Conceptos básicos sobre la interrupción de la actividad empresarial: lo que deben saber las empresas de servicios profesionales­­

La interrupción de la actividad empresarial (BI) es una preocupación importante para las empresas de servicios profesionales, ya sean bufetes de abogados, despachos de contabilidad, profesionales médicos o agencias de consultoría. Cualquier interrupción, ya sea por daños físicos o por fallos tecnológicos, puede tener un profundo impacto en sus operaciones, su productividad y su estabilidad financiera.

Factores que contribuyen a la interrupción de la actividad empresarial

Es importante que las empresas de servicios profesionales comprendan cómo un incidente podría afectar a sus operaciones y cómo podrían responder sus pólizas de seguro. A continuación se describen algunas de las consecuencias más habituales que observamos en los siniestros de las empresas de servicios profesionales:

1. Pérdida de uso: Las empresas de servicios profesionales dependen en gran medida de sus instalaciones y de su infraestructura tecnológica. Los daños en las instalaciones físicas, como incendios, inundaciones o daños estructurales, pueden impedir el acceso a las mismas, lo que conlleva importantes dificultades operativas y de productividad. Del mismo modo, las interrupciones en el servicio tecnológico, especialmente en el caso de incidentes cibernéticos como los ataques de ransomware, pueden paralizar las operaciones al limitar el acceso a sistemas y datos críticos.
2. Momento y duración: las interrupciones breves pueden causar molestias temporales, pero se superan rápidamente, mientras que las interrupciones más prolongadas pueden provocar pérdidas económicas considerables y una posible insatisfacción de los clientes.
3. Pérdida de clientes nuevos o actuales: durante una interrupción, las empresas de servicios profesionales pueden tener dificultades para cumplir los plazos de los clientes o prestar el nivel de servicio esperado. Esto puede provocar la insatisfacción de los clientes, el deterioro de las relaciones y la posible pérdida de oportunidades de negocio futuras.
4. Facturación:Las empresas de servicios profesionalessuelen facturar a sus clientes por horas, en función del tiempo dedicado a un encargo concreto, en lugar de aplicar una tarifa fija. En caso de interrupción de la actividad, es fundamental conocer la estructura de facturación de la empresa, así como la utilización del personal y la recuperabilidad de las horas facturables, para evaluar el impacto financiero de dicha interrupción en los ingresos.
5. Plantilla: Las interrupciones en la actividad empresarial pueden afectar a la productividad y la eficiencia del personal. Si la interrupción provoca una acumulación de trabajo atrasado, es posible que el personal tenga dificultades para ponerse al día durante el horario laboral habitual. Además, es importante conocer la estructura de la plantilla —incluido si los empleados son fijos o temporales— para determinar si la interrupción puede suponer un ahorro en los costes salariales o un aumento de los costes por horas extras.

La función de la póliza de seguro

Para evaluar correctamente la interrupción de la actividad comercial de las empresas de servicios profesionales, es fundamental comprender a fondo las condiciones de la póliza. Entre los aspectos clave que hay que tener en cuenta se incluyen:

• Pérdida de productividad frente a pérdida de ingresos: La pérdida de productividad, como la disminución de la eficiencia o el aumento de las dificultades operativas, puede que no dé lugar automáticamente a una pérdida por interrupción de la actividad. Es fundamental evaluar el impacto en los ingresos durante el período de indemnización para determinar si se ha producido una pérdida de ingresos efectiva, tal y como exige la póliza de seguro.
• Aumento de los costes: Las interrupciones de la actividad empresarial pueden acarrear gastos adicionales, como la subcontratación de servicios o la adopción de medidas temporales para mantener las operaciones. Saber si estos costes adicionales están cubiertos por la póliza de seguro garantiza una evaluación precisa de la reclamación.
• Período de indemnización: El período de indemnización define la duración durante la cual la póliza de seguro ofrece cobertura. Las empresas de servicios profesionales deben asegurarse de que el período de indemnización se ajuste a su posible tiempo de recuperación y permita realizar una evaluación razonable del impacto financiero.

La interrupción de la actividad empresarial en la práctica

Sedgwick evaluó recientemente una reclamación por interrupción de la actividad empresarial en la que el proveedor de servicios en la nube de una empresa del sector sanitario sufrió un ataque de ransomware que provocó la interrupción del servicio de los servidores. Como consecuencia, la empresa no pudo acceder a su software de gestión de pacientes y no se pudieron completar las citas clínicas (que se facturan por horas).

La cuestión clave de esta reclamación era si las citas perdidas durante el periodo de interrupción del servicio podían aplazarse y recuperarse más adelante. Tras analizar las cuentas de resultados y los informes de ocupación del personal, determinamos que la empresa tenía una capacidad limitada para recuperar las citas perdidas, ya que su personal estaba trabajando a pleno rendimiento. Nuestra revisión respaldó finalmente una reducción de 450 000 dólares en el tiempo facturable debido a las interrupciones del servicio que no pudieron aplazarse ni recuperarse más adelante.

Esta reclamación pone de relieve la importancia de evaluar el impacto en los ingresos a lo largo de todo el período de indemnización. Aunque en un principio pudiera parecer que las citas perdidas simplemente se aplazarían en lugar de perderse por completo, la empresa pudo demostrar que se produjo una pérdida real de ingresos durante el período de interrupción, debido a la imposibilidad de recuperar las horas perdidas.

Este caso ilustra la importancia de evaluar minuciosamente el impacto financiero que supone una interrupción de la actividad para las empresas de servicios profesionales. Pone de manifiesto la necesidad de analizar el rendimiento de la empresa antes, durante y después de la interrupción para determinar si se ha producido una pérdida real de ingresos.

Aspectos relacionados con los seguros y contacto temprano con las aseguradoras

Para garantizar un proceso de reclamación fluido y una evaluación precisa de la cobertura, es fundamental que las empresas de servicios profesionales se pongan en contacto con sus aseguradoras desde el principio. Al colaborar desde el inicio, las empresas pueden llegar a un acuerdo mutuo sobre los términos y condiciones, lo que garantiza un proceso de reclamación transparente. Este enfoque proactivo minimiza la probabilidad de que surjan disputas y facilita una resolución más eficiente en caso de interrupción de la actividad empresarial.

Los expertos de Sedgwick desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudar a las empresas de servicios profesionales y a las aseguradoras con las reclamaciones por interrupción de la actividad comercial. Para obtener más información, póngase en contacto con[email protected]o[email protected].