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- Hiver 2024 : AVANTAGES
Congé d’absence
Objectifs du rapport
L’objectif de ce rapport est de fournir une vue d’ensemble de nos indicateurs actuels pour nos programmes de congé d’absence et de donner un aperçu de l’environnement actuel entourant l’administration des dossiers de congé. Nos équipes de conformité et d’analyse de données ont collaboré pour configurer les données TAMS dans un rapport « état de la technologie » de Sedgwick, destiné à comparer et contraster nos tendances avec d’autres tendances pertinentes de l’industrie.
Paramètres de données
Les données sont basées sur l’année civile, de janvier à décembre, pour chaque année de rapport.
Les données sur les congés non payés incluent uniquement les cas autonomes, ce qui signifie qu’il n’y a pas de demande d’invalidité concomitante. Cela vise à éviter le double comptage des cas qui se déroulent simplement en arrière-plan d’une demande d’invalidité, alors que l’invalidité est la demande principale. Les données sur les congés non payés courant en même temps que l’invalidité refléteraient le rapport d’invalidité.
Observations clés
Le volume de congés non payés a diminué de 2,3% en 2023, comparativement au sommet record de janvier 2022 causé par une hausse sans précédent des demandes de COVID.
Les volumes et les taux d’incidents ont rapidement diminué en 2022 et se sont stabilisés en 2023, entraînant une baisse globale du taux d’incidents de 17,1% (2022) à 15,3% (2023). En excluant les congés COVID, le taux d’incidents de congés non payés était inférieur de 0,3% en 2023 comparé à 2022.
Les types de congés signalés passent d'« autres » congés (qui incluent les politiques de congé personnel liés à la COVID) à des congés médicaux et familiaux pour employés. Les congés de deuil deviennent de plus en plus fréquents — représentant 11,5% des congés d’entreprise, en hausse par rapport à 5,5% en 2022.
Les taux d’approbation du congé pour la FMLA ont continué de baisser en 2023, poursuivant une tendance sur trois ans. En 2022, 68,4% des congés ont été approuvés, ce qui a diminué à 67,4% en 2023. L’augmentation des refus est principalement due à une certification manquante ou incomplète et à une durée de service insuffisante.
La durée des congés approuvés (LOAL) a augmenté de 13,8% sur les congés continus, principalement en raison des congés médicaux des employés, avec une augmentation de sept jours par rapport à 2022. La durée des congés intermittents a augmenté de 5% d’une année à l’autre. L’utilisation intermittente a augmenté à parts égales pour les congés médicaux et familiaux des employés.
Le nombre de congés payés continue d’augmenter. Le volume des nouvelles réclamations en 2023 a augmenté de 1,6% par rapport à 2022, qui a augmenté de 19,6% par rapport à 2021. La majorité de l’augmentation de 2023 était motivée par les congés légaux.
Le congé familial payé en Californie (CAPFL) et le congé familial payé de New York (NYPFL) continuent de constituer la majorité des demandes légales de congé payé, avec respectivement 38,1% et 52,9%. Le taux d’incidents pour le NYPFL a augmenté de 0,5% tandis que le taux d’incidents du CAPFL est resté stable d’une année à l’autre.
Congé sans solde
Nouveaux volumes d’affaires
Il est normal d’observer une légère augmentation du volume de nouveaux dossiers au premier trimestre d’une nouvelle année, car les plans sur une année civile peuvent nécessiter l’ouverture d’un nouveau dossier à la fin de l’année. Bien qu’il y ait eu une légère augmentation en janvier 2023, les volumes globaux sont restés constants et aucun pic significatif n’a été observé. Les taux d’incidents ont diminué en 2023, avec des taux d’incidents continus à 8,8% et des taux d’incidents intermittents à 6,4%.
Le taux d’incidents de congés non payés a explosé en 2020 au début de la pandémie. Au cours des trois dernières années, les taux d’incidents ont lentement diminué. 2023 est plus cohérente avec 2019, où le taux d’incidents continus était de 8,2%.
