Ik ben net aangeklaagd! Wat nu?

"U bent gedagvaard." Drie woorden die iedereen angst kunnen inboezemen — van ambtenaren tot ondernemers tot onschuldige (totdat het tegendeel is bewezen) omstanders. Of u het nu verwacht of het op u af ziet komen, niemand wil het slachtoffer worden van een rechtszaak. Gelukkig staat u er niet alleen voor als het ergste zou gebeuren.

Deze gids beschrijft de stappen die u moet nemen in geval van een onverwachte rechtszaak.

Blijf kalm. Handel snel. Vertel het aan iemand.

Zodra u de papieren ontvangt, begint de klok te tikken. U heeft beperkte tijd om op de klacht te reageren en als u die tijd niet benut, kan dat ernstige gevolgen hebben. Breng uw verzekeringsmaatschappij en juridisch adviseur zo snel mogelijk op de hoogte, zodat zij tijd hebben om een verdediging op te bouwen en tijdig te reageren. Bovendien vereisen bijna alle verzekerings-/risicopoolovereenkomsten dat daadwerkelijke claims worden gemeld. Neem als verzekerde geen enkel onderdeel van de verdediging in eigen handen (bijv. het inschakelen van een advocaat, het voeren van onderhandelingen over schikkingen, enz.

Naast de verdediging zal uw toegewezen raadsman helpen bij het coördineren van interne en externe reacties. Intern kan hij of zij risicobeheersingsmaatregelen onderzoeken en evalueren, en vervolgens corrigerende maatregelen nemen om problemen te voorkomen en risico's te beperken. Extern helpt hij of zij bij het coördineren van reacties van het publiek en de media, aangezien rechtszaken openbaar zijn en vaak veel aandacht trekken. Uw juridisch directeur of juridisch adviseur zal met u willen overleggen en overeenstemming willen bereiken over hoe u met de media omgaat. Vanuit het oogpunt van risicobeheer is het raadzaam om een mediabeleid en -procedure te hebben voordat er rechtszaken ontstaan. Als er een mediabeleid is, is het belangrijk om iedereen bewust te maken van de procedures die in het beleid zijn opgenomen. 

Bewaar alles

De volgende stap vindt plaats voordat u officieel gedagvaard wordt — precies op het moment dat uw 'gedagvaarde zintuigen' beginnen te tintelen. Zodra een rechtszaak redelijkerwijs te verwachten is, moet u bewijsmateriaal bewaren: e-mails, documenten, video's, foto's, tastbare voorwerpen — alles wat ook maar enigszins relevant kan zijn. Als u dit niet doet, kan dit ernstige gevolgen hebben, zoals sancties van de rechtbank of een beschadigde verdediging.

Uw verdedigingsadvocaat zal zich inspannen om mogelijk relevante items te identificeren, maar u kunt het beste alles bewaren. 

Wees voorzichtig met wie je praat.

Hoewel overheidsinstanties over het algemeen de verantwoordelijkheid hebben om open en eerlijk te zijn tegenover het publiek, genieten ze toch het voordeel van het verschoningsrecht. Als u ooit een juridische serie hebt gezien, weet u dat dit betekent dat alle communicatie tussen de advocaat en de cliënt tijdens een rechtszaak beschermd is tegen openbaarmaking.

Dit is een krachtig maar kwetsbaar hulpmiddel. Om het te beschermen, moet u ervoor zorgen dat juridische communicatie gescheiden blijft van dagelijkse e-mails en alleen wordt gedeeld met degenen die hiervan op de hoogte moeten zijn. Eén onbedoelde doorsturing kan het privilege tenietdoen en gevoelige strategieën blootleggen.

Maak je klaar voor de lange termijn

Rechtszaken kunnen duur zijn. Niet alleen financieel, maar ook qua tijd, energie en personeel. Communiceren met advocaten, bewijsmateriaal bewaren en informatie verzamelen kosten allemaal veel tijd en moeite. Voor het verschijnen in de rechtbank, het afnemen van getuigenverklaringen en het beoordelen van documenten heb je mogelijk alle beschikbare hulp nodig.

Voeg daar nog de financiële gevolgen aan toe en een rechtszaak kan een grote aanslag zijn op elke entiteit. U zult met uw raadsman willen bespreken wat de reikwijdte is van wat zij zullen behandelen en de voordelen afwegen van het minimaliseren van de kosten door middel van schikkingsonderhandelingen.

12-punts checklist voor het reageren op rechtszaken

Als u in een rechtszaak verwikkeld raakt, vindt u hier een korte checklist met 12 punten die u kunt raadplegen om te weten hoe u moet reageren:

1. Breng uw verzekeringsmaatschappij of schadeafhandelaar op de hoogte.
2. Neem contact op met uw juridisch adviseur.
3. Breng uw mediarelatieteam op de hoogte.
4. Stel een openbare verklaring op met juridische input.
5. Bewaar al het bewijsmateriaal (video's, documenten, e-mails, enz.).
6. Bekijk de klacht om te zien wie er wordt aangeklaagd.
7. Identificeer uw communicatiecontrolegroep om privileges te behouden.
8. Bewaar vertrouwelijke documenten apart van routinematige bestanden.
9. Bereid je voor op getuigenverklaringen.
10. Houd rekening met de impact op tijd en middelen.
11. Identificeer en beheer aanvullende risicoposities.
12. Werk samen met juridische en risicoteams om toekomstige preventieve maatregelen te nemen.

De bal ligt bij jou.

Gedaagd worden is nooit gemakkelijk en nooit leuk — er is een reden waarom mensen er graag een dreigement van maken. Maar met deze gids hoeft het geen chaotisch proces te zijn. Voorbereiding vandaag kan u morgen beschermen.

Als u hulp nodig hebt bij het opstellen van een responsplan of het trainen van uw team, kunnen wij u helpen.