Antecedentes y objetivo

Una importante empresa de procesamiento y distribución de carne necesitaba una solución tecnológica para la gestión de reclamaciones relacionadas con los envíos, con el fin de gestionar de manera eficiente los envíos refrigerados, las notificaciones de rechazo y las reclamaciones de los destinatarios. El cliente deseaba un flujo de trabajo de recepción y evaluación digitalizado y bien documentado que permitiera:

• Ofrecer la posibilidad de crear formularios de inscripción de Smart.ly específicos para cada evento
• automatizar los cálculos y la validación de los datos CIF y de liquidación
• recopilar pruebas documentales sobre incidentes relacionados con la temperatura o los contenedores frigoríficos
• derivar los expedientes complejos o de recuperación a un servicio especializado
• Recomendaciones sobre pagos con un solo toque
• gestionar y realizar un seguimiento de las retenciones a nivel de franquicia y a nivel agregado
• proporcionar información en tiempo real sobre la cartera a la aseguradora, al corredor y al cliente
  

La situación de las reclamaciones

• Entre los riesgos habituales se incluían los envíos de carne refrigerada rechazados en el momento de la importación o el desembalaje; averías en los contenedores frigoríficos o incumplimientos de la temperatura; la contaminación; y los daños en los contenedores o las entregas incompletas que provocaban la pérdida del envío o de su valor, o su eliminación.
• Documentación y datos necesarios para respaldar la reclamación: factura comercial, lista de embalaje/manifiesto, conocimiento de embarque/guía aérea, notificaciones de rechazo del USDA, gráficos de los registradores de temperatura independientes y registros de temperatura del contenedor
• Los retrasos en la tramitación de las reclamaciones, debidos a los cálculos manuales del CIF, la carga de archivos de gran tamaño (imágenes, albaranes de entrega, datos de temperatura), las valoraciones variables de los proveedores y los ciclos de pago lentos, generaron tensiones entre los reclamantes y una gran carga administrativa.
• Intercambio de correos electrónicos y solicitudes de documentos entre el destinatario, el tomador del seguro, la aseguradora y los proveedores
• Seguimiento y gestión complejos de los acuerdos de retención a nivel de franquicia y de póliza, así como la posterior gestión de los fondos, con el fin de garantizar el pago por parte de los responsables y evitar la erosión de las retenciones y los fondos

La solución que ofrecimos

Colaboramos con el cliente para diseñar e implementar una solución marítima centrada en el ámbito digital que se adaptara a su situación y necesidades específicas.

• Un enlace web específico para la recepción de notificaciones de siniestros (FNOL) (Smart.ly) incluido en la documentación del envío, que permita registrar los datos del reclamante o del destinatario, la orden de compra o la factura comercial, la lista de embalaje, el conocimiento de embarque, el lugar y la fecha de desembalaje, los registros de temperatura y las imágenes
• Smart.ly incorpora la lógica CIF (ponderación de los artículos × precio unitario,
• Añade automáticamente un margen del 10 % y los costes de eliminación, y describe las oportunidades de recuperación
• Las propuestas deben respetar las convenciones de nomenclatura y tienen un límite de subida de 200 MB para poder incluir paquetes de pruebas de gran tamaño
• Smart.ly calcula el valor de la liquidación y asigna automáticamente los expedientes de siniestros al equipo de Digital First para que este valide los datos introducidos y la documentación
• Los peritos marítimos australianos que trabajan desde la oficina gestionan de principio a fin las reclamaciones de envíos que cumplen los requisitos, mientras que los asuntos complejos (fallos en el control de los contenedores frigoríficos, posibilidad de indemnización por parte de múltiples partes, alto valor) se remiten a peritos marítimos de mayor rango para preservar y gestionar las oportunidades de indemnización.
• El portal para clientes viaOne y los paneles de informes personalizados de Power BI permiten realizar un seguimiento del rendimiento de las reclamaciones y de la cartera, la erosión de los activos variables y la gestión del fondo de pérdidas, lo que proporciona información precisa sobre las reclamaciones y la exposición al riesgo.

Resultados

• Creación de un flujo de trabajo ágil, auditable y que requiera una intervención mínima para las pérdidas habituales de envíos, al tiempo que se mantiene la capacidad de peritaje y recuperación especializada para los casos complejos
• Recopilación de información en el punto de recepción mediante el uso de un enlace de Smart.ly integrado en la documentación de envío
• Mayor seguridad en la toma de decisiones y reducción de las idas y venidas innecesarias y las disputas gracias a que Smart.ly ofrece una validación previa de la captura de datos estructurados
• Reducción de los traspasos manuales y entre partes gracias a un modelo de gestión de siniestros de ventanilla única que permite gestionar las comunicaciones y la resolución de incidencias entre el destinatario, el tomador del seguro, el corredor y la aseguradora
• Gestión de la exposición a la retención multinivel y de los fondos de compensación de pérdidas asociados para todas las partes interesadas gestionadas por Sedgwick
• Mejora de la gestión de riesgos gracias a la información sobre los riesgos a nivel de cartera para el cliente, el corredor y la aseguradora