De nieuwste inspanningen van OSHA om werknemers te beschermen - en wat werkgevers moeten doen om hieraan te voldoen

Zoals te verwachten valt tijdens het ambtstermijn van een Democratische president, heeft de Occupational Health and Safety Administration (OSHA) van het Amerikaanse Ministerie van Arbeid onder de regering-Biden haar inspanningen opgevoerd om veilige arbeidsomstandigheden in heel Amerika af te dwingen. Uit rapporten blijkt dat OSHA sinds 2021 het aantal arbeidsinspecteurs met ongeveer 20% heeft uitgebreid en dat de regering alleen al dit jaar verschillende grootschalige veiligheidsinitiatieven heeft geïntroduceerd. In deze blog belichten we enkele recente berichten van OSHA en doen we aanbevelingen om werkgevers te helpen aan de nieuwste vereisten te voldoen.

Nationale accentprogramma's

Zoals uitgelegd opde website van OSHA, zijn "nationale aandachtsprogramma's (NEP's) tijdelijke programma's die zich richten op ... specifieke gevaren en sectoren met een hoog risico. Bestaande en potentiële NEP's worden geëvalueerd aan de hand van inspectiegegevens, gegevens over letsel en ziekte, rapporten van het National Institute for Occupational Safety and Health, peer-reviewed literatuur, analyse van inspectiebevindingen en andere beschikbare informatiebronnen."

In wezen gebruikt OSHA de schat aan gegevens over arbeidsongevallen en beroepsziekten waarover het beschikt om gebieden met opkomende risico's of verslechterende veiligheidskwesties te identificeren en ontwikkelt het gespecialiseerde programma's om deze aan te pakken. NEP's zijn in de eerste plaats bedoeld als preventieve maatregel, niet als strafmaatregel. Bovendien bieden de aandachtsgebieden die onder NEP's vallen werkgevers waardevolle inzichten in de kwesties waarop OSHA zich waarschijnlijk zal richten bij zijn handhavingsinspanningen.

Sinds begin 2023 heeft OSHA instructies gegeven over drie NEP's:

1. Een herziening van een programma uit 2007 gericht op de brand- en explosierisico's in verband metbrandbaar stof.
2. Het verminderen van letsel en dodelijke ongevallen doorvalpartijentijdens werkzaamheden op hoogte. Zoals vermeld in de instructie: "Het doel van dit NEP is om het aantal onbeschermde werknemers dat wordt blootgesteld aan valgerelateerde gevaren in alle sectoren, die kunnen leiden tot ernstig letsel en dodelijke ongevallen, aanzienlijk te verminderen of te elimineren. ... De meeste inspecties zullen plaatsvinden in de bouwsector, omdat het merendeel van de dodelijke valpartijen naar lagere niveaus elk jaar plaatsvindt op bouwplaatsen."
3. Voorkomen van gevaren inmagazijnen, verwerkingsfaciliteiten, distributiecentra en risicovolle detailhandelszaken. Inde aankondigingvan OSHA over het nieuwe NEP wordt gewezen op de snelle groei van deze sector in het afgelopen decennium en op het feit dat het aantal letsels en ziektegevallen aanzienlijk hoger ligt dan in de particuliere sector in het algemeen. De NEP-instructie bepaalt dat inspecties zich voornamelijk zullen richten op het gebruik van gemotoriseerde industriële voertuigen, materiaalbehandeling en -opslag, loop- en werkoppervlakken, vluchtwegen (onbelemmerde uitgangen, enz.), brandbeveiliging en ergonomische en hittegevaren.

Wat betreft hitte is het vermeldenswaard dat de VS momenteel geen federale norm voor hitte op de werkplek heeft. OSHA startte in 2021met het opstellen van regels, gaf in 2022instructiesover een NEP gericht op hitte en lanceerde deze zomer eencampagne om te waarschuwen voorgevarenenhittegerelateerde aandoeningenals reactie op de recordhoge temperaturen. Volgens de algemene plichtclausule van OSHA zijn werkgevers verantwoordelijk voor het bieden van een werkomgeving die "vrij is van erkende gevaren ... die de dood of ernstig lichamelijk letsel kunnen veroorzaken", waaronder extreme hitte. De gouverneur van Texas, Greg Abbott, heeft onlangs echter eenwetsvoorstelondertekend (door critici ook wel de "Death Star" genoemd) dat steden de bevoegdheid ontneemt om waterpauzes verplicht te stellen voor een aanzienlijk aantal werknemers in de staat. Velen zijn bezorgd dat de wet het welzijn van bouwvakkers en anderen die buiten werken in gevaar brengt en vechten om deze wet ongedaan te maken.

