Internacional – Política de privacidad

Clasificación: Público
Región: EEE y Reino Unido
Tipo: Política
Responsable del documento: Privacidad / Riesgos y Regulación
Fecha de la última revisión: 25 de febrero de 2026
Fecha de la próxima revisión: 25 de febrero de 2027
Control de versiones: V11.0 Final

Control de versiones

Versión	Fecha	Comentario
V9.0a	11 de abril de 2024	Derogado
V10.0	25 de febrero de 2025	Derogado
V11.0	25 de febrero de 2026	Final

Ámbito de aplicación

El presente documento normativo se aplica a todas las entidades de Sedgwick en el EEE y el Reino Unido, incluidas sus filiales y empresas asociadas.

Ámbito de aplicación

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales relativos a terceros que interactúan con nuestros servicios, incluidos clientes, usuarios, partes interesadas, proveedores, socios comerciales, candidatos a puestos de trabajo y otros terceros.

Recopilamos y tratamos sus datos personales de conformidad con la presente Política de privacidad, que también incluye información sobre el uso que hacemos de las cookies en nuestro sitio web, de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos, incluido el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (RGPD) y el RGPD del Reino Unido.

Todos los empleados de Sedgwick, incluidos el personal temporal, los contratistas y los subcontratistas, deben cumplir esta política cuando traten datos personales en nombre de la empresa. (Esta política no regula el tratamiento de los datos personales relativos a los empleados de Sedgwick, que se aborda en una Política de privacidad para empleados independiente, cuando proceda).

Introducción

Al prestar la mayoría de nuestros servicios, Sedgwick y sus filiales actúan en nombre de una aseguradora y/o un corredor de seguros. En ese caso, se aplicará la política de privacidad de la aseguradora y/o del corredor de seguros, ya que serán los responsables del tratamiento de los datos que procesamos en su nombre. Si tiene alguna duda, estaremos siempre a su disposición para ayudarle a identificar a la parte que controla sus datos.

Sedgwick se compromete a proteger la privacidad de los datos personales que recopilamos y tratamos en el ejercicio de nuestra actividad. Se entiende por «datos personales» aquella información que le identifica a usted o a otras personas (como sus familiares a cargo). 

La presente Política de privacidad describe cómo gestionamos los datos personales que recopilamos a través de:

• Gestión de siniestros, peritaje de siniestros, retirada de productos, administración de prestaciones, atención al cliente y coordinación en materia de productos de seguros; reconocimientos médicos y otros servicios relacionados con los riesgos y los seguros, así como soluciones empresariales basadas en la tecnología, incluidos procesos similares como formularios de reclamación, llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto o de chat y otras comunicaciones con nosotros, así como con investigadores de siniestros, profesionales médicos, testigos u otros terceros implicados en nuestras relaciones comerciales con usted (los «Servicios»)
• Nuestros sitios web (el «Sitio»)
• Nuestras aplicaciones de software (las «Apps»)
• Nuestras condiciones de contratación (previa)

A los que se hace referencia colectivamente como los «Procesos».

A quién dirigirse en relación con sus datos personales

Si tiene alguna pregunta sobre el uso que hacemos de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nuestro responsable internacional de protección de datos:

Anne Brett
Merrion Hall
Strand Road
Sandymount
Dublín 4
Irlanda

Correo electrónico: [email protected]

Las consultas específicas también pueden dirigirse a nivel local; a continuación se indican las direcciones de correo electrónico de contacto de nuestro departamento de Protección de Datos:

Región	Dirección de correo electrónico
Reino Unido	[email protected]
Irlanda	[email protected]
Países Bajos	[email protected]
Alemania	[email protected]
España	[email protected]
Bélgica	[email protected]
Dinamarca, Suecia y Noruega	[email protected]
Francia	[email protected]

La dirección postal de nuestra sede central es:

Delegado de Protección de Datos

Sedgwick Corporate
3030 North Rocky Point Drive West
Suite 530
Tampa, Florida 33607

Nuestro representante en la UE, designado de conformidad con el artículo 27 del RGPD, es Sedgwick Outsource Services Ireland Limited. Puede ponerse en contacto con él en:

Sedgwick Outsource Services Ireland Limited
Merrion Hall
Strand Road
Sandymount
Dublín 4
Irlanda

La representante en el Reino Unido de Sedgwick Claims Management Services, Inc. es Sedgwick International UK. Puede ponerse en contacto con ella en:

Sedgwick International UK
30 Fenchurch Street
Londres
EC3M 3BD

Marketing, eventos de Sedgwick, formularios de contacto, seminarios web y conferencias

Recopilamos datos de contacto básicos, como tu nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono, cuando nos envías una consulta general a través del formulario de contacto. 

En el caso de consultas de carácter comercial, también recopilamos y tratamos datos de contacto profesionales, como el nombre, la dirección de correo electrónico, el cargo, el nombre de la empresa, la dirección IP y el número de teléfono, con el fin de enviarle comunicaciones de Sedgwick sobre nuestros productos, servicios, eventos y promociones. Esta información será utilizada exclusivamente por las empresas del grupo Sedgwick con el fin de enviarle comunicaciones de marketing directo y anuncios personalizados que consideremos que puedan ser de su interés.

Sedgwick no vende ni alquila nuestra lista de correo electrónico ni sus datos personales a terceros con fines de marketing. 

Tendrá la posibilidad de darse de baja de las comunicaciones de marketing.

Puede indicarnos cómo desea que nos pongamos en contacto con usted (por ejemplo, por correo electrónico, por teléfono o por correo postal).

