Hvordan utviklende statlige permisjonslover påvirker arbeidsgivere

Hvis det føles som om det blir vanskeligere å navigere i statlige permisjonslover for hvert år, så tror du ikke det. Det amerikanske permisjonslovgivningslandskapet endrer seg raskt, og arbeidsgivere synes det er vanskelig å holde tritt. 

Selv om føderale permisjonslover som Family and Medical Leave Act (FMLA) gir en grunnlinje for ulønnet, jobbbeskyttet permisjon, dekker de ikke alle livssituasjoner ansatte står overfor. For å bedre støtte behovene til dagens arbeidsstyrke, forbedrer mange stater eksisterende føderale lover med sine egne programmer, som å implementere betalt familie- og medisinsk permisjon (PFML) i tillegg til FMLA. 

Men noen stater bygger ikke bare videre på det grunnleggende – de introduserer helt nye typer permisjon for ansattes situasjoner som frem til nå ikke har blitt anerkjent eller støttet. Mange stater har implementert nye permisjonstyper som sorgpermisjon, nyfødtomsorgspermisjon og trygg permisjon for å bedre støtte ansatte gjennom livets utfordrende øyeblikk.

Så hva dekker disse nye permisjonstypene, og hvordan vil de påvirke arbeidsgivere med virksomhet i flere stater?

Sorgpermisjon

Med sorgpermisjon får ansatte fri til å sørge, delta i begravelser og håndtere juridiske saker etter tapet av en kjær. Selv om noen arbeidsgivere har sine egne retningslinjer for sorgpermisjon, er det ingen føderal lov som krever at de tilbyr det. Dette betyr at når ansatte trenger fri etter at noen har gått bort, kan de måtte bruke personlig permisjon, ta fri fra jobb eller til og med bli nektet fri helt.

Det begynner imidlertid å endre seg. I 2014 ble Oregon den første staten som påbød sorgpermisjon blant sine arbeidsgivere. Siden den gang har California, Colorado, Illinois, Maryland, Minnesota og Washington fulgt etter ved å kreve enten ulønnet sorgpermisjon eller betalt sorgpermisjon som en del av sine betalte sykefraværsprogrammer. 

Det er et meningsfullt skritt fremover for ansatte, men det skaper også en ny utfordring for arbeidsgivere. Hver stats lover om sorg varierer i hvor lang tid de tillater, hvilke forhold de dekker, hvilken type dokumentasjon som kreves og om permisjonen er betalt eller ulønnet. For arbeidsgivere med flere stater kan det raskt bli et problem å holde tritt med disse forskjellene.

Permisjon for nyfødtomsorg

Fra 1. januar 2026 blir Colorado den første staten som tilbyr betalt permisjon for foreldre til babyer på nyfødtintensivavdelingen (NICU). Denne nye ytelsen – kalt nyfødtomsorgspermisjon – er en utvidelse av statens familie- og sykefraværsforsikringsprogram og legger til ytterligere 12 uker med betalt permisjon.

Dette tiltaket er en sterk anerkjennelse av de emosjonelle og logistiske utfordringene familier står overfor under opphold på nyfødtintensivavdelingen, og det markerer starten på en bredere trend. Faktisk har Illinois allerede fulgt etter ved å vedta lovgivning for ulønnet nyfødtpermisjon, som trer i kraft 1. juni 2026.

Selv om dette er spennende utviklinger, skaper de også en utfordring for arbeidsgivere som følger regelverket. Selv om andre stater ikke blir med på trenden, må arbeidsgivere med flere stater fortsatt tilpasse sine retningslinjer og systemer for å imøtekomme nyfødtomsorgspermisjon. 

Trygg permisjon

Sikker permisjon er en annen permisjonstype som raskt får fotfeste. Denne typen permisjon gir ansatte fri til å håndtere problemer knyttet til vold i hjemmet, seksuelle overgrep eller stalking. Fra og med 2025 tilbyr nesten halvparten av alle stater en eller annen form for sikker permisjon, og det forventes at flere vil følge. 

