So verbessern Sie Ihre Beziehung zu Ihrem TPA

Viele Unternehmen betrachten ihren Third-Party-Administrator (TPA) nach wie vor als reinen Dienstleister, der sich hauptsächlich auf die Bearbeitung von Schadensfällen konzentriert. Mit dem richtigen Auswahlverfahren, einem kooperativen Betriebsmodell und einer datengestützten Strategie kann Ihr TPA jedoch zu einem vertrauenswürdigen Partner werden, der zur Erreichung Ihrer langfristigen Geschäftsziele beiträgt.

1) Die Rolle eines TPA verstehen und wissen, wie man den richtigen Partner auswählt

Ein TPA verwaltet Schadensfälle und leistet administrative Unterstützung für selbstversicherte Programme, darunter Arbeitsunfallversicherung ( Arbeitsunfallversicherung), Haftpflicht, Sachversicherung, Abwesenheitsversicherung sowie Spezialdienstleistungen. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben können sich Arbeitgeber auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass Schadensfälle effizient bearbeitet werden.

Führende Unternehmen nutzen eine strukturierte Marktanalyse – häufig in Form einer Ausschreibung (RFP) –, um die Eignung, die Fähigkeiten und den Serviceansatz zu bewerten. Bei diesem Prozess sollte die strategische Übereinstimmung Vorrang vor dem Preis haben. Verhandeln Sie während der Implementierungsphase Servicevorgaben, KPIs und Leistungsgarantien, die Ihre geschäftlichen Prioritäten widerspiegeln. Legen Sie vor dem Start die Erwartungen hinsichtlich der Häufigkeit von Überprüfungen und der Berichterstattung fest.

2) Schaffen Sie ein Umfeld der Zusammenarbeit mit Ihrem TPA

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der den Präferenzen der Beteiligten entspricht, einschließlich des Rhythmus der Besprechungen, der Eskalationswege und der Kanäle für schnelle Reaktionen. Legen Sie die Rollen für die tägliche Koordination und die Eskalation auf Führungsebene fest, um bei auftretenden Herausforderungen Flexibilität zu gewährleisten.

Bestimmen Sie einen Kundenbetreuer, der die Abläufe, die Datenauswertung und die langfristige Planung koordiniert. Diese Rolle verankert die Partnerschaft in gemeinsamen Zielen und sorgt für Kontinuität. Wenn Probleme auftreten, lösen Sie diese zügig und ziehen Sie Lehren daraus, um eine Wiederholung zu verhindern. Nutzen Sie festgelegte Eskalationsmechanismen und funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um die Ursachen zu beheben und das Vertrauen in die Marke zu wahren.

3) Steigern Sie das Engagement durch datengestützte Erkenntnisse und strategische Planung

Betrachten Sie Ihr Schadenmanagementprogramm als Motor für das Unternehmensrisikomanagement. Nutzen Sie Analysen, um die Leistung zu bewerten, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen, beispielsweise Wege zur Rückkehr an den Arbeitsplatz oder Kommunikationspraktiken der Vorgesetzten.

Richten Sie Ihre Dashboards auf Kennzahlen wie die Dauer von Schadensfällen, Entschädigungskosten, den Schweregrad der Erkrankungen, die Prozesshäufigkeit und die Geschwindigkeit der Rückkehr an den Arbeitsplatz aus. Werten Sie die Erkenntnisse in einem Rhythmus aus, der zu Ihrer Unternehmenskultur passt, und verknüpfen Sie die Ergebnisse mit konkreten Maßnahmen. Nutzen Sie Trenddaten als Grundlage für Präventionsmaßnahmen und die Programmgestaltung, um die Widerstandsfähigkeit zu stärken und Schwankungen im Laufe der Zeit zu reduzieren.

4) Strategien umsetzen, die Engagement, Verantwortungsbewusstsein und die Ausrichtung auf langfristige Ziele fördern

• Definieren Sie gemeinsam den Erfolg anhand einer gemeinsamen Ergebnis-Charta, die KPIs, Ziele, Leitlinien und Governance-Regelungen umfasst.
• Rollen und Eskalationsstufen festlegen, um eine schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
• Legen Sie einen regelmäßigen Besprechungsrhythmus und Entscheidungsgremien fest, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und die Verantwortlichkeit zu gewährleisten.
• Setzen Sie Scorecards und Leistungsgarantien ein, berichten Sie über Schlüsselkennzahlen und verknüpfen Sie die Ergebnisse mit Verbesserungsplänen.
• Passen Sie Ihre Strategie an veränderte Rahmenbedingungen an, damit das Programm weiterhin auf die Unternehmensziele abgestimmt bleibt.

5) Machen Sie Ihren TPA nicht mehr nur zu einem Dienstleister, sondern zu einem strategischen Partner

Eine strategische Partnerschaft ist eine langfristige, für beide Seiten vorteilhafte Beziehung, die auf gemeinsame Geschäftsziele ausgerichtet ist. Wenn Ihr TPA in die Planung und Entscheidungsfindung eingebunden ist, wird er Teil Ihrer Unternehmensstruktur, unterbreitet proaktiv Empfehlungen und unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn eine echte Partnerschaft zustande kommt, können Sie sich an Ihren TPA wenden und weiterreichende, zukunftsorientierte Fragen stellen, wie zum Beispiel: „Was können wir gemeinsam besser machen?“ und „Was können Sie als Nächstes für uns tun, um uns bei der Lösung unserer geschäftlichen Herausforderungen zu helfen?“

Ein Aktionsplan für 2026

• Vereinbaren Sie einen Arbeitstermin mit Ihrem TPA, um gemeinsam Erfolgskriterien festzulegen und KPIs, Serviceanweisungen und Governance aufeinander abzustimmen.
• Erstellen Sie eine datengestützte Roadmap mit Vergleichswerten von Mitbewerbern, Zielen und vierteljährlichen Meilensteinen.
• Legen Sie Besprechungsrhythmen und Kennzahlentabellen fest und weisen Sie für jede Kennzahl und jede Verbesserungsinitiative Verantwortliche zu.
• Feiern Sie Erfolge und finden Sie gemeinsam mit Ihrem TPA Wege, um hervorragende Leistungen zu belohnen. Partner hören gerne ein „Gut gemacht!“, und diese Leistungsträger werden Ihre Ziele, Initiativen und die langfristige Partnerschaft auch weiterhin unterstützen.

Mit einem klaren Auswahlverfahren, einem auf Zusammenarbeit ausgerichteten Betriebsmodell und einer datengestützten Strategie kann Ihr TPA Ihnen dabei helfen, den Übergang von einer reaktiven Schadenbearbeitung zu einer proaktiven Risikosteuerung zu vollziehen und so bessere Ergebnisse für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen zu erzielen.

Warum Sedgwick?

Sedgwick unterstützt Unternehmen dabei, ihre Beziehungen zu TPA-Partnern von rein transaktionalen zu wahrhaft strategischen Beziehungen zu entwickeln. Unser Team verfügt über fundiertes Fachwissen, fortschrittliche Analysemethoden und einen kooperativen Ansatz, der auf Ihre langfristigen Ziele abgestimmt ist. Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um kontinuierliche Verbesserungen, Verantwortlichkeit und Widerstandsfähigkeit in Ihrem gesamten Risikomanagementprogramm zu fördern. Wenn Sie bereit sind, Ihre Beziehung zu Ihrem TPA-Partner auf eine neue Ebene zu heben und mehr Wert für Ihr Unternehmen zu schaffen, lassen Sie uns ins Gespräch kommen.