Baggrund og formål

En stor kødforarbejdningsvirksomhed og afsender havde brug for en teknologibaseret løsning til håndtering af reklamationer vedrørende forsendelser, der kunne sikre en effektiv administration af køle- og frysetransporter, afvisningsmeddelelser og reklamationer fra modtagere. Kunden ønskede en digitaliseret arbejdsgang til modtagelse og vurdering af sager, der var underbygget af dokumentation, og som skulle:

• Giv mulighed for at oprette begivenhedsspecifikke Smart.ly-registreringer
• automatisere CIF- og afregningsberegninger samt validering
• indsamle dokumentation for hændelser vedrørende temperatur og kølecontainere
• videresende komplekse sager eller genopretningsfiler til specialiseret behandling
• Anbefalinger til betalinger med et enkelt tryk
• administrere og overvåge fastholdelsen på franchise- og samlet niveau
• levere indsigt i realtid på porteføljeniveau til forsikringsselskabet, mægleren og kunden
  

Skadesituationen

• Typiske risici omfattede køletransporter med kød, der blev afvist ved import eller ved udpakning; funktionsfejl i køleanlægget eller temperaturoverskridelser; forurening; beskadigelse af containere eller manglende levering, hvilket medførte tab af forsendelsen eller værdien eller bortskaffelse
• Nødvendige dokumenter og data til dokumentation af krav: handelsfaktura, pakkeliste/lastliste, konnossement/luftfragtbrev, afvisningsmeddelelser fra USDA, grafer fra uafhængige temperaturloggere samt nedlastede data om containertemperaturen
• Forsinkelser i sagsbehandlingen som følge af manuelle CIF-beregninger, upload af store filer (billeder, POD’er, temperaturdata), varierende leverandørpriser og langsomme betalingscyklusser skabte gnidninger blandt ansøgerne og medførte et stort administrativt arbejde
• Udveksling af e-mails og dokumentanmodninger mellem modtager, forsikringstager, forsikringsselskab og leverandører
• Kompleks overvågning og styring af aftaler om tilbageholdelse på franchise- og policeniveau samt den efterfølgende forvaltning af midlerne for at sikre, at den ansvarlige part betaler, og at tilbageholdelsen og midlerne ikke udhules

Den løsning, vi leverede

Vi samarbejdede med kunden om at udvikle og implementere en »Digital First«-løsning til skibsfarten, der imødekom deres specifikke situation og behov.

• Et skadespecifikt web-link til registrering af skadesanmeldelse (Smart.ly) på forsendelsesdokumenterne, der gør det muligt at indtaste oplysninger om skadesanmelder/modtager, indkøbsordre/handelsfaktura, pakkeliste, konnossement, udpakningssted/dato, temperaturlogfiler og billeder
• Smart.ly anvender CIF-logik (vægten af varerne × enhedsprisen,
• Tilføjer automatisk 10 % fortjenstmargen og bortskaffelsesomkostninger) og beskriver mulighederne for genvinding
• Indsendelserne omfatter navngivningsregler og en uploadgrænse på 200 MB til håndtering af store bevismaterialepakker
• Smart.ly beregner afregningsbeløbet og tildeler automatisk skadesager til Digital First-teamet, som skal kontrollere indtastningerne og dokumentationen
• Australske skibsinspektører, der arbejder fra kontoret, håndterer berettigede erstatningskrav vedrørende forsendelser fra start til slut, mens komplekse sager (svigt i kølesystemer, mulighed for erstatning fra flere parter, høj værdi) eskaleres til senior skibsinspektører for at sikre og forvalte mulighederne for erstatning
• ViaOne-kundeportalen og skræddersyede Power BI-rapporteringsdashboards overvåger skades- og porteføljeudviklingen, den variable samlede værdiforringelse samt forvaltningen af tabsfonde for at give et præcist overblik over skades- og risikoeksponering

Resultater

• Etablering af en hurtig, kontrollerbar og automatiseret arbejdsgang til håndtering af rutinemæssige forsendelsestab, samtidig med at kapaciteten til specialiserede undersøgelser og inddrivelse bevares til komplekse sager
• Indsamling af oplysninger ved modtagelsen ved hjælp af et indlejret Smart.ly-link i fragtpapirerne
• Øget sikkerhed i beslutningstagningen og færre unødvendige frem- og tilbage-kommunikationer samt tvister, idet Smart.ly leverer en forhåndsvalidering af den strukturerede dataindsamling
• Reduktion af manuelle og tværgående overdragelser gennem en model med samlet skadebehandling, der styrer kommunikationen og sagsbehandlingen mellem modtager, forsikringstager, mægler og forsikringsselskab
• Håndtering af erstatningskrav på flere niveauer og tilhørende tabshåndtering på tværs af alle interessenter, som administreres af Sedgwick
• Bedre risikostyring gennem risikobilleder på porteføljeniveau til kunder, mæglere og forsikringsselskaber