De scholen zijn weer begonnen: wat betekent dit voor de FMLA?

Het is een speciale tijd van het jaar waar ouders naar uitkijken: het begin van een nieuw schooljaar. Terwijl leraren hun klaslokalen voorbereiden, is dit een goed moment voor schooldistricten en hun personeelsafdelingen om hun processen en beleid met betrekking tot de Family and Medical Leave Act (FMLA) te herzien. Deze blog gaat dieper in op de nuances van de FMLA-regelgeving voor schoolsystemen en hun werknemers.

Bijzondere regels: Subdeel F

Onder subdeel F van de FMLA-voorschriften gelden speciale regels voor schooldistricten (dit omvat ook charterscholen en particuliere basisscholen en middelbare scholen). 29 CFR §825.600 (a) stelt dat deze speciale regels niet van toepassing zijn op onderwijsinstellingen zoals hogescholen, universiteiten, vakscholen en kleuterscholen. Het feit dat kleuterscholen specifiek worden uitgesloten, is interessant. In veel schooldistricten wordt kleuterschool aangeboden als een programma dat door het district wordt verzorgd. Het personeel dat in kleuterschoolprogramma's werkt, valt echter mogelijk niet onder dezelfde definitie als andere schoolmedewerkers. Deze discrepantie kan verwarrend zijn voor districten die hun FMLA-beleid willen harmoniseren.

Ten eerste hoeven schoolsystemen zich niet te houden aan de regel van 50 werknemers waaraan particuliere werkgevers moeten voldoen om in aanmerking te komen voor FMLA. Volgens 29 CFR §825.600 (b) is de regel van 50 werknemers niet van toepassing en maakt deze vrijstelling in feite alle werknemers potentieel in aanmerking komend, ongeacht de grootte van de individuele school. Deze regel is ingevoerd om plattelands- of geïsoleerde schoolsystemen te helpen, maar heeft gevolgen voor alle schoolsystemen. De regelgeving bepaalt wel dat, hoewel scholen zijn vrijgesteld van de 50-werknemersregel, de vereisten om in aanmerking te komen voor werknemers hetzelfde blijven, waaronder de 50/75-regel die bepaalt dat werknemers moeten werken op een locatie met minimaal 50 werknemers binnen een straal van 75 mijl.

Het belangrijkste aspect van Subpart F is de informatie over onderwijzend personeel. Onderwijzend personeel wordt gedefinieerd als werknemers wier voornaamste taak bestaat uit het lesgeven aan of instrueren van leerlingen in een klas, kleine groep of individuele setting. Gezien deze definitie, zult u zien dat dit van toepassing kan zijn op een breed scala aan functies binnen de school.

Gelukkig maakt 29 CFR §825.600 (c) duidelijk dat de speciale regels niet van toepassing zijn op onderwijsassistenten of hulpverleners die lesgeven niet als hun primaire taak hebben. Het sluit ook ondersteunend personeel uit, zoals counselors, psychologen of curriculumspecialisten.

Intermitterend verlof voor onderwijzend personeel

Een van de meest voorkomende soorten FMLA-verlof is intermitterend verlof. Onder normale omstandigheden gaat het verlof door zodra een werknemer toestemming heeft gekregen voor intermitterend verlof, en wordt de tijd naar behoefte opgenomen. Specifiek voor onderwijzend personeel bieden aanvullende richtlijnen de werkgever meer flexibiliteit bij het beheer van intermitterend verlof.

Op grond van 29 CFR §825.601 (a) (1) & (2) kan een werkgever, indien een werknemer om onderbroken verlof vraagt dat meer dan 20 procent van het totale aantal werkdagen over de gevraagde verlofperiode bedraagt, van de werknemer verlangen dat hij een van de volgende maatregelen neemt:

• Neem een aaneengesloten verlof op voor een periode of periodes (die niet langer mogen zijn dan de totale duur van de geplande behandeling).
• Tijdelijk overplaatsen naar een beschikbare alternatieve functie waarvoor de werknemer gekwalificeerd is — en die gelijkwaardig loon en secundaire arbeidsvoorwaarden biedt — die beter aansluit bij de behoefte aan verlof.

