O que a ERISA realmente significa para os planos de benefícios dos empregadores

Garantir a conformidade regulatória com requisitos locais, estaduais e federais complexos apresenta desafios significativos para os empregadores em todos os Estados Unidos. Entre essas regulamentações federais está a Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado de 1974, mais conhecida comoERISA. 

Apesar do nome, o alcance da ERISA vai muito além dos planos de aposentadoria, abrangendo muitas outras áreas de benefícios dos funcionários — incluindo licença por invalidez. Aqui, apresentarei uma visão geral da ERISA, revisarei as principais responsabilidades dos administradores de planos de benefícios e explicarei alguns termos da ERISA comumente mal interpretados.

ERISA 101

Como sugere o R, a ERISA foi promulgada como lei federal para lidar com o advento dos planos de aposentadoria 401(k) na década de 1970. Mas muitos outros benefícios aos funcionários que proporcionam segurança de renda também se enquadram no âmbito da lei. A ERISA serve como base jurídica para os programas de benefícios dos funcionários do setor privado (como aposentadoria e previdência social) e, na maioria dos casos, prevalece sobre as leis estaduais relevantes. Seu duplo objetivo é garantir que os funcionários recebam os benefícios prometidos, ao mesmo tempo em que oferece proteções essenciais aos empregadores/organizações que administram esses benefícios.

Juntamente com muitos planos de aposentadoria, os planos de benefícios sociais sujeitos à ERISA incluem assistência médica, farmacêutica, odontológica, oftalmológica e invalidez de curto e longo prazo, entre outros. Em cada caso, o empregador administrador deve declarar os benefícios e beneficiários pretendidos pelo plano, sua fonte de financiamento e os procedimentos para solicitar e receber os benefícios.

Os planos de benefícios para funcionários de igrejas, governamentais e tribais geralmente não se enquadram no âmbito da ERISA; o mesmo se aplica aos planos estatutários (como o seguro estadual por invalidez), indenização por acidente de trabalho ou seguro-desemprego.

O que é exigido dos empregadores?

A documentação dos detalhes do plano de benefícios e a distribuição dessas informações aos funcionários são elementos essenciais para o cumprimento da ERISA. Independentemente do tamanho, os empregadores são obrigados a manter um documento do plano (às vezes chamado de “wrap”) que estabeleça os termos legais, as condições e os processos administrativos do plano. O Departamento do Trabalho (DOL) exige que uma versão resumida e em linguagem simples do documento do plano, chamada descrição resumida do plano (SPD), seja distribuída aos funcionários em vários intervalos.

Embora seja chamado de “resumo”, cada SPD deve incluir mais de 50 elementos obrigatórios e linguagem específica relativa à ERISA, HIPAA, Lei de Cuidados Acessíveis (ACA) e outros requisitos federais. Além disso, alterações significativas no plano devem ser comunicadas aos funcionários afetados por meio de um resumo das modificações materiais (SMM) com 210 dias (ou, no caso de reduções de benefícios, 60 dias) de antecedência. Outros avisos e registros podem ser necessários, dependendo do tipo de plano ERISA.

Além da distribuição de avisos e informações, a ERISA determina que os administradores do plano devem:

• Preenchao formulário 5500(se houver pelo menos 100 participantes no plano no início do ano do plano).
• Evite transações proibidas
• Siga os procedimentos de reclamação descritos
• Cumprir as regras fiduciárias da ERISA, o que significa administrar o plano de acordo com seus termos e com o único objetivo de fornecer benefícios.

O que é um fiduciário e por que ele é importante?

A palavra “fiduciário” é mais frequentemente associada ao setor bancário, mas quando se trata de planos de benefícios ERISA, um fiduciário é qualquer pessoa ou entidade responsável por parte de um plano — não apenas pelas finanças. Os fiduciários ERISA incluem administradores de planos (geralmente, empregadores e suas seguradoras) e todos aqueles com autoridade discricionária ou controle sobre a gestão do plano e seus ativos ou administração.

Muitos empregadores assumem incorretamente que não são os administradores de seus planos de benefícios. Frequentemente ouvimos afirmações como: “Nosso plano não tem um” e “Temos um administrador terceirizado”. (Os prestadores de serviços, como os TPAs, geralmente evitam ser fiduciários do plano, atuando apenas como fiduciários para funções específicas, como revisões de reclamações e recursos). Todos os planos ERISA têm um administrador; se não houver um nomeado no documento do plano, então provavelmente é o próprio empregador. 

Por que isso é importante? Porque os fiduciários do plano podem serpessoalmenteresponsáveis por penalidades civis aplicadas pelo DOL, perdas resultantes de violações do dever fiduciário e muito mais. Eles podem ser citados em ações judiciais e até mesmo sujeitos a processos criminais. A responsabilidade fiduciária pode se estender ao conselho de administração do empregador e a todos que tomam decisões em nome de seus planos de benefícios.

Recomendações de melhores práticas

Aqui estão algumas orientações práticas para cumprir os requisitos regulamentares e aliviar as preocupações sobre a responsabilidade fiduciária da ERISA:

• Nomeie um fiduciário do plano no documento do seu plano ou crie um comitê fiduciário cuja função esteja claramente definida.
• Realizar treinamento fiduciário para que todos compreendam suas responsabilidades.
• Considere adquirir um seguro fiduciário
• Garantir que as decisões relativas ao plano de benefícios sejam informadas, fundamentadas e baseadas nos documentos que regem o plano.
• Manter registros diligentes de todas as decisões tomadas
• Avalie cuidadosamente os prestadores de serviços para garantir que eles tenham a experiência e o conhecimento adequados para apoiar seus funcionários e seus objetivos, ao mesmo tempo em que protegem os ativos do seu plano.

Navegar pelos meandros da conformidade dos planos de benefícios por invalidez pode ser difícil, mas nossa equipe de especialistas está aqui para ajudar. Trabalhamos diligentemente para garantir que os planos dos clientes sejam administrados corretamente e que todas as nuances sejam tratadas de forma adequada. Se pudermos ajudar sua organização com a conformidade dos planos de invalidez e ausência, entre em contato conosco atravésdo nossosite.

Parte deste conteúdo foi apresentado no DMEC em abril de 2025. Agradecimentos especiais a Anne Sanchez, acionista da Littler, por sua parceria na apresentação e contribuições para este blog. >> Saiba mais — explore nossas soluções de gestão de incapacidade e ausências