Datos personales que recopilamos y tratamos

Los datos personales que recopilamos sobre usted, sus familiares a su cargo y otras personas dependerán del tipo y la naturaleza del servicio que le prestemos. Cuando sea pertinente y adecuado para el tipo de servicio que ofrecemos, podremos recopilar los siguientes tipos de datos personales para que Sedgwick pueda cumplir con los requisitos de nuestro servicio:

Datos generales de identificación e información de contacto

• Tu nombre, dirección, correo electrónico y número de teléfono, sexo, estado civil, situación familiar, fecha y lugar de nacimiento, formación académica, características físicas, registros de actividad, antecedentes de conducción, fotografías e imágenes de vídeo, historial laboral, habilidades y experiencia, licencias profesionales y afiliaciones, ocupación, empleador, estilo de vida, perfil en Internet, redes sociales, situación crediticia, datos electorales, sentencias de los tribunales de condado (CCJ), medidas de seguridad, relación con el tomador del seguro, el asegurado o el reclamante, y fecha y causa de fallecimiento, lesión o discapacidad
• Números de identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales: número de la Seguridad Social o del Seguro Nacional, número de pasaporte, número de identificación fiscal, número de identificación militar, números de permiso de conducir u otros tipos de licencias
  

Información financiera y datos de la cuenta

• Número de cuenta bancaria y datos de la cuenta, historial crediticio y puntuación crediticia
  

Afección médica y estado de salud

• En determinadas situaciones, es posible que tratemos información relativa a sus afecciones físicas, mentales o médicas actuales o pasadas, su estado de salud, lesiones o discapacidades, procedimientos médicos a los que se haya sometido, hábitos personales (por ejemplo, el tabaquismo o el consumo de alcohol), información sobre recetas médicas y su historial médico
  

Otra información sensible o de categorías especiales

• En determinadas situaciones, también podemos tratar datos sensibles relativos a su afiliación sindical, sus creencias religiosas, sus opiniones políticas, sus antecedentes médicos familiares o su información genética (por ejemplo, si ha solicitado un seguro a través de un socio comercial externo que sea una organización profesional, religiosa o política).
• También podemos recabar información sobre tus antecedentes penales o sobre litigios civiles en el marco de la prevención, detección o investigación de fraudes
• También podemos obtener información sensible si usted nos la facilita voluntariamente (por ejemplo, si expresa sus preferencias en cuanto al tratamiento médico en función de sus creencias religiosas)
  

Grabaciones telefónicas

• Grabaciones de llamadas telefónicas a nuestros compañeros y oficinas
• Información sobre telefonía utilizada para el control de calidad de los registros y para investigar delitos, incluidos el fraude y el blanqueo de capitales. Por ejemplo, las aseguradoras suelen compartir información sobre sus relaciones anteriores con los asegurados y los solicitantes de indemnizaciones con este fin.
  

Información que nos permite prestar nuestros servicios

• Ubicación e identificación del Daños por ejemplo, Daños , matrícula del vehículo o número de identificación)
• Detalles del viaje, incluidos los números de reserva, el destino y los datos del hotel
• Datos de la póliza y números de siniestro, detalles de la cobertura de la póliza y causa del siniestro
• Datos relativos a las circunstancias, la causa y el valor de una reclamación de seguro, así como cualquier información que pueda ser relevante para que la aseguradora acepte la reclamación o mantenga la cobertura, en caso de que usted esté asegurado con ella
• Antecedentes de accidentes o siniestros
• Su condición de director o socio, u otra participación en la propiedad o la gestión de una organización, así como las pólizas de seguro que tenga contratadas
• Datos relativos a las circunstancias, la causa y el valor de una reclamación de seguro, así como cualquier información que pueda ser relevante para que las aseguradoras acepten las reclamaciones o mantengan la cobertura si usted está asegurado con ellas
  

Cómo utilizamos tus datos personales

La finalidad para la que utilizaremos los datos personales dependerá de su relación con nuestra organización. Utilizamos los datos personales que tratamos para:

• Comunicarnos contigo y con otras partes implicadas en la prestación de nuestros Servicios
• Enviar y recibir información administrativa relativa a su expediente o a cualquier otro servicio que le prestemos
• Comunicarnos contigo y con otras partes interesadas para gestionar tu reclamación y otros servicios
• Le enviaremos información importante sobre su reclamación, así como otros datos administrativos
• Toma decisiones sobre tu expediente, por ejemplo, en lo que respecta a la evaluación, la tramitación y la resolución de la reclamación
• Gestionar y resolver las reclamaciones o controversias relacionadas con los expedientes, cuando proceda
• Ofrecer una mayor calidad, formación y seguridad (por ejemplo, mediante el uso de llamadas telefónicas grabadas o supervisadas)
• Prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos el fraude y el blanqueo de capitales, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales
• Determinar el alcance de la responsabilidad en el marco de una reclamación de seguro y, cuando proceda, organizar las reparaciones, la sustitución o el pago. El tratamiento de datos suele ser necesario para validar:
  • Datos de las personas implicadas en la reclamación
  • Datos que se nos han facilitado a nosotros, a las aseguradoras o a otras partes
  • Las circunstancias, la causa y el importe de la reclamación
  • Cualquier aspecto que pueda ser relevante para la aceptación de la reclamación por parte de las aseguradoras
• Realizar estudios y análisis científicos, históricos, estadísticos o de otro tipo sobre el mercado, incluidas encuestas de satisfacción
• Gestionar nuestras operaciones empresariales para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, incluidos los relacionados con la auditoría, las finanzas, la contabilidad y la facturación, los sistemas informáticos, la seguridad de la información, el alojamiento de datos y sitios web, la continuidad del negocio y la gestión de documentos y registros
• Gestionar las solicitudes de los interesados con arreglo a la legislación local aplicable en materia de protección de datos u otros derechos legales vigentes, y de conformidad con las instrucciones del responsable del tratamiento correspondiente (cuando nosotros actuemos como encargado del tratamiento)
• Cumplir con la legislación aplicable y las obligaciones reglamentarias (incluidas las leyes de fuera de su país de residencia), tales como las relativas a la lucha contra el blanqueo de capitales, las sanciones y el cumplimiento de los procedimientos legales, así como responder a las solicitudes de las autoridades públicas y gubernamentales (incluidas las de fuera de su país de residencia)
• Establecer y defender nuestros derechos legales, proteger nuestras operaciones comerciales (incluidas las de las empresas de nuestro grupo), nuestros derechos, la privacidad y la seguridad de nuestros compañeros de trabajo, así como Daños que usted u otras personas relacionadas con la reclamación puedan sufrir, y ejercer las vías de recurso disponibles para limitar nuestros daños