Nouvelles feuilles par type de feuille
En raison de la pandémie, les politiques liées à la COVID ont généralement été identifiées comme un type de congé d’entreprise plutôt que comme un congé médical d’employé ou un congé pour membres de la famille. Cette catégorie représentait historiquement environ 12% des cas, mais elle a augmenté avec l’introduction de nouvelles politiques COVID en 2020. En 2023, avec la diminution de la COVID, nous avons constaté que le nombre continue de diminuer depuis 2022. Cela a conduit à ce que les volumes de congés médicaux et familiaux des employés représentent un pourcentage plus élevé de tous les nouveaux dossiers de congés. La répartition des types de congés en 2023 était conforme aux données de 2019.
Nouvelles feuilles par type de cas
Les congés médicaux intermittents des employés ont augmenté en 2023 comparativement aux années précédentes, entraînant une différence de 33% entre les congés intermittents et les congés continus. Les feuilles familiales se sont légèrement déplacées vers des feuilles plus intermittentes que des feuilles continues.
D’autres congés, y compris tout congé autre que le congé médical, familial ou militaire, sont encore dominés par les congés personnels. Cependant, au cours des trois dernières années, les congés personnels ont diminué de 16% alors que les entreprises offrent des avantages accrus pour congés de deuil.
Nouvelles feuilles par âge
L’âge moyen des demandeurs qui déposent un congé autonome est demeuré relativement constant au cours des trois dernières années. Il y a eu une légère augmentation du nombre de demandeurs de plus de 55 ans et une légère augmentation de ceux de moins de 25 ans en 2023, deux changements de moins de 1%.
Raisons de refus de congé
Le taux d’approbation des dossiers FMLA a diminué au cours des trois dernières années. Elle était de 68,9% en 2021, 66,5% en 2022 et 66,3% en 2023.
La raison la plus courante d’un refus initial de congé était l’absence ou la certification incomplète; C’est la même tendance que l’on observe dans les demandes d’invalidité. À mesure que les demandeurs peinent à accéder aux soins ou à apprendre à utiliser la télémédecine, le changement de certification manquante ou incomplète augmente.
Il y a eu une diminution des refus en raison des heures travaillées, passant de plus de 50% en 2021 à seulement 41% en 2023. Cette diminution résulte du fait que davantage d’employeurs ajustent leurs politiques internes ainsi que de l’impact de la tendance à la réorganisation de la main-d’œuvre survenue de 2021 à 2023.
Tendances de l’industrie
Les volumes de congés autonomes diminuent et se stabilisent dans tous les secteurs. Cela est principalement dû à la diminution des demandes liées à la COVID. Le secteur du commerce de détail a connu la plus forte baisse de 9,9% par rapport à 2022, résultant d’une forte baisse du taux d’incidents liés à la COVID dans le secteur du commerce de détail. Le taux d’incidence de la COVID dans le commerce de détail était de 4,2% en 2021 et a chuté à 1,8% en 2022.
Les taux d’incidents de congé sont en baisse dans tous les secteurs sauf la finance et les services.
Congé payé
Nouveaux volumes de revendications
Les nouveaux volumes de demandes de congés payés ont augmenté de 19% en 2022 par rapport à 2021; cependant, elle n’a augmenté que légèrement (de 1,6%) en 2023. Le volume des congés payés légaux a augmenté de 8,6%, avec moins de 1% des demandes provenant des nouvelles prestations de congé de l’État. Il y aura probablement une autre hausse des congés payés légaux alors que plusieurs nouveaux États imposent un congé payé.
Congés payés de l’entreprise
Les durées globales ont augmenté de 9,9% entre 2022 et 2023, ce qui a été influencé par une augmentation des demandes liées à la COVID. Au premier trimestre de 2022, on a constaté une forte augmentation des congés liés à la COVID. Cela a fait diminuer la durée moyenne du temps puisque les congés liés à la COVID durent généralement moins de 10 jours. La tendance ne s’est pas poursuivie au-delà du premier trimestre 2022, et les niveaux sont revenus à la normale.
Congés payés légaux
Le congé familial payé de Washington (WAPFL) a été ajouté en 2020 et le congé familial payé du Massachusetts (MAPFL) a été ajouté en 2021. La base d’employés à Washington est petite; par conséquent, aucun impact significatif sur le nombre global de congés payés ne s’est produit par la WAPFL. En 2022, nous avons vu le congé familial payé du Connecticut (CTPFL) entrer en vigueur; cependant, comme pour WAPFL, les volumes sont exceptionnellement faibles.
