Grundlagen der Betriebsunterbrechung: Was Dienstleistungsunternehmen wissen sollten­­

Betriebsunterbrechungen (BI) stellen für Unternehmen im Bereich der freiberuflichen Dienstleistungen – seien es Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, medizinische Fachpraxen oder Beratungsunternehmen – ein erhebliches Problem dar. Jede Unterbrechung, sei sie nun auf Sachschäden oder technische Ausfälle zurückzuführen, kann tiefgreifende Auswirkungen auf ihren Geschäftsbetrieb, ihre Produktivität und ihre finanzielle Stabilität haben.

Faktoren, die zu Betriebsunterbrechungen beitragen

Für Dienstleistungsunternehmen ist es wichtig zu verstehen, wie sich ein Vorfall auf ihren Geschäftsbetrieb auswirken könnte und wie ihre Versicherungen darauf reagieren würden. Im Folgenden sind einige der häufigsten Auswirkungen aufgeführt, die wir bei Schadensfällen von Dienstleistungsunternehmen beobachten:

1. Betriebsausfall: Dienstleistungsunternehmen sind in hohem Maße auf ihre Räumlichkeiten und ihre technologische Infrastruktur angewiesen. Schäden an den Räumlichkeiten, wie beispielsweise durch Feuer, Überschwemmungen oder bauliche Schäden, können diese unzugänglich machen – was zu erheblichen betrieblichen und produktivitätsbezogenen Herausforderungen führt. Ebenso können Ausfälle der IT-Infrastruktur, insbesondere im Falle von Cybervorfällen wie Ransomware-Angriffen, den Betrieb lahmlegen, indem sie den Zugriff auf kritische Systeme und Daten einschränken.
2. Zeitpunkt und Dauer: Kürzere Unterbrechungen können zwar vorübergehende Unannehmlichkeiten verursachen, lassen sich jedoch schnell beheben, während längere Ausfälle zu erheblichen finanziellen Verlusten und möglicherweise zu Unzufriedenheit bei den Kunden führen können.
3. Verlust neuer und/oder bestehender Kunden: Während einer Betriebsunterbrechung kann es für Dienstleistungsunternehmen schwierig sein, die Fristen ihrer Kunden einzuhalten oder das erwartete Serviceniveau zu gewährleisten. Dies kann zu unzufriedenen Kunden, beschädigten Beziehungen und dem potenziellen Verlust zukünftiger Geschäftsmöglichkeiten führen.
4. Abrechnung: Dienstleistungsunternehmenberechnen ihren Kunden in der Regel einen Stundensatz auf der Grundlage der für einen bestimmten Auftrag aufgewendeten Zeit und nicht auf Basis eines Festpreises. Im Falle einer Betriebsunterbrechung ist es für die Bewertung der finanziellen Auswirkungen einer solchen Unterbrechung auf den Umsatz von entscheidender Bedeutung, die Abrechnungsstruktur des Unternehmens sowie die Personalauslastung und die Abrechnungsfähigkeit der abrechnungsfähigen Stunden zu kennen.
5. Personal: Betriebsunterbrechungen können sich auf die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter auswirken. Führt die Unterbrechung zu einem Arbeitsrückstau, kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, diesen innerhalb der regulären Arbeitszeit aufzuholen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Personalstruktur zu kennen – einschließlich der Unterscheidung zwischen Festangestellten und Aushilfskräften –, um festzustellen, ob durch die Unterbrechung Einsparungen bei den Lohnkosten und/oder erhöhte Überstundenkosten entstehen könnten.