Podemos tratar datos personales especiales o sensibles cuando lo hacemos con los siguientes fines: 

• Cuando sea necesario para el cumplimiento de los derechos y obligaciones establecidos por la ley
• Cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona, en caso de que usted o dicha persona no puedan dar su consentimiento por motivos físicos o jurídicos
• Cuando hayas hecho públicos los datos
• Cuando el tratamiento sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales y 
• Cuando el tratamiento sea necesario a efectos de medicina del trabajo o para evaluar su capacidad laboral
  

La forma en que tratamos esos datos se regirá, por lo general, por el contrato en virtud del cual se nos ha contratado.

Solo trataremos los datos personales para los fines indicados anteriormente, o para cualquier otro fin específicamente permitido por la legislación local aplicable. Cuando actuemos como responsables del tratamiento de sus datos personales, le informaremos de dichos fines en el momento en que comencemos a tratar sus datos personales, o lo antes posible a partir de ese momento.

Por imperativo legal, y sin necesidad de notificación ni consentimiento, podremos utilizar su información para la prevención de delitos y fraudes, o para la administración de sistemas dentro del grupo Sedgwick, así como para supervisar y/o garantizar el cumplimiento por parte de Sedgwick de cualquier norma o código reglamentario.

Toma de decisiones automatizada e inteligencia artificial

• Utilizarla para el análisis de datos, la elaboración de modelos (como los modelos predictivos) y la implementación de herramientas automatizadas, así como para utilizar los resultados de dichos análisis, modelos y herramientas con los fines descritos en la presente Política. Siempre que sea posible, se pseudonimiza la información personal antes de utilizarla en los análisis.
• Podemos utilizar sistemas y herramientas de inteligencia artificial (incluida la IA generativa) para respaldar nuestras actividades, entre las que se incluyen la mejora de los procesos empresariales, la eficiencia y la seguridad de la información.
• Podemos utilizar sistemas y herramientas de inteligencia artificial (incluida la IA generativa) para respaldar nuestras actividades, entre las que se incluyen la mejora de los procesos empresariales, la eficiencia, la coherencia y la seguridad de la información.
• Como parte de los servicios que ofrecemos, es posible que necesitemos analizar o tratar sus datos personales de forma automática, con fines de registro, resumen y para ayudarnos a determinar la mejor forma de gestionar su expediente
• Equilibramos la automatización con la intervención humana y la supervisión humana cuando ello aporta valor añadido o es un requisito legal
• Nuestros sistemas y herramientas de inteligencia artificial se ejecutan en entornos seguros o con socios de confianza que cumplen con nuestros estándares de privacidad y seguridad
• Cuando solicite o se registre para recibir un Servicio, es posible que llevemos a cabo una evaluación automatizada en tiempo real para determinar si cumple los requisitos para que se tramite su expediente. Se le notificará de antemano y tendrá derecho a excluirse del tratamiento automatizado. Si su solicitud para recibir el Servicio no parece cumplir los criterios de elegibilidad, es posible que sea rechazada automáticamente, y se le notificará al respecto durante el proceso de solicitud. No obstante, cuando una decisión se tome exclusivamente por medios automatizados que impliquen el uso de su información personal, tendrá derecho a impugnar la decisión y a solicitarnos que reconsideremos el asunto, con intervención humana.
  

Grabación de llamadas telefónicas

Tenga en cuenta que nuestra organización puede grabar las llamadas telefónicas con fines de archivo, formación, seguridad, detección y prevención del fraude. No obstante, no grabamos todas las llamadas telefónicas en nuestras oficinas y es posible que no se graben aquellas en las que nuestros compañeros trabajen a distancia o utilicen teléfonos móviles.

Las grabaciones de las llamadas se conservan durante un periodo limitado, en función del servicio prestado, de los requisitos contractuales acordados con aquellos en cuyo nombre actuamos y de los medios técnicos disponibles.

Cómo le informamos sobre el uso que hacemos de sus datos personales

Si recopilamos sus datos personales directamente de usted en nuestra calidad de responsable del tratamiento, le informaremos sobre:

• La finalidad o finalidades para las que trataremos sus datos personales, tal y como se describe en la sección «Cómo utilizamos sus datos»
• Los tipos de terceros, en su caso, con los que podamos compartir o a los que podamos revelar sus datos personales, tal y como se describe en la sección «Compartir datos personales»
• Los medios, si los hubiera, mediante los cuales puede limitar el uso y la divulgación de sus datos personales
  

Si recibimos datos personales sobre usted procedentes de otras fuentes, y dicha fuente no le ha informado previamente, le facilitaremos dicha información lo antes posible.

Cuando actuamos como responsables del tratamiento, el nombre y los datos de contacto de nuestro delegado de protección de datos figuran en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales», situada al principio de esta política; además, en la sección «Derechos de los interesados» se indica cómo puede ejercer sus derechos como interesado, incluido el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando este se base en intereses legítimos.

Fundamento jurídico del tratamiento

Para que el tratamiento de los datos personales sea lícito, el responsable del tratamiento debe basarlo en uno de los fundamentos jurídicos establecidos en la normativa o legislación pertinente. Entre ellos se incluyen:

• El interés legítimo del responsable del tratamiento o de la parte a la que se comunican los datos, o;
• El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato, o;
• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión de interés público, o;
• El cumplimiento de una obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento, o;
• El consentimiento del interesado para el tratamiento.
  

Cuando se tratan datos personales de categorías especiales (datos sensibles), también deben cumplirse una serie de condiciones adicionales.

