Nieuwe wetten voor betaald verlof

Betaald gezinsverlof en betaald ouderschapsverlof zijn momenteel belangrijke onderwerpen voor werkgevers die de secundaire arbeidsvoorwaarden voor hun werknemers willen uitbreiden. Onlangs heeft San Francisco een verordening inzake betaald ouderschapsverlof ingevoerd en heeft New York een nieuwe wet inzake betaald gezinsverlof aangekondigd. Deze nieuwe regelgeving bevat een aantal elementen die op 1 juli 2017 van kracht worden. Hieronder volgt een korte samenvatting.

San Francisco

De verordening inzake betaald ouderschapsverlof van San Francisco (SF PPLO) heeft gevolgen voor alle werkgevers in San Francisco met meer dan 50 werknemers in het hele land. Een bedrijf met bijvoorbeeld 1000 werknemers in de VS en 25 werknemers in San Francisco zou vanaf 1 januari 2017 verplicht zijn om voordelen te bieden aan zijn team in San Francisco. Werkgevers met 35 of meer werknemers moeten vanaf 1 juli 2017 aan deze verordening voldoen en werkgevers met 20 of meer werknemers vanaf 1 januari 2018.

De wet verplicht werkgevers om werknemers die in San Francisco werken zes weken aanvullend betaald ouderschapsverlof te geven bij de geboorte van een kind en bij de plaatsing van een kind voor adoptie of pleegzorg. Werkgevers moeten tot 45% van het aanvullende loon betalen, zodat werknemers, in combinatie met de Californische uitkering voor betaald gezinsverlof (CA PFL), tot 100% van hun normale bruto weekloon ontvangen (met inachtneming van de CA PFL-maxima). Het verlof moet worden opgenomen in de eerste 12 maanden na de geboorte of plaatsing van het kind.

Toelatingsvoorwaarden:

• De werknemer is ten minste 180 dagen voor aanvang van het verlof in dienst getreden bij de betreffende werkgever.
• De werknemer verricht ten minste acht uur per week werk in San Francisco voor de werkgever.
• Ten minste 40% van het totale aantal uren dat de werknemer per week voor die werkgever werkt, wordt in San Francisco gewerkt.
• Werknemers moeten in aanmerking komen voor en gebruikmaken van CA PFL voor het opbouwen van een band met hun baby.

Een manier waarop werkgevers kunnen voldoen aan (of vrijgesteld kunnen worden van) de SF PPLO is door gelijkwaardige voordelen te bieden in het kader van hun bestaande beleid inzake betaald ouderschapsverlof. Werkgevers moeten hun beleid herzien om er zeker van te zijn dat het voldoet aan de volgende minimumvereisten van de SF PPLO:

• Van toepassing op alle werknemers, ongeacht (bijvoorbeeld):
  • Fulltime/parttime status
  • In loondienst/per uur
  • Vakbond/niet-vakbond
  • Vrijgesteld/niet vrijgesteld
• Biedt 100% van het loon gedurende maximaal zes weken om een band op te bouwen met een pasgeboren kind, een geadopteerd kind of een pleegkind.
• Het recht op verlof kan niet meer bedragen dan 180 dagen dienstverband voorafgaand aan het begin van het verlof.
• Geldt zowel voor moeders als voor vaders
• Geldt zowel voor primaire als secundaire zorgverleners

Een andere manier waarop werkgevers kunnen voldoen aan de SF PPLO is door deze te behandelen onder hun vrijwillige arbeidsongeschiktheids-/betaald gezinsverlofplan in Californië.

De volgende punten moeten in overweging worden genomen voordat kan worden bepaald of dit een haalbare oplossing is:

• Voer een haalbaarheidsstudie uit als het vrijwillige plan wordt gefinancierd met werknemersbijdragen.
• Wijzig het vrijwillige CA-plan zodat er een aparte categorie voor SF-werknemers wordt opgenomen die 100% uitkering betaalt.
• Alle werknemers schriftelijk op de hoogte stellen van wijzigingen in het plan, inclusief de mogelijkheid om zich uit te schrijven voor het vrijwillige plan.
• Het herziene plan en de kennisgeving aan de werknemers indienen bij EDD ter goedkeuring.

