Wie sich die sich wandelnden gesetzlichen Urlaubsregelungen auf Arbeitgeber auswirken

Wenn Sie den Eindruck haben, dass es von Jahr zu Jahr schwieriger wird, sich im staatlichen Urlaubsrecht zurechtzufinden, dann täuscht Sie Ihr Eindruck nicht. Die Rechtslage im Bereich des Urlaubsrechts in den USA verändert sich rasant, und Arbeitgeber haben Mühe, damit Schritt zu halten. 

Zwar bieten Bundesgesetze zum Urlaubsrecht wie das „Family and Medical Leave Act“ (FMLA) eine Grundlage für unbezahlten, arbeitsplatzgeschützten Urlaub, doch decken sie nicht alle Lebenssituationen ab, mit denen Arbeitnehmer konfrontiert sind. Um den Bedürfnissen der heutigen Belegschaft besser gerecht zu werden, ergänzen viele Bundesstaaten die bestehenden Bundesgesetze durch eigene Programme, beispielsweise durch die Einführung des „Paid Family and Medical Leave“ (PFML) zusätzlich zum FMLA. 

Einige Bundesländer beschränken sich jedoch nicht nur darauf, die Grundlagen auszubauen – sie führen völlig neue Urlaubsarten für Situationen ein, die bisher nicht anerkannt oder unterstützt wurden. Viele Bundesländer haben neue Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Urlaub zur Neugeborenenpflege und Sicherheitsurlaub eingeführt, um Arbeitnehmer in schwierigen Lebenssituationen besser zu unterstützen.

Was umfassen diese neuen Urlaubsarten nun genau, und wie werden sie sich auf Arbeitgeber auswirken, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind?

Trauerurlaub

Im Rahmen des Trauerurlaubs erhalten Arbeitnehmer Freistellung, um zu trauern, an Beerdigungen teilzunehmen und rechtliche Angelegenheiten nach dem Verlust eines geliebten Menschen zu regeln. Zwar haben einige Arbeitgeber eigene Regelungen zum Trauerurlaub, doch gibt es kein Bundesgesetz, das sie dazu verpflichtet, diesen zu gewähren. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer, die nach dem Tod eines Angehörigen Freistellung benötigen, möglicherweise ihren persönlichen Urlaub oder ihren Jahresurlaub in Anspruch nehmen müssen oder dass ihnen die Freistellung sogar gänzlich verweigert wird.

Das beginnt sich jedoch allmählich zu ändern. Im Jahr 2014 war Oregon der erste Bundesstaat, der seinen Arbeitgebern Trauerurlaub vorschrieb. Seitdem sind Kalifornien, Colorado, Illinois, Maryland, Minnesota und Washington diesem Beispiel gefolgt und schreiben entweder unbezahlten Trauerurlaub oder bezahlten Trauerurlaub als Teil ihrer Programme für bezahlten Krankheitsurlaub vor. 

Für die Arbeitnehmer ist dies ein bedeutender Fortschritt, für die Arbeitgeber stellt es jedoch eine neue Herausforderung dar. Die Gesetze zu Trauerfällen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland hinsichtlich der gewährten Dauer, der erfassten Verwandtschaftsverhältnisse, der Art der erforderlichen Nachweise sowie der Frage, ob der Urlaub bezahlt oder unbezahlt ist. Für Arbeitgeber, die in mehreren Bundesländern tätig sind, kann es schnell zu einem Problem bei der Einhaltung der Vorschriften werden, den Überblick über diese Unterschiede zu behalten.

Elternzeit zur Betreuung des Neugeborenen

Ab dem 1. Januar 2026 wird Colorado der erste Bundesstaat sein, der Eltern von Säuglingen auf der Neugeborenen-Intensivstation (NICU) bezahlten Urlaub gewährt. Diese neue Leistung – der sogenannte „Neonatal Care Leave“ – ist eine Erweiterung des staatlichen Versicherungsprogramms für Familien- und Krankenurlaub und sieht zusätzliche 12 Wochen bezahlten Urlaubs vor.

Dieser Schritt ist eine deutliche Anerkennung der emotionalen und logistischen Herausforderungen, denen Familien während eines Aufenthalts auf der Neugeborenen-Intensivstation gegenüberstehen, und markiert den Beginn eines umfassenderen Trends. Tatsächlich ist Illinois diesem Beispiel bereits gefolgt und hat ein Gesetz über unbezahlten Elternurlaub bei Neugeborenen verabschiedet, das am 1. Juni 2026 in Kraft tritt.

Das sind zwar spannende Entwicklungen, stellen Arbeitgeber jedoch auch vor neue Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften. Selbst wenn sich andere Bundesländer diesem Trend nicht anschließen, müssen Arbeitgeber, die in mehreren Bundesländern tätig sind, ihre Richtlinien und Systeme dennoch anpassen, um den Urlaub zur Neugeborenenbetreuung zu ermöglichen. 

Sicherer Urlaub

Der „Safe Leave“ ist eine weitere Urlaubsart, die sich rasch durchsetzt. Diese Urlaubsart gewährt Beschäftigten Freistellung, um Probleme im Zusammenhang mit häuslicher Gewalt, sexuellen Übergriffen oder Stalking zu bewältigen. Ab 2025 bietet fast die Hälfte aller Bundesstaaten eine Form des „Safe Leave“ an, und es wird erwartet, dass weitere folgen werden. 