Cuando tratemos datos personales en calidad de responsables del tratamiento, nos aseguraremos de que se cumplan todos los requisitos normativos y legales. En función de su relación con nuestra organización, la base jurídica para el tratamiento de datos de categorías especiales será una de las siguientes:

• El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal
• El tratamiento es necesario para un interés legítimo perseguido por nuestro cliente, por nosotros o por un tercero
• El tratamiento es necesario para fines relacionados con el ámbito laboral
• El tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales
• El tratamiento es necesario para evaluar la capacidad laboral del interesado, realizar un diagnóstico médico, prestar asistencia sanitaria o social o un tratamiento, o gestionar los sistemas y servicios de asistencia sanitaria o social
• El tratamiento de datos es necesario para tramitar las solicitudes de prestaciones y servicios en el sistema de seguros
• El tratamiento se refiere a los datos personales que el interesado ha hecho públicos de forma manifiesta
• Nos ha dado su consentimiento (explícito) a nosotros o a la parte en cuyo nombre actuamos
  

Cuando utilicemos el interés legítimo como fundamento para el tratamiento de sus datos, tiene derecho a oponerse a dicho tratamiento en cualquier momento.

Compartir datos personales

Los datos personales que se tratan cuando interactúa con nuestros servicios se compartirán, en el curso normal de nuestras actividades, con las partes implicadas en la prestación de los servicios (por ejemplo, nuestro cliente y las empresas del grupo Sedgwick) para los fines establecidos en la presente Política de privacidad, y no se transferirán a otras personas o empresas para su propio uso, salvo que lo exija la ley.

También podemos compartir sus datos personales con proveedores específicos u otras entidades con las que mantengamos una relación comercial, con el fin de ofrecer productos o servicios.

Podemos facilitar datos personales a las siguientes partes con el fin de prestar nuestros servicios, o cuando así lo exija la ley:

• Las empresas de nuestro grupo
• Nuestro cliente:
  • A menudo se tratará de una compañía de seguros
• Otras entidades aseguradoras y distribuidoras:
  • Durante la tramitación de su expediente, es posible que facilitemos datos personales a terceros, tales como aseguradoras, reaseguradoras, corredores, representantes designados, distribuidores, entidades financieras, sociedades de valores, empleadores (en su caso) y otros socios comerciales
• Nuestros proveedores de servicios
  • Proveedores de servicios externos, tales como profesionales médicos, contables, actuarios, auditores, peritos, abogados y otros asesores profesionales externos; proveedores de servicios de viajes, verificación de antecedentes y asistencia médica
  • Proveedores de sistemas informáticos, asistencia técnica, seguridad de la información y servicios de alojamiento web, proveedores de gestión de documentos y archivos, y proveedores de servicios externalizados que nos ayudan a llevar a cabo nuestras actividades comerciales
  • Bancos e instituciones financieras que gestionan nuestras cuentas, administradores de reclamaciones externos, investigadores de reclamaciones, consultores de construcción, ingenieros, peritos, consultores de jurados, traductores y otros proveedores externos similares
• Autoridades y terceros implicados en procedimientos judiciales
  • Podemos compartir datos personales con organismos gubernamentales u otras autoridades públicas (entre los que se incluyen, a título enunciativo, organismos de indemnización por accidentes laborales, tribunales, fuerzas del orden, autoridades fiscales y organismos de investigación criminal); así como con terceros que participen en procedimientos civiles y con sus contables, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuando lo consideremos necesario o adecuado:
• Para cumplir con la legislación y la normativa aplicables, incluidas las de fuera de su país de residencia
• Para cumplir con los procedimientos legales
  • Para responder a las solicitudes de las autoridades públicas y gubernamentales, incluidas las de fuera de su país de residencia
  • Para proteger nuestras operaciones o las de cualquiera de las empresas de nuestro grupo
• Para proteger nuestros derechos, nuestra privacidad, nuestra seguridad o evitar Daños, así como los de las empresas de nuestro grupo, los suyos o los de terceros
  • Para que podamos ejercer las vías de recurso disponibles o limitar nuestros daños
• Otros terceros
  • Podemos compartir datos personales con los servicios de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de urgencia); comercios minoristas; organizaciones y proveedores médicos; tribunales laborales; entidades de prestaciones sociales; empresas de transporte; agencias de información crediticia; y otras personas implicadas en un incidente que sea objeto de una reclamación; así como compradores y posibles compradores u otras partes en cualquier reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia u otra transacción, real o propuesta, relacionada con la totalidad o parte de nuestro negocio. Para verificar la información facilitada y detectar y prevenir reclamaciones fraudulentas, los datos personales (incluidos los detalles de las lesiones) pueden incluirse en registros de reclamaciones y compartirse con otras aseguradoras. Podemos consultar estos registros al tramitar reclamaciones para detectar, prevenir e investigar el fraude.
  • En lo que respecta a los datos personales de los empleados de Sedgwick, cuando actuamos como responsables del tratamiento, podemos compartir sus datos personales con otras empresas del grupo Sedgwick, nuestros contratistas, proveedores, agentes u otros terceros conocidos (como bancos, aseguradoras, corredores, clientes, auditores, proveedores de prestaciones, proveedores de pensiones, asesores jurídicos, autoridades gubernamentales o públicas (según sea necesario), proveedores de verificación de antecedentes y organismos e institutos educativos) para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de la legislación laboral, nuestro contrato de trabajo contigo, en la prestación de nuestro servicio o para nuestros intereses legítimos
    

Derechos de los interesados

Cuando actuemos como responsables del tratamiento, gestionaremos cualquier solicitud pertinente que nos presenten los interesados en relación con sus derechos, de conformidad con la legislación local aplicable en materia de protección de datos. La mayoría de los derechos de los interesados están sujetos a exenciones, excepciones y restricciones que se aplican de conformidad con la legislación local en materia de protección de datos y otras leyes jurisdiccionales aplicables. Consulte la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» de la política si tiene alguna duda sobre cuáles son sus derechos como interesado y cómo ejercerlos.

