Voorbereiding van onroerend goed voor WK-feesten, wedstrijden en meer

Waar moeten evenementenlocaties en lokale bedrijven rekening mee houden voordat de drukte begint?

Wereldwijde sportevenementen zoals het WK voetbal brengen energie, economische kansen en ongekende bezoekersaantallen naar de gaststeden. Ze brengen ook geconcentreerde risico's voor onroerend goed met zich mee. Van grote stadions en fanzones tot buurtcafés, winkels en restaurants: bedrijven in de buurt van WK-activiteiten moeten nu al nadenken over de gevolgen die de toegenomen drukte, feestelijkheden en tijdelijke locaties kunnen hebben voor hun onroerend goed, bedrijfsvoering en verzekeringen.

Voorbereiding betekent niet dat je het ergste moet verwachten. Het betekent dat je inzicht hebtin jerisicoportefeuille, weet wat je polis dekt en een duidelijk plan hebt om mensen en eigendommen te beschermen als er iets misgaat. Zoals de vastgoeddeskundigen van Sedgwick opmerken, zijn de meeste verliezen in verband met het WK geen catastrofale branden of structurele defecten. Ze houden veel vaker verband metglasschade, vandalisme, incidenten met betrekking tot mensenmassa's, weersomstandigheden en overbelasting van de infrastructuur, vooral in dichtbevolkte stedelijke gebieden. 

Begin met je locatie, bekendheid en publiekprofiel

De eerste stap voor elk bedrijf of elke locatie is een heldere blik op waar de risico's zich waarschijnlijk zullen concentreren. Activiteiten rond het WK blijven zelden beperkt tot het stadion zelf. Fanzones, openbare kijkzones, pop-upevenementen en cultureel gerichte buurten kunnen avond na avond tienduizenden mensen trekken, zelfs als er geen wedstrijden in de buurt worden gespeeld. 

Voor exploitanten van evenementenlocaties betekent dit dat ze hun planning moeten uitbreiden tot buiten de poorten. Voor bedrijven in de buurt betekent dit dat ze moeten begrijpen hoe dicht ze bij feestlocaties, openbaarvervoersroutes en verzamelpunten zoals parken, pleinen en uitgaansgebieden liggen. Gebieden met veel winkelpuien en zichtbaarheid vanaf straatniveau zijn bijzonder kwetsbaar wanneer er grote mensenmassa's zijn en de emoties hoog oplopen. 

Belangrijk is dat het publiek bij het WK vaak feestelijk is in plaats van confronterend. Toch vergroot een grote mensenmassa de kans oponopzettelijke schade, gebroken glas, klein vandalisme en overstromingen, vooral 's avonds laat of wanneer er alcohol in het spel is. 

Veelvoorkomende risico's voor eigendommen tijdens grootschalige sportevenementen

Op basis van eerdere grote evenementen en recente gesprekken met vastgoedspecialisten van Sedgwick, zijn er verschillende factoren die tijdens evenementen van het kaliber van het WK consequent tot meer schade leiden:

• Schade aan winkelruitendoor bewegingen van mensenmassa's, gegooide voorwerpen of opportunistisch vandalisme
• Gedwongen toegang en plunderingin geïsoleerde gebieden als menigten zich verplaatsen of de politie overbelast raakt
• Weergerelateerde verliezen, waaronder overstromingen in dichtbevolkte stedelijke gebieden met overbelaste afwateringssystemen
• Stroomstoringendie de bedrijfsvoering, beveiligingssystemen en betalingsverwerking verstoren
• Slijtage aan toegangspunten, roldeuren en deuren door herhaaldelijk openen, sluiten en druk door voetverkeer

Deze risico's worden nog versterkt in steden met gratis openbare kijkzones die wekenlang open zijn, elke avond grote menigten trekken en sterk afhankelijk zijn van tijdelijk personeel en vrijwilligers. 

Waar moeten locaties zich op richten voor de aftrap?

Grote evenementenlocaties en organisatoren werken doorgaans nauw samen met gemeenten, wetshandhavingsinstanties en brandveiligheidsteams, maar de voorbereiding van het terrein verdient nog steeds speciale aandacht.

Belangrijke aandachtspunten zijn onder meer het controleren ofer brandveiligheidsmaatregelen en brandwachtsprotocollenzijn getroffen, met name in tijdelijke of aangepaste ruimtes, en of sprinklerinstallaties, alarmen en nooduitgangen volledig operationeel zijn. Bij evenementen met veel bezoekers kan extra brandwachtpersoneel en coördinatie met lokale autoriteiten nodig zijn. 

