Achtergrond en doelstelling

Een grote vleesverwerker en vervoerder had behoefte aan een technologisch geavanceerde oplossing voor het afhandelen van claims met betrekking tot zendingen, om gekoelde en diepgevroren zendingen, afwijzingsberichten en claims van ontvangers efficiënt te kunnen beheren. De klant wilde een digitaal gestuurde, goed gedocumenteerde workflow voor de registratie en beoordeling van claims, die:

• De mogelijkheid bieden om een evenement-specifieke Smart.ly-registratie aan te maken
• CIF- en afrekeningsberekeningen en validatie automatiseren
• bewijsmateriaal vastleggen met betrekking tot temperatuur- en koelcontainerincidenten
• complexe of herstelbestanden doorsturen naar gespecialiseerde afhandeling
• aanbevelingen voor betalingen met één druk op de knop
• het beheer en de monitoring van retentie op franchiseniveau en op geaggregeerd niveau
• de verzekeraar, de makelaar en de klant realtime inzichten op portefeuilleniveau bieden
  

De stand van zaken met betrekking tot de claims

• Typische risico’s waren onder meer: zendingen gekoeld vlees die bij invoer of bij het uitpakken werden afgekeurd; storingen aan de koelinstallatie of onjuiste temperatuurinstellingen; besmetting; schade aan de container of tekorten bij de levering, met als gevolg verlies van de zending of de waarde ervan, of vernietiging
• Vereiste documenten en gegevens ter staving van de claim: handelsfactuur, paklijst/vrachtbrief, zeevrachtbrief/luchtvrachtbrief, afwijzingsberichten van het USDA, grafieken van onafhankelijke temperatuurloggers en temperatuurgegevens van de container
• Operationele vertragingen bij de afhandeling van claims als gevolg van handmatige CIF-berekeningen, het uploaden van grote bestanden (afbeeldingen, POD’s, temperatuurgegevens), wisselende waarderingen door leveranciers en trage betalingscycli leidden tot ontevredenheid bij de claimanten en een hoge administratieve belasting
• Het heen-en-weer sturen van e-mails en documenten tussen de ontvanger, de verzekeringnemer, de verzekeraar en leveranciers
• Het complexe bijhouden en beheren van retentieafspraken op franchise- en polisniveau en het daaropvolgende fondsbeheer om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijke partij betaalt en dat de retentie en de fondsen niet worden uitgehold

De oplossing die wij hebben geleverd

Samen met de klant hebben we een 'Digital First marine ontworpen en geïmplementeerd die aansluit bij hun specifieke situatie en behoeften.

• Een webkoppeling (Smart.ly) voor het registreren van de eerste melding van een schadegeval (FNOL) op de vrachtdocumenten, waarmee gegevens van de eiser/ontvanger, de inkooporder/handelsfactuur, de paklijst, de vrachtbrief, de locatie en datum van het uitpakken, temperatuurregistraties en afbeeldingen kunnen worden vastgelegd
• Smart.ly maakt gebruik van CIF-logica (artikelgewichten × eenheidsprijs,
• Voegt automatisch een marge van 10% en verwijderingskosten toe en geeft inzicht in mogelijkheden voor terugwinning
• De inzendingen omvatten naamgevingsconventies en een uploadlimiet van 200 MB om grote bewijsmaterialenpakketten te ondersteunen
• Smart.ly berekent de afwikkelingswaarde en wijst schadeclaimdossiers automatisch toe aan het Digital First-team voor controle van de ingevoerde gegevens en documentatie
• Australische marine surveyors die vanuit kantoor werken,surveyors in aanmerking komende claims met betrekking tot zendingen van begin tot eind, terwijl complexe zaken (storingen in de koelsystemen, mogelijkheden tot schadevergoeding waarbij meerdere partijen betrokken zijn, hoge waarde) worden doorverwezen naar senior marine surveyors de kansen op schadevergoeding te behouden en te beheren
• Via het viaOne-klantenportaal en op maat gemaakte Power BI-rapportagedashboards worden de prestaties van schadeclaims en de portefeuille, de afname van variabele aggregaten en het beheer van het verliesfonds bijgehouden, wat nauwkeurige inzichten oplevert in schadeclaims en risicoblootstelling

Uitkomsten

• Het opzetten van een snelle, controleerbare en minimaal handmatige workflow voor routinematige verliesgevallen bij consignatieverkoop, waarbij de capaciteit voor gespecialiseerd onderzoek en terugvordering bij complexe zaken behouden blijft
• Het vastleggen van informatie op het moment van ontvangst door middel van een ingebouwde Smart.ly-link in de verzenddocumenten
• Meer zekerheid bij besluitvorming en minder onnodig heen-en-weer-gepraat en geschillen dankzij Smart.ly, dat vooraf validatie van gestructureerde gegevensverzameling biedt
• Vermindering van handmatige en tussen verschillende partijen plaatsvindende overdrachten door middel van een centraal claimbeheersmodel voor het beheer van de communicatie en afhandeling met de geadresseerde, de verzekeringnemer, de makelaar en de verzekeraar
• Beheer van schadeclaims en het bijbehorende verliesfonds op meerdere niveaus voor alle door Sedgwick beheerde belanghebbenden
• Verbeterd risicobeheer dankzij risicodata op portefeuilleniveau voor klanten, makelaars en verzekeraars