Entre los ejemplos típicos de los derechos de los interesados previstos en la legislación sobre protección de datos pueden figurar, salvo que la ley establezca excepciones:

Tu derecho de acceso a los datos

En virtud del RGPD y del RGPD del Reino Unido, usted tiene derecho a solicitar una copia de sus datos personales que están siendo tratados mediante lo que se conoce como «solicitud de acceso del interesado» o SAR. En muchos casos, la información que busca estará disponible sin necesidad de presentar una SAR formal. Por lo tanto, debería empezar por solicitar la información que busca a quienes gestionan directamente su expediente, ya que así evitará el posible retraso que puede suponer una SAR formal. El RGPD y el RGPD del Reino Unido nos conceden un plazo de un mes para responder, que puede ampliarse otros dos meses, si es necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. 

Si presenta una solicitud formal de acceso a los datos (SAR) en la que actuamos como responsables del tratamiento, revisaremos la información de que disponemos para determinar qué datos personales podemos facilitarle. Si actuamos como encargados del tratamiento, remitiremos la solicitud al responsable del tratamiento correspondiente para que la atienda, normalmente nuestro cliente.

Tenga en cuenta que, al responder a una solicitud de acceso a datos personales, algunos datos podrían estar sujetos a excepciones y exenciones, dependiendo de la situación y la naturaleza de su expediente.

Si desea presentar una solicitud de acceso formal, le rogamos que informe al equipo de Sedgwick que se encarga de coordinar la prestación de nuestros servicios, ya que esto agilizará su identificación. También puede dirigir la solicitud a la dirección de correo electrónico de protección de datos correspondiente de Sedgwick, tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior.

Si presenta una solicitud de acceso a datos, le informaremos de los siguientes pasos lo antes posible.

Tu derecho de rectificación

Tiene derecho a solicitarnos en cualquier momento que corrijamos cualquier dato personal inexacto que tengamos sobre usted. Queremos que nuestros registros sean lo más precisos posible, por lo que le rogamos que nos comunique cualquier error. No obstante, tenga en cuenta que una diferencia de opinión o de punto de vista no implica necesariamente que los datos sean inexactos, y es posible que no podamos realizar cambios. No obstante, si desea expresar su propio punto de vista, le rogamos que nos facilite los detalles o una declaración y los añadiremos a nuestros registros.

En caso de que sea necesario, comunique las correcciones o los complementos a las personas encargadas de su expediente.

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

La supresión de datos y tu «derecho al olvido»

Tiene derecho a que se eliminen sus datos cuando ya no sean necesarios, lo que se conoce como el «derecho al olvido». No obstante, tenemos la obligación de conservar algunos registros durante períodos determinados con fines de auditoría, normativos y legales, así como para luchar contra los delitos financieros.

Para cumplir con estas obligaciones, conservamos los registros de conformidad con nuestra Política de conservación. Por consiguiente, es posible que no podamos eliminar los registros cuando se nos solicite, o cuando una reclamación haya concluido. No obstante, en determinadas circunstancias, es posible que podamos «restringir el tratamiento». También es posible que podamos eliminar datos específicos o un documento, por ejemplo, cuando se nos haya enviado por error, y esto se hará sin demoras indebidas.

En primer lugar, hable con las personas que se encargan de su expediente para ver si pueden ayudarle.

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Tu derecho a retirar el consentimiento

Tiene derecho a retirar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en determinadas circunstancias. Esto solo se aplicará cuando nos basemos en su consentimiento para tratar sus datos personales. Si nos basamos en su consentimiento, es probable que su retirada nos impida prestar nuestros servicios y, si se refiere a la tramitación de reclamaciones, es posible que no podamos continuar con su reclamación. Si desea ejercer este derecho, le rogamos que lo comunique por escrito (también se acepta por correo electrónico) a las personas encargadas de su expediente.

Tenga en cuenta también que, si se opone o retira su consentimiento, es posible que sigamos necesitando tratar sus datos para cumplir con los compromisos en curso y satisfacer las obligaciones detalladas en el apartado «Supresión y su derecho al olvido».

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Su derecho a oponerse al tratamiento

La ley otorga a las personas el derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales:

• Con fines de marketing directo. Basándonos exclusivamente en intereses legítimos nuestros, de un tercero o en una misión de interés público; tenga en cuenta que este derecho no se aplica si tratamos sus datos para la ejecución de un contrato, por ejemplo, una reclamación en virtud de una póliza de seguro.
• Para fines de investigación científica o histórica y de elaboración de estadísticas; no solemos hacerlo, por lo que, por lo general, esto no se aplica

Cualquier objeción basada en los motivos anteriormente mencionados deberá comunicarse a nuestro equipo operativo encargado de gestionar el servicio que le prestamos, para que este pueda remitir su solicitud a nuestro departamento de Protección de Datos.

Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Derecho a limitar el tratamiento

Cuando se nos solicite, limitaremos el tratamiento en los siguientes casos:

• Usted cuestiona la exactitud de los datos personales que estamos tratando. No obstante, tenga en cuenta que:
  • Una diferencia de opinión o de punto de vista no implica necesariamente que los datos sean inexactos
  • La restricción solo se aplicará a los datos personales objeto de la controversia, y no a toda la información que obre en nuestro poder en el expediente. Cuando se aplique una restricción, no trataremos los datos en cuestión salvo para verificar su exactitud; durante ese tiempo, la restricción quedará registrada en nuestro sistema.
• El tratamiento es ilícito y, para evitar que se supriman los datos, usted solicita que se limite dicho tratamiento. Si el tratamiento es ilícito, limitaremos el registro y, si es necesario, conservaremos los datos.
• Debemos eliminar sus datos personales, pero usted nos solicita que los conservemos para la formulación, el ejercicio o la defensa de una reclamación legal
• Usted se opone a que tratemos sus datos cuando el único fundamento para hacerlo sea una misión de interés público o un interés legítimo nuestro o de un tercero. En ese caso, limitaremos el tratamiento hasta que se compruebe si existen motivos imperiosos para proceder al tratamiento.

