FMLA und die Fallstricke bei Überstunden: Was Arbeitgeber wissen müssen

Angesichts der unsicheren Wirtschaftslage entscheiden sich manche Arbeitgeber möglicherweise dafür, Überstunden einzusetzen, anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen. Dies kann zwar eine kurzfristige Lösung sein, wirft jedoch auch wichtige Fragen im Zusammenhang mit dem Gesetz über Familien- und Krankenurlaub (Family and Medical Leave Act, FMLA) auf. Angesichts der jüngsten Leitlinien des US-Arbeitsministeriums (DOL) und der Ausweitung der staatlichen Programme für bezahlten Familien- und Krankenurlaub (PFML) ist es nun an der Zeit, dass Arbeitgeber erneut prüfen, wie sich Überstunden auf den FMLA-Anspruch und die Einhaltung der Vorschriften auswirken.

Die FMLA-Ansprüche verstehen

Der FMLA-Urlaub wird auf der Grundlage der regulären Wochenarbeitszeit eines Arbeitnehmers berechnet. Gemäß den Bundesvorschriften hat ein Arbeitnehmer, der 40 Stunden pro Woche arbeitet, Anspruch auf 480 Stunden FMLA-Urlaub (40 Stunden multipliziert mit 12 Wochen). Ein Arbeitnehmer, der 30 Stunden pro Woche arbeitet, würde 360 Stunden erhalten. Diese Berechnung bildet die Grundlage dafür, wie viel Urlaub ein Arbeitnehmer nehmen kann.

Überstunden und FMLA: Was zählt?

Bei Überstunden kommt es vor allem darauf an, ob dieseregelmäßig eingeplantsind oderfreiwillig geleistet werden. Ist ein Arbeitnehmer regelmäßig für 48 Stunden pro Woche eingeteilt, erhöht sich sein FMLA-Anspruch auf 576 Stunden. Versäumt er obligatorische Überstunden aus einem FMLA-anerkannten Grund, werden diese Stunden auf seinen Anspruch angerechnet.

Freiwillige Überstunden hingegen werden nicht auf den FMLA-Anspruch angerechnet, es sei denn, sie werden zu einem festen Bestandteil des Arbeitsplans des Arbeitnehmers. Arbeitgeber müssen bei der Definition und Dokumentation von Überstundenregelungen klar und einheitlich vorgehen.

Leitlinien des DOL zu zeitweise befristeten Freistellungen und Überstunden

Frühere Leitlinien des DOL bestätigen, dass Arbeitnehmer zeitweise oder verkürzte FMLA-Freistellungen in Anspruch nehmen dürfen, um obligatorische Überstunden zu vermeiden. Dies ist insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen und der öffentlichen Sicherheit relevant, in denen Überstunden an der Tagesordnung sind. Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer nicht benachteiligen, die freiwillige Überstunden aufgrund eines FMLA-berechtigten Grundes ablehnen.

Staatliche PFML-Programme und die Koordinierung des bezahlten Urlaubs

Da im Jahr 2026 drei weitere Bundesstaaten PFML-Programme einführen werden, müssen Arbeitgeber wissen, wie diese „ benefits “ mit dem FMLA-Urlaub zusammenwirken. Zu den wichtigsten Punkten gehören:

• Arbeitgeber dürfen von ihren Mitarbeitern nicht verlangen, dass sie den vom Arbeitgeber gewährten bezahlten Urlaub gleichzeitig mit dem PFML in Anspruch nehmen benefits. Das Arbeitsministerium (DOL) hat dies in einem Gutachten aus dem Jahr 2025 bestätigt.
• Arbeitnehmer können die PFML durch bezahlten Urlaub ergänzen, dies muss jedoch auf freiwilliger Basis erfolgen.
• Arbeitgeber müssen berechtigte PFML- benefits en als FMLA-Urlaub einstufen und die Mitarbeiter entsprechend darüber informieren.

Überlegungen zur ADA

Auch nach Ausschöpfung des FMLA-Urlaubs können Arbeitnehmer weiterhin unter den Schutz des Americans with Disabilities Act (ADA) fallen. So hat beispielsweise ein Arbeitnehmer, der aufgrund einer Behinderung keine obligatorischen Überstunden leisten kann, möglicherweise Anspruch auf eine angemessene Vorkehrung, wie beispielsweise eine angepasste Arbeitszeitregelung. Arbeitgeber sollten sich ihrer doppelten Verpflichtungen gemäß FMLA und ADA bewusst sein.

Tipps zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für Arbeitgeber

Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern, sollten Arbeitgeber:

• Die Urlaubsrichtlinien auf Übereinstimmung mit den Bundes- und Landesgesetzen überprüfen
• Schulen Sie Führungskräfte in den Unterschieden zwischen obligatorischen und freiwilligen Überstunden
• Verfahren zur Terminplanung für Dokumente festlegen, um zu klären, was als regelmäßig geplant gilt
• Erwägen Sie, die Verwaltung der FMLA auszulagern, um Risiken zu minimieren und die Einheitlichkeit zu verbessern
• Informieren Sie die Mitarbeiter klar und deutlich über ihre Rechte und Pflichten im Rahmen der FMLA- und PFML-Programme

Abschließende Gedanken

Überstunden sind ein wertvolles Instrument zur Gewährleistung der Geschäftskontinuität, müssen jedoch im Rahmen des FMLA und anderer Urlaubsgesetze sorgfältig gehandhabt werden. Arbeitgeber, die die Feinheiten verstehen und sowohl der Einhaltung der Vorschriften als auch dem Mitgefühl Priorität einräumen, sind besser in der Lage, ihre Belegschaft zu unterstützen und kostspielige Fallstricke zu vermeiden.