Les durées en Californie ont diminué de 4,2% et le coût moyen a augmenté de 1,8%. Les durées à New York ont augmenté de 3,8% et le coût moyen de 11,2%. Avec l’augmentation des salaires en 2023, le coût par réclamation a également augmenté dans ces deux États, où les salaires sont nettement supérieurs à la moyenne américaine.
Considérations futures
Élargissement des politiques de congé payé
Le congé payé offre un soutien financier (et parfois la protection de l’emploi) lorsqu’un enfant ou un besoin de soins personnels ou familiaux exige qu’un employé prenne du temps de congé du travail. Bien qu’il y ait actuellement un groupe de travail au Congrès qui travaille sur une solution fédérale bipartisane, il est peu probable qu’une option de congé payé fédéral soit adoptée selon la composition actuelle du Congrès. Par conséquent, les États continuent d’établir et d’élargir les programmes de congé payé.
Voici une liste des récentes implémentations et extensions :
Congé familial et médical payé à Washington (WA PFML) : À compter du 1er janvier 2025, toute partie intéressée aura accès à certains dossiers et informations liés à la demande de congé familial ou médical payé d’un employé, y compris le type de congé pris, la durée du congé et si l’employé a été approuvé et payé pour des avantages sociaux. Cet amendement de Washington définit « partie intéressée » comme un employeur actuel, un administrateur tiers d’un employeur actuel ou un employé.
Congé familial payé en Californie (PFL) et assurance invalidité provinciale SDI : Pour les demandes de PFL et SDI débutant à partir du 1er janvier 2025, les personnes qui gagnent 70% ou moins du salaire trimestriel moyen de l’État (SAWW) recevront un avantage pouvant aller jusqu’à 90% du salaire hebdomadaire moyen (AWW). Les personnes qui gagnent plus de 70% du salaire trimestriel moyen de l’État recevront un avantage allant jusqu’à 63% de l’AWW.
Le Maryland a mis en place un programme d’assurance congé familial et médical le 9 avril 2022, en vigueur depuis le 1er janvier 2026.
Le Delaware a adopté la Loi sur les familles en santé du Delaware le 10 mai 2022, en vigueur le 1er janvier 2026.
Le Minnesota a adopté une Loi sur le congé familial et médical payé le 25 mai 2023, en vigueur le 1er janvier 2026.
Le Maine a adopté une Loi sur les congés familiaux et médicaux payés le 11 juillet 2023, en vigueur le 1er mai 2026.
Le gouverneur de l’État de New York a proposé une augmentation des prestations d’invalidité pour l’État de New York afin d’égaler la prestation de congé familial payé pour les 12 premières semaines de congé médical. Les employés admissibles recevraient 67% de leur AWW, plafonné à 67% de la SAWW, une fois pleinement intégré après cinq ans. Comme il s’agit d’une proposition, il n’y a pas de date de mise en œuvre.
Des programmes récents de l’État ont mis en place une formule en deux volets (et parfois en trois), offrant un pourcentage plus élevé de remplacement salarial aux travailleurs à bas salaire. Cela a été fait dans l’espoir de soutenir les personnes plus en difficulté financière. Cette tendance a commencé avec Washington qui fournissait aux travailleurs à bas salaire 90% de leurs revenus. Le Minnesota et le Maryland feront de même lorsque leurs prestations entreront en vigueur en 2026.
Les États avec la formule en plusieurs parties, et le pourcentage de remplacement salarial qu’ils offrent aux moins bien payés :
En général, la définition de membre de la famille tend à être plus inclusive. Les lois récemment adoptées étendent la définition de membre de la famille au-delà des parents, conjoints et enfants pour inclure les grands-parents, petits-enfants, frères et sœurs, beaux-parents et partenaires domestiques. Plus important encore, et de façon plus généreuse, dans six États, la famille inclut aussi une personne « à laquelle le travailleur est lié par le sang ou l’affinité ». Les définitions de « membre de la famille par sang ou affinité » s’appliquent à Washington PFML, New Jersey Family Leave Insurance (NJ FLI), Connecticut FMLA et Paid Leave, California Family Rights Act (CFRA), Paid Leave Oregon et Colorado FAMLI. Fait intéressant, le Maryland et le Delaware ont tous deux choisi de ne pas suivre la tendance de cette définition élargie des membres de la famille. Le Minnesota et le Maine poursuivent la relation « sang ou affinité » dans le cadre de leurs programmes PFML.
