Contexto e objetivo

Uma importante empresa de transformação e expedição de carne necessitava de uma solução tecnológica para a gestão de reclamações relacionadas com remessas, com o objetivo de gerir de forma eficiente as remessas refrigeradas, os avisos de rejeição e as reclamações dos destinatários. O cliente pretendia um fluxo de trabalho de receção e avaliação digitalizado e bem documentado que:

• Permitir a criação de formulários de inscrição Smart.ly específicos para cada evento
• automatizar os cálculos e a validação do CIF e da liquidação
• recolher provas documentais relativas a incidentes relacionados com a temperatura / contentores frigoríficos
• encaminhar processos complexos ou processos de recuperação para tratamento especializado
• recomendações sobre pagamentos com um único toque
• gerir e acompanhar as taxas de retenção a nível de franquia e agregado
• fornecer informações em tempo real ao nível da carteira à seguradora, ao corretor e ao cliente
  

A situação dos sinistros

• Entre os riscos mais comuns contavam-se remessas de carne refrigerada rejeitadas na importação ou durante a descarga; avarias nos contentores frigoríficos ou variações excessivas de temperatura; contaminação; danos nos contentores ou entregas incompletas, levando à perda da remessa ou do seu valor, ou à sua eliminação
• Documentação comprovativa necessária para a reclamação: fatura comercial, lista de embalagem/manifesto, conhecimento de embarque/carta de porte aéreo, notificações de rejeição do USDA, gráficos de registadores de temperatura independentes e registos de temperatura do contentor
• O atraso no processamento dos pedidos de indemnização devido a cálculos CIF manuais, o envio de ficheiros de grande dimensão (imagens, comprovativos de entrega, dados de temperatura), avaliações variáveis dos fornecedores e ciclos de pagamento lentos geraram atritos com os requerentes e uma carga administrativa pesada
• Troca de e-mails e pedidos de documentos entre o destinatário, o tomador do seguro, a seguradora e os fornecedores
• Acompanhamento e gestão complexos de acordos de retenção ao nível das franquias e das apólices, bem como a subsequente gestão dos fundos, para garantir o pagamento pela parte responsável e evitar a erosão das retenções e dos fundos

A solução que implementámos

Trabalhámos com o cliente para conceber e implementar uma solução marítima «Digital First» que respondesse à sua situação e necessidades específicas.

• Um link web específico para o registo de sinistros (Smart.ly) na documentação da remessa, para permitir o registo dos dados do requerente/destinatário, da ordem de compra/fatura comercial, da lista de embalagem, do conhecimento de embarque, do local e data de desembalagem, dos registos de temperatura e das imagens
• O Smart.ly incorpora a lógica CIF (peso dos artigos × preço unitário,
• Adiciona automaticamente uma margem de 10% (custos de eliminação) e identifica oportunidades de recuperação
• As submissões incluem convenções de nomenclatura e um limite de upload de 200 MB para permitir o envio de pacotes de provas de grande dimensão
• O Smart.ly calcula o valor da liquidação, atribuindo automaticamente os processos de sinistro à equipa Digital First para validação dos dados introduzidos e da documentação
• Os peritos marítimos australianos que trabalham a partir do escritório gerem as reclamações relativas a remessas elegíveis de início a fim, enquanto os casos complexos (falhas no controlo dos contentores frigoríficos, possibilidade de recuperação envolvendo várias partes, remessas de elevado valor) são encaminhados para peritos marítimos seniores, a fim de preservar e gerir as oportunidades de recuperação
• O portal do cliente viaOne e os painéis de relatórios personalizados do Power BI monitorizam o desempenho dos sinistros e da carteira, a erosão dos agregados variáveis e a gestão do fundo de perdas, proporcionando informações precisas sobre os sinistros e a exposição ao risco

Resultados

• Criação de um fluxo de trabalho rápido, auditável e com intervenção mínima para perdas de remessas de rotina, preservando simultaneamente a capacidade de avaliação especializada e de recuperação para casos complexos
• Recolha de informações no ponto de receção através da utilização de um link Smart.ly incorporado na documentação de expedição
• Maior confiança nas decisões e redução de idas e vindas desnecessárias e de disputas, graças à validação prévia da captura de dados estruturados proporcionada pelo Smart.ly
• Redução das transferências manuais e entre partes através de um modelo de gestão de sinistros centralizado, destinado a gerir as comunicações e a resolução de questões entre o destinatário, o segurado, o corretor e a seguradora
• Gestão da exposição à retenção em vários níveis e da gestão de fundos de perdas associados para todas as partes interessadas geridas pela Sedgwick
• Melhoria da gestão de riscos através de informações sobre os riscos ao nível da carteira para o cliente, o corretor e a seguradora