Dit betekent echter niet dat de baanbescherming niet langer van toepassing is en dat we mensen van tijdelijk verlof naar doorlopend verlof kunnen overplaatsen.

Omdat het belangrijkste taak van een onderwijzend medewerker het lesgeven is, zou het meer dan 20 procent van de geplande werkdagen afwezig zijn storend zijn voor de leerlingen. Subdeel F stelt schooldistricten in staat om de impact op leerlingen te minimaliseren – terwijl ze toch FMLA-bescherming bieden – door deze medewerkers op verschillende manieren tegemoet te komen. De eerste manier is door hen de mogelijkheid te bieden om vrije tijd (aaneengesloten verlof) op te nemen voor de duur van het verkorte rooster voor behandeling. Hierdoor kan een vervanger worden ingezet, zodat er geen verstoring van de lessen plaatsvindt.

De andere methode is om de werknemer tijdelijk over te plaatsen naar een niet-onderwijzende functie (met gelijke of betere arbeidsvoorwaarden) totdat het verlof niet langer dan 20 procent van de geplande werkdagen in beslag neemt. Hierdoor kunnen onderwijzende werknemers profiteren van de bescherming onder de FMLA, terwijl de integriteit van het klaslokaal waarin studenten les krijgen, gewaarborgd blijft.

Onderwijzend personeel is ook onderworpen aan andere regels als het verlof van het ene academische semester naar het volgende loopt, inclusief tijdens de zomervakantie. In alle gevallen geldt dat, aangezien onderwijzend personeel niet aan het werk zou zijn, de regelgeving toestaat dat deze werknemers tijdens de zomervakantie hun uitkering blijven ontvangen. Er wordt geen tijd in rekening gebracht onder de FMLA, aangezien ze tijdens die weken geen les zouden hebben gegeven. Het verlof wordt aan het begin van het volgende academische semester hervat met de speciale bepalingen die we hierboven hebben besproken. De regelgeving vermeldt ook dat scholen niet meer dan twee academische semesters per kalenderjaar mogen hebben. Dit betekent dat voor districten die aan het einde van het laatste academische semester werknemers met FMLA-verlof hadden, het FMLA-verlof kan worden hervat zodra het academische semester in de herfst begint.

Ten slotte kunnen onderwijzend personeel problemen ondervinden wanneer zij verlof aanvragen kort voor het einde van een academisch semester. 29 CFR §825.602 bepaalt dat – net als bij verkort of onderbroken verlof – schooldistricten van onderwijzend personeel dat minder dan vijf weken voor het einde van het academisch semester verlof opneemt, kunnen eisen dat zij de rest van het academisch semester (gedefinieerd als een schoolsemester) afwezig blijven, als hun verlof korter is dan de volledige vijf weken. Een passend voorbeeld hiervan is een medewerker die drie weken verlof aanvraagt om een band op te bouwen met een kind dat is geboren, geadopteerd of in pleegzorg is geplaatst, terwijl er minder dan vijf weken resteren tot het einde van het semester. Het schooldistrict kan van die medewerker eisen dat hij of zij de rest van het semester verlof neemt, om de impact op de leeromgeving te beperken.

Vooruitkijken

Ik weet zeker dat velen van jullie zich afvragen: "Hoe kunnen we het concept van Subpart F toepassen op andere sectoren dan het onderwijs?" De realiteit is dat deze regels uitsluitend voor scholen gelden. Subpart F bevat ook een aantal interessante bepalingen met betrekking tot herplaatsing in gelijkwaardige functies. Blijf ons volgen voor meer informatie hierover in een volgende blog. Bedank ondertussen uw leraren voor hun niet-aflatende toewijding aan het opleiden van de volgende generatie. Vergeet niet dat de vakantie nog maar een paar maanden verwijderd is en dat de kinderen dan weer fulltime thuis zullen zijn.