Da die gesetzlichen Regelungen zum Trauerurlaub immer weiter ausgebaut werden, müssen Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, besondere Vorsicht walten lassen

Die Ausweitung des Trauerurlaubs als gesetzlich vorgeschriebene Leistung ist ein zunehmender Trend im Bereich des Urlaubsmanagements. War dies früher eine rein arbeitgeberseitige Leistung, schreiben mittlerweile immer mehr Bundesländer den Arbeitgebern vor, Mitarbeitern, die um einen geliebten Menschen trauern, eine Form von Urlaub zu gewähren. Die Bundesländer erkennen an, dass Trauer schwer zu bewältigen ist und dass Urlaub in schwierigen Zeiten den Mitarbeitern in ihrer Not hilft. 

Wie bei vielen der uneinheitlichen einzelstaatlichen Gesetze hat jeder Bundesstaat seine eigene Auslegung dessen, was Trauerurlaub umfassen sollte. Dies stellt Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, vor eine weitere Herausforderung. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die Trauerurlaubsgesetze der einzelnen Bundesstaaten, erläutern, wie diese mit Ihren eigenen Arbeitgeberrichtlinien zusammenwirken, und fassen abschließend mit einem Vorschlag zusammen, wie Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, Trauerurlaub in den gesamten USA auf einfühlsame und rechtskonforme Weise gewähren können.

Kalifornien

In Kalifornien^[i] müssen Arbeitgeber unter den folgenden Bedingungen Trauerurlaub gewähren:

• Bis zu fünf Tage pro Trauerfall
• Muss innerhalb von 90 Tagen nach der Veranstaltung genutzt werden
• Kann kontinuierlich oder intermittierend sein
• Kann bezahlt oder unbezahlt sein, je nach den Richtlinien des Arbeitgebers

Das bedeutet: Wenn der Arbeitgeber grundsätzlich bis zu drei bezahlte Tage gewährt, ein Arbeitnehmer jedoch fünf Tage frei nehmen möchte, werden die ersten drei Tage bezahlt, während die beiden übrigen Tage gemäß den gesetzlichen Bestimmungen unbezahlt bleiben.

Ein mögliches Problem ist der Konflikt zwischen durchgehendem und unterbrochenem Urlaub. Viele Arbeitgeberrichtlinien schreiben vor, dass Trauerurlaub durchgehend oder innerhalb eines begrenzten Zeitraums in Anspruch genommen werden muss, der in der Regel nicht den in diesem Gesetz vorgeschriebenen Zeitraum von 90 Tagen umfasst. Das bedeutet: Sofern die Arbeitgeberrichtlinie nicht vollständig mit den Vorgaben des CFRA übereinstimmt, könnte es problematisch sein, wenn zunächst die Arbeitgeberrichtlinie zur Anwendung kommt und erst danach die Inanspruchnahme des gesetzlich vorgesehenen Urlaubs gestattet wird.

Wenn also die Regelungen eines Arbeitgebers nicht so großzügig sind wie der im Rahmen des CFRA gewährte Urlaub, muss den Beschäftigten der im CFRA vorgeschriebene Trauerurlaub gewährt werden. 

Zwar sind die Leistungen in Kalifornien großzügig, doch ist der Urlaubsanspruch möglicherweise nicht so hoch wie in anderen Bundesstaaten. Wie wir weiter unten erläutern, gewährt Oregon beispielsweise insgesamt bis zu zwei Wochen Trauerurlaub. Verliert ein Arbeitnehmer ein Familienmitglied, hätte er in Oregon Anspruch auf zwei Wochen und in Kalifornien auf fünf Tage. Hat der Arbeitnehmer jedoch mehr als einen anspruchsbegründenden Todesfall, könnte er in Kalifornien mehr Zeit erhalten, da dort fünf Tage pro Ereignis gewährt werden, während in Oregon die Gesamtdauer auf zwei Wochen pro Jahr begrenzt ist. Dies stellt für einen Arbeitgeber, der in mehreren Bundesstaaten tätig ist, eine zusätzliche Herausforderung dar.

