Cómo mejorar tu relación con tu TPA

Muchas organizaciones siguen considerando a su administrador externo (TPA) como un proveedor de servicios transaccionales, centrado principalmente en la tramitación de reclamaciones. Sin embargo, con un proceso de selección adecuado, un modelo operativo colaborativo y una estrategia basada en datos, su TPA puede convertirse en un socio de confianza que contribuya a alcanzar los objetivos empresariales a largo plazo.

1) Comprender la función de un administrador externo (TPA) y cómo elegir al socio adecuado

Una TPA gestiona las reclamaciones y ofrece apoyo administrativo a los programas autoasegurados, incluyendo la indemnización por accidentes de trabajo, la responsabilidad civil, Daños, las bajas y los servicios especializados. La externalización de estas funciones permite a los empleadores centrarse en sus actividades principales, al tiempo que garantiza una gestión eficiente de las reclamaciones.

Las organizaciones líderes recurren a una evaluación estructurada del mercado, a menudo mediante una solicitud de propuestas (RFP), para valorar la idoneidad, las capacidades y el enfoque de servicio. El proceso debe dar prioridad a la alineación estratégica frente al precio. Durante la implementación, negocie las instrucciones de servicio, los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las garantías de rendimiento que reflejen las prioridades de su empresa. Establezca las expectativas en cuanto a la periodicidad de las revisiones y la presentación de informes antes del lanzamiento.

2) Crea un entorno de colaboración con tu administrador externo

Establezca un plan de comunicación que se adapte a las preferencias de las partes interesadas, incluyendo la periodicidad de las reuniones, los procedimientos de escalado y los canales de respuesta rápida. Aclare las funciones para la coordinación diaria y el escalado a los niveles superiores, con el fin de garantizar la agilidad cuando surjan dificultades.

Designe a un responsable de cuenta para coordinar las operaciones, el análisis de datos y la planificación a largo plazo. Esta figura sirve de pilar para la colaboración en torno a objetivos comunes y garantiza la continuidad. Cuando surjan problemas, resuélvalos con rapidez y extraiga las lecciones necesarias para evitar que se repitan. Utilice los mecanismos de escalado establecidos y la colaboración interfuncional para abordar las causas fundamentales y proteger la confianza en la marca.

3) Aumentar la implicación mediante análisis basados en datos y una planificación estratégica

Considere su programa de gestión de reclamaciones como un motor de gestión de riesgos empresariales. Utilice herramientas analíticas para evaluar el rendimiento, identificar puntos críticos y detectar oportunidades de mejora, como los planes de reincorporación al trabajo o las prácticas de comunicación de los supervisores.

Adapta los paneles de control a resultados como la duración de las reclamaciones, los costes de indemnización, la gravedad médica, las tasas de litigios y la rapidez de la reincorporación al trabajo. Analiza los datos con una periodicidad que se adapte a tu cultura y vincula los resultados a medidas concretas. Utiliza los datos de tendencias para orientar las medidas de prevención y el diseño de programas, fomentando la resiliencia y reduciendo la variabilidad a lo largo del tiempo.

4) Poner en práctica estrategias que fomenten el compromiso, la responsabilidad y la coherencia con los objetivos a largo plazo

• Definamos conjuntamente el éxito mediante una carta de resultados conjunta que incluya indicadores clave de rendimiento (KPI), objetivos, medidas de control y mecanismos de gobernanza.
• Establecer las funciones y los niveles de escalamiento para agilizar la toma de decisiones.
• Establece una periodicidad para las reuniones y foros de decisión con el fin de mantener el impulso y la responsabilidad.
• Utiliza cuadros de mando y garantías de rendimiento, informa sobre los indicadores clave y vincula los resultados a los planes de mejora.
• Actualiza tu estrategia a medida que cambian las circunstancias para que el programa siga estando en consonancia con los objetivos empresariales.

5) Convierte a tu proveedor de servicios de gestión de pagos (TPA) en un socio estratégico

Una alianza estratégica es una relación a largo plazo y mutuamente beneficiosa centrada en objetivos empresariales comunes. Cuando tu TPA se integra en la planificación y la toma de decisiones, pasa a formar parte del tejido de tu organización, aportando recomendaciones de forma proactiva y ayudándote a alcanzar tus metas. Cuando se logra una verdadera alianza, puedes dirigirte a tu TPA y plantearle preguntas más amplias y con visión de futuro, como: «¿Qué podemos hacer mejor juntos?» y «¿Qué más puedes hacer por nosotros para ayudarnos a resolver nuestras necesidades empresariales?».

Un plan de acción para 2026

• Concierta una reunión de trabajo con tu proveedor de servicios de administración de prestaciones (TPA) para definir conjuntamente los criterios de éxito y armonizar los indicadores clave de rendimiento (KPI), las instrucciones de servicio y la gobernanza.
• Elabora una hoja de ruta basada en datos que incluya comparativas con la competencia, resultados previstos e hitos trimestrales.
• Establece un calendario de reuniones y unos cuadros de mando, asignando responsables para cada indicador y cada iniciativa de mejora.
• Celebra los éxitos y busca formas de incentivar el buen rendimiento con tu TPA. A los socios les gusta que se les diga «¡Buen trabajo!», y aquellos que obtienen buenos resultados seguirán apoyando tus objetivos, iniciativas y colaboración a largo plazo.

Gracias a un proceso de selección claro, un modelo operativo colaborativo y una estrategia basada en el análisis de datos, su administrador de terceros (TPA) puede ayudarle a pasar de una gestión reactiva de las reclamaciones a un liderazgo proactivo en materia de riesgos, lo que se traduce en mejores resultados tanto para su personal como para su empresa.

¿Por qué Sedgwick?

Sedgwick ayuda a las organizaciones a transformar sus relaciones con los administradores externos de seguros (TPA) para que pasen de ser meramente transaccionales a ser verdaderamente estratégicas. Nuestro equipo aporta una amplia experiencia, análisis avanzados y un enfoque colaborativo alineado con sus objetivos a largo plazo. Colaboramos con usted para impulsar la mejora continua, la responsabilidad y la resiliencia en todo su programa de gestión de riesgos. Si está listo para llevar su relación con los TPA a un nivel superior y generar un mayor valor para su organización, póngase en contacto con nosotros.