La rentrée scolaire approche : quelles conséquences pour la FMLA ?

C'est une période spéciale de l'année que les parents attendent avec impatience, le début d'une nouvelle année scolaire. Alors que les enseignants préparent leurs salles de classe, c'est le moment idéal pour les districts scolaires et leurs services des ressources humaines de revoir leurs processus et politiques relatifs à la loi sur le congé familial et médical (FMLA). Ce blog permettra d'approfondir les nuances des réglementations FMLA pour les systèmes scolaires et leurs employés.

Règles spéciales : Sous-partie F

En vertu de la sous-partie F des règlements FMLA, des règles spéciales s'appliquent aux districts scolaires (y compris les écoles à charte et les écoles privées de la maternelle à la terminale). L'article 29 CFR §825.600 (a) stipule que ces règles spéciales ne s'appliquent pas aux établissements d'enseignement tels que les collèges, les universités, les écoles professionnelles et les écoles maternelles. Le fait que les écoles maternelles soient spécifiquement exclues est intéressant. Dans de nombreux districts scolaires, l'école maternelle est proposée comme un programme fourni par le district. Cependant, le personnel travaillant dans les programmes préscolaires peut ne pas relever de la même définition que les autres employés scolaires. Cette divergence peut prêter à confusion pour les districts qui tentent d'unifier leurs politiques FMLA.

Tout d'abord, les systèmes scolaires ne sont pas tenus de respecter la règle des 50 employés que les employeurs privés doivent respecter pour être éligibles à la FMLA. En vertu de l'article 29 CFR §825.600 (b), la règle des 50 employés ne s'applique pas et cette exemption rend en fait tous les employés potentiellement éligibles, quelle que soit la taille de l'établissement scolaire. Cette règle a été mise en place pour aider les systèmes scolaires ruraux ou isolés, mais elle a un impact sur tous les systèmes scolaires. Le règlement stipule que, bien que les écoles soient exemptées de la règle des 50 employés, les conditions d'éligibilité des employés restent les mêmes, y compris la règle des 50/75 qui stipule que les employés doivent travailler dans un lieu comptant au moins 50 employés dans un rayon de 75 miles.

L'aspect le plus important de la sous-partie F concerne les informations relatives aux employés chargés de l'enseignement. Les employés chargés de l'enseignement sont définis comme des employés dont la fonction principale consiste à enseigner ou à former des élèves dans le cadre d'une classe, d'un petit groupe ou individuellement. Au vu de cette définition, vous constaterez qu'elle peut s'appliquer à un large éventail de postes au sein de l'établissement scolaire.

Heureusement, l'article 29 CFR §825.600 (c) précise clairement que les règles spéciales ne s'appliquent pas aux assistants ou aides-enseignants dont l'enseignement n'est pas l'activité principale. Il exclut également le personnel auxiliaire tel que les conseillers, les psychologues ou les spécialistes des programmes scolaires.

Congés intermittents pour les enseignants

L'un des types de congé FMLA les plus courants est le congé intermittent. Dans des circonstances normales, une fois qu'un employé est autorisé à prendre un congé intermittent, celui-ci est accordé et pris selon les besoins. Pour les enseignants en particulier, des directives supplémentaires accordent à l'employeur une plus grande flexibilité dans la gestion des congés intermittents.

En vertu des dispositions 29 CFR §825.601 (a) (1) & (2), si un employé demande un congé intermittent dépassant 20 % du nombre total de jours ouvrables pendant la période de congé demandée, l'employeur peut exiger de l'employé qu'il prenne l'une des mesures suivantes :

• Prendre un congé continu pendant une ou plusieurs périodes (sans dépasser la durée totale du traitement prévu).
• Transférer temporairement l'employé vers un autre poste disponible pour lequel il est qualifié, offrant un salaire et des avantages sociaux équivalents, et qui répond mieux à ses besoins en matière de congé.

Cela ne signifie toutefois pas que la protection de l'emploi ne s'applique plus et que nous pouvons faire passer les personnes d'un congé intermittent à un congé continu.

Étant donné que la tâche principale d'un enseignant est d'enseigner, s'absenter plus de 20 % des jours ouvrables prévus perturberait les élèves. La sous-partie F permet aux districts scolaires de minimiser l'impact sur les élèves, tout en continuant à offrir les protections prévues par la FMLA, en autorisant différents types d'aménagements pour ces employés. Le premier consiste à leur offrir la possibilité de bloquer des congés (congés continus) pendant la durée de la réduction du temps de travail pour traitement. Cela permet de faire appel à un remplaçant, afin qu'il n'y ait pas de perturbation dans la classe.

L'autre méthode consiste à muter temporairement l'employé à un poste non enseignant (avec des avantages sociaux équivalents ou supérieurs) jusqu'à ce que le congé nécessaire ne représente plus que 20 % des jours de travail prévus. Cela permet aux enseignants de bénéficier des protections prévues par la FMLA, tout en préservant l'intégrité de la classe dans laquelle les élèves apprennent.

Les enseignants sont également soumis à des règles différentes si le congé s'étend d'un trimestre à l'autre, y compris pendant les vacances d'été. Dans tous les cas, étant donné que les enseignants ne seraient pas au travail, la réglementation leur permet de continuer à percevoir leurs prestations pendant la période des vacances d'été. Ils ne seront pas décomptés au titre de la FMLA puisqu'ils n'auraient pas enseigné pendant ces semaines. Le congé reprendrait au début du semestre suivant, avec les dispositions spéciales évoquées ci-dessus. La réglementation précise également que les établissements scolaires ne peuvent pas avoir plus de deux semestres par année civile. Cela signifie que pour les districts dont les employés étaient en congé FMLA à la fin du dernier semestre, les congés FMLA pourraient reprendre dès le début du semestre d'automne.

Enfin, les enseignants peuvent rencontrer des difficultés lorsqu'ils demandent un congé à l'approche de la fin d'un trimestre scolaire. L'article 29 CFR §825.602 stipule que, comme pour les congés réduits ou intermittents, les districts scolaires peuvent exiger des enseignants qui prennent un congé moins de cinq semaines avant la fin du trimestre scolaire qu'ils restent absents pendant le reste du trimestre (défini comme un semestre scolaire), si leur congé est inférieur à cinq semaines complètes. Un exemple approprié est celui d'un employé qui demande trois semaines de congé pour créer des liens avec un enfant né, adopté ou placé en famille d'accueil, moins de cinq semaines avant la fin du trimestre. Le district scolaire pourrait exiger que cet employé prenne un congé pour le reste du trimestre, afin de réduire l'impact sur l'environnement d'apprentissage.

L'avenir

Je suis sûr que beaucoup d'entre vous se demandent : « Comment appliquer le concept de la sous-partie F à d'autres secteurs que l'éducation ? » En réalité, ces règles sont réservées exclusivement aux établissements scolaires. La sous-partie F contient également des dispositions intéressantes concernant le rétablissement à des postes équivalents. Restez à l'écoute pour en savoir plus à ce sujet dans un prochain blog. En attendant, remerciez vos enseignants pour leur dévouement sans faille à l'éducation de la prochaine génération. N'oubliez pas que les vacances scolaires ne sont plus que dans quelques mois et que les enfants seront de retour à la maison à plein temps.