Kalifornien bietet zudem Schutzmaßnahmen im Rahmen des Urlaubs bei reproduktiven Verlusten^[ii]. Arbeitnehmer in Kalifornien haben nach einem reproduktiven Verlust Anspruch auf bis zu fünf Tage Urlaub. Erleidet ein Arbeitnehmer innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten mehr als einen reproduktiven Verlust, kann der Arbeitgeber den Urlaub auf 20 Tage innerhalb dieses Zeitraums von 12 Monaten begrenzen.

Guam

Das Gesetz über Familien- und Krankenurlaub von Guam^[iii]sieht 14 Kalendertage Familienurlaub beim Tod eines Familienangehörigen des Arbeitnehmers innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten vor. Die 14 Kalendertage sind in der Gesamtdauer des nach dem Guam FMLA genehmigten Familienurlaubs enthalten (12 Wochen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten). Ähnlich wie das unten genannte Gesetz von Illinois enthält das Guam FMLA keine Formulierung, die impliziert, dass der Urlaubsanspruch zuerst in Anspruch genommen werden muss. Daher kann ein Arbeitgeber in seinen Richtlinien vorsehen, dass seinen Mitarbeitern zunächst Trauerurlaub gewährt wird und die verbleibende Zeit im Rahmen dieses Gesetzes abgedeckt wird.

Illinois

Das „Illinois Family Bereavement Act“^[iv]ist die aktualisierte Fassung des „Illinois Child Bereavement Act“. Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer haben das Recht, unbezahlten Trauerurlaub unter Wahrung ihres Arbeitsplatzes zu nehmen, um:

• An der Beerdigung eines versicherten Familienangehörigen teilnehmen
• Treffen Sie die durch den Tod eines versicherten Familienangehörigen erforderlichen Vorkehrungen
• Trauern Sie um den Tod eines versicherten Familienangehörigen oder
• Abwesenheit vom Arbeitsplatz aufgrund einer Fehlgeburt, eines erfolglosen Versuchs im Rahmen einer assistierten Reproduktionstechnik, einer gescheiterten Adoptionsvermittlung, einer gescheiterten Leihmutterschaftsvereinbarung, einer Diagnose mit negativen Auswirkungen auf die Schwangerschaft oder die Fruchtbarkeit oder einer Totgeburt

Der Umfang des einem Arbeitnehmer zustehenden Urlaubs ist auf 10 Arbeitstage oder die zu Beginn des Urlaubs verbleibende FMLA-Urlaubsdauer für andere FMLA-berechtigte Gründe begrenzt, je nachdem, welcher Wert geringer ist. Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer können innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten 10 Arbeitstage pro anspruchsberechtigtem Familienmitglied erhalten. Verstirbt während des 12-Monats-Zeitraums mehr als ein anspruchsberechtigtes Familienmitglied, ist der Urlaubsanspruch auf sechs Wochen (30 Arbeitstage) innerhalb dieses Zeitraums begrenzt.

Das Gesetz über Trauerurlaub in Illinois (Illinois Family Bereavement Act) sieht zudem eine zusätzliche Freistellungszeit für Arbeitnehmer vor, die ihr Kind durch Selbstmord oder Tötung verloren haben. Die Dauer des Urlaubs richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Bei großen Arbeitgebern – definiert als Unternehmen mit mehr als 250 Vollzeitbeschäftigten in Illinois – haben die Beschäftigten Anspruch auf bis zu 12 Wochen Urlaub. Bei kleinen Arbeitgebern – definiert als Unternehmen mit 50 bis 249 Vollzeitbeschäftigten in Illinois – haben die Beschäftigten Anspruch auf bis zu 6 Wochen Urlaub. Der Urlaub muss innerhalb eines Jahres nach der Benachrichtigung des Arbeitgebers über den Verlust in Anspruch genommen werden.

Der Wortlaut des Gesetzes enthält keinen Hinweis darauf, dass der Anspruch auf staatlichen Trauerurlaub zuerst in Anspruch genommen werden muss. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber in seinen Richtlinien vorsehen kann, dass seine Mitarbeiter zunächst Trauerurlaub in Anspruch nehmen, und dass die verbleibende Zeit im Rahmen dieses Gesetzes abgedeckt werden kann. Außerdem ist es zulässig, dass bereits vorhandener Urlaub, wie z. B. PTO, Krankheits- oder Sonderurlaub, den nach diesem Gesetz vorgeschriebenen Trauerurlaub ersetzt.

