A sua organização está preparada para uma auditoria FMLA? 

Durante 30 anos, o Family and Medical Leave Act (FMLA) - uma lei federal que proporciona aos trabalhadores elegíveis uma licença protegida pelo emprego por razões familiares e médicas elegíveis - tem sido fundamental para proteger os direitos dos trabalhadores americanos e garantir que nenhum trabalhador seja obrigado a escolher entre o emprego de que necessita e a família que ama. A FMLA foi utilizada mais de 100 milhões de vezes para ajudar os trabalhadores a equilibrar as exigências do trabalho com as necessidades relacionadas com a saúde e a família. Ao fazê-lo, a lei protegeu 18.000 trabalhadores que foram despedidos sem justa causa e levou à recuperação de 63 milhões de dólares em salários em atraso para os trabalhadores afectados. 

A conformidade com a FMLA é importante, uma vez que as auditorias se tornaram mais frequentes. Em 2022, devido ao aumento da procura no sistema da cadeia de fornecimento global e à pressão resultante nos sectores de armazém e logística, o Departamento do Trabalho dos EUA (DOL) anunciou uma iniciativa para utilizar a educação e a aplicação vigorosa para aumentar o cumprimento e reduzir as violações da FMLA. Alguns empregadores assumem que, devido à sua dimensão, localização ou segmento de mercado, estão imunes a auditorias. A complacência, no entanto, pode acabar em responsabilidade e prejuízo financeiro, especialmente porque as auditorias do DOL continuam a aumentar de frequência. As entidades patronais podem tomar várias medidas para garantir a preparação para o caso de surgir uma auditoria da FMLA.

Rever e prestar atenção

Em primeiro lugar, reveja e cumpra os requisitos de afixação. As entidades patronais abrangidas devem apresentar de forma proeminente informações específicas sobre a FMLA - um resumo das suas principais disposições (o que é a licença FMLA, direitos dos trabalhadores, regras relativas à elegibilidade e requisitos da entidade patronal) e como os trabalhadores podem apresentar uma queixa - em todos os locais, mesmo que nenhum trabalhador seja atualmente elegível para a licença FMLA. Para as populações que trabalham à distância, os empregados devem poder aceder facilmente a esta informação no sítio da intranet da empresa.

É fundamental que as entidades patronais efectuem também uma revisão exaustiva das políticas da sua empresa em matéria de FMLA, para avaliar se as políticas ainda estão em conformidade com as recentes decisões judiciais baseadas na FMLA. Por exemplo, qual é a política de licença intermitente de uma entidade patronal e qual é a política de suspensão da licença? O trabalhador precisa de se coordenar com um administrador terceiro? Os trabalhadores são obrigados a fornecer um formulário de regresso ao trabalho do seu médico? Como é que os benefícios são tratados quando um funcionário está em FMLA e a política estipula se os funcionários em licença podem obter rendimentos noutro local?

Todos os formulários e correspondência relacionados com a FMLA também devem ser revistos e manter a conformidade. A correspondência é um aspeto crítico da FMLA, uma vez que é o mecanismo que a entidade patronal utiliza para documentar o processo e, frequentemente, explicar decisões relevantes. É importante fornecer os formulários adequados aos trabalhadores e certificar-se de que os formulários são preenchidos e devolvidos atempadamente. Quaisquer formulários personalizados que não tenham sido emitidos pelo DOL devem ser cuidadosamente revistos por advogados; as entidades patronais podem sofrer consequências se fizerem perguntas que não devem fazer.

Treinar, treinar, treinar - e testar

Embora a maioria dos trabalhadores provavelmente não notificará o DOL se lhes for recusada a licença, os funcionários que não compreendem as regras podem sentir que foram tratados injustamente. A educação em torno da política FMLA da organização e do processo por detrás das decisões de licença é imperativa não só para os funcionários, mas também para os gestores e a liderança da empresa. As auditorias resultam frequentemente de uma falha de comunicação a nível da gestão. As formações formais são ideais e mais eficazes do que um simples memorando anual.

Uma política ou processo só é benéfico se for seguido. As entidades patronais devem realizar a sua própria auditoria abrangente das suas políticas, correspondência e formulários FMLA - e garantir que a manutenção de registos está perfeitamente intacta - para se prepararem proactivamente para uma potencial auditoria do DOL. Uma auditoria de teste pode incluir a auditoria de todos os pedidos de indemnização do FMLA nos últimos 12 a 24 meses para garantir que as políticas estão alinhadas, os formulários e a correspondência estão em conformidade e os processos estão claramente definidos e apoiados. É melhor descobrir quaisquer deficiências antes que o DOL tenha hipótese de o fazer.

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Este conteúdo foi originalmente publicado pela Disability Management Employer Coalition (DMEC) como parte da coluna coluna Questões de ausência.