Durante 30 años, la Ley de Licencias Médicas y Familiares (FMLA) -una ley federal que ofrece a los empleados que reúnen los requisitos necesarios una licencia protegida por motivos familiares y médicos- ha sido fundamental para proteger los derechos de los trabajadores estadounidenses y garantizar que ningún trabajador se vea obligado a elegir entre el trabajo que necesita y la familia que ama. La FMLA se ha utilizado más de 100 millones de veces para ayudar a los trabajadores a equilibrar las exigencias del trabajo con las necesidades relacionadas con la salud y la familia. De este modo, la ley ha protegido a 18.000 trabajadores despedidos injustamente y ha permitido recuperar 63 millones de dólares en salarios atrasados para los trabajadores afectados.
El cumplimiento de la FMLA es importante, ya que las auditorías son cada vez más frecuentes. En 2022, debido al aumento de la demanda en el sistema de la cadena de suministro global y la presión resultante en las industrias de almacenamiento y logística, el Departamento de Trabajo de EE.UU. (DOL) anunció una iniciativa para utilizar la educación y la aplicación vigorosa para aumentar el cumplimiento y reducir las violaciones de la FMLA. Algunas empresas asumen que, debido a su tamaño, ubicación o segmento de mercado, son inmunes a las auditorías. La complacencia, sin embargo, puede terminar en responsabilidad y perjuicio financiero, sobre todo porque las auditorías del DOL siguen aumentando en frecuencia. Las empresas pueden tomar varias medidas para estar preparadas en caso de que se produzca una auditoría de la FMLA.
Revisar y prestar atención
En primer lugar, revise y cumpla los requisitos de publicación. Las empresas cubiertas deben exponer de forma destacada información específica sobre la FMLA -un resumen de sus principales disposiciones (qué es la baja por FMLA, los derechos de los empleados, las normas relativas a la elegibilidad y los requisitos de la empresa) y cómo pueden los empleados presentar una queja- en todos los lugares, incluso si ningún empleado tiene actualmente derecho a la baja por FMLA. En el caso de los trabajadores a distancia, los empleados deben poder acceder fácilmente a esta información en la intranet de la empresa.
Es fundamental que los empleadores también lleven a cabo una revisión exhaustiva de las políticas de la FMLA de su empresa, para evaluar si las políticas siguen cumpliendo las recientes sentencias judiciales basadas en la FMLA. Por ejemplo, ¿cuál es la política de baja intermitente de un empleador y cuál es la política de interrupción de la misma? ¿Necesita el empleado coordinarse con un administrador externo? ¿Está obligado el empleado a presentar un formulario de reincorporación al trabajo expedido por su médico? ¿Cómo se gestionan las prestaciones cuando un empleado está en FMLA y estipula la política si los empleados de baja pueden obtener ingresos en otro lugar?
Todos los formularios y correspondencia relacionados con la FMLA también deben revisarse y mantener su conformidad. La correspondencia es un aspecto crítico de la FMLA, ya que es el mecanismo que utilizan los empleadores para documentar el proceso y, a menudo, explicar las decisiones pertinentes. Es importante proporcionar los formularios adecuados a los empleados y asegurarse de que los formularios se cumplimentan y devuelven a tiempo. Cualquier formulario personalizado no emitido por el DOL debe ser revisado cuidadosamente por abogados; los empleadores pueden enfrentarse a consecuencias si hacen preguntas que se supone que no deben hacer.
Formar, formar, formar... y probar
Aunque es probable que la mayoría de los trabajadores no notifiquen al DOL si se les deniega la baja, los empleados que no entiendan las normas pueden sentir que se les ha tratado injustamente. La educación en torno a la política de la FMLA de la organización y el proceso detrás de las decisiones de licencia es imprescindible no sólo para los empleados, sino también para los gerentes y directivos de la empresa. Las auditorías suelen derivarse de una falta de comunicación a nivel directivo. La formación formal es ideal y más eficaz que un simple memorándum anual.
Una política o proceso sólo es beneficioso si se sigue. Los empleadores deben llevar a cabo su propia auditoría exhaustiva de sus políticas, correspondencia y formularios FMLA - y asegurarse de que el mantenimiento de registros está intacto - para prepararse de forma proactiva para una posible auditoría del DOL. Una auditoría de prueba podría incluir la auditoría de todas las reclamaciones FMLA en los últimos 12 a 24 meses para asegurar que las políticas están alineadas, los formularios y la correspondencia son conformes, y los procesos están claramente establecidos y apoyados. Lo mejor es descubrir cualquier deficiencia antes de que el DOL tenga la oportunidad de hacerlo.
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Este contenido fue publicado originalmente por la Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte de la columna El absentismo es importante.
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