Oregon

Gemäß dem Oregon Family Leave Act (OFLA)^[v] haben Arbeitnehmer Anspruch auf zwei Wochen Trauerurlaub pro Familienmitglied. Insgesamt ist der Anspruch eines Arbeitnehmers auf vier Wochen pro Jahr begrenzt, falls mehrere anspruchsbegründende Todesfälle eintreten. Dieser Urlaub wird auf die Gesamtdauer des gemäß OFLA genehmigten Familienurlaubs angerechnet. Der gesamte Urlaub, der aufgrund des Todes eines Familienmitglieds genommen wird, muss innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt der Benachrichtigung über den Tod des Familienmitglieds in Anspruch genommen werden.

Die OFLA-Vorschriften^[vi]enthalten Leitlinien zu den Anforderungen hinsichtlich der Inanspruchnahme von vom Arbeitgeber bezahltem Urlaub während der OFLA: 

(3) Ein Arbeitgeber kann von einem Arbeitnehmer verlangen, dass er während des OFLA-Urlaubs, der andernfalls unbezahlt wäre, angesammelten bezahlten Urlaub in Anspruch nimmt, und kann die Reihenfolge festlegen, in der der bezahlte Urlaub in Anspruch genommen werden soll, sofern dies mit einem Tarifvertrag oder einer anderen schriftlichen Vereinbarung zwischen dem berechtigten Arbeitnehmer und dem betroffenen Arbeitgeber oder mit einer Arbeitgeberrichtlinie vereinbar ist.

Daher kann ein Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern verlangen, dass sie ihren vom Arbeitgeber gewährten Trauerurlaub zu dem Zeitpunkt in Anspruch nehmen, zu dem der Mitarbeiter unter den Geltungsbereich des OFLA fällt.

Washington

Der „Washington Paid Family and Medical Leave“ (WA PFML)^[vii]sieht eine Freistellung beim Verlust eines Kindes vor, sofern das Kind den Arbeitnehmer zum Anspruch auf Elternzeit berechtigt hätte. Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer haben nach dem Verlust des Kindes Anspruch auf eine Freistellung von sieben Kalendertagen (Tag eins ist der Tag nach dem Tod des Kindes). Der Arbeitnehmer erhält seinen normalen wöchentlichen Leistungsbetrag, es sei denn, der Urlaub wird in Teilabschnitten genommen. Die Ursache für den Tod des Kindes hat keinen Einfluss auf den Anspruch des Arbeitnehmers auf diesen Urlaub. Die Häufigkeit der Inanspruchnahme dieses Urlaubs ist nicht begrenzt. Um diese Leistung zu erhalten, muss der Tod innerhalb des Zeitraums eintreten, in dem der Arbeitnehmer eine Bindungszeit mit dem Kind hätte in Anspruch nehmen können (innerhalb von 12 Monaten nach der Geburt oder der Aufnahme des Kindes).

Der Arbeitgeber hat die Wahl, eine vom Unternehmen finanzierte bezahlte Trauerfreistellung als „Zusatzleistung“ einzustufen, was es ermöglicht (aber nicht vorschreibt), diese Leistung gleichzeitig mit dem WA PFML in Anspruch zu nehmen. Wenn der Arbeitgeber nicht möchte, dass Mitarbeiter diese Leistung gleichzeitig mit dem WA PFML in Anspruch nehmen, kann er sich dafür entscheiden, die bezahlte Trauerfreistellung nicht als Zusatzleistung einzustufen. In beiden Fällen dürfen Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern nicht verlangen, eine betriebliche Leistung vor, während oder nach dem WA PFML in Anspruch zu nehmen. Zur Erinnerung: Das Employment Security Department, das die Verwaltung des WA PFML überwacht, empfiehlt Mitarbeitern, ihre Leistungen zu kumulieren ( benefits). 

