Betriebsunterbrechungen (BI) sind ein wichtiges Thema für freiberufliche Dienstleistungsunternehmen - seien es Anwälte, Buchhalter, Mediziner oder Beratungsagenturen. Jede Unterbrechung, sei es durch physische Schäden oder technologische Ausfälle, kann tief greifende Auswirkungen auf den Betrieb, die Produktivität und die finanzielle Stabilität haben.
Faktoren, die zur Betriebsunterbrechung beitragen
Für freiberufliche Dienstleistungsunternehmen ist es wichtig zu verstehen, wie sich ein Vorfall auf ihren Betrieb auswirken könnte und wie ihre Versicherungspolicen darauf reagieren könnten. Einige der häufigsten Auswirkungen, die wir bei Schäden in professionellen Dienstleistungsunternehmen beobachten, werden im Folgenden beschrieben:
- Nutzungsverluste: Freiberufliche Dienstleistungsunternehmen sind in hohem Maße auf ihre Räumlichkeiten und ihre technologische Infrastruktur angewiesen. Schäden an den Räumlichkeiten, wie Feuer, Überschwemmung oder strukturelle Schäden, können diese unzugänglich machen - was zu erheblichen betrieblichen und produktiven Herausforderungen führt. Ebenso können technologische Ausfallzeiten, insbesondere bei Cybervorfällen wie Ransomware-Angriffen, den Betrieb lähmen, da der Zugang zu wichtigen Systemen und Daten eingeschränkt wird.
- Zeitpunkt und Dauer: Kürzere Unterbrechungen können vorübergehende Unannehmlichkeiten verursachen, die aber schnell wieder behoben werden können, während längere Unterbrechungen zu erheblichen finanziellen Verlusten und potenzieller Unzufriedenheit der Kunden führen können.
- Verlust von neuen und/oder bestehenden Kunden: Während einer Unterbrechung kann es für Dienstleistungsunternehmen schwierig sein, Kundenfristen einzuhalten oder das erwartete Serviceniveau zu bieten. Dies kann zu unzufriedenen Kunden, geschädigten Beziehungen und einem potenziellen Verlust künftiger Geschäftsmöglichkeiten führen.
- Abrechnung: Freiberufliche Dienstleistungsunternehmen stellen ihren Kunden in der Regel stundenweise Rechnungen, die auf der für einen bestimmten Auftrag aufgewendeten Zeit basieren, im Gegensatz zu einem Festpreis. Im Falle einer Betriebsunterbrechung ist es entscheidend, die Abrechnungsstruktur des Unternehmens sowie die Auslastung der Mitarbeiter und die Erstattungsfähigkeit der anrechenbaren Stunden zu verstehen, um die finanziellen Auswirkungen einer Unterbrechung auf die Einnahmen zu bewerten.
- Personalausstattung: Betriebsunterbrechungen können die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter beeinträchtigen. Wenn die Unterbrechung einen Arbeitsrückstand verursacht, kann das Personal Schwierigkeiten haben, diesen Rückstand während der normalen Arbeitszeit aufzuholen. Darüber hinaus ist es wichtig, die Personalstruktur zu kennen, einschließlich der Frage, ob die Mitarbeiter fest angestellt oder Aushilfskräfte sind, um festzustellen, ob durch die Unterbrechung Einsparungen bei den Lohnkosten und/oder höhere Überstundenkosten entstehen.
Die Rolle der Versicherungspolice
Ein umfassendes Verständnis der Versicherungsbedingungen ist entscheidend für die korrekte Bewertung der Betriebsunterbrechung für freiberufliche Dienstleistungsunternehmen. Zu den wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekten der Police gehören:
- Produktivitätsverlust vs. Umsatzverlust: Produktivitätsverluste, wie z. B. eine verringerte Effizienz oder erhöhte betriebliche Herausforderungen, führen nicht automatisch zu einem Betriebsunterbrechungsschaden. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Auswirkungen auf die Einnahmen während des Entschädigungszeitraums zu bewerten, um festzustellen, ob ein kristallisierter Einnahmeverlust vorliegt, wie in einer Versicherungspolice gefordert.