Selv om vi ser at flere stater innfører trygg permisjon, utvider mange også hva den dekker og hvordan den kan brukes. For eksempel utvidet Washingtons lov SB 5101 nylig trygg permisjon til ofre for hatkriminalitet. I andre stater kan ansatte nå bruke trygg permisjon til ytterligere behov som rådgivning, flyttetjenester, juridisk bistand og sikkerhetsplanlegging. Noen stater har også utvidet kvalifiseringen, slik at ansatte kan ta trygg permisjon ikke bare for seg selv, men for å forsørge et barn, ektefelle eller forelder som er et offer. 

Stater implementerer ofte denne permisjonen som en del av andre lovbestemte permisjoner som familie-, syke- og militærpermisjon. Denne trenden er en stor seier for ansattes velvære, men den legger også til et ekstra lag med kompleksitet for arbeidsgivere – spesielt de som administrerer trygg permisjon på tvers av flere jurisdiksjoner. 

Utvidede familiedefinisjoner 

Etter hvert som nye typer permisjoner dukker opp, tenker også stater nytt om hvem som kvalifiserer som «familie» når det gjelder å ta beskyttet fri. Tidligere anså de fleste permisjonslover bare familie som nærmeste medlemmer som ektefeller, foreldre og barn. Noen stater tar imidlertid nå i bruk mer inkluderende definisjoner som bedre gjenspeiler moderne familie- og omsorgsforhold.  

I de senere årene har stater som California, Colorado, Connecticut, Illinois, New Jersey, Oregon, Vermont og Washington

har lagt til et «blod- og affinitetsforhold» i henhold til sine lover om betalt eller ulønnet permisjon i staten. Selv om hver stat definerer det forskjellig, inkluderer et blod- og affinitetsforhold vanligvis:

• Folk som bor i samme husstand
• De som har omsorgsforhold
• Personer som anses som «familie», selv uten juridiske eller blodsbånd

Ved å utvide hvem som kvalifiserer som familie, blir det enklere for ansatte å ta permisjon for å ta vare på de menneskene som betyr mest for dem – selv om disse forholdene ikke passer inn i tradisjonelle kategorier. Etter hvert som flere stater tar i bruk inkluderende familiedefinisjoner, vil arbeidsgivere møte enda mer kompleksitet og risiko i administrasjonen av permisjon. 

Hva dette betyr for arbeidsgivere

Med så mye variasjon fra stat til stat, sitter arbeidsgivere igjen i en labyrint av samsvar. Å opprettholde konsistente og samsvarende permisjonsregler er ingen enkel bragd når kvalifikasjonsregler, kvalifiserende hendelser, permisjonsvarigheter, lønnsstrukturer og familiedefinisjoner endres ofte.

Når arbeidsgivere i flere stater tenker på samsvar, bør de spørre seg selv:

• Er våre nåværende retningslinjer i samsvar med de nyeste statlige kravene?
• Tilbyr vi likeverdige fordeler på tvers av alle ansattes lokasjoner?
• Hvordan håndterer vi permisjonstyper som bare gjelder i visse stater?

Med så mye å vurdere er det lett å bli overveldet. Det er derfor mange arbeidsgivere henvender seg til oss i Sedgwick for å få hjelp til å håndtere det. Med vår integrerte løsning for permisjonshåndtering kan vi sømløst administrere både vanlige og nye permisjonstyper på tvers av flere jurisdiksjoner – noe som gir effektivitet, samsvar og bedre resultater for hvert program. Med teamet vårt som håndterer kompleksiteten, bruker arbeidsgivere mindre tid på å bekymre seg for samsvar og mer tid på å fokusere på det de gjør best. 

Ser fremover

Å håndtere fravær i dag handler ikke bare om sykedager og FMLA. Det handler om å navigere i et voksende lappeteppe av permisjonslover som hjelper ansatte gjennom ulike livsutfordringer.

Etter hvert som permisjonslandskapet fortsetter å utvikle seg, kan ikke arbeidsgivere med flere stater lenger stole bare på HR-teamet sitt for å overholde regelverket. De trenger en partner som Sedgwick som forstår nyansene i statens permisjonslover og hvordan de påvirker interne retningslinjer. Med en fleksibel tilnærming og riktig støtte kan arbeidsgivere ligge i forkant av endringer i lovgivningen, opprettholde samsvar og fortsette å ta vare på sine ansatte i de øyeblikkene de trenger det mest. 

For å finne ut hvordan Sedgwick kan støtte ditt fraværshåndteringsprogram, klikk her .