Skolen er tilbake i skole: Hva betyr dette for FMLA?

Det er en spesiell tid på året som foreldre ser frem til, starten på et nytt skoleår. Når lærerne forbereder klasserommene sine, er dette et godt tidspunkt for skoledistriktene og deres personalavdelinger å gjennomgå prosessene og retningslinjene i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA). Denne bloggen vil tjene som et dypt dykk i nyansene i FMLA-forskriftene for skolesystemer og deres ansatte.

Spesielle regler: Underdel F

I henhold til underdel F i FMLA-forskriftene gjelder spesielle regler for skoledistrikter (dette inkluderer også charterskoler og private K-12-skoler). 29 CFR §825.600 (a) slår fast at disse spesielle reglene ikke gjelder for utdanningsinstitusjoner som høyskoler, universiteter, yrkesskoler og førskoler. Det faktum at førskoler er spesifikt unntatt er interessant. I mange skoledistrikter tilbys førskole som et program levert av distriktet. Imidlertid faller kanskje ikke ansatte som jobber i førskoleprogrammer inn under samme definisjon som andre skoleansatte. Denne avviket kan være forvirrende for distrikter som prøver å forene sine FMLA-retningslinjer.

For det første trenger ikke skolesystemer å overholde 50-ansattesregelen som private arbeidsgivere må oppfylle for å være kvalifisert for FMLA. I henhold til 29 CFR §825.600 (b) gjelder ikke 50-ansattesregelen, og dette unntaket gjør i praksis alle ansatte potensielt kvalifiserte, uavhengig av den enkelte skolens størrelse. Denne regelen ble innført for å hjelpe med landlige eller isolerte skolesystemer, men den påvirker alle skolesystemer. Forskriften slår fast at selv om skoler er unntatt fra 50-ansattesregelen, forblir de ansattes kvalifikasjonskrav de samme, og det inkluderer 50/75-regelen som sier at ansatte må jobbe på et sted som har minimum 50 ansatte innenfor en radius på 75 miles.

Det viktigste aspektet ved underdel F er informasjonen om undervisningsansatte. Undervisningsansatte er definert som ansatte hvis hovedfunksjon er å undervise eller instruere elever i en klasse, liten gruppe eller individuelt. Med tanke på denne definisjonen vil du se at den kan gjelde et bredt spekter av stillinger innen skolen.

Heldigvis gjør 29 CFR §825.600 (c) det klart at de spesielle reglene ikke gjelder for lærerassistenter eller assistenter som ikke har faktisk undervisning som sin primære jobb. Det ekskluderer også hjelpepersonell som rådgivere, psykologer eller læreplanspesialister.

Periodisk permisjon for ansatte i undervisningssektoren

En av de vanligste typene FMLA-permisjon er periodisk permisjon. Under normale omstendigheter, når en ansatt er godkjent for bruk av periodisk permisjon, fortsetter permisjonen, og tiden tas ut etter behov. Spesielt for ansatte i undervisningssektoren gir ytterligere retningslinjer arbeidsgiveren mer fleksibilitet i håndteringen av periodisk permisjon.

I henhold til 29 CFR §825.601 (a) (1) og (2), dersom en ansatt ber om periodisk fri som overstiger mer enn 20 prosent av det totale antallet arbeidsdager i løpet av den forespurte permisjonsperioden, kan en arbeidsgiver kreve at den ansatte gjør ett av følgende:

• Ta en sammenhengende permisjon i en eller flere perioder (ikke overskrid den totale varigheten av den planlagte behandlingen).
• Midlertidig overfør til en tilgjengelig alternativ stilling som den ansatte er kvalifisert for – og som gir tilsvarende lønn og goder – som bedre imøtekommer behovet for permisjon.

Dette betyr imidlertid ikke at jobbvernet ikke lenger gjelder, og at vi kan flytte folk fra periodisk permisjon til sammenhengende permisjon.

Fordi hovedjobben til en undervisningsansatt er å undervise, vil det være forstyrrende for elevene å være borte mer enn 20 prosent av de planlagte arbeidsdagene. Underdel F tillater skoledistrikter å minimere virkningen på elevene – samtidig som de tilbyr FMLA-beskyttelse – ved å la disse ansatte bli imøtekommet på forskjellige måter. Den første er ved å tilby dem muligheten til å blokkere fritid (sammenhengende permisjon) i løpet av den reduserte timeplanen for behandling. Dette gjør det mulig å hente inn en vikar, slik at det ikke er noen forstyrrelser i klasserommet.

Den andre metoden er å midlertidig flytte den ansatte til en ikke-undervisningsrelatert stilling (med like eller bedre fordeler) inntil behovet for permisjon ikke krever at man går glipp av mer enn 20 prosent av planlagte arbeidsdager. Dette gjør at ansatte i undervisningssektoren kan nyte godt av beskyttelsen under FMLA, samtidig som integriteten til klasserommet der elevene lærer, beskyttes.

Undervisningsansatte er også underlagt forskjellige regler dersom permisjonen overføres fra ett akademisk semester til det neste, inkludert over sommerferien. Siden undervisningsansatte ikke ville være på jobb, tillater forskriftene i alle tilfeller at disse ansatte fortsetter å motta ytelser i løpet av sommerferieperioden. De vil ikke bli belastet noe tid i henhold til FMLA, siden de ikke ville ha undervist i løpet av disse ukene. Permisjonen vil gjenopptas ved begynnelsen av neste akademiske semester med de spesielle bestemmelsene vi diskuterte ovenfor. Forskriftene bemerker også at skoler ikke kan ha mer enn to akademiske semestre per kalenderår. Dette betyr at for distrikter som hadde ansatte i FMLA-permisjon ved slutten av forrige akademiske semester, kan FMLA-permisjoner gjenopptas når høstens akademiske semester begynner.

Til slutt kan ansatte i undervisningssektoren støte på problemer når de ber om permisjon nær slutten av et skolesemester. 29 CFR §825.602 slår fast at – i likhet med reduserte eller periodiske permisjoner – kan skoledistrikter kreve at ansatte i undervisningssektoren som tar permisjon med mindre enn fem uker igjen før slutten av skolesemesteret, skal være borte resten av skolesemesteret (definert som et skolesemester), dersom permisjonen deres er mindre enn hele fem uker. Et passende eksempel på dette er en ansatt som ber om tre uker fri for tvangsauksjon på grunn av fødsel, adopsjon eller fosterhjem – med mindre enn fem uker før slutten av skolesemesteret. Skoledistriktet kan kreve at den ansatte tar permisjon resten av semesteret for å redusere påvirkningen på læringsmiljøet.

Ser fremover

Jeg er sikker på at mange av dere lurer på: «Så, hvordan kan vi få konseptet med underdel F til å gjelde for andre bransjer utover utdanning?» Realiteten er at disse reglene er forbeholdt utelukkende skoler. Underdel F har også noe interessant språk rundt gjeninnsettelse til tilsvarende stillinger. Følg med for mer om dette i en kommende blogg. I mellomtiden, takk lærerne deres for deres urokkelige engasjement for å utdanne neste generasjon. Bare husk at ferien bare er noen få måneder unna, og barna vil være hjemme igjen på heltid.