Les bases de l’interruption d’activité : ce que les firmes de services professionnels devraient savoir

L’interruption d’activité (BI) est une préoccupation majeure pour les cabinets de services professionnels — qu’il s’agisse d’avocats, de comptables, de professionnels de la santé ou d’agences de consultation. Toute perturbation, qu’elle soit causée par des dommages physiques ou des interruptions technologiques, peut avoir un impact profond sur leurs opérations, leur productivité et leur stabilité financière.

Facteurs qui contribuent à l’interruption des activités

Il est important que les firmes de services professionnels comprennent comment leurs opérations pourraient être affectées par un incident et comment leurs polices d’assurance pourraient réagir. Voici quelques-uns des impacts courants que nous observons dans les pertes d’entreprises de services professionnels :

1. Perte d’utilisation : Les entreprises de services professionnels dépendent fortement de leurs locaux et de leur infrastructure technologique. Les dommages aux locaux physiques, tels que le feu, l’inondation ou les dommages structurels, peuvent les rendre inaccessibles — entraînant d’importants défis opérationnels et de productivité. De même, les arrêts technologiques, particulièrement dans le cas d’incidents cybernétiques comme les attaques par rançongiciel, peuvent paralyser les opérations en limitant l’accès aux systèmes et données critiques.
2. Délai et durée : Des interruptions plus courtes peuvent causer un désagrément temporaire mais peuvent être rapidement récupérées, tandis que des interruptions plus longues peuvent entraîner des pertes financières importantes et une insatisfaction potentielle des clients.
3. Perte de nouveaux clients et/ou existants : Lors d’une interruption, les cabinets de services professionnels peuvent avoir du mal à respecter les délais des clients ou à offrir le niveau de service attendu. Cela peut mener à des clients insatisfaits, des relations brisées et à la perte potentielle d’opportunités d’affaires futures.
4. Facturation : Les firmes de services professionnels facturent généralement leurs clients à l’heure, en fonction du temps consacré à une mission particulière, plutôt qu’à un tarif fixe. En cas d’interruption d’activité, comprendre la structure de facturation de l’entreprise ainsi que l’utilisation du personnel et la récupération des heures facturables est crucial pour évaluer l’impact financier d’une interruption sur les revenus.
5. Personnel : Les interruptions d’activité peuvent affecter la productivité et l’efficacité du personnel. Si l’interruption cause un retard de travail, le personnel peut avoir du mal à rattraper son retard pendant les heures de travail ordinaires. De plus, comprendre la structure du personnel, y compris si les employés sont salariés ou occasionnels, est important pour déterminer s’il pourrait y avoir des économies sur les coûts de paie et/ou une augmentation des heures supplémentaires résultant de l’interruption.

Le rôle de la police d’assurance

Une compréhension complète des termes de la police est essentielle pour évaluer correctement l’interruption d’activité pour les entreprises de services professionnels. Les principales questions politiques à considérer incluent :

• Perte de productivité vs. perte de revenus : La perte de productivité, comme une baisse d’efficacité ou une augmentation des défis opérationnels, peut ne pas automatiquement déclencher une perte d’interruption d’activité. Il est crucial d’évaluer l’impact sur les revenus pendant la période d’indemnisation afin de déterminer s’il existe une perte de revenus cristallisée comme l’exige une police d’assurance.
• Coûts accrus : Les interruptions d’activité peuvent entraîner des dépenses supplémentaires, comme la sous-traitance des travaux ou la mise en place de mesures temporaires pour maintenir les opérations. Comprendre si ces coûts supplémentaires sont couverts par la police d’assurance assure une évaluation exacte des réclamations.
• Période d’indemnisation : La période d’indemnisation définit la durée pendant laquelle la police d’assurance couvre. Les firmes de services professionnels devraient confirmer que la période d’indemnisation correspond à leur délai potentiel de récupération et permet une évaluation raisonnable de l’impact financier.

Interruption des activités en action

Sedgwick a récemment examiné une réclamation pour interruption d’activité dans laquelle le fournisseur de services infonuagiques d’une entreprise de santé a subi une attaque de rançongiciel, entraînant des pannes de serveur. En conséquence, l’entreprise n’a pas pu accéder à son logiciel de gestion des patients et les rendez-vous cliniques (facturés à l’heure) n’ont pas été complétés.

La question clé dans cette réclamation était de savoir si les rendez-vous manqués pendant la période de panne pouvaient être retardés et rattrapés ultérieurement. En analysant les états de bénéfices et pertes et les rapports d’utilisation du personnel, nous avons établi que l’entreprise avait une capacité limitée à rattraper les nominations perdues, car son personnel était pleinement utilisé. Notre examen a finalement confirmé une réduction de 450 000 $ en temps facturable en raison des pannes, qui ne pouvaient pas être retardées et compensées par la suite.

Cette réclamation souligne l’importance d’évaluer l’impact sur les revenus pendant toute la période d’indemnisation. Bien qu’au départ il ait pu sembler que les rendez-vous manqués seraient simplement retardés plutôt que perdus complètement, le cabinet a pu offrir un soutien en cas de perte réelle de revenus pendant la période d’interruption due à un manque de capacité à compenser les heures perdues.

Cette affirmation illustre l’importance d’évaluer minutieusement l’impact financier d’une interruption d’activité pour les entreprises de services professionnels. Elle met en lumière la nécessité d’évaluer la performance de l’entreprise avant, pendant et après l’interruption afin de déterminer s’il y a une réelle perte de revenus.

Considérations d’assurance et engagement précoce avec les assureurs

Pour assurer un processus de réclamation fluide et une évaluation précise de la couverture, il est crucial que les entreprises de services professionnels interagissent tôt avec leurs assureurs. En s’associant dès un stade précoce, les cabinets peuvent établir un accord mutuel sur les modalités, assurant ainsi un processus de réclamation transparent. Cette approche proactive minimise le risque de litiges et facilite une résolution plus efficace en cas d’interruption d’activité.

Les experts de Sedgwick jouent un rôle essentiel en aidant les firmes de services professionnels et les assureurs dans les réclamations pour interruption d’activité. Pour en savoir plus, contactez [email protected] ou [email protected].