¡Me acaban de demandar! ¿Y ahora qué?

«Se le ha notificado». Tres palabras que pueden infundir miedo en el corazón de cualquiera, desde funcionarios públicos hasta empresarios, pasando por transeúntes inocentes (hasta que se demuestre lo contrario). Tanto si lo esperas como si lo ves venir, nadie quiere verse envuelto en una demanda. Por suerte, si llegara a ocurrir lo peor, no estás solo.

Esta guía describe los pasos que hay que seguir en caso de una demanda inesperada.

Mantén la calma. Actúa con rapidez. Avisa a alguien.

En cuanto recibas la documentación, el reloj empieza a correr. Dispones de un tiempo limitado para responder a la reclamación y no hacerlo podría acarrear graves consecuencias. Notifica a tu compañía de seguros y a tu asesor legal lo antes posible para que tengan tiempo de preparar una defensa y responder a tiempo. Además, casi todos los contratos de seguro o de consorcio de riesgos exigen la notificación de las reclamaciones reales. Como asegurado, no te encargues por tu cuenta de ningún aspecto de la defensa (por ejemplo, contratar a un abogado, negociar acuerdos, etc.).

Además de la defensa, el abogado que se le asigne le ayudará a coordinar las respuestas tanto internas como externas. A nivel interno, podrá investigar y evaluar las medidas de control de riesgos para, a continuación, aplicar medidas correctivas destinadas a prevenir problemas y mitigar los riesgos. A nivel externo, le ayudará a coordinar la respuesta ante el público y los medios de comunicación, ya que los litigios son de dominio público y suelen atraer la atención. Su director jurídico o asesor legal querrá discutir y acordar cómo gestionar los medios de comunicación. Desde una perspectiva de gestión de riesgos, se recomienda contar con una política y unos procedimientos de comunicación con los medios antes de que surja cualquier demanda. Si existe una política de comunicación con los medios, es importante que las personas conozcan los procedimientos que contiene dicha política. 

Conserva todo

El siguiente paso tiene lugar antes de que te notifiquen oficialmente la demanda, justo cuando empiezas a sentir que algo no va bien. Tan pronto como sea razonablemente previsible que se inicie un litigio, debes conservar las pruebas: correos electrónicos, documentos, vídeos, fotos, objetos físicos... cualquier cosa que pueda tener la más mínima relevancia. No hacerlo podría acarrear graves consecuencias, como sanciones judiciales o un debilitamiento de la defensa.

Tu abogado defensor se encargará de identificar los elementos que puedan ser relevantes, pero lo mejor que puedes hacer es guardarlo todo. 

Ten cuidado con quién hablas

Aunque las entidades públicas suelen tener la obligación de actuar con transparencia y franqueza ante la ciudadanía, siguen gozando del secreto profesional entre abogado y cliente. Si alguna vez has visto una serie judicial, sabrás que esto significa que todas las comunicaciones entre el abogado y el cliente están protegidas contra su divulgación durante un litigio.

Se trata de una herramienta poderosa, pero frágil. Para protegerla, asegúrate de mantener las comunicaciones legales separadas de los correos electrónicos cotidianos y de compartirlas únicamente con quienes necesiten conocerlas. Un simple reenvío accidental puede hacer que se pierda el privilegio y se revele información estratégica confidencial.

Prepárate para un largo camino

Los litigios pueden resultar costosos. No solo suponen un gran gasto económico, sino que también consumen tiempo, energía y recursos humanos. La comunicación con los abogados, la conservación de pruebas y la recopilación de información suponen una carga considerable. Las comparecencias en los juicios, las declaraciones y la revisión de documentos pueden requerir la participación de todo el equipo para dar respuesta.

Si a esto le sumamos el impacto económico, un litigio puede suponer una carga considerable para cualquier entidad. Es recomendable que analices con tu abogado el alcance de sus funciones y sopeses las ventajas de minimizar los costes mediante negociaciones para llegar a un acuerdo.

Lista de verificación de 12 puntos para responder a una demanda

Si te ves envuelto en un pleito, aquí tienes una breve lista de verificación de 12 puntos a la que puedes recurrir para saber cómo actuar:

1. Notifique a su compañía de seguros o a su agente de siniestros.
2. Póngase en contacto con su asesor jurídico.
3. Avisa a tu equipo de relaciones con los medios.
4. Redacta un comunicado público con asesoramiento jurídico.
5. Conserva todas las pruebas (vídeos, documentos, correos electrónicos, etc.).
6. Revisa la demanda para ver a quién se ha demandado.
7. Identifica tu grupo de control de comunicaciones para mantener los privilegios.
8. Mantenga los documentos confidenciales separados de los archivos habituales.
9. Prepárate para las declaraciones.
10. Ten en cuenta el impacto en términos de tiempo y recursos.
11. Identificar y gestionar las exposiciones a riesgos adicionales.
12. Colaborar con los equipos jurídicos y de gestión de riesgos para adoptar medidas de prevención de cara al futuro.

Ahora te toca a ti

Que te demanden nunca es fácil ni agradable; por eso a la gente le encanta utilizarlo como amenaza. Sin embargo, con esta guía, no tiene por qué ser un proceso caótico. Prepararte hoy puede protegerte mañana.

Si necesitas ayuda para elaborar un plan de respuesta o formar a tu equipo, podemos ayudarte.