C'est une période particulière de l'année que les parents attendent avec impatience : le début d'une nouvelle année scolaire. Alors que les enseignants préparent leurs classes, c'est le bon moment pour les districts scolaires et leurs services de ressources humaines de revoir leurs procédures et politiques en matière de congé familial et médical (FMLA). Ce blog se propose d'approfondir les nuances de la réglementation FMLA pour les systèmes scolaires et leurs employés.
Règles particulières : Sous-partie F
En vertu de la sous-partie F de la réglementation FMLA, des règles spéciales s'appliquent aux districts scolaires (y compris les écoles à charte et les écoles privées de la maternelle à la 12e année). L'article 29 CFR §825.600 (a) stipule que ces règles spéciales ne s'appliquent pas aux établissements d'enseignement tels que les collèges, les universités, les écoles de commerce et les écoles maternelles. Le fait que les écoles maternelles soient spécifiquement exclues est intéressant. Dans de nombreux districts scolaires, l'enseignement préscolaire est proposé dans le cadre d'un programme fourni par le district. Toutefois, le personnel travaillant dans les programmes préscolaires n'est pas nécessairement soumis à la même définition que les autres employés de l'école. Cette divergence peut être source de confusion pour les districts qui tentent d'unifier leurs politiques en matière de FMLA.
Tout d'abord, les systèmes scolaires ne sont pas tenus de respecter la règle des 50 employés que les employeurs privés doivent respecter pour être éligibles à la FMLA. En vertu de l'article 825.600 (b) du 29 CFR, la règle des 50 employés ne s'applique pas et cette exemption rend tous les employés potentiellement éligibles, quelle que soit la taille de l'école. Cette règle a été mise en place pour aider les systèmes scolaires ruraux ou isolés, mais elle concerne tous les systèmes scolaires. Le règlement stipule que si les écoles sont exemptées de la règle des 50 employés, les conditions d'éligibilité des employés restent les mêmes, y compris la règle des 50/75 qui stipule que les employés doivent travailler dans un lieu qui compte au moins 50 employés dans un rayon de 75 miles.
L'aspect le plus important de la sous-partie F est l'information concernant les employés chargés de l'enseignement. Ces derniers sont définis comme des employés dont la fonction principale est d'enseigner ou d'instruire des élèves dans une classe, un petit groupe ou un cadre individuel. En examinant cette définition, vous constaterez qu'elle peut s'appliquer à un large éventail de postes au sein de l'école.
Heureusement, l'article 825.600 (c) du 29 CFR précise que les règles spéciales ne s'appliquent pas aux aides-enseignants ou aux assistants dont l'emploi principal n'est pas l'enseignement proprement dit. Elles excluent également le personnel auxiliaire tel que les conseillers, les psychologues ou les spécialistes des programmes scolaires.
Congé intermittent pour les salariés de l'enseignement
L'un des types de congé FMLA les plus courants est le congé intermittent. Dans des circonstances normales, lorsqu'un employé est autorisé à prendre un congé intermittent, le congé se poursuit et le temps est pris en fonction des besoins. En ce qui concerne plus particulièrement les enseignants, des lignes directrices supplémentaires permettent à l'employeur de disposer d'une plus grande souplesse dans la gestion des congés intermittents.
En vertu de l'article 29 CFR §825.601 (a) (1) & (2), si un employé demande un congé intermittent qui dépasse plus de 20 % du nombre total de jours de travail pendant la période de congé demandée, l'employeur peut exiger de l'employé l'une des mesures suivantes :
- Prendre un congé continu pour une ou plusieurs périodes (ne dépassant pas la durée totale du traitement prévu).
- Mutation temporaire à un autre poste disponible pour lequel l'employé est qualifié - et qui offre un salaire et des avantages équivalents - et qui répond mieux à la nécessité du congé.
Cela ne signifie pas pour autant que la protection de l'emploi ne s'applique plus et que nous pouvons faire passer des personnes d'un congé intermittent à un congé continu.
Le travail principal d'un employé chargé de l'enseignement étant d'enseigner, une absence de plus de 20 % des jours de travail prévus perturberait les élèves. La sous-partie F permet aux districts scolaires de minimiser l'impact sur les élèves - tout en continuant à offrir des protections FMLA - en permettant à ces employés de bénéficier de différents aménagements. La première consiste à leur offrir la possibilité de bloquer du temps libre (congé continu) pendant la durée de l'horaire réduit pour le traitement. Cela permet de faire appel à un remplaçant, de sorte que la classe ne soit pas perturbée.
L'autre méthode consiste à transférer temporairement l'employé à un poste non pédagogique (avec des avantages égaux ou supérieurs) jusqu'à ce que le besoin de congé ne nécessite pas de manquer plus de 20 % des jours de travail prévus. Cela permet aux enseignants de bénéficier des protections prévues par la loi FMLA, tout en protégeant l'intégrité de la salle de classe dans laquelle les élèves apprennent.
Les enseignants sont également soumis à des règles différentes si le congé est reporté d'un trimestre à l'autre, y compris pendant les vacances d'été. Dans tous les cas, étant donné que les enseignants ne travaillent pas, la réglementation leur permet de continuer à bénéficier des prestations pendant les vacances d'été. Aucune heure ne leur sera facturée au titre de la FMLA puisqu'ils n'auront pas enseigné pendant ces semaines. Le congé reprend au début du prochain trimestre scolaire, avec les dispositions spéciales dont nous avons parlé plus haut. La réglementation précise également que les écoles ne peuvent avoir plus de deux trimestres scolaires par année civile. Cela signifie que pour les districts dont les employés étaient en congé FMLA à la fin du dernier trimestre scolaire, les congés FMLA pourraient reprendre au début du trimestre scolaire d'automne.
Enfin, les enseignants peuvent rencontrer des problèmes lorsqu'ils demandent un congé à l'approche de la fin d'un trimestre scolaire. L'article 825.602 du 29 CFR stipule que, comme pour les congés réduits ou intermittents, les districts scolaires peuvent exiger des enseignants qui prennent un congé à moins de cinq semaines de la fin du trimestre scolaire qu'ils restent à l'extérieur pendant le reste du trimestre scolaire (défini comme un semestre scolaire), si leur congé est inférieur à cinq semaines complètes. Un bon exemple de cette situation est celui d'un employé qui demande trois semaines de congé pour se lier d'amitié à la suite de la naissance, de l'adoption ou de l'accueil d'un enfant, et ce moins de cinq semaines avant la fin du trimestre. Le district scolaire pourrait demander à cet employé de prendre un congé pour le reste du trimestre, afin de réduire l'impact sur l'environnement d'apprentissage.
Regarder vers l'avenir
Je suis sûr que beaucoup d'entre vous se demandent : "Alors, comment appliquer le concept de la sous-partie F à d'autres secteurs que celui de l'éducation ?" En réalité, ces règles sont exclusivement réservées aux écoles. La sous-partie F contient également des dispositions intéressantes concernant le rétablissement de postes équivalents. Restez à l'écoute pour en savoir plus dans un prochain blog. En attendant, remerciez vos enseignants pour leur dévouement inébranlable à l'éducation de la prochaine génération. N'oubliez pas que les vacances de fin d'année n'auront lieu que dans quelques mois et que les enfants seront de retour à la maison à temps plein.
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