgeber können von ihren Mitarbeitern nicht verlangen, dass sie den vom Arbeitgeber bereitgestellten bezahlten Urlaub gleichzeitig mit benefits in Anspruch nehmen. Das DOL bestätigte dies in einer Stellungnahme aus dem Jahr 2025.
• Die Arbeitnehmer können PFML durch bezahlten Urlaub ergänzen, aber dies muss freiwillig sein.
• Arbeitgeber müssen qualifizierte benefits als FMLA-Urlaub bezeichnen und die Arbeitnehmer entsprechend informieren.

ADA-Überlegungen

Selbst nachdem der FMLA-Urlaub ausgeschöpft ist, können Arbeitnehmer noch unter dem Americans with Disabilities Act (ADA) geschützt sein. So kann beispielsweise ein Arbeitnehmer, der aufgrund einer Behinderung nicht in der Lage ist, die vorgeschriebenen Überstunden zu leisten, Anspruch auf eine angemessene Vorkehrung, wie etwa einen geänderten Zeitplan, haben. Arbeitgeber sollten sich ihrer doppelten Verpflichtungen nach dem FMLA und dem ADA bewusst sein.

Compliance-Tipps für Arbeitgeber

Um die Vorschriften einzuhalten und das Wohlergehen der Mitarbeiter zu fördern, sollten Arbeitgeber:

• Prüfung der Urlaubsrichtlinien, um sicherzustellen, dass sie mit den Bundes- und Landesgesetzen übereinstimmen
• Schulung der Manager über die Unterschiede zwischen obligatorischen und freiwilligen Überstunden
• Dokumentieren Sie die Terminplanungspraktiken, um zu klären, was als regelmäßig geplant gilt.
• Erwägen Sie die Auslagerung der FMLA-Verwaltung, um das Risiko zu verringern und die Konsistenz zu verbessern
• Kommunizieren Sie klar mit den Mitarbeitern über ihre Rechte und Pflichten im Rahmen von FMLA- und PFML-Programmen

Abschließende Gedanken

Überstunden sind ein wertvolles Instrument für die Geschäftskontinuität, aber sie müssen im Rahmen des FMLA und anderer Urlaubsgesetze sorgfältig verwaltet werden. Arbeitgeber, die die Feinheiten verstehen und sowohl der Einhaltung der Vorschriften als auch dem Mitgefühl Vorrang einräumen, werden besser in der Lage sein, ihre Belegschaft zu unterstützen und kostspielige Fallstricke zu vermeiden.