Die Rolle der Versicherungspolice

Ein umfassendes Verständnis der Versicherungsbedingungen ist für die korrekte Bewertung des Betriebsausfalls bei Unternehmen im Bereich der freiberuflichen Dienstleistungen von entscheidender Bedeutung. Zu den wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekten der Versicherungspolice gehören:

• Produktivitätsausfall vs. Umsatzausfall: Ein Produktivitätsausfall, wie beispielsweise eine verminderte Effizienz oder erhöhte betriebliche Herausforderungen, löst nicht automatisch einen Betriebsunterbrechungsschaden aus. Es ist entscheidend, die Auswirkungen auf den Umsatz während des Entschädigungszeitraums zu bewerten, um festzustellen, ob ein konkretisierter Umsatzausfall vorliegt, wie er in einer Versicherungspolice gefordert wird.
• Erhöhte Kosten: Betriebsunterbrechungen können zu zusätzlichen Ausgaben führen, beispielsweise durch die Auslagerung von Arbeiten oder die Umsetzung vorübergehender Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Nur wenn klar ist, ob diese erhöhten Kosten durch die Versicherungspolice abgedeckt sind, kann eine korrekte Schadensbewertung erfolgen.
• Deckungszeitraum: Der Deckungszeitraum legt fest, für welchen Zeitraum die Versicherung Deckung gewährt. Dienstleistungsunternehmen sollten sich vergewissern, dass der Deckungszeitraum mit ihrer voraussichtlichen Wiederherstellungszeit übereinstimmt und eine angemessene Einschätzung der finanziellen Auswirkungen ermöglicht.

Betriebsunterbrechung in der Praxis

Sedgwick hat kürzlich einen Schadenfall wegen Betriebsunterbrechung geprüft, bei dem der Cloud-Dienstleister eines Unternehmens aus dem Gesundheitswesen Opfer eines Ransomware-Angriffs wurde, der zu Serverausfällen führte. Infolgedessen konnte das Unternehmen nicht auf seine Patientenverwaltungssoftware zugreifen, und klinische Termine (die auf Stundenbasis abgerechnet werden) konnten nicht durchgeführt werden.

Die zentrale Frage bei diesem Anspruch war, ob die während der Ausfallzeit ausgefallenen Termine verschoben und später nachgeholt werden konnten. Durch die Analyse von Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Berichten zur Personalauslastung konnten wir feststellen, dass das Unternehmen nur über begrenzte Kapazitäten verfügte, um die ausgefallenen Termine nachzuholen, da seine Mitarbeiter bereits voll ausgelastet waren. Unsere Prüfung stützte letztendlich eine Reduzierung der abrechnungsfähigen Zeit um 450.000 Dollar aufgrund der Ausfälle, die nicht verschoben und später nachgeholt werden konnten.

Diese Behauptung unterstreicht, wie wichtig es ist, die Auswirkungen auf den Umsatz über den gesamten Entschädigungszeitraum hinweg zu bewerten. Auch wenn es zunächst so aussah, als würden die versäumten Termine lediglich verschoben und nicht gänzlich verloren gehen, konnte die Kanzlei nachweisen, dass während der Unterbrechungszeit tatsächlich Einkommensverluste entstanden sind, da die Möglichkeit fehlte, die ausgefallenen Stunden nachzuholen.

Dieser Fall verdeutlicht, wie wichtig es für Dienstleistungsunternehmen ist, die finanziellen Auswirkungen einer Betriebsunterbrechung gründlich zu bewerten. Er zeigt, dass die Geschäftsentwicklung vor, während und nach der Unterbrechung analysiert werden muss, um festzustellen, ob tatsächlich ein Umsatzverlust vorliegt.

Versicherungsaspekte und frühzeitige Einbindung der Versicherer

Um einen reibungslosen Schadenabwicklungsprozess und eine genaue Bewertung des Versicherungsschutzes zu gewährleisten, ist es für Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung, frühzeitig mit ihren Versicherern in Kontakt zu treten. Durch eine frühzeitige Zusammenarbeit können die Unternehmen eine einvernehmliche Einigung über die Bedingungen erzielen und so einen transparenten Schadenabwicklungsprozess sicherstellen. Dieser proaktive Ansatz minimiert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und ermöglicht im Falle eines Betriebsausfalls eine effizientere Lösung.

Die Experten von Sedgwick spielen eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung von Dienstleistungsunternehmen und Versicherern im Zusammenhang mit Betriebsunterbrechungsschäden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an[email protected]oder[email protected].