Vermont

Vermont hat sein Gesetz über Familien- und Elternurlaub^[viii]mit Wirkung zum 1. Juli 2025 um Trauerurlaub erweitert. Arbeitnehmer, die den Verlust eines anspruchsberechtigten Familienangehörigen erleiden, haben Anspruch auf zwei Wochen Urlaub, der auf die Gesamturlaubsdauer gemäß diesem Gesetz angerechnet wird. Der Urlaub kann am Stück genommen werden, allerdings dürfen nur fünf Arbeitstage hintereinander in Anspruch genommen werden, ohne dass der Arbeitnehmer an die Arbeit zurückkehrt. Das bedeutet, dass das Gesetz eine unterbrochene Inanspruchnahme vorschreibt, wenn der Arbeitnehmer seine gesamten zwei Wochen in Anspruch nimmt. Der Urlaub muss innerhalb eines Jahres nach dem Tod des Familienangehörigen genommen werden.

Das Gesetz von Vermont enthält zwei Bestimmungen, die es einem Arbeitgeber erlauben, Leistungen anzubieten, die über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehen. Das Gesetz gestattet es einem Arbeitgeber, sich an jeden Tarifvertrag oder jedes Programm bzw. jeden Plan für Arbeitnehmerleistungen zu halten, der bzw. der umfassendere Urlaubsansprüche vorsieht als 

die durch das Gesetz gewährten Rechte. Es ermöglicht einem Arbeitnehmer zudem, auf einige oder alle seiner Rechte aus dem Gesetz zu verzichten, sofern dieser Verzicht in voller Kenntnis der Sachlage und freiwillig erfolgt und etwaige Änderungen der Arbeitsbedingungen im Zusammenhang mit einem solchen Verzicht einvernehmlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden.

Leitfaden für Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind

Wie Sie sehen, hat jeder Bundesstaat, in dem Trauerurlaub gewährt wird, seine eigene Auslegung dessen, was dies für Arbeitgeber bedeutet. Dies ist zudem ein Bereich, in dem mit weiterem Wachstum zu rechnen ist, da immer mehr Bundesstaaten das Flickwerk an Vorschriften ergänzen. Was können Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, tun, um die Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten zu erfüllen und gleichzeitig allen ihren Mitarbeitern ein einheitliches Erlebnis zu bieten?

Die einfachste Lösung für einen Arbeitgeber, der in mehreren Bundesstaaten tätig ist, aber nur in einem dieser Bundesstaaten vertreten ist, besteht darin, eine Sozialleistung anzubieten, die den Erwartungen dieses einen Bundesstaates entspricht. Auch wenn dies für manche hilfreich ist, trifft dies auf die meisten Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, wahrscheinlich nicht zu.

Sollte Ihr Unternehmen nur in einigen Bundesstaaten vertreten sein, empfiehlt es sich, gemeinsam mit Ihrem Makler oder Arbeitsrechtsanwalt ein Leistungsmodell zu entwickeln, das genau auf die Anforderungen dieser Bundesstaaten zugeschnitten ist.

Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, der in all diesen Bundesstaaten tätig ist, stellt dies eine Herausforderung dar. Lassen Sie uns dies in mehrere Kategorien unterteilen. 

Bundesland	Dauer – pro Veranstaltung	Kappe
Kalifornien	Fünf Tage	Keine
Guam	14 Kalendertage	14 Kalendertage
Illinois	Je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist: 10 Arbeitstage oder der verbleibende FMLA-Urlaub	Sechs Wochen (30 Arbeitstage) pro 12-Monats-Zeitraum
Oregon	Zwei Wochen	Vier Wochen pro Jahr
Washington	7 Kalendertage	7 Kalendertage
Vermont	Zwei Wochen	Zwei Wochen

Dauer 

Illinois hat die längsten festgelegten Zeiträume für den Verlust eines Familienangehörigen: Es sind zehn Arbeitstage (zwei Wochen) vorgesehen, bei mehreren Todesfällen beträgt die Obergrenze 30 Arbeitstage (sechs Wochen). Da nicht alle Beschäftigten fünf Tage pro Woche arbeiten, entspricht die Gewährung von zwei Wochen oder 10 Arbeitstagen – je nachdem, welcher Zeitraum länger ist – den Anforderungen. 

