Política de privacidad del Espacio Económico Europeo

Control de versiones

Versión	Fecha	Comentario
V7.5	25/10/2022	Derogado
V8.0	13/10/2023	Derogado
V9.0a	11/04/2024	Derogado
V10.0	25/02/2025	Actualización junto con el aviso global

Ámbito de aplicación

Este documento normativo se aplica a todos los empleados de Sedgwick en el EEE y el Reino Unido, incluidas sus filiales y empresas asociadas.

Aplicabilidad

Esta política se aplica a todos los empleados de Sedgwick, incluidos los empleados temporales, contratistas, subcontratistas y terceros autorizados.

Introducción

Al prestar la mayoría de nuestros servicios, Sedgwick y sus filiales actúan en nombre de una aseguradora y/o un corredor de seguros. En tal caso, se aplicará la Política de privacidad de la aseguradora y/o el corredor de seguros, ya que ellos serán los responsables del tratamiento de los datos que procesamos en su nombre. Si tiene alguna duda, estaremos siempre a su disposición para ayudarle a identificar a la parte que controla sus datos.

Sedgwick se compromete a proteger la privacidad de los datos personales que recopilamos y procesamos en el desarrollo de nuestra actividad. Los «datos personales» son información que le identifica a usted u otras personas (como sus dependientes).

Esta Política de privacidad describe cómo tratamos los datos personales que recopilamos a través de:

Prestación de nuestros «Servicios»
Reclamaciones u otros formularios, encuestas, campañas de retirada de productos, administración de prestaciones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, chats web y otras comunicaciones con nosotros, así como de investigadores (de reclamaciones), profesionales médicos, testigos u otros terceros involucrados en nuestras relaciones con usted.
Nuestros sitios web (el «Sitio»)
Nuestras aplicaciones de software (las «Aplicaciones»)
Nuestros acuerdos (pre)laborales

Denominados colectivamente «los procesos».

Recopilamos y procesamos sus datos personales de conformidad con la presente Política de privacidad, que también incluye detalles sobre nuestro uso de cookies en el sitio web, en consonancia con la legislación vigente en materia de protección de datos, incluido el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD).

Para obtener información sobre sus derechos y sobre cómo se recopilan, almacenan y procesan los datos personales como parte de los Servicios, consulte la sección «Nuestros servicios operativos» de esta política.

A quién dirigirse en relación con sus datos personales

Si tiene alguna pregunta sobre el uso que hacemos de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro responsable de protección de datos:

Anne Brett

Merrion Hall
Strand Road
Sandymount
Dublín 4
Irlanda

Correo electrónico: [email protected]

Contactos de correo electrónico a continuación:

Región	Dirección de correo electrónico
Reino Unido	[email protected]
Irlanda	[email protected]
Países Bajos	[email protected]
Alemania	[email protected]
España	[email protected]
Bélgica	[email protected]
Dinamarca, Suecia y Noruega	[email protected]
Francia	[email protected]

La dirección postal de nuestra oficina central es:

Responsable de protección de datos

Sedgwick Corporate
3030 North Rocky Point Drive West
Suite 530
Tampa, Florida 33607

Nuestro representante en la UE, designado de conformidad con el artículo 27 del RGPD, es Sedgwick Outsource Services Ireland Limited. Puede ponerse en contacto con él en:

Sedgwick Outsource Services Irlanda Limited

Merrion Hall
Strand Road
Sandymount
Dublín 4
Irlanda

El representante en el Reino Unido de Sedgwick Claims Management Services, Inc. es Sedgwick International UK. Se puede contactar con él en:

Sedgwick International Reino Unido

30 Fenchurch Street

Londres

EC3M 3BD

Datos personales que recopilamos y procesamos

Los datos personales que recopilamos sobre usted, sus dependientes y otras personas dependerán del tipo y la naturaleza del servicio que prestamos. Cuando sea pertinente y adecuado para el tipo de servicio que ofrecemos, podemos recopilar los siguientes tipos de datos personales para que Sedgwick pueda cumplir con nuestros requisitos de servicio:

Identificación general e información de contacto

Su nombre, dirección, correo electrónico y datos telefónicos, sexo, estado civil, situación familiar, fecha y lugar de nacimiento, formación académica, características físicas, historial de actividades, historial de conducción, fotos e imágenes de vídeo, historial laboral, habilidades y experiencia, licencias y afiliaciones profesionales, ocupación, empleador, estilo de vida, perfil de Internet, redes sociales, situación crediticia, datos electorales, sentencias de los tribunales de condado (CCJ), medidas de seguridad, relación con el tomador de la póliza, el asegurado o el reclamante, y fecha y causa de la muerte, lesión o discapacidad.
Números de identificación emitidos por organismos o agencias gubernamentales: número de la Seguridad Social o del seguro nacional, número de pasaporte, número de identificación fiscal, número de identificación militar, número de permiso de conducir u otros tipos de permisos y números.

Información financiera y detalles de la cuenta

Número y datos de la cuenta bancaria, historial crediticio y puntuación crediticia.

