OSHAs nyeste tiltak for å beskytte arbeidsstyrken – og hva arbeidsgivere må gjøre for å overholde dem

Som forventet for en demokratisk presidentperiode, har det amerikanske arbeidsdepartementets Occupational Health and Safety Administration (OSHA) under Biden-administrasjonen styrket sin innsats for å håndheve trygge arbeidsforhold over hele Amerika. Rapporter tyder på at OSHA har økt sitt korps av arbeidsplassinspektører med omtrent 20 % siden 2021, og bare i år har administrasjonen introdusert flere omfattende sikkerhetsinitiativer. I denne bloggen vil vi fremheve noen av de siste nyhetene fra OSHA og gi anbefalinger for å hjelpe arbeidsgivere med å overholde de nyeste kravene.

Nasjonale fokusprogrammer

Som forklart på OSHAs nettsted , er «nasjonale fokusprogrammer (NEP-er) midlertidige programmer som fokuserer … på bestemte farer og høyrisikoindustrier. Eksisterende og potensielle NEP-er evalueres ved hjelp av inspeksjonsdata, skade- og sykdomsdata, rapporter fra National Institute for Occupational Safety and Health, fagfellevurdert litteratur, analyse av inspeksjonsfunn og andre tilgjengelige informasjonskilder.»

I hovedsak bruker OSHA den store mengden data om arbeidsskader og sykdommer som er tilgjengelig for å identifisere områder med nye risikoer eller forverrede sikkerhetsproblemer, og utvikler spesialiserte programmer for å håndtere dem. NEP-er er primært ment å være forebyggende, ikke straffende. I tillegg gir fokusområdene som dekkes av NEP-ene arbeidsgivere verdifull innsikt i problemene som OSHA sannsynligvis vil sikte seg inn på i sin håndhevingsinnsats.

Siden starten av 2023 har OSHA utstedt instruksjoner om tre NEP-er:

1. En revisjon av et program fra 2007 fokuserte på brann- og eksplosjonsrisikoen forbundet med brennbart støv .
2. Redusere skader og dødsfall som følge av fall ved arbeid i høyden. Som det fremgår av instruksjonen: «Målet med denne NEP-en er å redusere eller eliminere ubeskyttede arbeidstakeres eksponering for fallrelaterte farer i alle bransjer som kan føre til alvorlige skader og dødsfall. … De fleste inspeksjonene vil foregå i bygg- og anleggsbransjen fordi de fleste dødsfall til lavere nivåer hvert år skjer på byggeplasser.»
3. Forebygging av farer i lagerbygninger, prosesseringsanlegg, distribusjonssentre og høyrisikobutikker . OSHAs kunngjøring av den nye NEP viser til den raske veksten i denne sektoren det siste tiåret, samt at skade- og sykeratene er betydelig høyere enn i privat industri generelt. NEP-instruksen slår fast at inspeksjoner hovedsakelig vil fokusere på drift av motordrevne industrikjøretøyer, materialhåndtering og lagring, gang- og arbeidsflater, utgangsveier (uhindrede utganger osv.), brannvern og ergonomiske og varmefarer.

Når det gjelder varme, er det verdt å merke seg at USA for øyeblikket ikke har en føderal standard for varmespesifikk arbeidsplass. OSHA startet regelverket i 2021, utstedte instruksjoner om en NEP fokusert på varme i 2022, og lanserte en farevarslings- og forebyggingskampanje for varmesykdommer i sommer som svar på rekordhøye temperaturer. I henhold til OSHAs generelle pliktklausul er arbeidsgivere ansvarlige for å tilby arbeidsmiljøer som er «frie for anerkjente farer ... som sannsynligvis vil forårsake død eller alvorlig fysisk skade», inkludert ekstrem varme. Imidlertid signerte Texas-guvernør Greg Abbott nylig et lovforslag (med kallenavnet «Dødsstjernen» av kritikere) som fratar byene myndighet til å pålegge vannpauser for et betydelig antall arbeidere i staten. Mange er bekymret for at loven setter bygningsarbeidernes og andres velferd som arbeider utendørs i fare, og kjemper for å få den omgjort.

