Cómo están afectando a los empresarios los cambios en la legislación estatal sobre permisos

Si te parece que cada año es más difícil orientarse entre las leyes estatales sobre permisos, no es tu imaginación. El panorama normativo en materia de permisos en Estados Unidos está cambiando rápidamente, y a los empleadores les cuesta seguir el ritmo. 

Aunque las leyes federales sobre permisos, como la Ley de Permisos Familiares y Médicos (FMLA), establecen unas condiciones básicas para los permisos no remunerados con garantía de conservación del puesto de trabajo, no abarcan todas las situaciones a las que se enfrentan los empleados. Para responder mejor a las necesidades de la población activa actual, muchos estados están complementando las leyes federales vigentes con programas propios, como la implantación del Permiso Familiar y Médico Remunerado (PFML) como complemento a la FMLA. 

Sin embargo, algunos estados no se limitan a ampliar las prestaciones básicas, sino que están introduciendo tipos de permisos totalmente nuevos para situaciones de los empleados que, hasta ahora, no se habían reconocido ni contemplado. Muchos estados han ido implantando nuevos tipos de permisos, como el permiso por duelo, el permiso para el cuidado del recién nacido y el permiso por seguridad, con el fin de apoyar mejor a los empleados en los momentos difíciles de la vida.

¿Qué cubren estos nuevos tipos de permisos y cómo afectarán a las empresas que operan en varios estados?

Permiso por fallecimiento

El permiso por duelo permite a los empleados disponer de tiempo libre para superar el duelo, asistir a funerales y ocuparse de los trámites legales tras la pérdida de un ser querido. Aunque algunas empresas cuentan con sus propias políticas de permiso por duelo, no existe ninguna ley federal que les obligue a concederlo. Esto significa que, cuando los empleados necesitan tiempo libre tras el fallecimiento de un ser querido, es posible que tengan que recurrir a sus días de baja por motivos personales, utilizar sus días de vacaciones o incluso que se les deniegue el permiso por completo.

Sin embargo, esto está empezando a cambiar. En 2014, Oregón se convirtió en el primer estado en imponer a sus empresas la obligación de conceder permisos por duelo. Desde entonces, California, Colorado, Illinois, Maryland, Minnesota y Washington han seguido su ejemplo, exigiendo permisos por duelo no remunerados o remunerados como parte de sus programas de bajas remuneradas por enfermedad. 

Se trata de un avance significativo para los empleados, pero también plantea un nuevo reto para los empleadores. Las leyes sobre permisos por duelo varían de un estado a otro en cuanto al tiempo que conceden, las relaciones familiares a las que se aplican, el tipo de documentación requerida y si el permiso es remunerado o no. Para los empleadores con presencia en varios estados, estar al día de estas diferencias puede convertirse rápidamente en un quebradero de cabeza en materia de cumplimiento normativo.

Permiso por cuidado neonatal

A partir del 1 de enero de 2026, Colorado se convertirá en el primer estado en ofrecer un permiso remunerado a los padres de bebés ingresados en la unidad de cuidados intensivos neonatales (UCIN). Esta nueva prestación —denominada «permiso por cuidados neonatales»— es una ampliación del programa estatal de seguro de permisos familiares y médicos y añade 12 semanas adicionales de permiso remunerado.

Esta medida supone un claro reconocimiento de los retos emocionales y logísticos a los que se enfrentan las familias durante las estancias en la UCIN, y marca el inicio de una tendencia más amplia. De hecho, Illinois ya ha seguido su ejemplo al aprobar una ley sobre el permiso neonatal no remunerado, que entrará en vigor el 1 de junio de 2026.

Aunque se trata de avances muy positivos, también suponen un reto inesperado en materia de cumplimiento normativo para las empresas. Aunque otros estados no se sumen a esta tendencia, las empresas con presencia en varios estados deben adaptar sus políticas y sistemas para dar cabida al permiso por cuidados neonatales. 

Baja por enfermedad

El permiso de seguridad es otro tipo de permiso que está ganando popularidad rápidamente. Este tipo de permiso ofrece a los empleados tiempo libre para hacer frente a problemas relacionados con la violencia doméstica, las agresiones sexuales o el acoso. En 2025, casi la mitad de los estados ofrecerán algún tipo de permiso de seguridad, y se espera que otros se sumen a esta iniciativa. 

