Forberedelse af ejendomme forud for VM-fejringer, kampe og mere

Hvad spillesteder og lokale virksomheder bør overveje, inden publikum strømmer til

Globale sportsbegivenheder som VM bringer energi, økonomiske muligheder og en hidtil uset tilstrømning af besøgende til værtsbyerne. De medfører også en koncentreret ejendomsrisiko. Fra store stadioner og fanzoner til lokale barer, detailhandlere og restauranter bør virksomheder i nærheden af VM-aktiviteterne allerede nu overveje, hvordan øget tilstrømning af mennesker, festligheder og midlertidige arrangementssteder kan påvirke deres ejendom, drift og forsikringsdækning.

Forberedelse betyder ikke, at man forventer det værste. Det betyder, at man forstår sinrisikoportefølje, ved, hvad ens police dækker, og har en klar plan for at beskytte mennesker og ejendom, hvis noget går galt. Som Sedgwicks ejendomseksperter bemærker, er de fleste tab i forbindelse med verdensmesterskabet ikke katastrofale brande eller strukturelle svigt. De er langt oftere knyttet tilglasskader, hærværk, hændelser i forbindelse med folkemængder, vejr og belastning af infrastrukturen, især i tætbefolkede byområder. 

Start med din placering, eksponering og publikumsprofil

Det første skridt for enhver virksomhed eller venue er at se klart på, hvor risikoen sandsynligvis vil være størst. VM-aktiviteterne begrænser sig sjældent til selve stadionet. Fanzoner, offentlige visningsområder, pop-up-events og kulturelt tilpassede kvarterer kan tiltrække titusinder af mennesker aften efter aften, selv når der ikke spilles kampe lokalt. 

For arrangører betyder det, at man skal udvide sin planlægning ud over indgangsportene. For nærliggende virksomheder betyder det, at man skal være opmærksom på, hvor tæt man er på festområder, offentlige transportruter og samlingssteder såsom parker, torve og underholdningskvarterer. Områder med store glasfacader og eksponering mod gaden er særligt sårbare, når folkemængden vokser, og følelserne løber højt. 

Det er vigtigt at bemærke, at publikum ved verdensmesterskaber ofte er feststemte snarere end konfrontationslystne. Alligevel øger store menneskemængder risikoen forutilsigtede skader, knust glas, mindre hærværk og overfyldning, især sent om aftenen eller hvor alkohol er involveret. 

Fælles ejendomsrisici under store sportsbegivenheder

Baseret på tidligere store begivenheder og nylige drøftelser med Sedgwicks ejendomsspecialister stiger flere tabsfaktorer konsekvent under fejringer af verdensmesterskabskaliber:

• Skader på butiksfacadersom følge af folkemængder, kastede genstande eller opportunistisk hærværk
• Indbrud og plyndringi isolerede områder, hvis folkemængden flytter sig, eller politiet er presset
• Vejrrelaterede tab, herunder oversvømmelser i tætbefolkede byområder med pressede dræningssystemer
• Strømafbrydelser, der forstyrrer driften, sikkerhedssystemer og betalingsbehandling
• Slitage på adgangspunkter, rulleporte og døre på grund af gentagen åbning, lukning og tryk fra fodtrafik

Disse risici forstærkes i byer, der har gratis offentlige visningsområder, der er åbne i flere uger ad gangen, tiltrækker store menneskemængder om aftenen og er stærkt afhængige af midlertidigt personale og frivillig hjælp. 

Hvad spillestederne bør fokusere på inden kickoff

Store spillesteder og arrangører arbejder typisk tæt sammen med kommuner, politiet og brandsikkerhedsteams, men forberedelsen af ejendommen fortjener stadig særlig opmærksomhed.

Vigtige overvejelser omfatter bekræftelse af, atbrandsikkerhedsforanstaltninger og brandvagtprotokollerer på plads, især i midlertidige eller ombyggede lokaler, og at sprinklersystemer, alarmer og nødudgange er fuldt funktionsdygtige. Begivenheder med mange deltagere kan kræve ekstra brandvagter og koordinering med lokale myndigheder. 

Sikkerhedsplanlægningen bør også tage højde for, at mange af de ansatte ved arrangementer er frivillige eller midlertidigt ansatte. Tydelige procedurer, synlig overvågning og definerede eskaleringsveje bidrager til at mindske forvirringen under hændelser. Set fra ejendommens synspunkt kan denne klarhed forhindre, at små problemer udvikler sig til større tab. 