Während immer mehr Bundesstaaten den „Safe Leave“ einführen, erweitern viele auch dessen Geltungsbereich und die Möglichkeiten seiner Inanspruchnahme. So wurde beispielsweise durch den Gesetzentwurf SB 5101 im Bundesstaat Washington kürzlich der „Safe Leave“ auf Opfer von Hassverbrechen ausgeweitet. In anderen Bundesstaaten können Arbeitnehmer den „Safe Leave“ nun auch für weitere Zwecke wie Beratung, Umzugsunterstützung, Rechtsbeistand und Sicherheitsplanung in Anspruch nehmen. Einige Bundesstaaten haben zudem die Anspruchsvoraussetzungen erweitert, sodass Arbeitnehmer den Sicherheitsurlaub nicht nur für sich selbst, sondern auch zur Unterstützung eines Kindes, eines Ehepartners oder eines Elternteils, der Opfer eines solchen Verbrechens geworden ist, in Anspruch nehmen können. 

Die Bundesländer führen diesen Urlaub häufig im Rahmen anderer gesetzlicher Urlaubsregelungen wie Familien-, Krankheits- und Militärurlaub ein. Dieser Trend ist ein großer Gewinn für das Wohlbefinden der Beschäftigten, bedeutet jedoch auch eine zusätzliche Komplexität für Arbeitgeber – insbesondere für diejenigen, die den „Safe Leave“ über mehrere Rechtsräume hinweg verwalten müssen. 

Erweiterte Definitionen des Familienbegriffs 

Da neue Urlaubsarten entstehen, überdenken die Bundesländer auch, wer als „Familie“ gilt, wenn es um den Anspruch auf geschützte Freistellung geht. In der Vergangenheit wurden in den meisten Urlaubsgesetzen nur unmittelbare Familienangehörige wie Ehepartner, Eltern und Kinder als Familie betrachtet. Einige Bundesländer führen nun jedoch umfassendere Definitionen ein, die den modernen Familien- und Betreuungsverhältnissen besser Rechnung tragen.  

In den letzten Jahren haben Bundesstaaten wie Kalifornien, Colorado, Connecticut, Illinois, New Jersey, Oregon, Vermont und Washington

haben in ihren Gesetzen zu bezahlter oder unbezahlter staatlicher Freistellung eine „Bluts- und Verwandtschaftsbeziehung“ aufgenommen. Auch wenn jeder Bundesstaat diesen Begriff unterschiedlich definiert, umfasst eine Bluts- und Verwandtschaftsbeziehung im Allgemeinen:

• Personen, die im selben Haushalt leben
• Personen, die in einer Pflegebeziehung stehen
• Personen, die als „wie Familienangehörige“ gelten, auch wenn keine rechtlichen oder blutsverwandtschaftlichen Bindungen bestehen

Durch die Ausweitung des Familienbegriffs wird es für Arbeitnehmer einfacher, Urlaub zu nehmen, um sich um die Menschen zu kümmern, die ihnen am meisten am Herzen liegen – auch wenn diese Beziehungen nicht in traditionelle Kategorien passen. Da immer mehr Bundesländer inklusive Familiendefinitionen einführen, werden Arbeitgeber bei der Verwaltung von Urlaubsansprüchen mit noch größerer Komplexität und noch höheren Risiken konfrontiert sein. 

Was dies für Arbeitgeber bedeutet

Angesichts der großen Unterschiede von Bundesland zu Bundesland müssen sich Arbeitgeber in einem Labyrinth von Vorschriften zurechtfinden. Die Aufrechterhaltung einheitlicher, vorschriftsmäßiger Urlaubsregelungen ist keine leichte Aufgabe, wenn sich Anspruchsvoraussetzungen, auslösende Ereignisse, Urlaubsdauer, Vergütungsstrukturen und Definitionen des Begriffs „Familie“ häufig ändern.

Wenn es um Compliance geht, sollten sich Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, folgende Frage stellen:

• Entsprechen unsere derzeitigen Richtlinien den neuesten staatlichen Vorgaben?
• Bieten wir an allen Standorten, an denen Mitarbeiter tätig sind, gleichberechtigte „ benefits “ an?
• Wie gehen wir mit Urlaubsarten um, die nur in bestimmten Bundesstaaten gelten?

Bei so vielen zu berücksichtigenden Aspekten kann man leicht den Überblick verlieren. Deshalb wenden sich viele Arbeitgeber an uns bei Sedgwick, um Unterstützung bei der Abwicklung zu erhalten. Mit unserer integrierten Lösung für das Urlaubsmanagement können wir sowohl gängige als auch neue Urlaubsarten über mehrere Rechtsräume hinweg nahtlos verwalten – und sorgen so für Effizienz, Compliance und bessere Ergebnisse bei jedem Programm. Da unser Team sich um die komplexen Abläufe kümmert, müssen sich Arbeitgeber weniger Gedanken um die Einhaltung von Vorschriften machen und haben mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können. 

Ein Blick in die Zukunft

Beim Umgang mit Abwesenheiten von Mitarbeitern geht es heutzutage nicht mehr nur um Krankheitstage und FMLA. Es geht darum, sich in einem immer komplexer werdenden Geflecht von Urlaubsregelungen zurechtzufinden, die den Mitarbeitern helfen, verschiedene Herausforderungen im Leben zu meistern.

Da sich die Rechtslage im Bereich der Freistellungen ständig weiterentwickelt, können sich Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, nicht mehr allein auf ihre Personalabteilung verlassen, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Sie benötigen einen Partner wie Sedgwick, der die Feinheiten der bundesstaatlichen Freistellungsgesetze versteht und weiß, wie sich diese auf interne Richtlinien auswirken. Mit einem flexiblen Ansatz und der richtigen Unterstützung können Arbeitgeber den sich ändernden gesetzlichen Bestimmungen immer einen Schritt voraus sein, die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten und sich weiterhin um ihre Mitarbeiter kümmern, wenn diese es am dringendsten brauchen. 

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