Skolen er startet igen: Hvad betyder det for FMLA?

Det er en særlig tid på året, som forældre ser frem til: starten på et nyt skoleår. Mens lærerne gør deres klasseværelser klar, er det et godt tidspunkt for skolekredse og deres personaleafdelinger at gennemgå deres procedurer og politikker i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA). Denne blog vil give et indblik i nuancerne i FMLA-reglerne for skolesystemer og deres ansatte.

Særlige regler: Underdel F

I henhold til underdel F i FMLA-reglerne gælder der særlige regler for skolekredse (herunder også friskoler og private skoler fra børnehaveklasse til 12. klasse). 29 CFR §825.600 (a) fastslår, at disse særlige regler ikke gælder for uddannelsesinstitutioner såsom colleges, universiteter, erhvervsskoler og børnehaver. Det er interessant, at børnehaver er specifikt undtaget. I mange skolekredse tilbydes børnehaven som et program, der leveres af kredsen. Personale, der arbejder i børnehaveprogrammer, falder dog muligvis ikke ind under samme definition som andre skoleansatte. Denne uoverensstemmelse kan være forvirrende for kredse, der forsøger at ensrette deres FMLA-politikker.

For det første behøver skolesystemer ikke at overholde reglen om 50 ansatte, som private arbejdsgivere skal opfylde for at være berettiget til FMLA. I henhold til 29 CFR §825.600 (b) gælder reglen om 50 ansatte ikke, og denne undtagelse gør i praksis alle ansatte potentielt berettigede, uanset den enkelte skoles størrelse. Denne regel blev indført for at hjælpe skolesystemer i landdistrikter eller isolerede områder, men den har indflydelse på alle skolesystemer. Reglen fastslår, at selvom skoler er undtaget fra reglen om 50 ansatte, forbliver kravene til medarbejdernes berettigelse de samme, og det inkluderer reglen om 50/75, der fastslår, at medarbejdere skal arbejde på en arbejdsplads, der har mindst 50 ansatte inden for en radius af 75 mil.

Det vigtigste aspekt af underdel F er oplysningerne om undervisningsansatte. Undervisningsansatte defineres som ansatte, hvis hovedfunktion er at undervise eller instruere elever i en klasse, en lille gruppe eller individuelt. I betragtning af denne definition vil du se, at den kan finde anvendelse på en lang række stillinger inden for skolen.

Heldigvis præciserer 29 CFR §825.600 (c), at de særlige regler ikke gælder for lærerassistenter eller hjælpere, hvis primære arbejdsopgave ikke er undervisning. Det udelukker også hjælpeansatte såsom rådgivere, psykologer eller læseplansspecialister.

Intermitterende orlov for undervisningsansatte

En af de mest almindelige former for FMLA-orlov er intermitterende orlov. Under normale omstændigheder fortsætter orloven, når en medarbejder har fået godkendt intermitterende orlov, og tiden tages efter behov. Specifikt for undervisningsansatte giver yderligere retningslinjer arbejdsgiveren større fleksibilitet i forvaltningen af intermitterende orlov.

I henhold til 29 CFR §825.601 (a) (1) & (2) kan en arbejdsgiver, hvis en medarbejder anmoder om intermitterende frihed, der overstiger mere end 20 procent af det samlede antal arbejdsdage i den anmodede orlovsperiode, kræve, at medarbejderen gør et af følgende:

• Tag en sammenhængende orlov i en eller flere perioder (som ikke må overstige den samlede varighed af den planlagte behandling).
• Overfør midlertidigt til en ledig alternativ stilling, som medarbejderen er kvalificeret til — og som giver tilsvarende løn og goder — og som bedre imødekommer behovet for orlov.

Dette betyder dog ikke, at jobbeskyttelsen ikke længere gælder, og at vi kan flytte folk fra periodisk orlov til kontinuerlig orlov.

Da en undervisningsmedarbejders primære opgave er at undervise, vil det være forstyrrende for eleverne, hvis vedkommende er fraværende i mere end 20 procent af de planlagte arbejdsdage. Underdel F giver skolekredse mulighed for at minimere indvirkningen på eleverne – samtidig med at FMLA-beskyttelsen opretholdes – ved at give disse medarbejdere forskellige former for fleksibilitet. Den første er at give dem mulighed for at blokere frihed (kontinuerlig orlov) i den periode, hvor de har reduceret arbejdstid på grund af behandling. Dette gør det muligt at ansætte en vikar, så undervisningen ikke forstyrres.

Den anden metode er midlertidigt at flytte medarbejderen til en ikke-undervisningsrelateret stilling (med samme eller bedre goder), indtil behovet for orlov ikke kræver, at mere end 20 procent af de planlagte arbejdsdage går tabt. Dette giver undervisningsmedarbejdere mulighed for at nyde godt af beskyttelsen under FMLA, samtidig med at integriteten i det klasseværelse, hvor eleverne lærer, beskyttes.

Undervisningsansatte er også underlagt andre regler, hvis orloven strækker sig fra et akademisk semester til det næste, herunder over sommerferien. Da undervisningsansatte ikke vil være på arbejde, giver reglerne i alle tilfælde disse ansatte mulighed for at fortsætte med at modtage ydelser i sommerferien. De vil ikke blive opkrævet tid i henhold til FMLA, da de ikke ville have undervist i disse uger. Orloven genoptages ved begyndelsen af det næste akademiske semester med de særlige bestemmelser, vi har diskuteret ovenfor. Reglerne fastslår også, at skoler ikke må have mere end to akademiske semestre pr. kalenderår. Det betyder, at for distrikter, der havde ansatte på FMLA-orlov ved afslutningen af det sidste akademiske semester, kan FMLA-orloven genoptages, når det akademiske efterårssemester begynder.

Endelig kan undervisningsansatte støde på problemer, når de anmoder om orlov tæt på slutningen af et akademisk semester. 29 CFR §825.602 fastslår, at skolekredse – ligesom ved reduceret eller intermitterende orlov – kan kræve, at undervisningsansatte, der tager orlov mindre end fem uger før slutningen af det akademiske semester, forbliver væk resten af det akademiske semester (defineret som et skolehalvår), hvis deres orlov er kortere end de fulde fem uger. Et passende eksempel på dette er en medarbejder, der anmoder om tre ugers orlov for at knytte bånd til et barn på grund af fødsel, adoption eller pleje af et barn – med mindre end fem uger tilbage inden semesterets afslutning. Skoledistriktet kan kræve, at medarbejderen holder orlov i resten af semesteret for at mindske indvirkningen på læringsmiljøet.

Se fremad

Jeg er sikker på, at mange af jer undrer jer over: "Hvordan kan vi så anvende Subpart F-konceptet på andre brancher end uddannelsessektoren?" Virkeligheden er, at disse regler udelukkende er forbeholdt skoler. Subpart F indeholder også nogle interessante formuleringer om genindsættelse i tilsvarende stillinger. Hold øje med vores kommende blog for mere information om dette. I mellemtiden kan I takke jeres lærere for deres urokkelige dedikation til at uddanne den næste generation. Husk bare, at ferien kun er få måneder væk, og børnene vil være hjemme på fuld tid.