De basisprincipes van bedrijfsonderbreking: wat professionele dienstverleners moeten weten

Bedrijfsonderbreking (BI) is een belangrijk punt van zorg voor professionele dienstverleners, of het nu gaat om advocaten, accountants, medische professionals of adviesbureaus. Elke verstoring, of deze nu het gevolg is van fysieke schade of technologische uitval, kan een grote impact hebben op hun activiteiten, productiviteit en financiële stabiliteit.

Factoren die bijdragen aan bedrijfsonderbreking

Het is belangrijk dat professionele dienstverleners begrijpen hoe hun activiteiten kunnen worden beïnvloed door een incident en hoe hun verzekeringspolissen hierop kunnen reageren. Hieronder worden enkele veelvoorkomende gevolgen beschreven die we zien bij verliezen van professionele dienstverleners:

1. Gebruiksverlies: Professionele dienstverleners zijn sterk afhankelijk van hun bedrijfsruimten en technologische infrastructuur. Schade aan fysieke bedrijfsruimten, zoals brand, overstromingen of structurele schade, kan deze ontoegankelijk maken, wat leidt tot aanzienlijke operationele en productiviteitsproblemen. Ook technologische uitval, met name in het geval van cyberincidenten zoals ransomware-aanvallen, kan de bedrijfsvoering lamleggen door de toegang tot kritieke systemen en gegevens te beperken.
2. Timing en duur: Kortere onderbrekingen kunnen tijdelijk ongemak veroorzaken, maar kunnen snel worden hersteld, terwijl langere onderbrekingen kunnen leiden tot aanzienlijke financiële verliezen en mogelijke ontevredenheid bij klanten.
3. Verlies van nieuwe en/of bestaande klanten: Tijdens een onderbreking kunnen professionele dienstverleners moeite hebben om deadlines van klanten te halen of het verwachte serviceniveau te bieden. Dit kan leiden tot ontevreden klanten, beschadigde relaties en mogelijk verlies van toekomstige zakelijke kansen.
4. Facturering: Professioneledienstverleners factureren hun klanten doorgaans op uurbasis, op basis van de tijd die aan een bepaalde opdracht is besteed, in plaats van een vast tarief. In het geval van een bedrijfsonderbreking is het van cruciaal belang om inzicht te hebben in de factureringsstructuur van het bedrijf, het personeelsgebruik en de terugvorderbaarheid van factureerbare uren om de financiële impact van een onderbreking op de omzet te kunnen beoordelen.
5. Personeelsbezetting: Bedrijfsonderbrekingen kunnen van invloed zijn op de productiviteit en efficiëntie van het personeel. Als de onderbreking leidt tot een achterstand in het werk, kan het personeel moeite hebben om deze achterstand tijdens de normale werkuren in te halen. Daarnaast is het belangrijk om inzicht te hebben in de personeelsstructuur, bijvoorbeeld of werknemers in loondienst zijn of tijdelijk personeel, om te kunnen bepalen of er besparingen op de loonkosten en/of hogere overuren kunnen ontstaan als gevolg van de onderbreking.

De rol van de verzekeringspolis

Een goed begrip van de polisvoorwaarden is van cruciaal belang om de bedrijfsonderbreking voor professionele dienstverleners correct te kunnen beoordelen. Belangrijke polisvoorwaarden waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer:

• Productiviteitsverlies versus omzetverlies: Productiviteitsverlies, zoals verminderde efficiëntie of toegenomen operationele uitdagingen, leidt niet automatisch tot een bedrijfsonderbrekingsverlies. Het is van cruciaal belang om de impact op de omzet tijdens de schadevergoedingsperiode te beoordelen om te bepalen of er sprake is van een geconcretiseerd omzetverlies, zoals vereist door een verzekeringspolis.
• Hogere kosten: Bedrijfsonderbrekingen kunnen leiden tot extra kosten, zoals het uitbesteden van werk of het nemen van tijdelijke maatregelen om de bedrijfsvoering in stand te houden. Als je weet of deze hogere kosten onder de verzekering vallen, kun je je claim goed beoordelen.
• Schadevergoedingsperiode: De schadevergoedingsperiode bepaalt de duur van de dekking van de verzekeringspolis. Professionele dienstverleners moeten controleren of de schadevergoedingsperiode aansluit bij hun potentiële hersteltijd en een redelijke inschatting van de financiële gevolgen mogelijk maakt.

Bedrijfsonderbreking in de praktijk

Sedgwick heeft onlangs een claim voor bedrijfsonderbreking beoordeeld waarbij de cloudserviceprovider van een zorgbedrijf te maken kreeg met een ransomware-aanval, wat leidde tot serverstoringen. Als gevolg hiervan had het bedrijf geen toegang tot zijn patiëntenbeheersoftware en konden klinische afspraken (die op uurbasis worden gefactureerd) niet worden uitgevoerd.

De belangrijkste vraag bij deze claim was of de afspraken die tijdens de storing waren gemist, konden worden uitgesteld en later konden worden ingehaald. Door de winst- en verliesrekeningen en de rapporten over de bezettingsgraad van het personeel te analyseren, hebben we vastgesteld dat het bedrijf beperkte mogelijkheden had om gemiste afspraken in te halen, aangezien het personeel volledig was ingezet. Onze beoordeling ondersteunde uiteindelijk een vermindering van 450.000 dollar aan factureerbare tijd als gevolg van de storingen die niet konden worden uitgesteld en later konden worden ingehaald.

Deze claim benadrukt het belang van het beoordelen van de impact op de inkomsten gedurende de volledige schadevergoedingsperiode. Hoewel het aanvankelijk leek alsof de gemiste afspraken alleen maar zouden worden uitgesteld in plaats van helemaal verloren te gaan, kon het bedrijf aantonen dat er sprake was van een reëel inkomstenverlies tijdens de onderbrekingsperiode vanwege een gebrek aan capaciteit om de gemiste uren in te halen.

Deze claim illustreert hoe belangrijk het is om de financiële gevolgen van een bedrijfsonderbreking voor professionele dienstverleners grondig te evalueren. Het toont aan dat het noodzakelijk is om de prestaties van het bedrijf vóór, tijdens en na de onderbreking te beoordelen om te bepalen of er daadwerkelijk sprake is van inkomstenverlies.

Overwegingen met betrekking tot verzekeringen en vroegtijdig contact met verzekeraars

Om een soepel claimproces en een nauwkeurige beoordeling van de dekking te garanderen, is het voor professionele dienstverleners van cruciaal belang om in een vroeg stadium contact op te nemen met hun verzekeraars. Door in een vroeg stadium samen te werken, kunnen bedrijven onderlinge afspraken maken over de voorwaarden, waardoor een transparant claimproces wordt gegarandeerd. Deze proactieve aanpak minimaliseert de kans op geschillen en zorgt voor een efficiëntere afhandeling in geval van een bedrijfsonderbreking.

De experts van Sedgwick spelen een cruciale rol bij het bijstaan van professionele dienstverleners en verzekeraars bij claims wegens bedrijfsonderbreking. Neem voor meer informatie contact op met[email protected]of[email protected].