Das neue Schuljahr hat begonnen: Was bedeutet das für die FMLA?

Es ist eine besondere Zeit im Jahr, auf die sich Eltern freuen: der Beginn eines neuen Schuljahres. Während die Lehrkräfte ihre Klassenzimmer vorbereiten, ist dies ein guter Zeitpunkt für Schulbezirke und ihre Personalabteilungen, ihre Abläufe und Richtlinien im Zusammenhang mit dem „Family and Medical Leave Act“ (FMLA) zu überprüfen. Dieser Blogbeitrag bietet einen detaillierten Einblick in die Feinheiten der FMLA-Vorschriften für Schulsysteme und ihre Mitarbeiter.

Sonderregelungen: Unterabschnitt F

Gemäß Unterabschnitt F der FMLA-Vorschriften gelten für Schulbezirke besondere Regelungen (dies schließt auch Charter-Schulen und private K-12-Schulen ein). 29 CFR §825.600 (a) besagt, dass diese besonderen Regelungen nicht für Bildungseinrichtungen wie Colleges, Universitäten, Berufsschulen und Vorschulen gelten. Die Tatsache, dass Vorschulen ausdrücklich ausgenommen sind, ist interessant. In vielen Schulbezirken wird die Vorschule als ein vom Bezirk angebotenes Programm bereitgestellt. Allerdings fallen Mitarbeiter, die in Vorschulprogrammen tätig sind, möglicherweise nicht unter dieselbe Definition wie andere Schulangestellte. Diese Diskrepanz kann für Schulbezirke, die versuchen, ihre FMLA-Richtlinien zu vereinheitlichen, verwirrend sein.

Erstens müssen sich Schulsysteme nicht an die 50-Mitarbeiter-Regel halten, die private Arbeitgeber erfüllen müssen, um Anspruch auf FMLA-Leistungen zu haben. Gemäß 29 CFR § 825.600 (b) gilt die 50-Mitarbeiter-Regel nicht, und diese Ausnahme führt dazu, dass potenziell alle Mitarbeiter anspruchsberechtigt sind, unabhängig von der Größe der einzelnen Schule. Diese Regelung wurde eingeführt, um Schulbezirken in ländlichen oder abgelegenen Gebieten zu helfen, wirkt sich jedoch auf alle Schulbezirke aus. Die Vorschrift besagt zwar, dass Schulen von der 50-Mitarbeiter-Regel ausgenommen sind, die Anspruchsvoraussetzungen für Beschäftigte bleiben jedoch unverändert. Dazu gehört auch die 50/75-Regel, wonach Beschäftigte an einem Standort arbeiten müssen, an dem innerhalb eines Radius von 75 Meilen mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigt sind.

Der wichtigste Aspekt von Unterabschnitt F sind die Angaben zu Lehrkräften. Als Lehrkräfte gelten Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe darin besteht, Schüler in einer Klasse, einer Kleingruppe oder im Einzelunterricht zu unterrichten oder anzuleiten. Anhand dieser Definition wird deutlich, dass sie auf eine Vielzahl von Positionen innerhalb der Schule zutreffen könnte.

Glücklicherweise stellt 29 CFR § 825.600 (c) klar, dass die Sonderregelungen nicht für Lehrassistenten oder Hilfslehrer gelten, deren Hauptaufgabe nicht im eigentlichen Unterricht besteht. Ausgenommen sind auch Hilfskräfte wie Berater, Psychologen oder Lehrplanspezialisten.

Zeitweise Freistellung für Lehrkräfte

Eine der häufigsten Formen des FMLA-Urlaubs ist der zeitweise Urlaub. Unter normalen Umständen läuft der Urlaub, sobald einem Mitarbeiter die Inanspruchnahme von zeitweisem Urlaub genehmigt wurde, an, und die Zeit wird nach Bedarf genommen. Speziell für Lehrkräfte gelten zusätzliche Richtlinien, die dem Arbeitgeber mehr Flexibilität bei der Verwaltung des zeitweisen Urlaubs einräumen.

Gemäß 29 CFR § 825.601 (a) (1) und (2) kann ein Arbeitgeber, wenn ein Arbeitnehmer eine zeitweise Freistellung beantragt, die mehr als 20 Prozent seiner Gesamtzahl an Arbeitstagen während des beantragten Urlaubszeitraums ausmacht, vom Arbeitnehmer verlangen, eine der folgenden Maßnahmen zu ergreifen:

• Nehmen Sie eine durchgehende Auszeit für einen oder mehrere Zeiträume (die die Gesamtdauer der geplanten Behandlung nicht überschreiten dürfen).
• Vorübergehende Versetzung auf eine freie alternative Stelle, für die der Mitarbeiter qualifiziert ist – und die eine gleichwertige Vergütung und benefits bietet –, die dem Bedarf an Freistellung besser gerecht wird.

