Het is een speciale tijd van het jaar waar ouders naar uitkijken: het begin van een nieuw schooljaar. Terwijl leraren hun klaslokalen voorbereiden, is dit een goed moment voor schooldistricten en hun personeelsafdelingen om hun Family and Medical Leave Act (FMLA)-processen en -beleid te herzien. In deze blog gaan we dieper in op de nuances van de FMLA-regelgeving voor schoolsystemen en hun werknemers.
Bijzondere regels: Subdeel F
Onder subdeel F van de FMLA-regelgeving gelden speciale regels voor schooldistricten (dit geldt ook voor charterscholen en particuliere K-12-scholen). 29 CFR §825.600 (a) stelt dat deze speciale regels niet gelden voor onderwijsinstellingen zoals hogescholen, universiteiten, handelsscholen en kleuterscholen. Het feit dat kleuterscholen specifiek worden uitgesloten is interessant. In veel schooldistricten wordt voorschoolse opvang aangeboden als een programma dat door het district wordt verzorgd. Personeel dat in voorschoolse programma's werkt, valt echter mogelijk niet onder dezelfde definitie als ander schoolpersoneel. Deze discrepantie kan verwarrend zijn voor districten die proberen hun FMLA-beleid op elkaar af te stemmen.
Ten eerste hoeven schoolsystemen zich niet te houden aan de 50-werknemersregel waaraan particuliere werkgevers moeten voldoen om in aanmerking te komen voor FMLA. Volgens 29 CFR §825.600 (b) is de 50-werknemersregel niet van toepassing en door deze vrijstelling komen alle werknemers in aanmerking, ongeacht de grootte van de school. Deze regel is ingevoerd om landelijke of geïsoleerde schoolsystemen te helpen, maar heeft invloed op alle schoolsystemen. In de regeling staat dat scholen weliswaar zijn vrijgesteld van de 50-werknemersregel, maar dat de vereisten om in aanmerking te komen voor de regeling hetzelfde blijven en dat de 50/75-regel inhoudt dat werknemers moeten werken op een locatie met minimaal 50 werknemers binnen een straal van 75 mijl.
Het belangrijkste aspect van subdeel F is de informatie over werknemers in opleiding. Werknemers in opleiding worden gedefinieerd als werknemers met als belangrijkste functie het onderwijzen of instrueren van leerlingen in een klas, kleine groep of individuele setting. Als je deze definitie bekijkt, zie je dat ze van toepassing kan zijn op een breed scala aan functies binnen de school.
Gelukkig maakt 29 CFR §825.600 (c) duidelijk dat de speciale regels niet van toepassing zijn op assistenten of hulpen van leerkrachten die niet daadwerkelijk lesgeven als hun primaire taak hebben. Ook hulppersoneel zoals adviseurs, psychologen of onderwijsspecialisten vallen er niet onder.
Intermitterend verlof voor instructiemedewerkers
Een van de meest voorkomende vormen van FMLA-verlof is intermitterend verlof. Onder normale omstandigheden, als een werknemer eenmaal is goedgekeurd voor het gebruik van intermitterend verlof, gaat het verlof door en wordt de tijd opgenomen als dat nodig is. Specifiek voor werknemers in opleiding bieden aanvullende richtlijnen de werkgever meer flexibiliteit bij het beheer van intermitterend verlof.
Volgens 29 CFR §825.601 (a) (1) & (2) kan een werkgever, als een werknemer intermitterend verlof aanvraagt dat meer bedraagt dan 20 procent van het totale aantal werkdagen gedurende de aangevraagde verlofperiode, van de werknemer eisen dat hij een van de volgende dingen doet:
- Een aaneengesloten verlof opnemen voor een periode of perioden (niet langer dan de totale duur van de geplande behandeling).
- Tijdelijk overplaatsen naar een beschikbare alternatieve functie waarvoor de werknemer gekwalificeerd is - en die een gelijkwaardig salaris en voordelen biedt - die beter aansluit bij de behoefte aan verlof.
