Ce que l’ERISA signifie vraiment pour les régimes d’avantages sociaux des employeurs

Assurer la conformité réglementaire aux exigences complexes locales, étatiques et fédérales présente des défis importants pour les employeurs à travers les États-Unis. Parmi ces règlements fédéraux figure la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés de 1974, mieux connue sous le nom d’ERISA. 

Malgré son nom, la portée de l’ERISA dépasse largement les régimes de retraite et s’étend à de nombreux autres domaines des avantages sociaux — y compris le congé d’invalidité. Ici, je vais donner un aperçu de l’ERISA, passer en revue les responsabilités principales des administrateurs de régimes d’avantages sociaux et décortiquer certains termes souvent mal compris de l’ERISA.

ERISA 101

Comme le suggère le R, l’ERISA a été adopté en loi fédérale pour répondre à l’avènement des régimes de retraite 401(k) dans les années 1970. Mais de nombreux autres avantages sociaux pour les employés qui assurent une sécurité de revenu relèvent aussi du champ d’application de la loi. L’ERISA sert de fondement juridique aux programmes d’avantages sociaux du secteur privé (comme la retraite et l’aide sociale) et, dans la plupart des cas, préempte les lois provinciales pertinentes. Son double objectif est de s’assurer que les employés reçoivent les prestations promises, tout en offrant des protections clés aux employeurs ou organisations qui administrent ces avantages.

Comme de nombreux régimes de retraite, les régimes d’avantages sociaux assujettis à l’ERISA incluent les soins médicaux, pharmaceutiques, dentaires, de la vision ainsi que l’invalidité à court et long terme, entre autres. Dans chaque cas, l’employeur administrant doit indiquer les prestations et bénéficiaires prévus par le régime, sa source de financement ainsi que les procédures pour demander et percevoir les prestations.

Les régimes d’avantages sociaux pour les employés religieux, gouvernementaux et tribaux ne relèvent généralement pas de la compétence de l’ERISA; les régimes statutaires (comme l’assurance invalidité de l’État), l’indemnisation des travailleurs ou l’assurance-chômage non plus.

Qu’est-ce qu’on attend des employeurs?

La documentation des détails des régimes d’avantages sociaux et la distribution de ces informations aux employés sont des éléments clés de la conformité à l’ERISA. Peu importe la taille, les employeurs sont tenus de tenir un document de régime (parfois appelé « wrap ») qui établit les termes, conditions juridiques et processus administratifs du régime. Le ministère du Travail (DOL) exige qu’une version condensée et en langage clair du document du plan, appelée description sommaire du plan (SPD), soit distribuée aux employés à différents intervalles.

Bien qu’il soit appelé un « résumé », chaque SPD doit inclure plus de 50 éléments obligatoires et un langage spécifique concernant l’ERISA, la HIPAA, la Loi sur les soins abordables (ACA) et d’autres exigences fédérales. De plus, des changements importants au régime doivent être communiqués aux employés concernés par un résumé des modifications importantes (SMM) 210 jours (ou, dans le cas de réductions de prestations, 60 jours) à l’avance. D’autres avis et dépôts peuvent être nécessaires, selon le type de régime ERISA.

En plus de la distribution d’avis et d’informations, l’ERISA stipule que les administrateurs de régime doivent :

• Déposer les formulaires 5500 (s’il y a au moins 100 participants au régime au début de l’année du régime)
• Éviter les transactions interdites
• Suivez les procédures de réclamation décrites
• Respecter les règles fiduciaires de l’ERISA, c’est-à-dire administrer le régime conformément à ses modalités et dans le seul but d’offrir des avantages

Qu’est-ce qu’un fiduciaire, et pourquoi est-ce important?

Le mot « fiduciaire » est le plus souvent associé au secteur bancaire, mais en ce qui concerne les régimes d’avantages ERISA, un fiduciaire est toute personne ou entité responsable d’une partie d’un régime — pas seulement des aspects financiers. Les fiduciaires de l’ERISA incluent les administrateurs de régimes (habituellement, les employeurs et leurs assureurs) ainsi que tous ceux qui détiennent l’autorité discrétionnaire ou le contrôle sur la gestion du régime et de ses actifs ou administration.

Beaucoup d’employeurs supposent à tort qu’ils ne sont pas les administrateurs de leurs régimes d’avantages sociaux. On entend souvent des choses comme : « Notre plan n’en a pas » et « Nous avons un administrateur tiers. » (Les fournisseurs de services comme les TPA évitent généralement d’être des fiduciaires de régime, ne servant que de fiduciaires pour des fonctions spécifiques, comme l’examen des réclamations et les appels.) Chaque régime ERISA a un administrateur; Si un n’est pas nommé dans le document du régime, c’est probablement l’employeur lui-même. 

Pourquoi est-ce important? Parce que les fiduciaires du régime peuvent être personnellement responsables des pénalités civiles imposées par le DOL, des pertes résultant de violations du devoir fiduciaire, et plus encore. Ils peuvent être nommés dans des poursuites judiciaires et même faire l’objet de poursuites criminelles. La responsabilité fiduciaire peut s’étendre au conseil d’administration d’un employeur et à toute personne qui prend des décisions au nom de ses régimes d’avantages sociaux.

Recommandations de meilleures pratiques

Voici quelques conseils pratiques pour se conformer aux exigences réglementaires et atténuer les préoccupations concernant la responsabilité fiduciaire de l’ERISA :

• Nommez un fiduciaire du régime dans votre document de régime ou établissez un comité fiduciaire dont la fonction est clairement définie
• Faites une formation fiduciaire pour que chacun comprenne ses responsabilités
• Envisagez d’acheter une assurance fiduciaire
• Assurez-vous que les décisions sur les régimes d’avantages sont éclairées, raisonnées et fondées sur les documents du régime directeur
• Tenir des registres rigoureux de toutes les décisions prises
• Vérifiez soigneusement les fournisseurs de services afin de vous assurer qu’ils possèdent l’expérience et l’expertise nécessaires pour soutenir vos employés et vos objectifs — tout en protégeant les actifs de votre régime

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Une partie de ce contenu a été présentée lors de la conférence sur la conformité du DMEC en avril 2025. Un grand merci à Anne Sanchez, actionnaire chez Littler, pour son partenariat lors de la présentation et ses contributions à ce blogue. >> En savoir plus — explorez nos solutions de gestion du handicap et des absences