Endelig bør spillestederne på forhånd gennemgå deres forsikringspolicer for at forstå dækningen forskader forårsaget af folkemængder, hærværk, driftsafbrydelser og midlertidige konstruktioner samt rapporteringskrav, hvis der sker en hændelse.

Hvad små virksomheder i nærheden bør gøre nu

Små virksomheder i nærheden af VM-aktiviteter drager ofte fordel af øget trafik, men de bærer også en uforholdsmæssig stor del af risikoen for skader på ejendom.

Forberedelsen starter med det fysiske ydre. Virksomhedsejere bør inspicere butiksfacadens ruder, døre, låse og rullegardiner og sikre sig, at alt fungerer korrekt. Hvis der anvendes beskyttelsesforanstaltninger såsom specialfremstillede brædder, bør disse afbalancere sikkerhed og synlighed, så virksomheden fremstår indbydende i åbningstiden. 

Sikkerhedssystemer er et andet kritisk område. Mange virksomheder har alarmer eller kameraer, men er ikke fortrolige med, hvordan de fungerer, eller hvem de skal kontakte, hvis der udløses en alarm. Ejere bør kontrollere kontaktlister, overvågningsprocedurer og responstider og sikre, at personalet ved, hvad de skal gøre, hvis der opstår en hændelse. 

Lige så vigtigt er det, atmedarbejderne er forberedte. At gennemgå trinene i beredskabet med personalet, ligesom man gør ved en brandøvelse, mindsker angst og forvirring. Når folk kender processen, er de bedre i stand til at beskytte sig selv og virksomheden, hvis der sker noget uventet. 

Overset ikke vejret, infrastrukturen og mængden af mennesker

VM-begivenheder falder ofte sammen med sommervejr, hvilket kan medføre yderligere risici. Oversvømmelsesudsatte byområder kan oplevelokale oversvømmelserselv ved moderat regn, når dræningssystemerne allerede er overbelastede. Den øgede befolkningstæthed forværrer kun udfordringen. 

Strømafbrydelser er et andet problem. Besøgende fra andre byer, afhængighed af elektroniske betalinger og overfyldte forhold kan hurtigt gøre en kort strømafbrydelse til en betydelig driftsforstyrrelse. Virksomheder bør overveje backup-planer for belysning, sikkerhed og transaktioner, især i spidsbelastningstider. 

Kend din police og din skadesanmeldelsesprocedure, inden du får brug for den.

En af de mest effektive risikoreducerende foranstaltninger sker, før der opstår tab: at forstå din forsikringsdækning og skadesanmeldelsesprocessen.

Virksomhedsejere bør gennemgå deres policer for at bekræfte, hvad der er dækket i forbindelse medhærværk, glasbrud, tyveri, oversvømmelse, strømafbrydelse og driftsafbrydelse, og om der gælder selvrisiko eller undergrænser. At kende dokumentationskravene på forhånd kan betydeligt fremskynde løsningen, hvis der er behov for en skadesanmeldelse.

Hvis der opstår skader, er det vigtigt at indberette dem rettidigt og dokumentere dem tydeligt. Fotos, videoer, vidneudsagn og optegnelser over, hvornår og hvordan skaden opstod, kan alle bidrage til en smidigere skadesbehandling. Ved at inddrage erfarne partnere inden for skadesbehandling og skadesvurdering på et tidligt tidspunkt kan man sikre en korrekt vurdering og hurtigere erstatning. 

Forberedelse understøtter muligheder

VM giver enorme muligheder for værtsbyer og lokale virksomheder. Med omhyggelig forberedelse, klar kommunikation og en god forståelse af ejendomsrisici kan organisationer fokusere på at byde fans velkommen og betjene kunder i stedet for at reagere på problemer, der kunne have været undgået.

For både spillesteder og virksomheder afhænger succes af, at man planlægger det, der er mest sandsynligt, ikke det, der er mest dramatisk. Undersøg det udvendige. Uddann personalet. Koordinér med lokale myndigheder. Forstå din dækning. Og hav en plan, hvis der sker noget.

Den slags forberedelser er med til at sikre, at VM kun efterlader et positivt varigt indtryk.