Zoals OSHA in juli verklaarde, zal het "zijn handhaving intensiveren op plaatsen waar werknemers worden blootgesteld aan hittegevaren, met meer inspecties in risicovolle sectoren zoals de bouw en de landbouw." (Voor meer informatie over de bescherming van werknemers tegen hittegevaren kunt udeze Sedgwick-podcast beluisteren.)

Vereisten voor gegevensrapportage

Eveneens in julikondigdeOSHA een uitbreidingaanvan de elektronische rapportagevereisten met betrekking tot arbeidsongevallen en beroepsziekten voor werkgevers in bepaalde risicovolle sectoren. Een van de doelstellingen van deze wijzigingen is dat OSHA de gegevens gebruikt "om door middel van strategische voorlichting en handhaving in te grijpen om het aantal arbeidsongevallen en beroepsziekten te verminderen" en om werknemers en werkgevers te helpen "beter geïnformeerde beslissingen te nemen over de veiligheid en gezondheid op hun werkplek".

Dedefinitieve regel, die op 1 januari 2024 van kracht wordt, omvat de volgende indieningsvereisten:

• Bedrijven met 100 of meer werknemers in bepaalde risicovolle sectoren moeten eenmaal per jaar elektronisch informatie uit hun Formulier 300 - Logboek van werkgerelateerde verwondingen en ziektes en Formulier 301 - Rapportage van verwondingen en ziektes indienen bij OSHA. Deze indieningen komen bovenop de indiening van Formulier 300A - Overzicht van werkgerelateerde verwondingen en ziektes.
• Om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren, zijn bedrijven verplicht om hun officiële bedrijfsnaam te vermelden wanneer ze elektronische rapportages van hun letsel- en ziektegegevens indienen bij OSHA.

De uitgebreide vereiste heeft invloed op de indiening van gegevens over het kalenderjaar 2023, waarbij de eerste indieningsdeadline voor de nieuwe informatie 2 maart 2024 is.

Actiestappen voor werkgevers

Om werknemers te beschermen en OSHA-boetes te vermijden, hebben organisaties van elke omvang een collega of afdeling nodig die verantwoordelijkheid neemt voor veiligheid en naleving. Kleine en middelgrote bedrijven die geen speciale risicobeheerteams hebben, moeten mogelijk een beroep doen op deskundige partners die hen kunnen helpen bij het navigeren door complexiteiten en het versterken van hun veiligheidsniveau. Degenen die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid op de werkplek moeten op de hoogte blijven van het laatste nieuws van OSHA om een duidelijk beeld te hebben van de huidige verwachtingen en aandachtsgebieden van de overheid.

Organisaties met de risicofactoren die onder de huidige NEP's van OSHA vallen, zullen maatregelen willen nemen om deze risico's voor hun werknemers te verminderen. Of het nu gaat om aanvullende veiligheidstrainingen (zie onzerecente blogvoor meer informatie), beoordelingen van locaties en processen, onderzoek naar incidenten op locatie, analyse van gegevens over letsel en ziekte, samenwerking met eenexpert op het gebied van administratieof andere verbeteringen, het kunnen aantonen van een oprechte inspanning om werknemers te beschermen en de naleving van veiligheidsvoorschriften te verbeteren, zal organisaties goed van pas komen. Mocht een OSHA-inspecteur uw werkplek bezoeken, dan kunt u het beste open en transparant zijn en laten zien wat u goed doet; het is ook altijd handig om documentatie bij de hand te hebben.

We moedigen organisaties aan om voortdurend te werken aan het verbeteren van hun veiligheidscultuur. Dit vermindert niet alleen het aantal gevallen van letsel en ziekte onder werknemers, maar zorgt er ook voor dat mensen zich veilig en verzorgd voelen op het werk. In de huidige competitieve arbeidsmarkt is een sterke veiligheidscultuur op de werkplek echt een win-winsituatie.

> Meer informatie — lees hoe Sedgwick risicodiensten en OSHA-administratiediensten uw veiligheidsprogramma op de werkplek kunnen verbeteren, of neem contact met ons op via [email protected].