Qué implica realmente la ley ERISA para los planes de prestaciones de las empresas

Garantizar el cumplimiento normativo de los complejos requisitos locales, estatales y federales plantea importantes retos a los empleadores de todo Estados Unidos. Entre esas normativas federales se encuentra la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974, más conocida comoERISA. 

A pesar de su nombre, el ámbito de aplicación de la ley ERISA va mucho más allá de los planes de jubilación y abarca muchos otros aspectos de las prestaciones para empleados, incluida la baja por incapacidad. A continuación, ofreceré una visión general de la ley ERISA, repasaré las principales responsabilidades de los administradores de planes de prestaciones y aclararé algunos términos de la ley ERISA que suelen dar lugar a malentendidos.

Introducción a la ley ERISA

Como sugiere la sigla «R», la ley ERISA se promulgó a nivel federal para dar respuesta a la aparición de los planes de jubilación 401(k) en la década de 1970. Sin embargo, muchas otras prestaciones para empleados que garantizan la seguridad de los ingresos también entran dentro del ámbito de aplicación de esta ley. La ley ERISA sirve de base jurídica para los programas de prestaciones para empleados del sector privado (como la jubilación y el bienestar social) y, en la mayoría de los casos, prevalece sobre las leyes estatales pertinentes. Su doble objetivo es garantizar que los empleados reciban las prestaciones que se les han prometido, al tiempo que ofrece protecciones clave a los empleadores u organizaciones que administran dichas prestaciones.

Además de muchos planes de jubilación, los planes de prestaciones sociales sujetos a la ley ERISA incluyen, entre otros, la asistencia médica, la asistencia farmacéutica, la asistencia dental, la asistencia oftalmológica y las prestaciones por incapacidad a corto y largo plazo. En cada caso, la empresa gestora debe indicar las prestaciones previstas en el plan y sus beneficiarios, su fuente de financiación y los procedimientos para solicitar y percibir las prestaciones.

Los planes de prestaciones para empleados de iglesias, organismos gubernamentales y tribus no suelen estar sujetos a la ley ERISA; tampoco lo están los planes establecidos por ley (como el seguro estatal de incapacidad), la indemnización por accidentes de trabajo ni la prestación por desempleo.

¿Qué se exige a los empleadores?

La documentación de los detalles del plan de prestaciones y la distribución de dicha información a los empleados son elementos clave para el cumplimiento de la ley ERISA. Independientemente de su tamaño, los empleadores están obligados a mantener un documento del plan (a veces denominado «wrap») que establezca los términos, condiciones y procesos administrativos legales del plan. El Departamento de Trabajo (DOL) exige que se distribuya a los empleados, a intervalos regulares, una versión resumida y redactada en lenguaje sencillo del documento del plan, denominada «descripción resumida del plan» (SPD).

Aunque se denomine «resumen», cada SPD debe incluir más de 50 elementos obligatorios y formulaciones específicas relativas a la ley ERISA, la HIPAA, la Ley de Asistencia Asequible (ACA) y otros requisitos federales. Además, los cambios significativos en el plan deben comunicarse a los empleados afectados mediante un resumen de modificaciones sustanciales (SMM) con 210 días de antelación (o, en caso de reducciones de prestaciones, con 60 días de antelación). Es posible que se requieran otras notificaciones y presentaciones, dependiendo del tipo de plan ERISA.

Además de la distribución de avisos e información, la ley ERISA establece que los administradores de planes deben:

• Presentarlos formularios 5500(si hay al menos 100 participantes en el plan al inicio del ejercicio del plan)
• Evita las transacciones prohibidas
• Siga los procedimientos de reclamación indicados
• Cumplir con las normas fiduciarias de la ley ERISA, lo que implica gestionar el plan de acuerdo con sus condiciones y con el único fin de proporcionar prestaciones

¿Qué es un fiduciario y por qué es importante?

El término «fiduciario» se asocia con mayor frecuencia al sector bancario, pero en lo que respecta a los planes de prestaciones de la ley ERISA, se considera fiduciario a cualquier persona o entidad responsable de una parte del plan, y no solo de los aspectos financieros. Entre los fiduciarios de la ley ERISA se incluyen los administradores del plan (por lo general, los empleadores y sus compañías de seguros) y todas aquellas personas que tengan autoridad discrecional o control sobre la gestión del plan y sus activos o su administración.

Muchos empleadores creen erróneamente que no son los administradores de sus planes de prestaciones. A menudo oímos comentarios como: «Nuestro plan no tiene administrador» o «Contamos con un administrador externo». (Los proveedores de servicios como los TPA suelen evitar ser fiduciarios del plan, actuando únicamente como fiduciarios para funciones específicas, como la revisión de reclamaciones y las apelaciones). Todo plan ERISA tiene un administrador; si no se nombra a ninguno en el documento del plan, probablemente sea el propio empleador. 

¿Por qué es importante esto? Porque los administradores fiduciarios de los planes pueden incurrir en responsabilidadpersonalpor las sanciones civiles impuestas por el Departamento de Trabajo (DOL), las pérdidas derivadas del incumplimiento de sus obligaciones fiduciarias y otras cuestiones. Pueden ser demandados e incluso ser objeto de un proceso penal. La responsabilidad fiduciaria puede extenderse al consejo de administración de la empresa y a todas las personas que tomen decisiones en nombre de sus planes de prestaciones.

Recomendaciones sobre buenas prácticas

A continuación, ofrecemos algunas orientaciones prácticas para cumplir con los requisitos normativos y disipar las dudas sobre la responsabilidad fiduciaria en virtud de la ley ERISA:

• Nombra a un administrador fiduciario en el documento del plan o crea un comité fiduciario cuyas funciones estén claramente definidas
• Impartir formación sobre la obligación fiduciaria para que todos comprendan sus responsabilidades
• Considere la posibilidad de contratar un seguro de responsabilidad civil fiduciaria
• Asegúrese de que las decisiones relativas al plan de prestaciones se tomen con conocimiento de causa, sean razonadas y se basen en los documentos normativos del plan
• Llevar un registro minucioso de todas las decisiones tomadas
• Seleccione cuidadosamente a los proveedores de servicios para asegurarse de que cuentan con la experiencia y los conocimientos necesarios para apoyar a sus empleados y sus objetivos, al tiempo que protegen los activos de su plan

Entender todos los entresijos del cumplimiento normativo de los planes de prestaciones por incapacidad puede resultar complicado, pero nuestro equipo de expertos está aquí para ayudarle. Trabajamos con esmero para garantizar que los planes de nuestros clientes se gestionen correctamente y que todos los detalles se traten de forma adecuada. Si podemos ayudar a su organización con el cumplimiento normativo de los planes de incapacidad y bajas, póngase en contacto con nosotros a través de nuestrapágina web.

Parte de este contenido se presentó en el Conferencia sobre Cumplimiento Normativo de la DMEC en abril de 2025. Un agradecimiento especial a Anne Sánchez, socia de Littler, por su colaboración en la presentación y sus aportaciones a este blog. >> Más información : explore nuestras soluciones de gestión de la discapacidad y las bajas