Noções básicas sobre interrupção de negócios: o que as empresas de serviços profissionais devem saber

A interrupção dos negócios (BI) é uma preocupação significativa para empresas de serviços profissionais — sejam elas escritórios de advocacia, contabilidade, profissionais da área médica ou agências de consultoria. Qualquer interrupção, seja devido a danos físicos ou tempo de inatividade da tecnologia, pode ter um impacto profundo em suas operações, produtividade e estabilidade financeira.

Fatores que contribuem para a interrupção dos negócios

É importante que as empresas de serviços profissionais compreendam como suas operações podem ser afetadas por um incidente e como suas apólices de seguro podem responder a isso. Alguns dos impactos comuns que observamos nas perdas das empresas de serviços profissionais estão descritos abaixo:

1. Perda de uso: As empresas de serviços profissionais dependem fortemente de suas instalações e infraestrutura tecnológica. Danos às instalações físicas, como incêndios, inundações ou danos estruturais, podem torná-las inacessíveis, levando a desafios operacionais e de produtividade significativos. Da mesma forma, o tempo de inatividade da tecnologia, particularmente no caso de incidentes cibernéticos como ataques de ransomware, pode paralisar as operações, limitando o acesso a sistemas e dados críticos.
2. Tempo e duração: Interrupções mais curtas podem causar um inconveniente temporário, mas podem ser rapidamente recuperadas, enquanto interrupções mais longas podem resultar em perdas financeiras substanciais e potencial insatisfação do cliente.
3. Perda de clientes novos e/ou existentes: Durante uma interrupção, as empresas de serviços profissionais podem ter dificuldades para cumprir os prazos dos clientes ou fornecer o nível de serviço esperado. Isso pode levar à insatisfação dos clientes, ao comprometimento das relações e à perda potencial de oportunidades de negócios futuras.
4. Faturamento:As empresas de serviços profissionaisnormalmente cobram seus clientes por hora, com base no tempo gasto em um determinado trabalho, em vez de uma taxa fixa. Em caso de interrupção dos negócios, compreender a estrutura de faturamento da empresa, bem como a utilização da equipe e a recuperabilidade das horas faturáveis, é fundamental para avaliar o impacto financeiro de uma interrupção na receita.
5. Pessoal: As interrupções nas atividades podem afetar a produtividade e a eficiência dos funcionários. Se a interrupção causar um acúmulo de trabalho, os funcionários podem ter dificuldade para recuperar o atraso durante o horário normal de trabalho. Além disso, é importante compreender a estrutura do pessoal, incluindo se os funcionários são assalariados ou temporários, para identificar se pode haver alguma economia nos custos com folha de pagamento e/ou aumento nos custos com horas extras resultantes da interrupção.

O papel da apólice de seguro

É fundamental compreender de forma abrangente os termos da apólice para avaliar corretamente a interrupção dos negócios para empresas de serviços profissionais. As principais questões a serem consideradas incluem:

• Perda de produtividade versus perda de receita: A perda de produtividade, como a redução da eficiência ou o aumento dos desafios operacionais, pode não acionar automaticamente uma perda por interrupção dos negócios. É fundamental avaliar o impacto sobre a receita durante o período de indenização para determinar se há uma perda de receita concretizada, conforme exigido pela apólice de seguro.
• Aumento dos custos: as interrupções nas atividades comerciais podem resultar em despesas adicionais, como terceirização de trabalho ou implementação de medidas temporárias para manter as operações. Compreender se esses custos adicionais estão cobertos pela apólice de seguro garante uma avaliação precisa dos sinistros.
• Período de indenização: O período de indenização define a duração da cobertura da apólice de seguro. As empresas de serviços profissionais devem confirmar se o período de indenização está alinhado com seu tempo potencial de recuperação e permite uma avaliação razoável do impacto financeiro.

Interrupção dos negócios em ação

A Sedgwick avaliou recentemente um pedido de indenização por interrupção de negócios em que o provedor de serviços em nuvem de uma empresa de saúde sofreu um ataque de ransomware, levando à interrupção dos servidores. Como resultado, a empresa não conseguiu acessar seu software de gerenciamento de pacientes e as consultas clínicas (cobradas por hora) não foram concluídas.

A questão principal desta reclamação era se as consultas perdidas durante o período de interrupção poderiam ser adiadas e recuperadas posteriormente. Ao analisar as demonstrações de lucros e perdas e os relatórios de utilização do pessoal, concluímos que a empresa tinha capacidade limitada para recuperar as consultas perdidas, uma vez que o seu pessoal estava totalmente ocupado. A nossa análise acabou por apoiar uma redução de 450 000 dólares no tempo faturável devido às interrupções que não puderam ser adiadas e recuperadas posteriormente.

Essa reivindicação destaca a importância de avaliar o impacto sobre a receita durante todo o período de indenização. Embora inicialmente pudesse parecer que as consultas perdidas seriam simplesmente adiadas, em vez de perdidas completamente, a empresa conseguiu comprovar uma perda real de receita durante o período de interrupção devido à falta de capacidade para compensar as horas perdidas.

Essa reivindicação ilustra a importância de avaliar minuciosamente o impacto financeiro de uma interrupção nos negócios para empresas de serviços profissionais. Ela demonstra a necessidade de avaliar o desempenho da empresa antes, durante e após a interrupção para determinar se há uma perda real de receita.

Considerações sobre seguros e envolvimento precoce com seguradoras

Para garantir um processo de sinistros tranquilo e uma avaliação precisa da cobertura, é fundamental que as empresas de serviços profissionais entrem em contato com suas seguradoras desde o início. Ao estabelecer uma parceria em um estágio inicial, as empresas podem chegar a um acordo mútuo sobre os termos e condições, garantindo um processo de sinistros transparente. Essa abordagem proativa minimiza a probabilidade de disputas e facilita uma resolução mais eficiente em caso de interrupção dos negócios.

Os especialistas da Sedgwick desempenham um papel fundamental no auxílio a empresas de serviços profissionais e seguradoras em reclamações por interrupção de negócios. Para saber mais, entre em contato com[email protected]ou[email protected].