Cómo afecta a las empresas la evolución de la legislación estatal sobre permisos

Si te parece que cada año es más difícil navegar por las leyes estatales sobre permisos, no es tu imaginación. El panorama legislativo estadounidense en materia de permisos está cambiando rápidamente y a los empleadores les resulta difícil mantenerse al día. 

Si bien las leyes federales sobre permisos, como la Ley de Permisos Familiares y Médicos (FMLA), establecen una base para los permisos no remunerados con protección del empleo, no cubren todas las situaciones vitales a las que se enfrentan los empleados. Para responder mejor a las necesidades de la población activa actual, muchos estados están mejorando las leyes federales existentes con sus propios programas, como la implementación de permisos familiares y médicos remunerados (PFML), además de la FMLA. 

Sin embargo, algunos estados no se limitan a desarrollar los aspectos básicos, sino que están introduciendo tipos de permisos totalmente nuevos para situaciones de los empleados que, hasta ahora, no se habían reconocido ni respaldado. Muchos estados han implementado nuevos tipos de permisos, como el permiso por fallecimiento, el permiso por cuidados neonatales y el permiso por seguridad, con el fin de apoyar mejor a los empleados en los momentos difíciles de la vida.

Entonces, ¿qué cubren estos nuevos tipos de permisos y cómo afectarán a los empleadores con operaciones en varios estados?

Permiso por fallecimiento

Con el permiso por duelo, los empleados disponen de tiempo libre para llorar la pérdida, asistir al funeral y gestionar los asuntos legales tras la pérdida de un ser querido. Aunque algunas empresas tienen sus propias políticas de permiso por duelo, no existe ninguna ley federal que les obligue a concederlo. Esto significa que, cuando los empleados necesitan tiempo libre tras el fallecimiento de un ser querido, pueden tener que utilizar sus vacaciones personales, tomarse días libres o incluso que se les deniegue el permiso.

Sin embargo, eso está empezando a cambiar. En 2014, Oregón se convirtió en el primer estado en exigir a sus empleadores la concesión de permisos por fallecimiento. Desde entonces, California, Colorado, Illinois, Maryland, Minnesota y Washington han seguido su ejemplo y exigen permisos por fallecimiento, ya sean remunerados o no, como parte de sus programas de permisos remunerados por enfermedad. 

Es un avance significativo para los empleados, pero también supone un nuevo reto para los empleadores. Las leyes sobre duelo de cada estado varían en cuanto al tiempo que permiten, las relaciones que cubren, el tipo de documentación requerida y si la baja es remunerada o no. Para los empleadores que operan en varios estados, mantenerse al día con estas diferencias puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza en materia de cumplimiento normativo.

Permiso por cuidado neonatal

A partir del 1 de enero de 2026, Colorado se convertirá en el primer estado en ofrecer permisos remunerados a los padres de bebés ingresados en la unidad de cuidados intensivos neonatales (UCIN). Esta nueva prestación, denominada «permiso por cuidados neonatales», es una ampliación del programa estatal de seguros de permisos familiares y médicos y añade 12 semanas adicionales de permiso remunerado.

Esta medida supone un importante reconocimiento de los retos emocionales y logísticos a los que se enfrentan las familias durante las estancias en la UCIN, y marca el comienzo de una tendencia más amplia. De hecho, Illinois ya ha seguido su ejemplo aprobando una ley sobre el permiso neonatal no remunerado, que entrará en vigor el 1 de junio de 2026.

Aunque se trata de avances muy interesantes, también suponen un reto para los empleadores en materia de cumplimiento normativo. Incluso si otros estados no se suman a esta tendencia, los empleadores con presencia en varios estados deberán adaptar sus políticas y sistemas para dar cabida a los permisos por cuidados neonatales. 

Permiso seguro

La licencia por seguridad es otro tipo de licencia que está ganando popularidad rápidamente. Este tipo de licencia otorga a los empleados tiempo libre para lidiar con problemas relacionados con la violencia doméstica, la agresión sexual o el acoso. A partir de 2025, casi la mitad de todos los estados ofrecen algún tipo de licencia por seguridad, y se espera que más lo hagan en el futuro. 

