¡Me acaban de demandar! ¿Y ahora qué?

«Se le ha notificado». Tres palabras que pueden infundir miedo en el corazón de cualquiera, desde funcionarios públicos hasta empresarios, pasando por transeúntes inocentes (hasta que se demuestre lo contrario). Tanto si lo espera como si lo ve venir, nadie quiere ser objeto de una demanda judicial. Por suerte, si ocurre lo peor, no estará solo.

Esta guía identificará los pasos a seguir en caso de una demanda inesperada.

Mantén la calma. Actúa con rapidez. Avísale a alguien.

En el momento en que reciba la documentación, el reloj empieza a correr. Tienes un tiempo limitado para responder a la reclamación y, si no lo haces, las consecuencias pueden ser graves. Notifica a tu compañía de seguros y a tu asesor legal lo antes posible para que tengan tiempo de preparar una defensa y responder a tiempo. Además, casi todos los acuerdos de seguros/fondos comunes de riesgo exigen la notificación de las reclamaciones reales. Como asegurado, no te encargues de ninguna parte de la defensa por tu cuenta (por ejemplo, contratar a un abogado, negociar acuerdos, etc.).

Además de la defensa, su abogado asignado le ayudará a coordinar las respuestas internas y externas. A nivel interno, puede investigar y evaluar las medidas de control de riesgos y, a continuación, implementar acciones correctivas para prevenir problemas y mitigar riesgos. A nivel externo, le ayudará a coordinar la respuesta pública y mediática, ya que los juicios son de dominio público y tienden a llamar la atención. Su director jurídico o asesor legal querrá discutir y acordar cómo manejar a los medios de comunicación. Desde el punto de vista de la gestión de riesgos, se recomienda contar con una política y un procedimiento de medios de comunicación antes de que surja cualquier demanda. Si existe una política de medios de comunicación, es importante que las personas conozcan los procedimientos contenidos en la misma. 

Conservar todo

El siguiente paso se da antes de que se le notifique oficialmente, justo cuando empieza a sentir que «algo no va bien». Tan pronto como se prevea razonablemente un litigio, debe conservar las pruebas: correos electrónicos, documentos, vídeos, fotos, objetos tangibles... cualquier cosa que pueda ser remotamente relevante. No hacerlo podría acarrear graves repercusiones, como sanciones judiciales o una defensa perjudicada.

Tu abogado defensor trabajará para identificar los elementos que puedan ser relevantes, pero lo mejor es que lo guardes todo. 

Ten cuidado con quién hablas.

Aunque las entidades públicas suelen tener la responsabilidad de ser abiertas y sinceras con el público, siguen disfrutando del privilegio abogado-cliente. Si alguna vez has visto una serie sobre abogados, sabrás que esto significa que todas las comunicaciones entre el abogado y el cliente están protegidas contra su divulgación durante un litigio.

Se trata de una herramienta poderosa pero frágil. Para protegerla, asegúrese de mantener las comunicaciones legales separadas de los correos electrónicos cotidianos y de compartirlas solo con quienes necesitan conocerlas. Un reenvío accidental puede anular el privilegio y exponer estrategias confidenciales.

Prepárate para un largo viaje.

Los juicios pueden ser costosos. No solo suponen un gran gasto económico, sino que también requieren mucho tiempo, energía y recursos humanos. La comunicación con los abogados, la conservación de pruebas y la recopilación de información suponen una carga considerable. Las comparecencias en juicios, las declaraciones y la revisión de documentos implican que es posible que necesite toda la ayuda posible para responder.

Si a esto le sumamos el impacto fiscal, una demanda puede suponer una importante carga para cualquier entidad. Es recomendable discutir con el abogado el alcance de lo que se va a tratar y sopesar las ventajas de minimizar los costes mediante negociaciones para llegar a un acuerdo.

Lista de verificación de 12 puntos para responder a una demanda

Si se ve envuelto en un juicio, aquí tiene una lista rápida de 12 puntos que puede consultar para saber cómo responder:

1. Notifique a su compañía de seguros o representante de reclamaciones.
2. Póngase en contacto con su asesor legal.
3. Avisa a tu equipo de relaciones con los medios.
4. Prepare una declaración pública con asesoramiento jurídico.
5. Conserve todas las pruebas (vídeos, documentos, correos electrónicos, etc.).
6. Revise la demanda para ver quién está siendo demandado.
7. Identifique su grupo de control de comunicaciones para mantener los privilegios.
8. Mantenga los documentos confidenciales separados de los archivos rutinarios.
9. Prepárese para las declaraciones.
10. Ten en cuenta el impacto en el tiempo y los recursos.
11. Identificar y gestionar exposiciones adicionales al riesgo.
12. Colaborar con los equipos jurídicos y de riesgos para adoptar medidas preventivas de cara al futuro.

La pelota está en tu tejado.

Ser demandado nunca es fácil ni divertido; por eso a la gente le encanta convertirlo en una amenaza. Sin embargo, con esta guía, no tiene por qué ser un proceso caótico. Prepararse hoy puede protegerte mañana.

Si necesita ayuda para elaborar un plan de respuesta o formar a su equipo, podemos ayudarle.