Som OSHA uttalte i juli, vil de «intensivere håndhevingen der arbeidere er utsatt for varmefarer, med økte inspeksjoner i høyrisikoindustrier som bygg og anlegg og landbruk.» (For mer informasjon om å beskytte arbeidere mot varmefarer, lytt til denne Sedgwick-podkasten .)

Krav til datarapportering

I juli annonserte OSHA også en utvidelse av sine elektroniske rapporteringskrav angående arbeidsskader og sykdommer for arbeidsgivere i visse høyrisikobransjer. Blant de uttalte målene med disse endringene er at OSHA skal bruke dataene «til å gripe inn gjennom strategisk oppsøkende virksomhet og håndheving for å redusere arbeidstakerskader og sykdommer» og for å hjelpe ansatte og arbeidsgivere med å «ta mer informerte beslutninger om sikkerhet og helse på arbeidsplassen».

Den endelige regelen , som trer i kraft 1. januar 2024, inkluderer følgende innsendingskrav:

• Bedrifter med 100 eller flere ansatte i visse høyrisikobransjer må sende inn informasjon fra skjema 300 – logg over arbeidsrelaterte skader og sykdommer og skjema 301 – rapport om skader og sykdommer til OSHA elektronisk én gang i året. Disse innsendingene kommer i tillegg til innsending av skjema 300A – sammendrag av arbeidsrelaterte skader og sykdommer.
• For å forbedre datakvaliteten er bedrifter pålagt å inkludere sitt juridiske firmanavn når de sender inn elektroniske innsendinger til OSHA fra sine skade- og sykdomsjournaler.

Det utvidede kravet påvirker innsending av poster for kalenderåret 2023, med første frist for innsending av den nye informasjonen 2. mars 2024.

Tiltak fra arbeidsgiver

For å beskytte ansatte og unngå OSHA-straffer, trenger organisasjoner i alle størrelser en kollega eller avdeling som tar ansvar for sikkerhet og samsvar. Små og mellomstore bedrifter som ikke har dedikerte risikostyringsteam, kan trenge å stole på ekspertpartnere som kan hjelpe dem med å navigere i kompleksiteter og styrke sikkerhetsnivået. De som er ansvarlige for sikkerhet på arbeidsplassen må holde seg oppdatert på de siste nyhetene fra OSHA for å få en klar forståelse av administrasjonens nåværende forventninger og fokusområder.

Organisasjoner med risikofaktorer som dekkes av OSHAs nåværende NEP-er, vil ønske å ta grep for å redusere disse risikoene for sine ansatte. Enten det er ytterligere sikkerhetsopplæring (se vår nylige blogg for mer), vurderinger av steder og prosesser, undersøkelse av hendelser på stedet, analyse av skade- og sykdomsdata, samarbeid med en ekspert på arkivering eller andre forbedringer, vil det å kunne demonstrere en god tro-innsats for å beskytte ansatte og forbedre sikkerhetssamsvar tjene organisasjonene godt. Skulle en OSHA-inspektør komme til arbeidsplassen din, er det best å være åpen og transparent og vise frem de tingene du gjør bra; det hjelper alltid å legge frem dokumentasjon.

Vi oppfordrer organisasjoner til kontinuerlig å jobbe med å forbedre sikkerhetskulturen sin. Dette reduserer ikke bare forekomsten av skader og sykdom hos ansatte, men hjelper også folk til å føle seg trygge og ivaretatt på jobb. I dagens konkurransepregede arbeidsmarked er det virkelig en vinn-vinn-situasjon å ha en sterk kultur for sikkerhet på arbeidsplassen.

> Finn ut mer – les om hvordan Sedgwicks risikotjenester og OSHAs journalføringstjenester kan forbedre sikkerhetsprogrammet ditt på arbeidsplassen, eller kontakt oss på [email protected] .