Condición médica y estado de salud

En determinadas situaciones, podemos procesar información sobre su estado físico, mental o médico actual o anterior, su estado de salud, lesiones o discapacidades, procedimientos médicos realizados, hábitos personales (por ejemplo, tabaquismo o consumo de alcohol), información sobre recetas médicas e historial médico.

Otra información sensible o de categoría especial

En determinadas situaciones, también podemos procesar información confidencial sobre su afiliación sindical, creencias religiosas, opiniones políticas, historial médico familiar o información genética (por ejemplo, si ha solicitado un seguro a través de un socio comercial externo que sea una organización sindical, religiosa o política).
También podemos obtener información sobre sus antecedentes penales o su historial de litigios civiles.
También podemos obtener información confidencial si usted nos la proporciona voluntariamente (por ejemplo, si expresa preferencias con respecto al tratamiento médico basadas en sus creencias religiosas).

Grabaciones telefónicas

Grabaciones de llamadas telefónicas a nuestros colegas y oficinas
Información telefónica utilizada para investigar delitos, incluidos el fraude y el blanqueo de capitales: por ejemplo, las aseguradoras suelen compartir información sobre sus relaciones anteriores con los asegurados y los reclamantes con este fin.

Información que nos permite prestar nuestros servicios

Ubicación e identificación de Daños asegurados Daños por ejemplo, Daños , matrícula del vehículo o número de identificación).
Organización del viaje, incluyendo números de reserva, destino y detalles del hotel.
Detalles de la póliza y números de reclamación, detalles de la cobertura de la póliza y causa de la pérdida.
Datos relacionados con las circunstancias, la causa y el valor de una reclamación de seguro, así como cualquier información que pueda ser relevante para que la aseguradora acepte la reclamación o mantenga la cobertura si usted está asegurado con ella.
Historial previo de accidentes o pérdidas
Su condición de director o socio, u otra participación en la propiedad o la gestión de una organización.
Otras pólizas de seguro que usted tiene

Preferencias de marketing y comentarios de los clientes

Puede indicarnos cómo desea que nos pongamos en contacto con usted (por ejemplo, por correo electrónico, teléfono o correo postal).

Cómo utilizamos sus datos personales

El propósito para el que utilizaremos los datos personales dependerá de su relación con nuestra organización. Utilizamos los datos personales que procesamos para:

Comunicarnos con usted y otras partes involucradas en la prestación de nuestros Servicios.
Enviar y recibir información administrativa relacionada con su expediente o cualquier otro servicio que le prestemos.
Comunicarnos con usted y otras partes interesadas para gestionar su reclamación y otros servicios.
Tomar decisiones sobre su expediente, por ejemplo, en relación con la evaluación, tramitación y resolución (de reclamaciones).
Utilizar con análisis de datos, modelización (como la modelización predictiva) y la implementación de herramientas automatizadas que no tengan un impacto legal significativo para usted, y utilizar los resultados de dichos análisis, modelos y herramientas para los fines descritos en la presente Política.
Proporcionar una mejor calidad, formación y seguridad (por ejemplo, mediante el uso de llamadas telefónicas grabadas o supervisadas).
Prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos el fraude y el blanqueo de capitales, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.
Determinar el alcance de la responsabilidad en una reclamación de seguro y, cuando proceda, organizar las reparaciones, la sustitución o el pago. El tratamiento suele ser necesario para validar:
- Detalles de las personas involucradas en la reclamación
- Los datos que se nos han facilitado, a las aseguradoras u otras partes.
- Las circunstancias, la causa y el valor de la reclamación.
Cualquier asunto que pueda ser relevante para la aceptación de la reclamación por parte de las aseguradoras.
Realizar investigaciones y análisis científicos, históricos, estadísticos o de otro tipo sobre el mercado, incluidas encuestas de satisfacción.
Gestionar nuestras operaciones comerciales para cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos los relacionados con la auditoría financiera, la contabilidad y la facturación, los sistemas informáticos, la seguridad de la información, el alojamiento de datos y sitios web, la continuidad del negocio y la gestión de documentos e impresiones.
Gestionar y resolver disputas, reclamaciones y tramitar solicitudes de derechos de los interesados según lo dispuesto en la legislación local aplicable en materia de privacidad u otros derechos legales vigentes.
Cumplir con las leyes y obligaciones reglamentarias aplicables (incluidas las leyes fuera de su país de residencia), como las relacionadas con la lucha contra el blanqueo de capitales, y cumplir con los procesos legales y responder a las solicitudes de las autoridades públicas y gubernamentales (incluidas las de fuera de su país de residencia).
Establecer y defender los derechos legales, proteger nuestras operaciones comerciales (incluidas las empresas de nuestro grupo), nuestros derechos, la privacidad, la seguridad de nuestros compañeros de trabajo y Daños, usted u otras personas relacionadas con la reclamación, y buscar las soluciones disponibles para limitar nuestros daños.

Podemos tratar datos personales especiales o sensibles cuando lo hacemos con los siguientes fines:

cuando sea necesario para el cumplimiento de los derechos y obligaciones previstos por la ley;
cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona, en caso de que usted o ellos sean física o legalmente incapaces de dar su consentimiento;
donde hayas hecho públicos los datos;
cuando el tratamiento sea necesario para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales; y
cuando el tratamiento sea necesario para fines de medicina del trabajo o para la evaluación de su capacidad laboral.