Mises en œuvre à venir et nouveaux États probables
2023 a été la première année où deux États ont mis en œuvre des plans simultanément. Plus précisément, les prestations de congé payé de l’Oregon ont commencé le 3 septembre 2023, et les prestations FAMLI du Colorado le 1er janvier. Après cela, nous avons notre première triple mise en œuvre : Delaware, Maryland et Minnesota, qui seront tous déployés le 1er janvier 2026. Le Maine est légèrement en retard sur ce premier groupement, mis en œuvre le 1er mai 2026. Cela signifie qu’il y aura quatre nouveaux programmes de congés familiaux et médicaux payés en 2026. Les employeurs connaissent le défi de mettre en œuvre la PFML dans un seul État pour leurs employés; Cependant, avoir quatre États en ligne en même temps créera des défis uniques.
Nous suivons aussi les États qui adoptent des programmes de congé familial payé par l’assurance collective, ce qui permet aux assureurs individuels d’offrir des prestations d’assurance collective rattachées aux produits d’invalidité collective. Jusqu’à présent, six États — Tennessee, Virginie, Floride, Texas, Alabama et Arkansas — ont adopté ce modèle. On s’attend à ce que le Kentucky, la Caroline du Nord et la Pennsylvanie s’ajoutent à ce total, ce qui devrait représenter un défi pour les employeurs. Les fournisseurs peuvent offrir des offres de produits significativement différentes, contrairement aux États traditionnels de la PFML, qui offrent une offre standardisée.
Deuil
De nouveaux congés pour deuil continuent d’être ajoutés par les États. À compter du 1er janvier, l’Illinois a ajouté deux nouveaux congés de deuil à ses programmes existants. Les employés peuvent maintenant être admissibles à prendre jusqu’à deux semaines (10 jours ouvrables) de congé non payé en vertu de la Loi existante sur la sécurité économique des victimes (VESSA) dans le cadre de l’élargissement des événements admissibles. De plus, en vertu du congé de deuil familial existant de l’Illinois, les employés qui perdent leur enfant par suicide ou homicide ont maintenant droit à prendre jusqu’à 12 semaines (grands employeurs) ou six semaines (petits employeurs) pour prendre un congé non payé afin de faire leur deuil de cet enfant.
Le portefeuille de congés non FMLA ou militaires ne comprenait que 2,4% de congés de deuil en 2020; ce chiffre est passé à 11,5% en 2023.
Feuilles sécuritaires
L’Oregon et le Colorado ont tous deux inclus dans leurs prochaines lois sur les congés une disposition permettant aux employés de prendre des congés du travail pour répondre aux besoins immédiats de sécurité et à l’impact de la violence conjugale et/ou des agressions sexuelles. Le programme de congé familial et médical payé du Minnesota, qui offrira des avantages à partir du 1er janvier 2026, inclura également cette raison de congé. Bien que tous les congés familiaux payés n’intègrent pas cette disposition, nous prévoyons qu’elle sera plus souvent discutée comme motif de congé à l’avenir, alors que les États envisageront de mettre en place des lois sur les congés.
Congé pour aidants
Des études montrent qu’un tiers de la main-d’œuvre est un aidant. Prenons le concept de « génération sandwich », défini comme des adultes qui prennent soin de leurs enfants et de leurs parents vieillissants en même temps. À mesure que les générations et la démographie de la main-d’œuvre américaine changent, les attentes d’un employé quant au rôle de leur employeur dans la fourniture de congés et de soutien évoluent également.
Congé sabbatique
Autrefois considéré comme une affaire réservée aux établissements d’enseignement, le congé sabbatique devient de plus en plus courant, surtout alors que les organisations font face à la « grande démission » après la pandémie. Un congé sabbatique est une pause prolongée du travail, qui peut être payée ou non et qui dure généralement d’un mois à un an. Les congés sabbatiques offrent du temps pour se reposer, voyager et apprendre de nouvelles choses. Nous nous attendons à ce que davantage de clients ajoutent ce bénéfice.
