Les bases de l'interruption d'activité : ce que les entreprises de services professionnels doivent savoir

Les pertes d'exploitation constituent une préoccupation majeure pour les cabinets de services professionnels, qu'il s'agisse d'avocats, de comptables, de professionnels de la santé ou d'agences de conseil. Toute perturbation, qu'elle soit due à des dommages matériels ou à une panne technologique, peut avoir un impact considérable sur leurs activités, leur productivité et leur stabilité financière.

Facteurs contribuant à l'interruption des activités

Il est important que les cabinets de services professionnels comprennent comment leurs activités pourraient être affectées par un incident et comment leurs polices d'assurance pourraient réagir. Voici quelques-unes des conséquences courantes que nous observons dans les pertes subies par les cabinets de services professionnels :

1. Perte d'utilisation: les cabinets de services professionnels dépendent fortement de leurs locaux et de leur infrastructure technologique. Les dommages causés aux locaux physiques, tels que les incendies, les inondations ou les dommages structurels, peuvent les rendre inaccessibles, ce qui entraîne d'importants problèmes opérationnels et de productivité. De même, les pannes technologiques, en particulier dans le cas d'incidents cybernétiques tels que les attaques par ransomware, peuvent paralyser les opérations en limitant l'accès aux systèmes et aux données critiques.
2. Durée et fréquence: les interruptions courtes peuvent causer un inconvénient temporaire, mais elles peuvent être rapidement résolues, tandis que les interruptions plus longues peuvent entraîner des pertes financières importantes et un mécontentement potentiel des clients.
3. Perte de clients nouveaux et/ou existants: pendant une interruption, les cabinets de services professionnels peuvent avoir des difficultés à respecter les délais fixés par leurs clients ou à fournir le niveau de service attendu. Cela peut entraîner l'insatisfaction des clients, nuire aux relations et entraîner la perte potentielle d'opportunités commerciales futures.
4. Facturation :les cabinets de services professionnelsfacturent généralement leurs clients à l'heure, en fonction du temps consacré à une mission particulière, plutôt qu'à un taux fixe. En cas d'interruption d'activité, il est essentiel de comprendre la structure de facturation du cabinet ainsi que l'utilisation du personnel et la récupérabilité des heures facturables afin d'évaluer l'impact financier d'une interruption sur les revenus.
5. Effectifs: les interruptions d'activité peuvent avoir un impact sur la productivité et l'efficacité du personnel. Si l'interruption entraîne un retard dans le travail, le personnel peut avoir du mal à rattraper son retard pendant les heures de travail normales. En outre, il est important de comprendre la structure des effectifs, notamment si les employés sont salariés ou occasionnels, afin de déterminer si l'interruption peut entraîner des économies sur les coûts salariaux et/ou une augmentation des coûts liés aux heures supplémentaires.

Le rôle de la police d'assurance

Une compréhension approfondie des conditions de la police est essentielle pour évaluer correctement l'interruption d'activité des cabinets de services professionnels. Les principaux éléments à prendre en compte sont les suivants :

• Perte de productivité vs perte de revenus: une perte de productivité, telle qu'une baisse d'efficacité ou une augmentation des difficultés opérationnelles, ne déclenche pas automatiquement une perte d'exploitation. Il est essentiel d'évaluer l'impact sur les revenus pendant la période d'indemnisation afin de déterminer s'il existe une perte de revenus concrète, comme l'exige une police d'assurance.
• Augmentation des coûts: les interruptions d'activité peuvent entraîner des dépenses supplémentaires, telles que l'externalisation du travail ou la mise en place de mesures temporaires pour maintenir les opérations. Comprendre si ces coûts supplémentaires sont couverts par la police d'assurance permet d'assurer une évaluation précise des sinistres.
• Période d'indemnisation: La période d'indemnisation définit la durée pendant laquelle la police d'assurance offre une couverture. Les cabinets de services professionnels doivent s'assurer que la période d'indemnisation correspond à leur délai de reprise d'activité potentiel et permet une évaluation raisonnable de l'impact financier.

Interruption d'activité en action

Sedgwick a récemment évalué une demande d'indemnisation pour interruption d'activité dans le cadre d'une attaque par ransomware subie par le fournisseur de services cloud d'une entreprise de soins de santé, qui a entraîné des pannes de serveur. En conséquence, l'entreprise n'a pas pu accéder à son logiciel de gestion des patients et les rendez-vous cliniques (facturés à l'heure) n'ont pas pu être honorés.

La question clé dans cette réclamation était de savoir si les rendez-vous manqués pendant la période d'interruption pouvaient être reportés et rattrapés ultérieurement. En analysant les comptes de résultats et les rapports d'utilisation du personnel, nous avons établi que l'entreprise avait une capacité limitée à rattraper les rendez-vous manqués, car son personnel était pleinement utilisé. Notre examen a finalement confirmé une réduction de 450 000 dollars du temps facturable en raison des interruptions qui ne pouvaient être reportées et rattrapées ultérieurement.

Cette demande souligne l'importance d'évaluer l'impact sur les revenus pendant toute la période d'indemnisation. Alors qu'au départ, il pouvait sembler que les rendez-vous manqués seraient simplement reportés plutôt que perdus, le cabinet a pu prouver une perte réelle de revenus pendant la période d'interruption en raison de l'impossibilité de rattraper les heures perdues.

Cette réclamation illustre l'importance d'évaluer minutieusement l'impact financier d'une interruption d'activité pour les cabinets de services professionnels. Elle met en évidence la nécessité d'évaluer les performances de l'entreprise avant, pendant et après l'interruption afin de déterminer s'il y a eu une perte de revenus réelle.

Considérations relatives à l'assurance et engagement précoce auprès des assureurs

Pour garantir un processus de réclamation fluide et une évaluation précise de la couverture, il est essentiel que les cabinets de services professionnels collaborent dès le début avec leurs assureurs. En établissant un partenariat dès le début, les cabinets peuvent convenir ensemble des conditions générales, garantissant ainsi un processus de réclamation transparent. Cette approche proactive minimise les risques de litiges et facilite une résolution plus efficace en cas d'interruption d'activité.

Les experts de Sedgwick jouent un rôle essentiel dans l'assistance aux cabinets de services professionnels et aux assureurs en matière de sinistres liés à l'interruption d'activité. Pour en savoir plus, contactez[email protected]ou[email protected].