In Kalifornien hingegen gibt es keine Obergrenze. Es dürfte hoffentlich nur selten vorkommen, dass ein Mitarbeiter mehr als sechs Wochen Trauerurlaub benötigt. Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, könnte Ihre Richtlinie so formuliert werden, dass für Mitarbeiter in Kalifornien keine Obergrenze gilt. Eine großzügigere und mitfühlendere Entscheidung wäre es, keine Obergrenze für die Anzahl der Fälle festzulegen, in denen ein Mitarbeiter diesen Urlaub in Anspruch nehmen kann. 

Familienangehörige

Die Bundesstaaten haben diese Regelungen erlassen, um einer Vielzahl von Familienangehörigen Trauerurlaub zu gewähren. Vermont hat in seiner jüngsten Novellierung des Familienurlaubsgesetzes, mit der Trauerurlaub eingeführt wurde, ausdrücklich „LGBTQ+-Familien, Arbeitnehmer mit geringem Einkommen und Personen in nichttraditionellen Familienstrukturen“ erwähnt.^[ix]Ihre Richtlinie sollte alle Familienangehörigen einbeziehen, von Ehepartnern und Kindern bis hin zu Großeltern, Schwiegereltern und Personen, die wie Familienangehörige sind, aber nicht blutsverwandt sind. 

Fruchtbarkeitsverlust

Der Verlust eines ungeborenen Kindes wird nicht von allen Gesetzen zum Trauerurlaub abgedeckt. Für Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern den großzügigeren „ benefits “ gewähren möchten, kann dies eine Kombination der Anforderungen aus Kalifornien und Vermont erfordern. Illinois gewährt bis zu 10 Arbeitstage oder den Zeitraum, der dem Mitarbeiter gemäß FMLA zusteht –je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist. Dies könnte bedeuten, dass dem Mitarbeiter keine Zeit zur Verfügung steht. Nach den kalifornischen Vorschriften hat der Arbeitnehmer unabhängig von seinem FMLA-Status Anspruch auf Freistellung. Die großzügigste Regelung würde 10 Arbeitstage unabhängig vom FMLA-Status vorsehen. Eine differenziertere und genauer definierte Regelung könnte 10 Arbeitstage, den verbleibenden FMLA-Anspruch oder 5 Arbeitstage vorsehen, je nachdem, welcher Zeitraum kürzer ist.  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bundesstaaten erkennen, wie wichtig es ist, Mitarbeiter durch eine Freistellung zu unterstützen, wenn sie den Verlust eines Familienangehörigen erleiden. Die Art und Weise, wie dies in den einzelnen Bundesstaaten umgesetzt wird, ist unterschiedlich und spiegelt in der Regel die jeweiligen Besonderheiten des jeweiligen Bundesstaates wider. Einige Bundesstaaten gewähren diese Freistellung aus einer Vielzahl von Gründen, während andere die Gründe einschränken; dennoch gewinnt diese Art der Freistellung zunehmend an Bedeutung. Arbeitgeber, die in mehreren Bundesländern tätig sind, sollten sich darüber im Klaren sein, wie sich dies auf ihre eigenen betrieblichen Richtlinien auswirkt. Wir empfehlen diesen Arbeitgebern, sich mit ihrem Rechtsbeistand zu beraten, um sicherzustellen, dass ihre Richtlinien den Anforderungen in jedem einzelnen Bundesland entsprechen. 

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^[i]Kalifornisches Verwaltungsgesetzbuch § 12945.7

^[ii]Kalifornisches Verwaltungsgesetzbuch § 12945.6

^[iii] Öffentliches Gesetz von Guam Nr. 33-170, geändert durch das Öffentliche Gesetz Nr. 34-40 und das Öffentliche Gesetz Nr. 34-41

^[iv]820 ILCS 154/

^[v]ORS 659A.150

^[vi]OAR 839-009-0280

^[vii]RCW 50A

^[viii]21 V.S.A. § 470

^[ix]Gesetzentwurf 461 des Repräsentantenhauses von Vermont: VT H0461 | 2025–2026 | Ordentliche Sitzungsperiode | Verabschiedet | LegiScan