¿Qué significa realmente la ley ERISA para los planes de prestaciones de los empleadores?

Garantizar el cumplimiento normativo de los complejos requisitos locales, estatales y federales plantea importantes retos a los empleadores de todo Estados Unidos. Entre esas normativas federales se encuentra la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974, más conocida comoERISA. 

A pesar de su nombre, el alcance de la ley ERISA se extiende mucho más allá de los planes de jubilación, abarcando muchas otras áreas de las prestaciones para empleados, incluida la baja por discapacidad. A continuación, ofreceré una visión general de la ley ERISA, revisaré las principales responsabilidades de los administradores de planes de prestaciones y desglosaré algunos términos de la ley ERISA que suelen dar lugar a malentendidos.

ERISA 101

Como sugiere la R, la ley ERISA se promulgó como ley federal para abordar la llegada de los planes de jubilación 401(k) en la década de 1970. Sin embargo, muchas otras prestaciones para empleados que proporcionan seguridad de ingresos también entran en el ámbito de aplicación de la ley. La ley ERISA sirve de base jurídica para los programas de prestaciones para empleados del sector privado (como la jubilación y el bienestar) y, en la mayoría de los casos, prevalece sobre las leyes estatales pertinentes. Su doble objetivo es garantizar que los empleados reciban las prestaciones que se les han prometido, al tiempo que ofrece protecciones clave a los empleadores/organizaciones que administran dichas prestaciones.

Al igual que muchos planes de jubilación, los planes de prestaciones sociales sujetos a la ley ERISA incluyen, entre otros, asistencia médica, farmacéutica, dental, oftalmológica y prestaciones por incapacidad a corto y largo plazo. En cada caso, la empresa administradora debe indicar las prestaciones previstas en el plan y los beneficiarios, su fuente de financiación y los procedimientos para solicitar y cobrar las prestaciones.

Los planes de prestaciones para empleados de iglesias, gobiernos y tribus no suelen estar sujetos a la ley ERISA, al igual que los planes legales (como el seguro estatal por discapacidad), las indemnizaciones por accidentes laborales o las prestaciones por desempleo.

¿Qué se exige a los empleadores?

La documentación de los detalles del plan de prestaciones y la distribución de esa información a los empleados son elementos clave del cumplimiento de la ley ERISA. Independientemente de su tamaño, los empleadores están obligados a mantener un documento del plan (a veces denominado «wrap») que establezca los términos legales, las condiciones y los procesos administrativos del plan. El Departamento de Trabajo (DOL) exige que se distribuya a los empleados, a intervalos regulares, una versión resumida y en lenguaje sencillo del documento del plan, denominada descripción resumida del plan (SPD).

Aunque se denomina «resumen», cada SPD debe incluir más de 50 elementos obligatorios y lenguaje específico relativo a la ERISA, la HIPAA, la Ley de Asistencia Asequible (ACA) y otros requisitos federales. Además, los cambios significativos en el plan deben comunicarse a los empleados afectados mediante un resumen de modificaciones sustanciales (SMM) con 210 días de antelación (o, en el caso de reducciones de prestaciones, con 60 días de antelación). Es posible que se requieran otros avisos y presentaciones, dependiendo del tipo de plan ERISA.

Además de la distribución de avisos e información, la ley ERISA establece que los administradores de planes deben:

• Presentarlos formularios 5500(si hay al menos 100 participantes en el plan al inicio del año del plan).
• Evite las transacciones prohibidas.
• Siga los procedimientos de reclamación descritos.
• Cumplir con las normas fiduciarias de la ERISA, lo que significa administrar el plan de acuerdo con sus términos y con el único propósito de proporcionar beneficios.

¿Qué es un fiduciario y por qué es importante?

La palabra «fiduciario» se asocia con mayor frecuencia al sector bancario, pero en lo que respecta a los planes de prestaciones ERISA, un fiduciario es cualquier persona o entidad responsable de una parte del plan, no solo de los aspectos financieros. Los fiduciarios ERISA incluyen a los administradores del plan (normalmente, los empleadores y sus compañías de seguros) y a todos aquellos con autoridad discrecional o control sobre la gestión del plan y sus activos o administración.

Muchos empleadores asumen erróneamente que no son los administradores de sus planes de prestaciones. A menudo oímos cosas como «Nuestro plan no tiene uno» y «Tenemos un administrador externo». (Los proveedores de servicios como los TPA suelen evitar ser fiduciarios del plan y solo actúan como tales para funciones específicas, como la revisión de reclamaciones y las apelaciones). Todos los planes ERISA tienen un administrador; si no se nombra a ninguno en el documento del plan, probablemente sea el propio empleador. 

¿Por qué es importante esto? Porque los fiduciarios del plan pueden serpersonalmenteresponsables de las sanciones civiles impuestas por el Departamento de Trabajo, las pérdidas resultantes del incumplimiento de sus obligaciones fiduciarias y mucho más. Pueden ser citados en juicios e incluso ser objeto de enjuiciamiento penal. La responsabilidad fiduciaria puede extenderse al consejo de administración de la empresa y a todas las personas que toman decisiones en nombre de sus planes de prestaciones.

Recomendaciones sobre buenas prácticas

A continuación, se ofrecen algunas orientaciones prácticas para cumplir los requisitos normativos y aliviar las preocupaciones sobre la responsabilidad fiduciaria de la ley ERISA:

• Nombra a un fiduciario del plan en el documento del plan o crea un comité fiduciario cuya función esté claramente definida.
• Impartir formación sobre responsabilidad fiduciaria para que todos comprendan sus responsabilidades.
• Considere la posibilidad de contratar un seguro fiduciario.
• Asegúrese de que las decisiones sobre los planes de prestaciones estén bien fundamentadas, sean razonadas y se basen en los documentos que rigen dichos planes.
• Mantener registros detallados de todas las decisiones tomadas.
• Evalúe cuidadosamente a los proveedores de servicios para asegurarse de que tengan la experiencia y los conocimientos adecuados para apoyar a sus empleados y sus objetivos, al tiempo que protegen los activos de su plan.

Navegar por los entresijos del cumplimiento de los planes de prestaciones por discapacidad puede resultar difícil, pero nuestro equipo de expertos está aquí para ayudarle. Trabajamos con diligencia para garantizar que los planes de los clientes se administren correctamente y que todos los matices se gestionen de forma adecuada. Si podemos ayudar a su organización con el cumplimiento de los planes de discapacidad y absentismo, póngase en contacto con nosotros a través de nuestrapágina web.

Parte de este contenido se presentó en el DMEC en abril de 2025. Un agradecimiento especial a Anne Sánchez, accionista de Littler, por su colaboración en la presentación y sus aportaciones a este blog. >> Más información : explore nuestras soluciones de gestión de discapacidades y ausencias