FMLA og fallgruvene ved overtid: hva arbeidsgivere trenger å vite

Ettersom bedrifter står overfor en usikker økonomi, kan noen arbeidsgivere velge å bruke overtid i stedet for å ansette flere. Selv om dette kan være en kortsiktig løsning, introduserer det også viktige hensyn i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA). Med nylig veiledning fra det amerikanske arbeidsdepartementet (DOL) og utvidelsen av statlige betalte familie- og medisinske permisjonsprogrammer (PFML), er det nå på tide at arbeidsgivere ser på hvordan overtid påvirker retten til og samsvar med FMLA.

Forstå FMLA-rettigheter

FMLA-permisjon beregnes basert på en ansatts vanlige arbeidsuke. I henhold til føderale forskrifter har en ansatt rett til 480 timer FMLA-permisjon (40 timer multiplisert med 12 uker) hvis de jobber 40 timer per uke. En ansatt som jobber 30 timer per uke vil motta 360 timer. Denne beregningen danner grunnlaget for hvor mye permisjon en ansatt kan ta.

Overtid og FMLA: Hva teller?

Når det gjelder overtid, er den viktigste forskjellen om timene er regelmessig planlagt eller frivillige . Hvis en ansatt regelmessig skal jobbe 48 timer per uke, øker deres FMLA-rettighet til 576 timer. Hvis de går glipp av obligatorisk overtid på grunn av en kvalifiserende FMLA-årsak, teller disse timene mot deres rettighet.

Frivillig overtid teller derimot ikke mot FMLA-retten med mindre det blir en konsekvent del av ansattes timeplan. Arbeidsgivere må være tydelige og konsekvente i hvordan de definerer og dokumenterer overtidspraksis.

Veiledning fra DOL om periodisk permisjon og overtid

Tidligere veiledning fra Arbeidsdepartementet bekrefter at ansatte kan bruke periodisk eller redusert FMLA-permisjon for å unngå obligatorisk overtid. Dette er spesielt relevant i bransjer som helsevesen og offentlig sikkerhet der overtid er vanlig. Arbeidsgivere kan ikke straffe ansatte som avslår frivillig overtid på grunn av en kvalifiserende FMLA-betingelse.

Statlige PFML-programmer og koordinering av betalt permisjon

Med tre nye stater som implementerer PFML-programmer i 2026, må arbeidsgivere forstå hvordan disse fordelene samhandler med FMLA-permisjon. Viktige punkter inkluderer:

• Arbeidsgivere kan ikke kreve at ansatte bruker betalt permisjon gitt av arbeidsgiveren samtidig med PFML-ytelser. Arbeidsdepartementet bekreftet dette i et uttalelsesbrev fra 2025.
• Ansatte kan velge å supplere PFML med betalt permisjon, men det må være frivillig.
• Arbeidsgivere må utpeke kvalifiserende PFML-ytelser som FMLA-permisjon og varsle ansatte deretter.

ADA-hensyn

Selv etter at FMLA-permisjonen er oppbrukt, kan ansatte fortsatt være beskyttet under Americans with Disabilities Act (ADA). For eksempel kan en ansatt som ikke kan jobbe obligatorisk overtid på grunn av en funksjonshemming ha rett til rimelig tilrettelegging, for eksempel en endret arbeidsplan. Arbeidsgivere bør være klar over sine doble forpliktelser under FMLA og ADA.

Tips for arbeidsgivere om samsvar

For å overholde regelverket og støtte de ansattes velvære, bør arbeidsgivere:

• Revisjon av permisjonsregler for å sikre samsvar med føderale og statlige lover
• Lære ledere opp forskjellene mellom obligatorisk og frivillig overtid
• Dokumenter planleggingspraksis for å tydeliggjøre hva som teller som regelmessig planlagt
• Vurder å outsource FMLA-administrasjon for å redusere risiko og forbedre konsistensen
• Kommuniser tydelig med ansatte om deres rettigheter og ansvar under FMLA- og PFML-programmer

Avsluttende tanker

Overtid er et verdifullt verktøy for forretningskontinuitet, men det må håndteres nøye innenfor rammen av FMLA og andre permisjonslover. Arbeidsgivere som forstår nyansene og prioriterer både samsvar og medfølelse, vil være bedre posisjonert til å støtte arbeidsstyrken sin og unngå kostbare fallgruver.