Das bedeutet jedoch nicht, dass der Kündigungsschutz nicht mehr gilt und dass wir Mitarbeiter von zeitweiliger Beurlaubung in eine dauerhafte Beurlaubung überführen können.

Da die Hauptaufgabe eines Lehrers im Unterrichten besteht, würde eine Abwesenheit von mehr als 20 Prozent der geplanten Arbeitstage den Unterricht für die Schüler beeinträchtigen. Abschnitt F ermöglicht es Schulbezirken, die Auswirkungen auf die Schüler zu minimieren – und gleichzeitig den Schutz durch das FMLA zu gewährleisten –, indem diesen Mitarbeitern verschiedene Anpassungsmöglichkeiten eingeräumt werden. Die erste Möglichkeit besteht darin, ihnen die Möglichkeit zu bieten, für die Dauer der reduzierten Arbeitszeit aufgrund der Behandlung einen zusammenhängenden Urlaubszeitraum zu blockieren. So kann eine Vertretungskraft eingesetzt werden, sodass es zu keinen Unterbrechungen im Unterricht kommt.

Die andere Möglichkeit besteht darin, den Mitarbeiter vorübergehend in eine nicht-lehrende Position zu versetzen (mit gleichwertigen oder besseren Arbeitsbedingungen benefits), bis der Grund für die Freistellung nicht mehr dazu führt, dass mehr als 20 Prozent der geplanten Arbeitstage versäumt werden. Auf diese Weise können Lehrkräfte die Schutzbestimmungen des FMLA in Anspruch nehmen, während gleichzeitig der reibungslose Unterricht, in dem die Schüler lernen, gewährleistet bleibt.

Für Lehrkräfte gelten zudem andere Regelungen, wenn sich der Urlaub von einem akademischen Semester auf das nächste erstreckt, einschließlich der Sommerferien. Da Lehrkräfte in allen Fällen nicht am Arbeitsplatz wären, sehen die Vorschriften vor, dass diese Mitarbeiter während der Sommerferien weiterhin die „ benefits “ erhalten. Ihnen wird keine Zeit im Rahmen des FMLA angerechnet, da sie in diesen Wochen keinen Unterricht gehalten hätten. Der Urlaub würde zu Beginn des nächsten akademischen Semesters unter den oben besprochenen Sonderbestimmungen fortgesetzt werden. In den Vorschriften wird außerdem darauf hingewiesen, dass Schulen nicht mehr als zwei akademische Semester pro Kalenderjahr haben dürfen. Das bedeutet, dass in Schulbezirken, in denen Mitarbeiter am Ende des letzten akademischen Semesters im FMLA-Urlaub waren, der FMLA-Urlaub mit Beginn des Herbstsemesters wieder aufgenommen werden könnte.

Schließlich können Lehrkräfte auf Probleme stoßen, wenn sie kurz vor Ende eines Schulhalbjahres Urlaub beantragen. 29 CFR § 825.602 besagt, dass – wie bei verkürztem oder zeitweise genommenem Urlaub – Schulbezirke von Lehrkräften, die weniger als fünf Wochen vor Ende des Schulhalbjahres Urlaub nehmen, verlangen können, für den Rest des Schulhalbjahres (definiert als ein Schulhalbjahr) fernzubleiben, sofern ihr Urlaub weniger als die vollen fünf Wochen beträgt. Ein passendes Beispiel hierfür ist ein Mitarbeiter, der drei Wochen Elternzeit aufgrund der Geburt, Adoption oder Aufnahme eines Pflegekindes beantragt – weniger als fünf Wochen vor Ende des Schulhalbjahres. Der Schulbezirk könnte von diesem Mitarbeiter verlangen, für den Rest des Schulhalbjahres Urlaub zu nehmen, um die Auswirkungen auf das Lernumfeld zu verringern.

Mit Blick auf die Zukunft

Ich bin mir sicher, dass sich viele von Ihnen fragen: „Wie lässt sich das Konzept von Subpart F nun auf andere Branchen außerhalb des Bildungswesens anwenden?“ Tatsächlich gelten diese Vorschriften ausschließlich für Schulen. Subpart F enthält zudem einige interessante Formulierungen hinsichtlich der Wiedereinsetzung in gleichwertige Positionen. Mehr dazu erfahrt ihr in einem kommenden Blogbeitrag. In der Zwischenzeit: Bedankt euch bei euren Lehrern für ihr unermüdliches Engagement bei der Ausbildung der nächsten Generation. Denkt daran: Die Weihnachtsferien sind nur noch wenige Monate entfernt, und dann sind die Kinder wieder ganztägig zu Hause.