Dit betekent echter niet dat de ontslagbescherming niet langer van toepassing is en dat we mensen kunnen overzetten van onderbroken verlof naar ononderbroken verlof.
Omdat de belangrijkste taak van een instructiemedewerker het geven van onderwijs is, zou een afwezigheid van meer dan 20 procent van de geplande werkdagen storend zijn voor leerlingen. Subdeel F biedt schooldistricten de mogelijkheid om de impact voor leerlingen te minimaliseren - en toch FMLA-bescherming te bieden - door deze werknemers op verschillende manieren tegemoet te komen. De eerste is door hen de mogelijkheid te bieden om vrije tijd te blokkeren (doorlopend verlof) voor de duur van het verlaagde rooster voor behandeling. Hierdoor kan een vervanger worden ingezet, zodat de klas niet wordt verstoord.
De andere methode is om de werknemer tijdelijk over te plaatsen naar een functie die niet voor instructie is bedoeld (met gelijke of betere secundaire arbeidsvoorwaarden) tot het moment dat de behoefte aan verlof niet vereist dat meer dan 20 procent van de geplande werkdagen wordt gemist. Op deze manier kunnen instructiemedewerkers profiteren van de bescherming onder FMLA, terwijl de integriteit van het klaslokaal waarin leerlingen leren wordt beschermd.
Voor werknemers in opleiding gelden ook andere regels als het verlof doorloopt van de ene academische periode naar de volgende, inclusief de zomervakantie. In alle gevallen is het zo dat, aangezien werknemers in opleiding niet aan het werk zijn, deze werknemers volgens de regels tijdens de zomervakantie voordelen kunnen blijven ontvangen. Ze hoeven geen tijd in rekening te brengen onder de FMLA, omdat ze in die weken geen les hebben gegeven. Het verlof wordt hervat aan het begin van de volgende academische periode met de speciale bepalingen die we hierboven hebben besproken. In de voorschriften staat ook dat scholen niet meer dan twee academische termijnen per kalenderjaar kunnen hebben. Dit betekent dat voor districten waar werknemers aan het einde van het laatste academische semester met FMLA-verlof waren, het FMLA-verlof kan worden hervat zodra het academische semester in de herfst begint.
Tot slot kunnen werknemers in het onderwijs tegen problemen aanlopen als ze vlak voor het einde van een onderwijsperiode verlof aanvragen. 29 CFR §825.602 stelt dat - net als bij verminderd verlof of verlof met tussenpozen - schooldistricten van instructiemedewerkers die verlof opnemen met minder dan vijf weken te gaan voor het einde van de academische termijn, kunnen eisen dat ze de rest van de academische termijn (gedefinieerd als een schoolsemester) uitblijven, als hun verlof minder dan de volledige vijf weken bedraagt. Een goed voorbeeld hiervan is een werknemer die minder dan vijf weken voor het einde van het semester drie weken verlof aanvraagt voor hechting vanwege de geboorte, adoptie of pleegzorg van een kind. Het schooldistrict zou kunnen eisen dat die werknemer de rest van het semester verlof opneemt om de impact op de leeromgeving te beperken.
Vooruitkijken
Ik weet zeker dat velen van jullie zich afvragen: "Hoe kunnen we het concept van subdeel F ook van toepassing laten zijn op andere sectoren dan het onderwijs? De realiteit is dat deze regels uitsluitend zijn voorbehouden aan scholen. Subdeel F bevat ook interessante taal over het herstellen van gelijkwaardige functies. Blijf kijken voor meer hierover in een volgende blog. Bedank in de tussentijd je leraren voor hun niet-aflatende toewijding aan het onderwijzen van de volgende generatie. Vergeet niet dat de vakantie nog maar een paar korte maanden duurt en dat de kinderen dan weer voltijds thuis zijn.
Tags: kinderen, familie, familie- en medisch verlof, FMLA, verlof, medisch verlof