- Erhöhte Kosten: Betriebsunterbrechungen können zu zusätzlichen Kosten führen, z. B. für die Auslagerung von Arbeiten oder die Einführung vorübergehender Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Wenn Sie wissen, ob diese Mehrkosten durch die Versicherungspolice gedeckt sind, können Sie Ihre Ansprüche richtig einschätzen.
- Entschädigungsdauer: Der Entschädigungszeitraum legt fest, wie lange die Versicherungspolice Versicherungsschutz bietet. Freiberufliche Dienstleistungsunternehmen sollten sich vergewissern, dass der Entschädigungszeitraum mit ihrer potenziellen Erholungszeit übereinstimmt und eine angemessene Bewertung der finanziellen Auswirkungen ermöglicht.
Betriebsunterbrechung in Aktion
Sedgwick bewertete vor kurzem einen Betriebsunterbrechungsschaden, bei dem der Cloud-Dienstleister eines Gesundheitsunternehmens von einem Ransomware-Angriff betroffen war, der zu Serverausfällen führte. Infolgedessen konnte das Unternehmen nicht auf seine Patientenverwaltungssoftware zugreifen und klinische Termine (die auf Stundenbasis abgerechnet werden) wurden nicht durchgeführt.
Die Schlüsselfrage in diesem Fall war, ob die während des Ausfalls versäumten Termine nachgeholt werden konnten. Durch die Analyse von Gewinn- und Verlustrechnungen und Berichten über die Auslastung des Personals stellten wir fest, dass das Unternehmen nur über begrenzte Kapazitäten verfügte, um versäumte Termine nachzuholen, da sein Personal voll ausgelastet war. Unsere Überprüfung ergab, dass aufgrund der Ausfälle, die nicht aufgeschoben und nachgeholt werden konnten, eine Reduzierung der abrechenbaren Zeit in Höhe von 450.000 USD zu verzeichnen war.
Dieser Schadenfall zeigt, wie wichtig es ist, die Auswirkungen auf die Einnahmen während des gesamten Entschädigungszeitraums zu bewerten. Auch wenn es zunächst so aussah, als ob die verpassten Termine einfach nur verschoben würden und nicht ganz verloren gingen, konnte die Firma einen echten Einkommensverlust während des Unterbrechungszeitraums geltend machen, da es an Kapazitäten fehlte, um die verlorenen Stunden nachzuholen.
Dieser Fall verdeutlicht, wie wichtig es ist, die finanziellen Auswirkungen einer Betriebsunterbrechung für freiberufliche Dienstleistungsunternehmen gründlich zu bewerten. Es wird deutlich, dass die Leistung des Unternehmens vor, während und nach der Unterbrechung bewertet werden muss, um festzustellen, ob tatsächlich ein Einkommensverlust vorliegt.
Versicherungsüberlegungen und frühzeitige Kontaktaufnahme mit Versicherern
Um einen reibungslosen Ablauf der Schadenregulierung und eine genaue Bewertung des Versicherungsschutzes zu gewährleisten, ist es für freiberufliche Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung, frühzeitig mit ihren Versicherern zusammenzuarbeiten. Durch eine frühzeitige Zusammenarbeit können die Unternehmen eine gegenseitige Vereinbarung über die Bedingungen treffen und so ein transparentes Schadenverfahren gewährleisten. Dieser proaktive Ansatz minimiert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten und ermöglicht eine effizientere Lösung im Falle einer Betriebsunterbrechung.
Die Experten von Sedgwick spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von professionellen Dienstleistungsunternehmen und Versicherern bei Betriebsunterbrechungsschäden. Um mehr zu erfahren, kontaktieren Sie [email protected] oder [email protected].
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