Aunque cada vez son más los estados que adoptan el permiso de seguridad, muchos también están ampliando su alcance y las formas en que se puede utilizar. Por ejemplo, el proyecto de ley SB 5101 de Washington acaba de ampliar recientemente el permiso de seguridad a las víctimas de delitos de odio. En otros estados, los empleados ya pueden utilizar el permiso de seguridad para necesidades adicionales como asesoramiento psicológico, servicios de reubicación, asistencia jurídica y planes de seguridad. Algunos estados también han ampliado los requisitos de elegibilidad, permitiendo a los empleados tomar la licencia de seguridad no solo para sí mismos, sino también para apoyar a un hijo, cónyuge o progenitor que sea víctima. 

A menudo, los Estados están incorporando este permiso como parte de otros permisos legales, como los permisos familiares, médicos y militares. Esta tendencia supone un gran avance para el bienestar de los empleados, aunque también añade una nueva capa de complejidad para los empleadores, especialmente para aquellos que gestionan estos permisos en varias jurisdicciones. 

Definiciones ampliadas de familia 

A medida que surgen nuevos tipos de permisos, los estados también se están replanteando quiénes se consideran «familiares» a la hora de disfrutar de permisos protegidos. En el pasado, la mayoría de las leyes sobre permisos solo consideraban como familiares a los parientes más cercanos, como cónyuges, padres e hijos. Sin embargo, algunos estados están adoptando ahora definiciones más inclusivas que reflejan mejor las relaciones familiares y de cuidado actuales.  

En los últimos años, estados como California, Colorado, Connecticut, Illinois, Nueva Jersey, Oregón, Vermont y Washington

han incorporado el concepto de «parentesco por consanguinidad o afinidad» en sus leyes sobre permisos estatales remunerados o no remunerados. Aunque cada estado lo define de forma diferente, el parentesco por consanguinidad o afinidad suele incluir:

• Las personas que viven en el mismo hogar
• Las personas que cuidan de otros
• Personas a las que se considera «como de la familia», aunque no existan vínculos legales ni de parentesco

Al ampliar el concepto de «familia», se facilita a los empleados la solicitud de permisos para cuidar de las personas que más les importan, incluso aunque esas relaciones no encajen en las categorías tradicionales. A medida que más estados adopten definiciones inclusivas de familia, las empresas se enfrentarán a una mayor complejidad y a más riesgos a la hora de gestionar los permisos. 

Qué significa esto para los empleadores

Dadas las grandes diferencias que existen entre unos estados y otros, las empresas se ven obligadas a lidiar con un auténtico laberinto normativo. Mantener unas políticas de permisos coherentes y que cumplan con la normativa no es tarea fácil cuando las normas de elegibilidad, los supuestos que dan derecho a los permisos, la duración de estos, las estructuras salariales y las definiciones de «familia» cambian con frecuencia.

Al plantearse la cuestión del cumplimiento normativo, las empresas con presencia en varios estados deberían preguntarse:

• ¿Se ajustan nuestras políticas actuales a los últimos requisitos estatales?
• ¿Ofrecemos prestaciones equitativas en todos los centros de trabajo?
• ¿Cómo gestionamos los tipos de permisos que solo se aplican en determinados estados?

Con tantas cosas que tener en cuenta, es fácil sentirse abrumado. Por eso, muchas empresas recurren a Sedgwick para que les ayudemos a gestionarlo. Gracias a nuestra solución integrada de gestión de bajas, podemos gestionar con fluidez tanto los tipos de bajas habituales como los más novedosos en múltiples jurisdicciones, aportando eficiencia, cumplimiento normativo y mejores resultados a cada programa. Al dejar que nuestro equipo se encargue de la complejidad, las empresas dedican menos tiempo a preocuparse por el cumplimiento normativo y más tiempo a centrarse en lo que mejor saben hacer. 

De cara al futuro

Hoy en día, gestionar las ausencias del personal no se limita a las bajas por enfermedad y a la FMLA. Se trata de lidiar con un entramado cada vez más complejo de normativas sobre permisos que ayudan a los empleados a afrontar los distintos retos de la vida.

A medida que el panorama de los permisos sigue evolucionando, las empresas con presencia en varios estados ya no pueden confiar únicamente en su equipo de RR. HH. para garantizar el cumplimiento normativo. Necesitan un socio como Sedgwick que comprenda los matices de las leyes estatales en materia de permisos y cómo estas afectan a las políticas internas. Con un enfoque flexible y el apoyo adecuado, las empresas pueden adelantarse a los cambios legislativos, mantener el cumplimiento normativo y seguir cuidando de sus empleados en los momentos en que más lo necesitan. 

Para saber cómo Sedgwick puede ayudarle con su programa de gestión de bajas, haga clic aquí.