Skjæringspunktet mellom ADA, FMLA og arbeidstakerkompensasjon

Det kan være smertefullt nok å håndtere en skade eller tilstand – men å navigere i permisjonslovene for ansatte gir en helt ny hodepine. Americans with Disabilities Act (ADA), Family and Medical Leave Act (FMLA) og lover om arbeidstakerskadeerstatning (WC) har hver sine egne regler, tidsfrister og dokumentasjonskrav. Noen ganger overlapper de hverandre, noen ganger er de i konflikt med hverandre. 

La oss løse opp i dette nettet og hjelpe deg med å forhindre at en rotete situasjon blir enda mer rotete.

Definering av de tre store:

Americans with Disabilities Act (ADA ) er en føderal lov som forbyr diskriminering av funksjonshemmede og krever rimelig tilrettelegging.

Family and Medical Leave Act (FMLA ) er en føderal lov som gir kvalifiserte ansatte opptil 12 uker med ulønnet, jobbbeskyttet permisjon av visse medisinske eller familiære årsaker.

Arbeidstakerskadeforsikring (WC) er en statlig pålagt forsikring som dekker medisinske utgifter og tapt lønn for ansatte som blir skadet på jobben.

Tre lover, tre standarder, én sandkasse

Siden hver lov dekker ulikt område, har hver av dem forskjellige krav når det gjelder papirarbeid du kan (og bør) be om.

ADA-dokumentasjon gir rom for flere detaljer. Arbeidsgivere kan be om rimelig dokumentasjon som forklarer hvordan tilstanden begrenser en ansatts evne til å prestere. Hvis det søkes om permisjon, må dokumentasjonen relateres til den spesifikke tilstanden. Det er også arbeidsgiveren, ikke en lege, som avgjør om den ansatte kvalifiserer.

FMLA-dokumentasjon er den mest restriktive. Arbeidsgivere kan be om medisinsk sertifisering av en alvorlig helsetilstand, men ikke detaljerte medisinske journaler. Arbeidsgivere kan også be om en andre eller tredje vurdering på egen bekostning.

WC-dokumentasjon er et jokertegn. Kravene varierer fra stat til stat, men innebærer vanligvis sertifisering fra en WC-godkjent lege. Hvis WC og FMLA overlapper hverandre, trenger kanskje ikke den ansattes personlige lege engang å være involvert.

Når det gjelder dokumentasjon, kan man ikke male med en bred pensel. Man må holde seg innenfor grensene for hva man har lov til å be om, ellers inviterer man til enda mer hodebry.

Fordeler under permisjon

Videreføring av ytelser kan være vanskelig å navigere; det er der mange arbeidsgivere snubler.

ADA garanterer ikke videreføring av ytelsene – men du må behandle ADA-permisjon på samme måte som all annen permisjon som ikke er ADA-permisjon.

FMLA er den eneste loven som krever fortsatt helseforsikring under permisjon. Så lenge den ansatte betaler sin andel, fortsetter dekningen.

WC krever ikke fortsatte ytelser, men hvis WC-permisjon kvalifiserer for FMLA, må du kjøre dem samtidig for ikke å utilsiktet bryte FMLA-beskyttelsen.

Hvis WC og FMLA kjører samtidig (noe de ofte gjør), trer FMLA-beskyttelse – som helsedekning – i kraft. Ellers vil organisasjonens fordelspolicyer gjøre det tunge arbeidet.

Lett tjeneste eller permisjon

Hvorvidt et krav krever permisjon eller lett tjeneste er et annet forskjellspunkt mellom lovene. 

ADA krever at du anser lett arbeidskraft som rimelig tilrettelegging – med mindre det forårsaker urimelig belastning for arbeidsgiveren.

FMLA anerkjenner ikke lett tjeneste i henhold til forskriftene, og hvis en ansatt aksepterer lett tjeneste, vil permisjonen avsluttes.

Arbeidsledighetsnivå varierer fra stat til stat, men i de fleste stater må ansatte godta passende lett arbeid eller risikere å miste fordeler.

Hvis du tilbyr lett belastning under WC, bør du vurdere å tilby det under ADA, og alltid kjøre FMLA samtidig med WC når det er aktuelt. Når organisasjonens retningslinjer er samsvarende, er du bedre beskyttet mot juridiske feiltrinn.

Hvorfor det er viktig

Det kan være forvirrende – og risikabelt – å håndtere overlappingen og forskjellene mellom disse lovene. Men å kjenne forskjellen og forstå kravene er den beste måten å holde seg i samsvar med regelverket, støtte dine ansatte og unngå potensielt kostbare feil.

Husk at dette bare er en oversikt på et overordnet nivå. Det finnes mange flere lag mellom statlige forskjeller og fagforeningsavtaler. Hvis du er i tvil, kan du ta kontakt med din juridiske avdeling eller HR-avdeling, eller besøke sedgwick.com for flere ressurser.