La forma en que procesamos esos datos se regirá, por lo general, por el contrato en virtud del cual se nos ha designado.

Solo procesaremos los Datos personales para los fines establecidos anteriormente o para cualquier otro fin específicamente permitido por la legislación local aplicable. Cuando actuemos como responsables del tratamiento de sus Datos personales, le notificaremos dichos fines cuando comencemos a procesar sus Datos personales o tan pronto como sea posible a partir de ese momento.

Podemos, por ley y sin necesidad de notificación ni consentimiento, utilizar su información para la prevención de delitos y fraudes, o para la administración de sistemas dentro del grupo Sedgwick, así como para supervisar y/o hacer cumplir el cumplimiento por parte de Sedgwick de cualquier norma y código regulatorio.

Notificación a los interesados

Si recopilamos sus datos personales directamente de usted como responsable del tratamiento, le informaremos sobre:

El propósito o propósitos para los que trataremos sus datos personales.

Los tipos de terceros, si los hubiera, con los que podemos compartir o a los que podemos divulgar sus datos personales.
Los medios, si los hubiera, mediante los cuales usted puede limitar nuestro uso y divulgación de sus Datos personales.

Si recibimos datos personales sobre usted de otras fuentes y dicha fuente no le ha informado previamente, le proporcionaremos esta información lo antes posible.

Cuando seamos los responsables del tratamiento de los datos, le comunicaremos el nombre y los datos de contacto de nuestro delegado de protección de datos, así como la forma en que puede ejercer sus derechos como interesado, incluido el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando este se base en intereses legítimos.

Base jurídica para el tratamiento

Para que los datos personales se traten de forma lícita, el responsable del tratamiento debe basarse en uno de los fundamentos jurídicos establecidos en la normativa o legislación pertinente. Entre ellos se incluyen:

El interés legítimo del responsable del tratamiento de datos o de la parte a la que se revelan los datos, o;
El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato, o;
El tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del interesado, o;
El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público, o;
El cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento, o;
El consentimiento del interesado para el tratamiento.

Cuando se tratan datos personales de categoría especial (sensibles), también deben cumplirse condiciones adicionales.

Al tratar datos personales en calidad de responsables del tratamiento, nos aseguraremos de que se cumplan todos los requisitos normativos y legislativos. En función de su relación con nuestra organización, la base jurídica para el tratamiento de datos de categorías especiales será una de las siguientes:

El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato o una obligación legal.
El tratamiento es necesario para un interés legítimo perseguido por nuestro cliente, por nosotros o por un tercero.
El tratamiento es necesario para los fines relacionados con el ámbito laboral.
El tratamiento es necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
El tratamiento es necesario para la evaluación de la capacidad laboral del interesado, el diagnóstico médico, la prestación de asistencia sanitaria o social o el tratamiento, o la gestión de sistemas y servicios de asistencia sanitaria o social.
El tratamiento es necesario para tramitar las reclamaciones de prestaciones y servicios en el sistema de seguros.
El tratamiento es necesario por razones de interés público sustancial.
El tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del interesado.
El tratamiento se refiere a los datos personales que el interesado ha hecho públicos de forma manifiesta.
El tratamiento es necesario para fines de archivo, investigación científica o histórica o fines estadísticos.
Nos ha dado su consentimiento (explícito) a nosotros o a la parte para la que actuamos.

Cuando utilizamos el interés legítimo como base para el tratamiento de sus datos, usted tiene derecho a oponerse a dicho tratamiento en cualquier momento.

Compartir datos personales

Los datos personales tratados cuando interactúa con nuestros servicios se compartirán, en el curso normal de nuestras actividades, con las partes implicadas en la prestación de los servicios (por ejemplo, nuestro cliente y las empresas del grupo Sedgwick) para los fines establecidos en la presente Política de privacidad y no se transferirán a otras personas o empresas para su propio uso, salvo que lo exija la ley.

También podemos compartir sus Datos personales con proveedores específicos u otras entidades con las que mantenemos una relación comercial, con el fin de proporcionar productos o servicios.

Podemos poner los Datos personales a disposición de las siguientes partes con el fin de prestar nuestros Servicios, o según lo exija la ley:

