Noções básicas sobre interrupção de atividade: o que as empresas de serviços profissionais devem saber

A interrupção dos negócios (BI) é uma preocupação significativa para empresas de serviços profissionais — sejam elas escritórios de advocacia, contabilidade, profissionais da área médica ou agências de consultoria. Qualquer interrupção, seja devido a danos físicos ou tempo de inatividade da tecnologia, pode ter um impacto profundo nas suas operações, produtividade e estabilidade financeira.

Fatores que contribuem para a interrupção dos negócios

É importante que as empresas de serviços profissionais compreendam como as suas operações podem ser afetadas por um incidente e como as suas apólices de seguro podem responder. Alguns dos impactos comuns que observamos nas perdas das empresas de serviços profissionais estão descritos abaixo:

1. Perda de uso: As empresas de serviços profissionais dependem fortemente das suas instalações e infraestrutura tecnológica. Danos às instalações físicas, como incêndios, inundações ou danos estruturais, podem torná-las inacessíveis, levando a desafios operacionais e de produtividade significativos. Da mesma forma, o tempo de inatividade da tecnologia, particularmente no caso de incidentes cibernéticos, como ataques de ransomware, pode paralisar as operações, limitando o acesso a sistemas e dados críticos.
2. Tempo e duração: Interrupções mais curtas podem causar um inconveniente temporário, mas podem ser rapidamente recuperadas, enquanto interrupções mais longas podem resultar em perdas financeiras substanciais e potencial insatisfação do cliente.
3. Perda de clientes novos e/ou existentes: durante uma interrupção, as empresas de serviços profissionais podem ter dificuldades para cumprir os prazos dos clientes ou fornecer o nível de serviço esperado. Isso pode levar à insatisfação dos clientes, ao comprometimento das relações e à perda potencial de oportunidades de negócios futuras.
4. Faturamento:As empresas de serviços profissionaisnormalmente cobram os seus clientes por hora, com base no tempo gasto em um determinado trabalho, em vez de uma taxa fixa. Em caso de interrupção dos negócios, compreender a estrutura de faturamento da empresa, bem como a utilização do pessoal e a recuperabilidade das horas faturáveis, é crucial para avaliar o impacto financeiro de uma interrupção na receita.
5. Pessoal: As interrupções nos negócios podem afetar a produtividade e a eficiência dos funcionários. Se a interrupção causar um acúmulo de trabalho, os funcionários podem ter dificuldade em recuperar o atraso durante o horário normal de trabalho. Além disso, compreender a estrutura do pessoal, incluindo se os funcionários são assalariados ou temporários, é importante para identificar se pode haver alguma economia nos custos com folha de pagamento e/ou aumento nos custos com horas extras resultantes da interrupção.

O papel da apólice de seguro

Uma compreensão abrangente dos termos da apólice é fundamental para avaliar corretamente a interrupção dos negócios para empresas de serviços profissionais. As principais questões a serem consideradas incluem:

• Perda de produtividade vs. perda de receita: A perda de produtividade, como a redução da eficiência ou o aumento dos desafios operacionais, pode não acionar automaticamente uma perda por interrupção dos negócios. É fundamental avaliar o impacto na receita durante o período de indenização para determinar se há uma perda de receita concretizada, conforme exigido pela apólice de seguro.
• Aumento dos custos: as interrupções nos negócios podem resultar em despesas adicionais, como a terceirização do trabalho ou a implementação de medidas temporárias para manter as operações. Compreender se esses custos adicionais estão cobertos pela apólice de seguro garante uma avaliação precisa dos sinistros.
• Período de indenização: O período de indenização define a duração da cobertura da apólice de seguro. As empresas de serviços profissionais devem confirmar se o período de indenização está alinhado com o seu tempo potencial de recuperação e permite uma avaliação razoável do impacto financeiro.

Interrupção dos negócios em ação

A Sedgwick avaliou recentemente um pedido de indemnização por interrupção de negócios em que o fornecedor de serviços em nuvem de uma empresa de saúde sofreu um ataque de ransomware, levando à interrupção dos servidores. Como resultado, a empresa não conseguiu aceder ao seu software de gestão de pacientes e as consultas clínicas (cobradas por hora) não foram concluídas.

A questão principal desta reclamação era se as consultas perdidas durante o período de interrupção poderiam ser adiadas e recuperadas posteriormente. Ao analisar as demonstrações de resultados e os relatórios de utilização do pessoal, concluímos que a empresa tinha capacidade limitada para recuperar as consultas perdidas, uma vez que o seu pessoal estava totalmente ocupado. A nossa análise acabou por apoiar uma redução de 450 000 dólares no tempo faturável devido às interrupções que não puderam ser adiadas e recuperadas posteriormente.

Esta reivindicação destaca a importância de avaliar o impacto sobre a receita durante todo o período de indenização. Embora inicialmente pudesse parecer que as consultas perdidas seriam simplesmente adiadas, em vez de perdidas por completo, a empresa conseguiu comprovar uma perda real de receita durante o período de interrupção, devido à incapacidade de compensar as horas perdidas.

Esta reclamação ilustra a importância de avaliar minuciosamente o impacto financeiro de uma interrupção dos negócios para empresas de serviços profissionais. Ela demonstra a necessidade de avaliar o desempenho da empresa antes, durante e após a interrupção para determinar se há uma perda real de receita.

Considerações sobre seguros e envolvimento precoce com seguradoras

Para garantir um processo de sinistros tranquilo e uma avaliação precisa da cobertura, é fundamental que as empresas de serviços profissionais entrem em contacto com as suas seguradoras o mais cedo possível. Ao estabelecer uma parceria numa fase inicial, as empresas podem chegar a um acordo mútuo sobre os termos e condições, garantindo um processo de sinistros transparente. Essa abordagem proativa minimiza a probabilidade de disputas e facilita uma resolução mais eficiente em caso de interrupção dos negócios.

Os especialistas da Sedgwick desempenham um papel fundamental no apoio a empresas de serviços profissionais e seguradoras em reclamações por interrupção de negócios. Para saber mais, entre em contacto com[email protected]ou[email protected].