En cada caso, le informaremos antes de que se levante cualquier restricción. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente:

• A pesar de la restricción vigente, seguimos estando autorizados a almacenar datos y tratarlos con el fin de formular, ejercer o defender reclamaciones legales, o para proteger los derechos de otra persona física o jurídica
• La restricción solo se aplica a los datos personales o a una parte de ellos, y podemos seguir tratando el resto de datos relacionados con su expediente
• No nos hacemos responsables de ningún retraso en la prestación de nuestros servicios que se deba a restricciones innecesarias impuestas por usted

Derecho a la portabilidad de los datos

Tiene derecho a recibir los datos personales que nos ha facilitado en un formato legible por máquina; además, si así lo solicita, también podemos enviárselos a otro responsable del tratamiento, siempre que sea técnicamente posible. No obstante, tenga en cuenta lo siguiente:

• La portabilidad solo se aplica a los datos que nos has facilitado, y no a tu expediente completo
• La portabilidad solo se aplica a los datos que puedan convertirse a un formato legible por máquina, lo que puede excluir las imágenes, los documentos escaneados, las fotografías, etc., que usted haya facilitado
• La portabilidad solo está disponible cuando:
  • El tratamiento se basa en el consentimiento o en la ejecución de un contrato, y;
  • El tratamiento se lleva a cabo de forma automatizada

No obstante, si desea ejercer su derecho en virtud de esta opción, le rogamos que se lo comunique a las personas que estén en contacto con usted en relación con la prestación de nuestro servicio.

Derecho a presentar una reclamación

Si considera que nuestra organización no ha cumplido con la legislación aplicable en materia de protección de datos, tiene derecho a emprender acciones legales o a presentar una reclamación ante la autoridad de control de protección de datos competente, en particular en el Estado miembro en el que tenga su residencia habitual, su lugar de trabajo o el lugar donde se haya producido la supuesta infracción.

Por ejemplo, en el Reino Unido, la autoridad de control competente en materia de protección de datos es la Oficina del Comisionado de Información (www.ico.org.uk). 

La autoridad de control principal de nuestra organización es la Comisión de Protección de Datos, con sede en Irlanda. A continuación se incluyen los datos de contacto:

Su página web es: https://www.dataprotection.ie/ 

O bien, puedes llamar a su línea de atención al cliente:

• De 10:00 a 12:00 (de lunes a viernes) en el 076 110 4800
• De 14:00 a 16:00 horas (de lunes a viernes) en el 057 868 4800

O bien, puede escribirles a:
Comisión de Protección de Datos
21 Fitzwilliam Square South
Dublín 2
D02 RD28
Irlanda

Plazo para responder a las solicitudes

Intentaremos responder a cualquier solicitud que recibamos en relación con sus derechos en el plazo de un mes. No obstante, si esto no fuera posible, le comunicaremos en el plazo de un mes que el plazo se ampliará hasta dos meses más y le explicaremos los motivos de dicha ampliación.

Tarifas/comisiones

Nuestra respuesta a su solicitud, así como cualquier medida necesaria para atenderla en relación con cualquiera de sus derechos, se tramitará sin coste alguno para usted. La única excepción a esta norma se dará si la solicitud es excesiva o repetitiva. En caso de que tengamos la intención de aplicar un cargo, se lo comunicaremos antes de proceder con cualquier acción que pueda dar lugar a dicho cargo.

Transferencia internacional de datos personales

Debido al carácter global de nuestra actividad, es posible que tengamos que transferir datos personales a terceros ubicados en otros países (entre los que se incluyen, entre otros, Estados Unidos, India, Sudáfrica y Malasia) que cuentan con un régimen de protección de datos diferente al del país en el que usted reside. Por ejemplo, podemos transferir datos personales con el fin de tramitar reclamaciones de seguros de viaje internacionales y prestar servicios de asistencia médica de emergencia cuando se encuentre en el extranjero, o podemos transferir información a nivel internacional a las empresas de nuestro grupo, proveedores de servicios, socios comerciales y autoridades gubernamentales o públicas con el fin de prestar nuestros servicios y/o para la gestión de las condiciones y prestaciones laborales.

Si transferimos cualquiera de los datos personales que tenemos a un país fuera del Espacio Económico Europeo («EEE») o del Reino Unido («RU»), nos aseguraremos de que se cumpla al menos una de las siguientes condiciones:

• El país al que se transfieren los datos personales garantiza un nivel adecuado de protección de los derechos y libertades de los interesados
• El interesado ha dado su consentimiento
• La transferencia es necesaria por uno de los motivos establecidos en el Reglamento, entre ellos la ejecución de un contrato entre nosotros y el interesado, o para proteger los intereses vitales del interesado
• La cesión es necesaria por motivos de interés público de importancia, o para el reconocimiento, el ejercicio o la defensa de derechos legales
• La transferencia se lleva a cabo de conformidad con la ley mediante el uso de un mecanismo de transferencia adecuado, como las cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea, siempre que los interesados dispongan de derechos exigibles y de recursos legales efectivos, o mediante la Ley de Transferencia de Datos del Reino Unido (UK IDTA), según proceda.
• La transferencia ha sido autorizada por la autoridad competente en materia de protección de datos, tras haber demostrado que existen garantías adecuadas en lo que respecta a la protección de la intimidad de los interesados, sus derechos y libertades fundamentales y el ejercicio de sus derechos

Sin perjuicio de lo dispuesto en la presente cláusula, los datos personales que obran en nuestro poder también pueden ser tratados por compañeros que operan fuera del EEE o del Reino Unido y que trabajan para nosotros o para alguno de nuestros proveedores. Dichos compañeros pueden dedicarse, entre otras cosas, a la ejecución de contratos con el interesado, al tratamiento de datos de pago y a la prestación de servicios de asistencia.