Las empresas de nuestro grupo
Nuestro cliente instructor:
- A menudo se tratará de una compañía de seguros.
Otras partes aseguradoras y distribuidoras:
- Durante la tramitación de su expediente, es posible que facilitemos datos personales a terceros, tales como corredores de reaseguros, representantes designados, distribuidores, instituciones financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales.
Nuestros proveedores de servicios
- Proveedores de servicios externos, tales como profesionales médicos, contables, actuarios, auditores, expertos, abogados y otros asesores profesionales externos; proveedores de asistencia médica y de viajes.
- Proveedores de sistemas informáticos, asistencia técnica, seguridad de la información y servicios de alojamiento, proveedores de gestión de documentos y registros, y proveedores de servicios externalizados que nos ayudan a llevar a cabo nuestras actividades comerciales.
- Bancos e instituciones financieras que prestan servicios a nuestras cuentas, administradores de reclamaciones externos, investigadores de reclamaciones, consultores de construcción, ingenieros, examinadores, consultores de jurados, traductores y proveedores externos similares.
Autoridades y terceros implicados en acciones judiciales
- Podemos compartir datos personales con el gobierno u otras autoridades públicas (incluidas, entre otras, juntas de compensación laboral, tribunales, fuerzas del orden, autoridades fiscales y agencias de investigación criminal); y terceros participantes en procesos legales civiles y sus contables, auditores, abogados y otros asesores y representantes, según lo consideremos necesario o apropiado:
  - Cumplir con las leyes y normativas aplicables, incluidas aquellas fuera de su país de residencia.
  - Para cumplir con el proceso legal.
  - Para responder a solicitudes de autoridades públicas y gubernamentales, incluidas las autoridades públicas y gubernamentales fuera de su país de residencia.
  - Para proteger nuestras operaciones o las de cualquiera de las empresas de nuestro grupo.
  - Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o Daños, y/o los de nuestras empresas del grupo, usted u otros.
  - Para permitirnos ejercer los recursos disponibles o limitar nuestros daños.
Otros terceros
- Podemos compartir datos personales con servicios de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de emergencia); minoristas; organizaciones y proveedores médicos; tribunales laborales; entidades de prestaciones; empresas de transporte; agencias de crédito; agencias de información crediticia; y otras personas involucradas en un incidente que sea objeto de una reclamación; así como compradores y posibles compradores u otras partes en cualquier reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia u otra transacción real o propuesta relacionada con la totalidad o parte de nuestro negocio. Para verificar la información proporcionada y detectar y prevenir reclamaciones fraudulentas, los datos personales (incluidos los detalles de las lesiones) pueden incluirse en registros de reclamaciones y compartirse con otras aseguradoras. Podemos consultar estos registros al tramitar reclamaciones para detectar, prevenir e investigar fraudes.
- En lo que respecta a los datos personales de los empleados de Sedgwick, en los casos en que actuamos como responsables del tratamiento, podemos compartir sus datos personales con otras empresas del grupo Sedgwick, nuestros contratistas, proveedores, agentes u otros terceros conocidos (como bancos, aseguradoras, corredores, clientes, auditores, proveedores de prestaciones, proveedores de pensiones, proveedores de verificación de antecedentes y organismos e institutos educativos) para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de la legislación laboral, nuestro contrato de trabajo con usted, en la prestación de nuestro servicio o para nuestros intereses legítimos.

Derechos del interesado

Cuando seamos los responsables del tratamiento de los datos, gestionaremos cualquier solicitud adecuada que se nos presente en relación con los derechos de los interesados, de conformidad con las leyes locales aplicables en materia de privacidad, y le explicaremos cómo puede ejercer sus derechos. La mayoría de los derechos de los interesados tienen exenciones, excepciones y restricciones que se aplican de conformidad con las leyes locales en materia de privacidad y otras leyes jurisdiccionales vigentes. Consulte la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» de la política para cualquier consulta relacionada con cuáles son sus derechos como interesado y cómo ejercerlos.

Entre los ejemplos típicos de derechos de los interesados que se recogen en las leyes de privacidad pueden figurar, salvo excepciones previstas en la ley:

Perfilado y toma de decisiones automatizados

Tiene derecho a solicitar que no se le someta a decisiones automatizadas. Como parte de los servicios que prestamos, es posible que necesitemos analizar o procesar sus datos personales de forma automática para indicar la mejor manera de gestionar el expediente. Sin embargo, cualquier perfil o decisión que tenga efectos legales que le afecten o que le afecte de manera similar no se tomará exclusivamente sin intervención humana o sin tener en cuenta otros factores.

Su derecho de rectificación

Tiene derecho a solicitar en cualquier momento que corrijamos cualquier dato personal inexacto que tengamos sobre usted. Queremos que nuestros registros sean lo más precisos posible, por lo que le rogamos que nos informe de cualquier error. No obstante, tenga en cuenta que una diferencia de opinión o punto de vista no implica necesariamente que los datos sean inexactos y es posible que no se puedan modificar. No obstante, si desea expresar su propia opinión, facilítenos los detalles o una declaración y los añadiremos a nuestros registros. Cuando sea necesario, comunique las correcciones o adiciones a las personas que se ocupan de su expediente.

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

El borrado y su «derecho al olvido»

Tiene derecho a que se eliminen sus datos cuando ya no sean necesarios, lo que se conoce como «derecho al olvido». Sin embargo, tenemos la obligación de conservar registros con fines de auditoría, normativos y legales, así como para combatir los delitos financieros.

Para cumplir con estas obligaciones, conservamos los registros de acuerdo con nuestra Política de retención. Por consiguiente, es posible que no podamos eliminar los registros cuando se nos solicite, o cuando se haya resuelto una reclamación. Sin embargo, en determinadas circunstancias, es posible que podamos «restringir el tratamiento». También es posible que podamos eliminar datos específicos o un documento, por ejemplo, cuando se nos haya enviado por error, y esto se hará sin demoras indebidas.

En primer lugar, hable con las personas que se encargan de su expediente para ver si pueden ayudarle.