Bij de veiligheidsplanning moet ook rekening worden gehouden met het feit dat veel evenementmedewerkers vrijwilligers of tijdelijke krachten zijn. Duidelijke procedures, zichtbaar toezicht en vastomlijnde escalatieprocedures helpen verwarring tijdens incidenten te voorkomen. Vanuit het oogpunt van eigendom kan die duidelijkheid voorkomen dat kleine problemen uitgroeien tot grotere verliezen. 

Ten slotte moeten locaties vooraf hun verzekeringspolissen controleren om inzicht te krijgen in de dekking voorschade door mensenmassa's, vandalisme, bedrijfsonderbreking en tijdelijke constructies, evenals de meldingsplicht bij een incident.

Wat kleine bedrijven in de buurt nu moeten doen

Kleine bedrijven in de buurt van WK-activiteiten profiteren vaak van meer bezoekers, maar lopen ook een onevenredig groot risico op schade aan hun eigendommen.

De voorbereiding begint met de fysieke buitenkant. Ondernemers moeten de ramen, deuren, sloten en rolluiken van hun winkel controleren en nagaan of alles naar behoren functioneert. Als er beschermende maatregelen worden genomen, zoals het plaatsen van op maat gemaakte planken, moeten ze een evenwicht vinden tussen veiligheid en zichtbaarheid, zodat hun zaak tijdens de openingstijden uitnodigend blijft. 

Beveiligingssystemen zijn een ander cruciaal aandachtspunt. Veel bedrijven hebben alarmen of camera's, maar weten niet goed hoe deze werken of met wie ze contact moeten opnemen als er iets wordt geactiveerd. Eigenaren moeten contactlijsten, bewakingsprocedures en responstijden controleren en ervoor zorgen dat het personeel weet wat het moet doen als zich een incident voordoet. 

Even belangrijk isde paraatheid van de medewerkers. Door de stappen voor incidentrespons met het personeel door te nemen, net als bij een brandoefening, worden angst en verwarring verminderd. Als mensen het proces kennen, zijn ze beter in staat om zichzelf en het bedrijf te beschermen als er iets onverwachts gebeurt. 

Houd rekening met het weer, de infrastructuur en de drukte.

Wereldkampioenschappen vallen vaak samen met zomerse weersomstandigheden, wat extra risico's met zich mee kan brengen. Stedelijke gebieden die gevoelig zijn voor overstromingen kunnen zelfs bij matige regenval te maken krijgen metlokale overstromingenwanneer de afwateringssystemen al overbelast zijn. De toegenomen bevolkingsdichtheid maakt de uitdaging alleen maar groter. 

Stroomuitval is een ander punt van zorg. Bezoekers van buiten de stad, afhankelijkheid van elektronische betalingen en drukte kunnen een korte stroomuitval al snel veranderen in een aanzienlijke verstoring van de bedrijfsvoering. Bedrijven moeten back-up plannen overwegen voor verlichting, beveiliging en transacties, met name tijdens drukke evenementen. 

Zorg dat u uw polis en de procedure voor het indienen van claims kent voordat u deze nodig hebt.

Een van de meest effectieve maatregelen om risico's te beperken, vindt plaats voordat er schade ontstaat: inzicht krijgen in uw verzekeringsdekking en de procedure voor het indienen van claims.

Ondernemers moeten hun polis doorlezen om te checken wat er gedekt is als het gaat omvandalisme, glasbreuk, diefstal, overstroming, stroomuitval en bedrijfsonderbreking, en of er eigen risico's of sublimieten gelden. Als je van tevoren weet wat je moet documenteren, kan dat de afhandeling van een claim flink versnellen.

Als er toch schade optreedt, is het essentieel om dit tijdig te melden en duidelijk te documenteren. Foto's, video's, getuigenverklaringen en gegevens over wanneer en hoe de schade is ontstaan, kunnen allemaal bijdragen aan een vlotter verloop van de schadeafhandeling. Door in een vroeg stadium ervaren partners op het gebied van schadeafhandeling en schade-expertise in te schakelen, kunt u zorgen voor een juiste beoordeling en een snellere afhandeling. 

Voorbereiding ondersteunt kansen

Het WK biedt enorme kansen voor gaststeden en lokale bedrijven. Met een doordachte voorbereiding, duidelijke communicatie en een goed begrip van vastgoedrisico's kunnen organisaties zich richten op het verwelkomen van fans en het bedienen van klanten, in plaats van te reageren op vermijdbare problemen.

Voor zowel evenementenlocaties als bedrijven komt succes neer op het plannen van wat het meest waarschijnlijk is, niet wat het meest dramatisch is. Inspecteer de buitenkant. Train het personeel. Overleg met lokale autoriteiten. Zorg dat u weet wat uw dekking is. En zorg dat u een plan hebt voor als er iets gebeurt.

Dat soort voorbereidingen helpen ervoor te zorgen dat het enige blijvende effect van het WK een positief effect is.