Marco de protección de datos UE-EE. UU. y el «puente» del Reino Unido

Sedgwick Claims Management Service Inc. y EFI Global Inc. se adhieren a los principios del Marco de Protección de Datos UE-EE. UU. (EU-U.S. DPF) y a la ampliación del Reino Unido al EU-U.S. DPF, tal y como los establece el Departamento de Comercio de los Estados Unidos. Las entidades de Sedgwick mencionadas anteriormente pueden invocar el EU-U.S. DPF como base legal para las transferencias de datos personales. Para obtener más información, consulte nuestro«Aviso sobre el Marco de Protección de Datos».

Sedgwick seguirá recurriendo a las cláusulas contractuales tipo (SCC) para las transferencias de datos personales desde la UE y el Reino Unido a EE. UU., cuando proceda. Para más información, consulte la sección «Transferencias internacionales de datos» más arriba.

Seguridad de los datos personales

Tomaremos todas las medidas técnicas, legales y organizativas razonables y adecuadas, que sean conformes con la legislación aplicable en materia de privacidad y seguridad de los datos, para proteger sus datos personales. Lamentablemente, no se puede garantizar que ninguna transmisión de datos a través de Internet, ni ningún sistema de almacenamiento de datos, sea 100 % seguro. Si tiene motivos para creer que su interacción con nosotros ya no es segura (por ejemplo, si considera que se ha visto comprometida la seguridad de cualquiera de sus datos personales que obran en nuestro poder), le rogamos que nos lo notifique de inmediato.

Cuando facilitemos alguno de sus datos personales a un proveedor, este será seleccionado cuidadosamente y se le exigirá que adopte las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y la seguridad de dichos datos personales.

Exactitud de los datos

Tomamos todas las medidas razonables para garantizar que los datos personales que tratamos sean exactos y estén completos, en la medida en que sea necesario para la prestación de nuestros servicios y de conformidad con los controles detallados en la presente Política de privacidad.

Conservación de los datos personales

Conservaremos los datos personales de conformidad con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en la presente Política de privacidad, salvo que la ley exija o permita un plazo de conservación más largo.

Datos personales de otras personas

Si nos facilitas datos personales relativos a otras personas, aceptas:

• Para informar al usuario sobre el contenido de esta Política de privacidad
• Obtener cualquier consentimiento legalmente requerido para la recogida, el uso, la divulgación y la transferencia (incluida la transferencia transfronteriza) de los datos personales de la persona en cuestión, de conformidad con la presente Política de privacidad

Rogamos a los niños que no nos faciliten ningún dato personal a través del Sitio web o las Aplicaciones.

Cookies y otras tecnologías e información relacionadas

Las cookies son fragmentos de información que se almacenan directamente en el ordenador que está utilizando. Para consultar la lista completa y obtener más información sobre las cookies que utilizamos, consulte la Política de privacidad, cuyo enlace encontrará en la página principal de Sedgwick.com.

Estas cookies se utilizan para recopilar información sobre cómo utilizan nuestro sitio web los visitantes. Utilizamos esta información para elaborar informes y para ayudarnos a mejorar el sitio web. Las cookies recopilan principalmente información de forma anónima, incluyendo el número de visitantes del sitio web, de dónde proceden los visitantes y las páginas que han visitado.

La «información adicional» es aquella que no revela su identidad específica, como por ejemplo:

• Datos de uso de la aplicación
• Datos no personales recopilados mediante cookies, etiquetas y otras tecnologías

Nosotros y nuestros proveedores de servicios externos podemos recopilar «Otra información» de diversas formas, entre las que se incluyen:

• A través del uso que hagas de la aplicación: cuando descargues y utilices la aplicación, tanto nosotros como nuestros proveedores de servicios podremos recopilar datos sobre el uso de la aplicación, como la fecha y la hora en que la aplicación instalada en tu dispositivo electrónico accede a nuestros servidores, así como qué información y archivos se han descargado en la aplicación en función del número de tu dispositivo

Servicios de terceros

La presente Política de privacidad no aborda, y no nos hacemos responsables de, las prácticas de privacidad, de información o de otro tipo de ningún proveedor, incluidos aquellos que gestionen cualquier sitio web o servicio al que enlacen los Servicios. La inclusión de un enlace en los Servicios no implica que nosotros, ni las empresas de nuestro grupo, respaldemos el sitio o servicio enlazado. Antes de facilitar cualquier Dato Personal a cualquiera de dichos sitios web enlazados, asegúrese de revisar detenidamente la Política de privacidad de dicho sitio web para comprender cómo gestiona sus Datos Personales.

Consentimiento para el tratamiento de datos personales

Le informaremos cuando necesitemos su consentimiento para tratar sus datos personales y se lo solicitaremos tal y como se describe en la presente Política de privacidad. Si no nos da su consentimiento cuando se le solicite, es posible que no podamos prestarle nuestros servicios. Si es necesario, póngase en contacto con nosotros tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior para obtener más información.

Contratación

Introducción

Sedgwick (la «Empresa») conserva datos personales de los solicitantes de empleo. Esto significa que la Empresa es la responsable del tratamiento y determina los fines y los medios del tratamiento de sus datos personales.

Este Aviso de privacidad describe:

• Cómo conserva y trata la empresa su información, incluidas las categorías especiales de datos personales, de conformidad con nuestras obligaciones en virtud del RGPD
• Cómo pretende la empresa proteger los datos personales de los candidatos a un puesto de trabajo que se encuentran en el EEE o en el Reino Unido durante el proceso de selección; y
• Tus derechos como interesado

La empresa se toma muy en serio la seguridad y la privacidad de tus datos. Necesitamos recopilar y utilizar información o «datos» sobre ti como parte del proceso de selección. Cumplimos con nuestras obligaciones legales en virtud del RGPD/RGPD del Reino Unido y de la legislación del país en el que has solicitado un puesto con nosotros en lo que respecta a la privacidad y la seguridad de los datos.