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Su derecho a retirar su consentimiento

Tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias. Esto solo se aplicará cuando nos basemos en su consentimiento para tratar sus datos personales. Si nos basamos en su consentimiento, es probable que su retirada nos impida prestarle nuestros servicios y, si se trata de la tramitación de reclamaciones, es posible que no podamos tramitar su reclamación. Si desea ejercer su derecho, comuníquelo por escrito (también se acepta el correo electrónico) a las personas que tramitan su expediente.

Tenga en cuenta también que, si se opone o retira su consentimiento, es posible que sigamos necesitando tratar sus datos para resolver compromisos en curso y cumplir con las obligaciones detalladas en «Supresión y su derecho al olvido».

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Su derecho a oponerse al tratamiento

La ley otorga a las personas el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales:

A efectos de marketing directo: normalmente no realizamos marketing directo y, por lo tanto, no se aplicará en general.
Basado únicamente en intereses legítimos perseguidos por nosotros, por un tercero o por una tarea de interés público. Tenga en cuenta que este derecho no se aplica si tratamos sus datos para la ejecución de un contrato, por ejemplo, una reclamación en virtud de una póliza de seguro.
Para investigación científica o histórica y estadísticas: normalmente no hacemos esto, por lo que no suele aplicarse.

Cualquier objeción basada en los motivos anteriores deberá comunicarse a nuestro equipo operativo encargado de gestionar el servicio que prestamos, para que puedan remitir su solicitud a nuestro departamento de protección de datos.

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Derecho a restringir el tratamiento

Cuando se nos solicite, restringiremos el tratamiento cuando:

Usted impugna la exactitud de los datos personales que estamos tratando. Sin embargo, tenga en cuenta que:
- Una diferencia de opinión o punto de vista no constituye necesariamente un dato inexacto.
- La restricción solo se aplicará a los datos personales objeto de litigio, y no a toda la información que figura en el expediente del caso. Cuando se aplique una restricción, no trataremos los datos en cuestión, salvo para resolver su exactitud, durante lo cual se anotará la restricción en nuestro sistema.
El tratamiento es ilegal y, para evitar su supresión, usted exige una restricción del tratamiento. Si el tratamiento es ilegal, impondremos una restricción al registro y, si así se solicita, conservaremos los datos.
Debemos eliminar sus datos personales, pero usted solicita que los conservemos para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de una reclamación legal.
Usted se opone a que procesemos sus datos cuando nuestro único motivo para hacerlo sea una tarea de interés público o un interés legítimo perseguido por nosotros o por un tercero. En ese caso, restringiremos el procesamiento hasta que se verifique si tenemos motivos imperiosos para procesarlos.

En cada caso, le informaremos antes de levantar cualquier restricción. Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente:

A pesar de la restricción vigente, se nos sigue permitiendo almacenar datos y procesarlos para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales, o para la protección de los derechos de otra persona física o jurídica.
La restricción solo se aplica a los datos personales o a parte de ellos, y podemos seguir tratando otros datos relacionados con su expediente.
No nos haremos responsables de ningún retraso en la prestación de nuestros servicios causado por restricciones innecesarias impuestas por usted.

Su derecho a acceder a los datos

En virtud del RGPD, usted tiene derecho a solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted mediante lo que se conoce como «solicitud de acceso del interesado» o SAR. En muchos casos, la información que busca estará disponible sin necesidad de realizar una SAR formal. Por lo tanto, debe comenzar por solicitar la información que busca a las personas que se comunican con usted en relación con la prestación de nuestros servicios, ya que así evitará el posible retraso que supone una SAR formal. El RGPD nos concede un mes para responder, que puede prorrogarse otros dos meses, si es necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes.

Si realiza una solicitud formal de acceso a la información (SAR), en la que actuamos como responsables del tratamiento de los datos, revisaremos la información que tenemos para determinar qué datos personales podemos facilitar. Si actuamos como encargados del tratamiento de los datos, remitiremos la SAR al responsable del tratamiento, que normalmente es nuestro cliente.

Tenga en cuenta que, al responder a una solicitud de acceso a la información, ciertos datos pueden estar sujetos a excepciones y exenciones, dependiendo de la situación y la naturaleza de su expediente.

Si desea realizar una solicitud formal de acceso, rectificación, supresión o limitación del tratamiento (SAR, por sus siglas en inglés), informe al equipo de Sedgwick que se encarga de la prestación de nuestros servicios, ya que esto agilizará su identificación. También puede dirigir la solicitud al departamento de protección de datos correspondiente de Sedgwick, tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» más arriba.

Si envía una solicitud SAR, le informaremos de los siguientes pasos lo antes posible.

Grabación de llamadas telefónicas

Tenga en cuenta que nuestra organización puede grabar las llamadas telefónicas con fines de formación, seguridad, detección y prevención del fraude. Sin embargo, no grabamos las llamadas telefónicas en todas nuestras oficinas y es posible que no se graben las llamadas en las que nuestros compañeros trabajan a distancia o utilizan teléfonos móviles.

Las grabaciones de las llamadas se conservan durante un periodo limitado, dependiendo del servicio prestado, los requisitos contractuales con aquellos para quienes trabajamos y las instalaciones técnicas disponibles.