Si bien vemos que cada vez más estados adoptan la licencia por seguridad, muchos también están ampliando su cobertura y sus posibilidades de uso. Por ejemplo, la ley SB 5101 de Washington recientemente extendió la licencia por seguridad a las víctimas de delitos de odio. En otros estados, los empleados ahora pueden usar la licencia por seguridad para necesidades adicionales, como asesoramiento, servicios de reubicación, asistencia legal y planificación de seguridad. Algunos estados también han ampliado los requisitos de elegibilidad, permitiendo a los empleados tomar la licencia de seguridad no solo para sí mismos, sino también para apoyar a un hijo, cónyuge o padre que sea víctima. 

Los estados suelen implementar este permiso como parte de otros permisos legales, como los permisos familiares, médicos y militares. Esta tendencia supone una gran victoria para el bienestar de los empleados, aunque también añade otra capa de complejidad para los empleadores, especialmente para aquellos que gestionan permisos seguros en múltiples jurisdicciones. 

Definiciones ampliadas de familia 

A medida que surgen nuevos tipos de permisos, los estados también están reconsiderando quiénes se consideran «familia» a la hora de disfrutar de permisos protegidos. En el pasado, la mayoría de las leyes sobre permisos solo consideraban familia a los miembros directos, como cónyuges, padres e hijos. Sin embargo, algunos estados están adoptando ahora definiciones más inclusivas que reflejan mejor las relaciones familiares y de cuidados modernas.  

En los últimos años, estados como California, Colorado, Connecticut, Illinois, Nueva Jersey, Oregón, Vermont y Washington

han añadido una relación de «consanguinidad y afinidad» en sus leyes sobre permisos remunerados o no remunerados. Aunque cada estado la define de forma diferente, una relación de consanguinidad y afinidad suele incluir:

• Las personas que viven en el mismo hogar.
• Aquellos con relaciones de cuidado
• Personas consideradas «como familia», incluso sin vínculos legales o de sangre.

Al ampliar quiénes se consideran familia, se facilita que los empleados puedan tomarse permisos para cuidar de las personas que más les importan, incluso si esas relaciones no encajan en las categorías tradicionales. A medida que más estados adopten definiciones inclusivas de familia, los empleadores se enfrentarán a una mayor complejidad y riesgo en la gestión de los permisos. 

¿Qué significa esto para los empleadores?

Con tantas variaciones entre los distintos estados, los empleadores se ven obligados a navegar por un laberinto de cumplimiento normativo. Mantener políticas de permisos coherentes y que cumplan con la normativa no es tarea fácil cuando las normas de elegibilidad, los eventos que dan derecho a los permisos, la duración de los mismos, las estructuras salariales y las definiciones de familia cambian con frecuencia.

Al pensar en el cumplimiento normativo, los empleadores que operan en varios estados deben preguntarse:

• ¿Nuestras políticas actuales se ajustan a los últimos requisitos estatales?
• ¿Ofrecemos prestaciones equitativas en todas las ubicaciones de los empleados?
• ¿Cómo gestionamos los tipos de permisos que solo se aplican en determinados estados?

Con tanto que tener en cuenta, es fácil sentirse abrumado. Por eso muchos empleadores recurren a Sedgwick para que les ayudemos a gestionarlo. Con nuestra solución integrada de gestión de bajas, podemos administrar sin problemas tanto los tipos de bajas comunes como los emergentes en múltiples jurisdicciones, aportando eficiencia, cumplimiento normativo y mejores resultados a cada programa. Con nuestro equipo encargándose de la complejidad, los empleadores dedican menos tiempo a preocuparse por el cumplimiento normativo y más tiempo a centrarse en lo que mejor saben hacer. 

Mirando hacia el futuro

Hoy en día, gestionar las ausencias del personal no se limita a los días de baja por enfermedad y la FMLA. Se trata de navegar por un entramado cada vez más complejo de leyes sobre permisos que ayudan a apoyar a los empleados en los diferentes retos de la vida.

A medida que el panorama de las bajas laborales sigue evolucionando, las empresas con presencia en varios estados ya no pueden confiar únicamente en su equipo de RR. HH. para cumplir con la normativa. Necesitan un socio como Sedgwick, que comprenda los matices de las leyes estatales en materia de bajas laborales y cómo estas afectan a las políticas internas. Con un enfoque flexible y el apoyo adecuado, las empresas pueden adelantarse a los cambios legislativos, mantener el cumplimiento normativo y seguir cuidando de sus empleados en los momentos en que más lo necesitan. 

Para saber cómo Sedgwick puede ayudarle con su programa de gestión de ausencias, haga clic aquí.