El presente Aviso de privacidad se aplica a todos los datos personales, independientemente de que estén almacenados en formato electrónico, en papel o en cualquier otro soporte.

Actividades de tratamiento de datos

Solo conservaremos los datos durante el tiempo que sea necesario para los fines del proceso de selección.

Por lo general, sus datos personales se conservarán durante seis meses tras la finalización del proceso de selección, a menos que usted acepte un plazo de conservación más largo o exista una obligación legal de conservar los datos personales durante más tiempo.

Los datos personales pueden ser facilitados por usted mismo, por otra persona (como un antiguo empleador o una agencia de selección de personal) o pueden ser generados por nosotros.

Podemos recopilar y utilizar los siguientes tipos de datos personales sobre usted: su formulario de solicitud, su currículum vitae, sus referencias, sus titulaciones y su pertenencia a cualquier colegio profesional, así como los datos relativos a cualquier prueba de selección previa a la contratación.

Utilizaremos tus datos personales para:

• Cumplir con cualquier obligación legal;
• El procedimiento habitual de formalización de contratos previos a la contratación durante el proceso de selección
• Nuestros intereses legítimos durante el proceso de selección. No obstante, solo podemos hacerlo si sus intereses y derechos no prevalecen sobre los nuestros. Tiene derecho a impugnar nuestros intereses legítimos y a solicitar que dejemos de tratar sus datos.

Podemos tratar sus datos personales para estos fines sin su consentimiento.

No utilizaremos sus datos personales para fines ajenos a este propósito sin informarle al respecto y sin indicarle la base jurídica en la que nos basaremos para su tratamiento.

Trataremos sus datos personales en diversas situaciones a lo largo del proceso de selección, por ejemplo:

• Para decidir si te contratamos
• Para decidir cuánto te pagaremos y las demás condiciones de tu contrato con nosotros
• Para comprobar que tienes permiso legal para trabajar con nosotros
• Para determinar si es necesario realizar adaptaciones razonables en su lugar de trabajo o en su puesto debido a su discapacidad
• Para supervisar la diversidad y la igualdad de oportunidades
• Para cumplir con la legislación laboral, la legislación en materia de inmigración, la legislación sobre salud y seguridad, la legislación fiscal y otras leyes que nos afectan
• La prevención y detección del fraude u otros delitos
• Por cualquier otro motivo que le comuniquemos ocasionalmente

En algunos casos, es posible que necesitemos su consentimiento para tratar sus datos personales. Esto suele implicar el tratamiento de categorías especiales de datos personales (por ejemplo, datos sobre salud o antecedentes penales). Si le solicitamos su consentimiento para tratar sus datos personales, le explicaremos los motivos de nuestra solicitud. No está obligado a dar su consentimiento y puede retirarlo más adelante si así lo desea, poniéndose en contacto con nuestra Oficina de Protección de Datos tal y como se indica en la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» anterior.

Si decide no facilitarnos determinados datos personales, debe tener en cuenta que es posible que no podamos llevar a cabo algunas partes de nuestro proceso de selección de la forma habitual o que podamos crear situaciones peligrosas o inadecuadas, en caso de que no se nos haya facilitado la información pertinente. Por ejemplo, informarnos sobre una enfermedad o medicación podría salvarte la vida en algún momento, o informarnos de que utilizas una silla de ruedas nos permitirá realizar los ajustes razonables necesarios para llevar a cabo tu entrevista (elegir una oficina o planta específica que cuente con ascensor o rampa).

No necesitamos su consentimiento para tratar categorías especiales de sus datos personales cuando lo hacemos con los siguientes fines, entre otros:

• Cuando sea necesario para el cumplimiento de los derechos y obligaciones derivados de la legislación laboral
• Cuando sea necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona, en caso de que usted o dicha persona no puedan dar su consentimiento por motivos físicos o jurídicos
• Cuando hayas hecho públicos los datos
• Cuando el tratamiento sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales
• Cuando el tratamiento sea necesario a efectos de medicina del trabajo o para evaluar su capacidad laboral

Para algunos puestos, es posible que solicitemos, o que le pidamos que solicite, un certificado expedido por la agencia competente encargada de la verificación de antecedentes penales, siempre que lo permita la legislación local. Esto suele ocurrir cuando el puesto requiere tratar directamente con el público, lo que incluye visitar sus domicilios, o cuando se trata de un puesto de confianza.

En ocasiones, es posible que compartamos tus datos personales con empresas del grupo o con nuestros contratistas y agentes para llevar a cabo el proceso de selección.

Exigimos a dichas empresas que mantengan la confidencialidad y la seguridad de tus datos personales y que los protejan de conformidad con la ley. Solo se les permite tratar tus datos para los fines legítimos para los que se han facilitado y de acuerdo con nuestras instrucciones.

Tus derechos como interesado

Cuando actuemos como responsables del tratamiento, gestionaremos cualquier solicitud relacionada con los derechos de los interesados que se nos presente de conformidad con la legislación local aplicable en materia de protección de datos y le explicaremos cómo puede ejercer sus derechos. La mayoría de los derechos de los interesados están sujetos a exenciones, excepciones y restricciones que se aplican de conformidad con la legislación local en materia de protección de datos y otras leyes jurisdiccionales aplicables. 

Consulte la sección «A quién dirigirse en relación con sus datos personales» de la política si tiene alguna duda sobre cuáles son sus derechos como interesado y cómo ejercerlos. 

En la sección «Derechos de los interesados» de esta política se recogen ejemplos típicos de los derechos que les asisten en virtud de la legislación en materia de protección de datos.

Modificaciones de esta Política de privacidad

Revisamos esta Política de privacidad periódicamente y nos reservamos el derecho a realizar modificaciones en cualquier momento para adaptarnos a los cambios en nuestra actividad y a los requisitos legales. Publicaremos las actualizaciones en nuestro sitio web.