L’interruption des activités (BI) est une préoccupation importante pour les cabinets de services professionnels , qu’il s’agisse d’avocats, de comptables, de professionnels de la santé ou d’agences de conseil. Toute perturbation, qu’elle soit due à des dommages physiques ou à des temps d’arrêt technologiques, peut avoir un impact profond sur leurs opérations, leur productivité et leur stabilité financière.
Facteurs qui contribuent à l’interruption des activités
Il est important que les entreprises de services professionnels comprennent comment leurs activités pourraient être touchées par un incident et comment leurs polices d’assurance pourraient réagir. Certaines des répercussions communes que nous observons dans les pertes des entreprises de services professionnels sont décrites ci-dessous :
- Perte d’utilisation : Les entreprises de services professionnels dépendent fortement de leurs locaux et de leur infrastructure technologique. Les dommages causés aux locaux physiques, comme les incendies, les inondations ou les dommages structuraux, peuvent les rendre inaccessibles, ce qui entraîne d’importants défis opérationnels et de productivité. De même, les temps d’arrêt de la technologie, en particulier dans le cas de cyberincidents tels que les attaques de ransomware, peuvent paralyser les opérations en limitant l’accès aux systèmes et aux données critiques.
- Calendrier et durée : Des interruptions plus courtes peuvent causer un inconvénient temporaire, mais peuvent être rapidement récupérées, tandis que des perturbations plus longues peuvent entraîner des pertes financières substantielles et l’insatisfaction potentielle des clients.
- Perte de clients nouveaux ou existants : Pendant une interruption, les entreprises de services professionnels peuvent avoir de la difficulté à respecter les échéances des clients ou à fournir le niveau de service prévu. Cela peut entraîner des clients insatisfaits, des relations endommagées et la perte potentielle d’opportunités commerciales futures.
- Facturation : Les entreprises de services professionnels facturent généralement leurs clients à l’heure, en fonction du temps consacré à un engagement particulier, par opposition à un taux fixe. En cas d’interruption des activités, il est essentiel de comprendre la structure de facturation de l’entreprise ainsi que l’utilisation du personnel et la recouvrabilité des heures facturables pour évaluer l’impact financier d’une interruption sur les revenus.
- Dotation : Les interruptions d’activités peuvent avoir une incidence sur la productivité et l’efficience du personnel. Si l’interruption entraîne un arriéré de travail, le personnel peut avoir du mal à rattraper son retard pendant les heures normales de travail. De plus, il est important de comprendre la structure de dotation, y compris si les employés sont salariés ou occasionnels, pour déterminer s’il peut y avoir des économies dans les coûts salariaux et/ou des coûts d’heures supplémentaires accrus résultant de l’interruption.
Le rôle de la police d’assurance
Une compréhension approfondie des termes de la politique est essentielle pour évaluer correctement l’interruption des activités des entreprises de services professionnels. Les principales questions stratégiques à prendre en considération sont les suivantes :
- Perte de productivité par rapport à perte de revenus : La perte de productivité, comme une réduction de l’efficacité ou des défis opérationnels accrus, peut ne pas déclencher automatiquement une perte d’interruption des activités. Il est essentiel d’évaluer l’incidence sur les revenus pendant la période d’indemnisation afin de déterminer s’il y a une perte de revenus cristallisé comme l’exige une police d’assurance.
- Augmentation des coûts : Les interruptions d’activités peuvent entraîner des dépenses supplémentaires, comme l’impartition du travail ou la mise en œuvre de mesures temporaires pour maintenir les activités. Comprendre si ces coûts accrus sont couverts par la police d’assurance garantit une évaluation précise des réclamations.
- Période d’indemnisation : La période d’indemnisation définit la durée pour laquelle la police d’assurance offre une couverture. Les entreprises de services professionnels devraient confirmer que la période d’indemnisation correspond à leur délai de recouvrement potentiel et permet une évaluation raisonnable de l’impact financier.
Interruption des activités en action
Sedgwick a récemment évalué une réclamation d’interruption d’activité dans laquelle le fournisseur de services cloud d’une entreprise de soins de santé a subi une attaque de ransomware, entraînant des pannes de serveur. Par conséquent, l’entreprise n’a pas été en mesure d’accéder à son logiciel de gestion des patients et les rendez-vous cliniques (facturés à l’heure) n’ont pas été effectués.
La question clé de cette réclamation était de savoir si les rendez-vous manqués pendant la période d’arrêt pouvaient être retardés et rattrapés plus tard. En analysant les états des profits et pertes et les rapports d’utilisation du personnel, nous avons établi que l’entreprise avait une capacité limitée à rattraper les rendez-vous perdus, car son personnel était pleinement utilisé. Notre examen a finalement permis d’appuyer une réduction de 450 000 $ du temps facturable en raison des pannes qui n’ont pas pu être retardées et compensées plus tard.
Cette réclamation souligne l’importance d’évaluer l’incidence sur les recettes sur toute la période d’indemnisation. Bien qu’au départ, il ait pu sembler que les rendez-vous manqués seraient simplement retardés plutôt que complètement perdus, l’entreprise a été en mesure de fournir un soutien pour une véritable perte de revenus pendant la période d’interruption en raison d’un manque de capacité à rattraper les heures perdues.
Cette allégation illustre l’importance d’évaluer en profondeur l’incidence financière d’une interruption des activités pour les entreprises de services professionnels. Il met en évidence la nécessité d’évaluer le rendement de l’entreprise avant, pendant et après l’interruption pour déterminer s’il y a une perte de revenus réelle.
Considérations en matière d’assurance et engagement précoce avec les assureurs
Pour assurer un processus de réclamation sans heurts et une évaluation précise de la couverture, il est essentiel que les entreprises de services professionnels communiquent rapidement avec leurs assureurs. En s’associant à un stade précoce, les entreprises peuvent s’entendre sur les modalités, assurant ainsi un processus de réclamation transparent. Cette approche proactive minimise la probabilité de litiges et facilite une résolution plus efficace en cas d’interruption des activités.
Les experts de Sedgwick jouent un rôle essentiel en aidant les entreprises de services professionnels et les assureurs avec les réclamations d’interruption d’activité. Pour en savoir plus, contactez [email protected] ou [email protected].
Mots clés : Interruption des activités, Soins de santé, Politiques, Politique