Wat ERISA echt betekent voor pensioenregelingen van werkgevers

Het naleven van complexe lokale, staats- en federale regelgeving vormt een grote uitdaging voor werkgevers in de Verenigde Staten. Een van die federale wetten is de Employee Retirement Income Security Act van 1974, beter bekend alsERISA. 

Ondanks zijn naam reikt ERISA veel verder dan pensioenregelingen en strekt het zich uit tot vele andere gebieden van werknemersvoordelen, waaronder arbeidsongeschiktheidsverlof. Hier geef ik een overzicht van ERISA, bespreek ik de belangrijkste verantwoordelijkheden van beheerders van pensioenregelingen en licht ik enkele veelvoorkomende misverstanden over ERISA-terminologie toe.

ERISA 101

Zoals de R suggereert, werd ERISA in de federale wetgeving opgenomen om tegemoet te komen aan de opkomst van 401(k)-pensioenregelingen in de jaren 70. Maar ook veel andere werknemersvoordelen die inkomenszekerheid bieden, vallen onder het toepassingsgebied van de wet. ERISA vormt de wettelijke basis voor werknemersvoorzieningen in de particuliere sector (zoals pensioen en sociale voorzieningen) en heeft in de meeste gevallen voorrang op relevante staatswetten. Het heeft een tweeledig doel: ervoor zorgen dat werknemers de beloofde voorzieningen ontvangen en tegelijkertijd belangrijke bescherming bieden aan de werkgevers/organisaties die deze voorzieningen beheren.

Naast vele pensioenregelingen omvatten de socialezekerheidsregelingen die onder ERISA vallen onder meer medische zorg, farmaceutische zorg, tandheelkundige zorg, oogzorg en kortdurende en langdurige arbeidsongeschiktheid. In elk geval moet de uitvoerende werkgever de beoogde uitkeringen en begunstigden van de regeling, de financieringsbron en de procedures voor het aanvragen en ontvangen van uitkeringen vermelden.

Pensioenregelingen voor werknemers van kerken, overheden en stammen vallen over het algemeen niet onder de werkingssfeer van ERISA, evenmin als wettelijke regelingen (zoals de arbeidsongeschiktheidsverzekering van de staat), werknemerscompensatie of werkloosheidsuitkeringen.

Wat wordt er van werkgevers verwacht?

Het documenteren van de details van het pensioenplan en het verspreiden van die informatie onder de werknemers zijn essentiële elementen van de naleving van de ERISA-wetgeving. Ongeacht hun omvang zijn werkgevers verplicht om een plan document (ook wel 'wrap' genoemd) bij te houden waarin de juridische voorwaarden en administratieve processen van het plan zijn vastgelegd. Het Ministerie van Arbeid (DOL) schrijft voor dat een beknopte, in begrijpelijke taal opgestelde versie van het plan, een zogenaamde summary plan description (SPD), met regelmatige tussenpozen aan werknemers moet worden verstrekt.

Hoewel het een 'samenvatting' wordt genoemd, moet elke SPD meer dan 50 verplichte elementen en specifieke bepalingen bevatten met betrekking tot ERISA, HIPAA, de Affordable Care Act (ACA) en andere federale vereisten. Bovendien moeten belangrijke wijzigingen in het plan 210 dagen (of, in het geval van vermindering van uitkeringen, 60 dagen) van tevoren aan de betrokken werknemers worden meegedeeld via een samenvatting van materiële wijzigingen (SMM). Afhankelijk van het type ERISA-plan kunnen andere kennisgevingen en indieningen vereist zijn.

Naast het verspreiden van kennisgevingen en informatie schrijft ERISA voor dat planbeheerders:

• Formulier 5500indienen (als er aan het begin van het planjaar ten minste 100 deelnemers aan het plan zijn)
• Vermijd verboden transacties
• Volg de beschreven claimprocedures
• Voldoen aan de fiduciaire regels van ERISA, wat betekent dat het plan wordt beheerd in overeenstemming met de voorwaarden ervan en met als enig doel het verstrekken van uitkeringen.

Wat is een fiduciair en waarom is het belangrijk?

Het woord 'fiduciair' wordt meestal geassocieerd met het bankwezen, maar als het gaat om ERISA-pensioenregelingen, is een fiduciair elke persoon of entiteit die verantwoordelijk is voor een deel van een regeling – niet alleen voor de financiële aspecten. ERISA-fiduciairen zijn onder meer beheerders van pensioenregelingen (meestal werkgevers en hun verzekeraars) en iedereen met discretionaire bevoegdheid of zeggenschap over het beheer van de regeling en haar activa of administratie.

Veel werkgevers gaan er ten onrechte van uit dat zij niet de beheerder van hun pensioenregelingen zijn. We horen vaak uitspraken als: "Onze regeling heeft er geen" en "We hebben een externe beheerder". (Dienstverleners zoals TPA's vermijden over het algemeen om als fiduciair van de regeling op te treden en fungeren alleen als fiduciair voor specifieke taken, zoals het beoordelen van claims en beroepen.) Elke ERISA-regeling heeft een beheerder; als er geen beheerder in het document van de regeling wordt genoemd, is dat waarschijnlijk de werkgever zelf. 

Waarom is dit belangrijk? Omdat beheerders van pensioenregelingenpersoonlijkaansprakelijk kunnen worden gesteld voor civielrechtelijke boetes opgelegd door het Amerikaanse Ministerie van Arbeid (DOL), verliezen als gevolg van schendingen van hun fiduciaire verplichtingen en meer. Ze kunnen worden genoemd in rechtszaken en zelfs strafrechtelijk worden vervolgd. De fiduciaire aansprakelijkheid kan zich uitstrekken tot de raad van bestuur van een werkgever en iedereen die namens hun pensioenregelingen beslissingen neemt.

Aanbevelingen voor beste praktijken

Hier volgt wat praktisch advies om te voldoen aan de wettelijke vereisten en om zorgen over de fiduciaire aansprakelijkheid onder ERISA weg te nemen:

• Noem een fiduciair in uw plan document of stel een fiduciair comité in waarvan de functie duidelijk is omschreven.
• Geef een training over fiduciaire verantwoordelijkheden, zodat iedereen begrijpt wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
• Overweeg het afsluiten van een fiduciaire verzekering
• Zorg ervoor dat beslissingen over pensioenregelingen weloverwogen en beredeneerd zijn en gebaseerd zijn op de geldende reglementen.
• Houd nauwkeurig een register bij van alle genomen beslissingen.
• Controleer zorgvuldig of dienstverleners over de juiste ervaring en expertise beschikken om uw werknemers en uw doelstellingen te ondersteunen, terwijl ze uw planactiva beschermen.

Het kan lastig zijn om je weg te vinden in de ins en outs van de naleving van arbeidsongeschiktheidsregelingen, maar ons team van experts staat klaar om je te helpen. We werken er hard aan om ervoor te zorgen dat de regelingen van onze klanten goed worden beheerd en dat alle nuances op de juiste manier worden afgehandeld. Als we je organisatie kunnen helpen met de naleving van arbeidsongeschiktheids- en verzuimregelingen, neem dan contact met ons op via onzewebsite.

Een deel van deze inhoud werd gepresenteerd op de DMEC Compliance Conference in april 2025 gepresenteerd. Speciale dank gaat uit naar Anne Sanchez, aandeelhouder bij Littler, voor haar medewerking aan de presentatie en haar bijdragen aan deze blog. >> Meer informatie — ontdek onze oplossingen voor arbeidsongeschiktheids- en verzuimbeheer