A interrupção da atividade (BI) é uma preocupação significativa para as empresas de serviços profissionais - quer se trate de advogados, contabilistas, profissionais de saúde ou agências de consultoria. Qualquer perturbação, quer seja devida a danos físicos ou a paragens tecnológicas, pode ter um impacto profundo nas suas operações, produtividade e estabilidade financeira.
Factores que contribuem para a interrupção da atividade
É importante que as empresas de serviços profissionais compreendam como as suas operações podem ser afectadas por um incidente e como as suas apólices de seguro podem responder. Alguns dos impactos comuns que vemos nas perdas de empresas de serviços profissionais são descritos abaixo:
- Perda de utilização: As empresas de serviços profissionais dependem fortemente das suas instalações e infra-estruturas tecnológicas. Os danos nas instalações físicas, como incêndios, inundações ou danos estruturais, podem torná-las inacessíveis, levando a desafios operacionais e de produtividade significativos. Da mesma forma, o tempo de inatividade da tecnologia, especialmente no caso de incidentes cibernéticos como ataques de ransomware, pode paralisar as operações ao limitar o acesso a sistemas e dados críticos.
- Tempo e duração: As interrupções mais curtas podem causar um incómodo temporário, mas podem ser rapidamente recuperadas, enquanto as interrupções mais longas podem resultar em perdas financeiras substanciais e na potencial insatisfação dos clientes.
- Perda de clientes novos e/ou existentes: Durante uma interrupção, as empresas de serviços profissionais podem ter dificuldade em cumprir os prazos dos clientes ou em prestar o nível de serviço esperado. Este facto pode levar a clientes insatisfeitos, a relações prejudicadas e à potencial perda de futuras oportunidades de negócio.
- Faturação: As empresas de serviços profissionais costumam faturar os seus clientes à hora, com base no tempo despendido num determinado trabalho, por oposição a uma taxa fixa. No caso de uma interrupção da atividade, é fundamental compreender a estrutura de faturação da empresa, bem como a utilização do pessoal e a possibilidade de recuperação das horas cobradas, para avaliar o impacto financeiro de uma interrupção nas receitas.
- Pessoal: As interrupções da atividade podem afetar a produtividade e a eficiência do pessoal. Se a interrupção provocar uma acumulação de trabalho, o pessoal pode ter dificuldade em recuperar o atraso durante o horário normal de trabalho. Além disso, é importante compreender a estrutura do pessoal, incluindo se os empregados são assalariados ou ocasionais, para identificar se pode haver alguma poupança nos custos dos salários e/ou aumento dos custos das horas extraordinárias resultantes da interrupção.
O papel da apólice de seguro
Uma compreensão abrangente dos termos da apólice é fundamental para avaliar corretamente a interrupção da atividade das empresas de serviços profissionais. As principais questões da apólice a considerar incluem:
- Perda de produtividade vs. perda de receitas: A perda de produtividade, como a redução da eficiência ou o aumento dos desafios operacionais, pode não desencadear automaticamente uma perda por interrupção de atividade. É crucial avaliar o impacto nas receitas durante o período de indemnização para determinar se existe uma perda de receitas cristalizada, conforme exigido por uma apólice de seguro.
- Aumento dos custos: As interrupções da atividade podem resultar em despesas adicionais, como a subcontratação de trabalho ou a implementação de medidas temporárias para manter as operações. Saber se estes custos acrescidos estão cobertos pela apólice de seguro garante uma avaliação exacta dos sinistros.
- Período de indemnização: O período de indemnização define a duração da cobertura da apólice de seguro. As empresas de serviços profissionais devem confirmar que o período de indemnização está de acordo com o seu potencial tempo de recuperação e permite uma avaliação razoável do impacto financeiro.
A interrupção da atividade comercial em ação
A Sedgwick avaliou recentemente um sinistro de interrupção de atividade em que o fornecedor de serviços na nuvem de uma empresa de cuidados de saúde sofreu um ataque de ransomware, o que levou a falhas no servidor. Como resultado, a empresa não conseguiu aceder ao seu software de gestão de pacientes e as consultas clínicas (cobradas à hora) não foram concluídas.
A questão fundamental desta reclamação era saber se as marcações perdidas durante o período de interrupção poderiam ser adiadas e recuperadas mais tarde. Analisando as declarações de lucros e perdas e os relatórios de utilização do pessoal, estabelecemos que a empresa tinha uma capacidade limitada para recuperar as marcações perdidas, uma vez que o seu pessoal estava totalmente utilizado. A nossa análise acabou por apoiar uma redução de $450.000 em tempo faturável devido às interrupções que não puderam ser adiadas e recuperadas mais tarde.
Esta reclamação realça a importância de avaliar o impacto nas receitas durante todo o período de indemnização. Embora inicialmente possa ter parecido que as consultas falhadas seriam simplesmente adiadas em vez de se perderem por completo, a empresa foi capaz de fornecer apoio para uma verdadeira perda de rendimentos durante o período de interrupção devido à falta de capacidade para compensar as horas perdidas.
Esta alegação ilustra a importância de avaliar exaustivamente o impacto financeiro de uma interrupção de atividade para as empresas de serviços profissionais. Mostra a necessidade de avaliar o desempenho da empresa antes, durante e após a interrupção para determinar se existe uma perda efectiva de receitas.
Considerações sobre seguros e contacto precoce com as seguradoras
Para garantir um processo de sinistros sem problemas e uma avaliação exacta da cobertura, é crucial que as empresas de serviços profissionais se envolvam com as suas seguradoras numa fase inicial. Ao estabelecerem parcerias numa fase inicial, as empresas podem estabelecer um acordo mútuo sobre os termos e condições, garantindo um processo de sinistros transparente. Esta abordagem proactiva minimiza a probabilidade de litígios e facilita uma resolução mais eficiente em caso de interrupção da atividade.
Os especialistas da Sedgwick desempenham um papel vital na assistência a empresas de serviços profissionais e seguradoras no que respeita a sinistros de interrupção de atividade. Para mais informações, contactar [email protected] ou [email protected].
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