Derecho a la portabilidad de los datos

Tiene derecho a recibir los datos personales que nos ha facilitado en un formato legible por máquina o, cuando lo solicite, también podemos enviarlos a otro responsable del tratamiento cuando sea técnicamente posible. Sin embargo, tenga en cuenta lo siguiente:

La portabilidad solo se aplica a los datos que nos ha proporcionado, no a su expediente completo.
La portabilidad solo se aplica a los datos que pueden convertirse a un formato legible por máquina, lo que puede excluir imágenes, documentos escaneados, fotografías, etc. que usted haya proporcionado.
La portabilidad solo está disponible cuando:
- El tratamiento se basa en el consentimiento o en la ejecución de un contrato, y;
- El tratamiento se realiza por medios automáticos.

No obstante, si desea ejercer su derecho en virtud de esta opción, le rogamos que lo comunique a las personas que se encargan de la prestación de nuestros servicios.

Derecho a reclamar

Si considera que nuestra organización no ha cumplido con la legislación pertinente en materia de protección de datos, tiene derecho a emprender acciones legales o a presentar una reclamación ante nuestra autoridad supervisora principal.

La autoridad supervisora principal de nuestra organización es la Comisión de Protección de Datos, con sede en Irlanda, cuyos datos se indican a continuación:

Su sitio web es: https://www.dataprotection.ie/

O bien, puede llamar a su línea de ayuda.

Entre las 10:00 y las 12:00 horas (de lunes a viernes) en el 076 110 4800.
Entre las 14:00 y las 16:00 horas (de lunes a viernes) en el 057 868 4800.

O bien, puede escribirles a:

Comisión de Protección de Datos
21 Fitzwilliam Square South
Dublín 2
D02 RD28
Irlanda

Plazo para responder a las solicitudes

Intentaremos responder a cualquier solicitud que recibamos en relación con sus derechos en el plazo de un mes. Sin embargo, si esto no fuera posible, le informaremos en el plazo de un mes de que el plazo se ampliará hasta dos meses más y le daremos una explicación de por qué es necesaria la ampliación.

Cargos/tarifas

Nuestra respuesta y cualquier acción necesaria para cumplir con una solicitud suya en relación con cualquiera de sus derechos se gestionará sin coste alguno para usted. La única excepción a esto será si la solicitud es excesiva o repetitiva. Si tenemos la intención de cobrarle, se lo comunicaremos antes de proceder con cualquier acción que pueda incurrir en dicho cargo.

Transferencia internacional de datos personales

Debido a la naturaleza global de nuestro negocio, es posible que necesitemos transferir datos personales a terceros ubicados en otros países (incluidos, entre otros, Estados Unidos y la India) que tengan un régimen de protección de datos diferente al del país en el que usted reside. Por ejemplo, podemos transferir datos personales con el fin de tramitar reclamaciones de seguros de viaje internacionales y prestar servicios de asistencia médica de urgencia cuando usted se encuentre en el extranjero, o podemos transferir información a nivel internacional a nuestras empresas del grupo, proveedores de servicios, socios comerciales y autoridades gubernamentales o públicas con el fin de prestar nuestros servicios y/o con el fin de administrar las condiciones y prestaciones laborales.

Si transferimos cualquiera de los datos personales que conservamos a un país fuera del Espacio Económico Europeo («EEE»), nos aseguraremos de que se cumpla una o varias de las siguientes condiciones:

El país al que se transfieren los datos personales garantiza un nivel adecuado de protección de los derechos y libertades de los interesados.
El interesado ha dado su consentimiento.
La transferencia es necesaria por uno de los motivos establecidos en el reglamento, incluido el cumplimiento de un contrato entre nosotros y el interesado, o para proteger los intereses vitales del interesado.
La transferencia es legalmente necesaria por motivos importantes de interés público, o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
La transferencia se realiza de forma legal mediante el uso de un mecanismo de transferencia adecuado, como las cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea, siempre que los interesados dispongan de derechos exigibles y de recursos legales efectivos.
La transferencia está autorizada por la autoridad competente en materia de protección de datos, donde hemos aportado garantías adecuadas con respecto a la protección de la privacidad de los interesados, sus derechos y libertades fundamentales y el ejercicio de sus derechos.

Con sujeción a los requisitos establecidos en esta cláusula, los datos personales que conservamos también pueden ser tratados por compañeros que trabajan fuera del EEE para nosotros o para uno de nuestros proveedores. Dichos compañeros pueden dedicarse, entre otras cosas, al cumplimiento de contratos con el interesado, al tratamiento de datos de pago y a la prestación de servicios de asistencia.

Marco de protección de datos UE-EE. UU. y puente del Reino Unido

Sedgwick Claims Management Service Inc., CareWorks Managed Care Services Inc., York Risk Services Group y EFI Global Inc. se adhieren a los principios del Marco de Protección de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. DPF) y la extensión del Reino Unido al EU-U.S. DPF, según lo establecido por el Departamento de Comercio de los Estados Unidos. Las entidades de Sedgwick mencionadas anteriormente pueden basarse en el EU-U.S. DPF como base legal para la transferencia de información personal. Para obtener más información, consulte nuestro«Aviso sobre el Marco de Protección de Datos».

Sedgwick también seguirá basándose en las SCC para la transferencia de datos personales desde la UE y el Reino Unido a los Estados Unidos, cuando proceda. Para obtener más información, consulte la sección «Transferencias internacionales de datos» más arriba.

Seguridad de los datos personales

Tomaremos todas las medidas técnicas, legales y organizativas razonables y adecuadas, que sean coherentes con las leyes aplicables en materia de privacidad y seguridad de los datos, para proteger sus datos personales. Lamentablemente, ninguna transmisión de datos a través de Internet ni ningún sistema de almacenamiento de datos puede garantizarse como 100 % seguro. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si cree que la seguridad de cualquiera de sus datos personales que obran en nuestro poder se ha visto comprometida), le rogamos que nos lo notifique inmediatamente.

Cuando proporcionemos cualquiera de sus Datos personales a un proveedor, este será seleccionado cuidadosamente y se le exigirá que utilice las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de dichos Datos personales.

Exactitud de los datos

Tomamos todas las medidas razonables para garantizar que los datos personales que procesamos sigan siendo precisos y completos, según sea necesario para la prestación de nuestros servicios y de conformidad con los controles detallados en esta Política de privacidad.

Conservación de datos personales

Conservaremos los Datos personales de conformidad con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales durante el período necesario para cumplir con los fines descritos en la presente Política de privacidad, a menos que la ley exija o permita un período de conservación más largo.

Datos personales de otras personas

Si nos proporciona datos personales sobre otras personas, usted acepta:

Informar a la persona sobre el contenido de esta Política de privacidad.
Obtener cualquier consentimiento legalmente requerido para la recopilación, uso, divulgación y transferencia (incluida la transferencia transfronteriza) de datos personales sobre el individuo de conformidad con esta Política de privacidad.

Solicitamos que los niños no nos proporcionen ninguna información personal a través del Sitio o las Aplicaciones.

Otra información que recopilamos

«Otra información» es información que no revela su identidad específica, como por ejemplo:

Datos de uso de la aplicación
Información recopilada a través de cookies, etiquetas y otras tecnologías

Nosotros y nuestros proveedores de servicios externos podemos recopilar «Otra información» de diversas formas, entre las que se incluyen:

A través del uso de la aplicación: cuando descargas y utilizas la aplicación, nosotros y nuestros proveedores de servicios podemos recopilar datos de uso de la aplicación, como la fecha y la hora en que la aplicación de tu dispositivo electrónico accede a nuestros servidores y qué información y archivos se han descargado en la aplicación en función del número de tu dispositivo.

Uso de cookies: Las cookies son fragmentos de información que se almacenan directamente en el ordenador que está utilizando. Para obtener una lista completa y más información sobre las cookies que utilizamos, consulte la Política de privacidad enlazada en nuestra página principal Sedgwick.com.

Estas cookies se utilizan para recopilar información sobre cómo los visitantes utilizan nuestro sitio web. Utilizamos la información para elaborar informes y ayudarnos a mejorar el sitio web. Las cookies recopilan información principalmente de forma anónima, incluyendo el número de visitantes del sitio web, de dónde provienen los visitantes y las páginas que han visitado.

Servicios de terceros

Esta Política de privacidad no aborda, y no nos hacemos responsables de, la privacidad, la información u otras prácticas de ningún proveedor, incluidos los proveedores que operan cualquier sitio o servicio al que enlazan los Servicios. La inclusión de un enlace en los Servicios no implica que nosotros ni las empresas de nuestro grupo respaldemos el sitio o servicio enlazado. Antes de proporcionar cualquier dato personal a cualquiera de estos sitios web enlazados, asegúrese de revisar detenidamente la Política de privacidad de dicho sitio web para comprender cómo trata sus datos personales.

Consentimiento para el uso de datos personales

Le informaremos cuando necesitemos su consentimiento para procesar sus datos personales y se lo solicitaremos tal y como se describe en esta Política de privacidad. Si no nos da su consentimiento cuando se lo solicitemos, es posible que no podamos prestarle nuestros servicios. Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Contratación

Introducción

Sedgwick (la «Empresa») conserva datos personales de los solicitantes de empleo. Esto significa que la Empresa es responsable del tratamiento de datos y determina la finalidad y los medios del tratamiento de sus datos personales.

Este Aviso de privacidad describe:

Cómo la empresa conserva y trata su información, incluidas las categorías especiales de datos personales, de conformidad con nuestras obligaciones en virtud del RGPD.
Cómo la empresa pretende proteger los datos personales de los solicitantes de empleo que se encuentran en Europa durante el proceso de selección; y
Sus derechos como interesado

La empresa se toma muy en serio la seguridad y la privacidad de sus datos. Necesitamos recopilar y utilizar información o «datos» sobre usted como parte del proceso de selección. Cumplimos con nuestras obligaciones legales en virtud del RGPD y las leyes del país en el que ha solicitado un puesto con nosotros en lo que respecta a la privacidad y la seguridad de los datos.

Este Aviso de privacidad se aplica a todos los Datos personales, ya sea que estén almacenados electrónicamente, en papel o en otros materiales.

Actividades de tratamiento de datos

Solo conservaremos los datos durante el tiempo necesario para los fines del proceso de selección.

Por lo general, sus datos personales se conservarán durante seis meses tras la finalización del proceso de selección, a menos que usted acepte un periodo de conservación más largo o exista un requisito legal para conservar los datos personales durante más tiempo.

Los datos personales pueden ser facilitados por usted, por otra persona (como un antiguo empleador o una agencia de contratación) o pueden ser creados por nosotros.

Podemos recopilar y utilizar los siguientes tipos de datos personales sobre usted: su formulario de solicitud, CV, referencias, cualificaciones y pertenencia a cualquier organismo profesional, así como detalles de cualquier evaluación previa al empleo.

Utilizaremos sus datos personales para:

Cumplir con cualquier obligación legal;
El proceso normal de contratación previa al empleo durante el proceso de selección.
Nuestros intereses legítimos al llevar a cabo el proceso de selección. Sin embargo, solo podemos hacerlo si sus intereses y derechos no prevalecen sobre los nuestros. Usted tiene derecho a impugnar nuestros intereses legítimos y solicitar que dejemos de realizar este tratamiento.

Podemos tratar sus datos personales para estos fines sin su consentimiento.

No utilizaremos sus datos personales para fines ajenos sin informarle al respecto y sin indicarle la base jurídica en la que nos basamos para su tratamiento.

Procesaremos sus datos personales en diversas situaciones durante el proceso de selección, por ejemplo:

Para decidir si contratarte (o contratarte).
Para decidir cuánto pagarle y las demás condiciones de su contrato con nosotros.
Para comprobar que tienes derecho legal a trabajar para nosotros.
Para determinar si necesitamos realizar ajustes razonables en su lugar de trabajo o en sus funciones debido a su discapacidad.
Supervisar la diversidad y la igualdad de oportunidades.
Cumplir con la legislación laboral, la legislación en materia de inmigración, la legislación en materia de salud y seguridad, la legislación fiscal y otras leyes que nos afectan.
La prevención y detección del fraude u otros delitos penales.
Por cualquier otro motivo que le notifiquemos oportunamente.

En algunos casos, es posible que necesitemos su consentimiento para procesar sus datos personales. Por lo general, esto implicará el procesamiento de categorías especiales de sus datos personales (por ejemplo, datos médicos y penales). Si le solicitamos su consentimiento para procesar sus datos personales, le explicaremos los motivos de nuestra solicitud. No es necesario que dé su consentimiento y puede retirarlo más adelante si lo desea, poniéndose en contacto con nuestra Oficina de Protección de Datos.

Si decide no proporcionarnos determinados datos personales, debe tener en cuenta que es posible que no podamos llevar a cabo determinadas partes de nuestro proceso de selección de forma habitual o que podamos crear situaciones peligrosas o inadecuadas, en las que no se nos haya facilitado la información pertinente. Por ejemplo, informarnos sobre una enfermedad o medicación podría salvarle la vida en algún momento, o informarnos de que utiliza una silla de ruedas nos permitirá realizar los ajustes razonables para llevar a cabo su entrevista (elegir una oficina o planta específica que cuente con ascensor o rampa).

No necesitamos su consentimiento para tratar categorías especiales de sus datos personales cuando lo hacemos con los siguientes fines, que podemos llevar a cabo:

Cuando sea necesario para el cumplimiento de los derechos y obligaciones derivados de la legislación laboral.
Cuando sea necesario proteger sus intereses vitales o los de otra persona, en caso de que usted o ellos sean física o legalmente incapaces de dar su consentimiento.
Donde hayas hecho públicos los datos
Cuando el tratamiento sea necesario para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.
Cuando el tratamiento sea necesario para fines de medicina laboral o para la evaluación de su capacidad laboral.

Para algunos puestos, es posible que obtengamos, o le pidamos que obtenga, un certificado de la agencia correspondiente encargada de verificar los antecedentes penales, si lo permiten las leyes locales. Esto suele ocurrir cuando el puesto requiere tratar cara a cara con miembros del público, incluyendo visitas a sus hogares, o cuando se trata de un puesto de confianza.

En ocasiones, podemos compartir sus datos personales con empresas del grupo o con nuestros contratistas y agentes para llevar a cabo el proceso de selección.

Exigimos a esas empresas que mantengan la confidencialidad y seguridad de sus datos personales y que los protejan de conformidad con la ley. Solo se les permite tratar sus datos para los fines legítimos para los que se han compartido y de acuerdo con nuestras instrucciones.

Sus derechos como interesado

Consulte la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» de la política para cualquier consulta relacionada con cuáles son sus derechos como interesado y cómo ejercerlos.

Ejemplos típicos de interesadoss Los derechos disponibles en virtud de las leyes de privacidad pueden incluir, salvo que se apliquen exenciones legales:

El derecho a ser informado
El derecho de acceso
Derecho de oposición, restricción o rectificación.
Derecho de supresión

Cambios en esta Política de privacidad

Revisamos esta Política de privacidad periódicamente y nos reservamos el derecho a realizar cambios en cualquier momento para tener en cuenta los cambios en nuestro negocio y los requisitos legales. Publicaremos las actualizaciones en nuestro sitio web.