Als werkgevers niet in staat zijn om aan de SF PPLO-verplichting te voldoen in het kader van hun bestaande beleid inzake betaald ouderschapsverlof of vrijwillige CA-regeling, dan moeten zij een afzonderlijk beleid en afzonderlijke procedure opstellen om aan de verordening te voldoen.

Voor meer informatie over uitkeringen, voorwaarden, aanvullende betalingen en tijdelijk verlof, evenals veelgestelde vragen, verwijzen wij u naar dePaid Parental Leave Ordinance(verordening inzake betaald ouderschapsverlof) op de website van de stad en het district San Francisco.

De details van de uitkeringen en de nalevingsvereisten van nieuwe wetten inzake betaald verlof kunnen complex zijn. Als uw bedrijf vragen of opmerkingen heeft over de nieuwe verordening van San Francisco, neem dan contact op met uw Sedgwick-klantenservicedirecteur.

New York

Op 22 februari 2017 werden de voorschriften voor de New York Paid Family Leave Benefits Law (NY PFLBL) gepubliceerd. Na de eerste consultatieperiode werd op 24 mei 2017 eenherziene en bijgewerkte ontwerpwijziginggepubliceerd, waarvoor de termijn voor verdere openbare consultatie onlangs is verstreken. De voorgestelde voorschriften kunnenhier worden geraadpleegd. We zullen u op de hoogte houden zodra de wijziging definitief is.

De NY PFLBL treedt in werking op 1 januari 2018 en werknemers ontvangen uitkeringen voor:

• Zorg voor een ernstige gezondheidstoestand van een familielid, waaronder een echtgenoot of partner, kind (biologisch, geadopteerd, pleegkind of in loco parentis), ouder, grootouder en kleinkind.
• Bouw een band op met een nieuw kind tijdens de eerste 12 maanden na de geboorte, adoptie of plaatsing in een pleeggezin.
• Zorg voor een echtgenoot, ouder of kind als gevolg van militaire noodsituaties

De wekelijkse uitkering zal in de komende jaren geleidelijk worden verhoogd en is gebaseerd op een percentage van het gemiddelde weekloon (AWW) in de staat New York. Hieronder staan de percentages voor de wekelijkse uitkering:

• 1 januari 2018: 50% van het weekloon gedurende 8 weken
• 1 januari 2019: 50% van het weekloon gedurende 10 weken
• 1 januari 2020: 60% van het weekloon gedurende 10 weken
• 1 januari 2021: 67% van het weekloon gedurende 12 weken

De uitkeringen worden volledig gefinancierd door werknemersbijdragen, die worden ingehouden op het loon van de werknemers. De financieringspercentages zijn vastgesteld op 0,126% van het gemiddelde weekloon van de werknemer (met een maximum van het gemiddelde weekloon in de staat New York van $ 1.305,92) of $ 1,65 per week. Werkgevers kunnen vanaf 1 juli 2017 beginnen met de inhoudingen op het loon.

Voltijdse werknemers komen in aanmerking na 26 opeenvolgende weken van gedekt dienstverband in New York en deeltijdse werknemers komen in aanmerking na 175 dagen van gedekt dienstverband in New York. Wanneer een werknemer weer aan het werk gaat, moet hij of zij worden herplaatst in dezelfde of een vergelijkbare functie als die hij of zij had voordat hij of zij PFLBL opnam.

Sedgwick staat klaar om klanten voor wie wij wettelijke arbeidsongeschiktheidsclaims in New York beheren, te ondersteunen bij het naleven van de PFLBL. In afwachting van de publicatie van de definitieve regelgeving raden wij werkgevers aan om:

• Evalueer de demografische gegevens van hun werknemers om te bepalen of er werknemers zijn die aan de criteria voldoen.
• Neem contact op met een arbeidsvoorwaardenadviseur en/of juridisch adviseur voor advies over het ontwikkelen van beleid/plannen, waaronder het bijwerken van personeelshandboeken of verlofdocumentatie om de PFLBL op te nemen.
• Bereid hun salarisadministratie voor op het toevoegen van een extra inhouding voor de PFLBL.
• Zorg ervoor dat de bestaande ziektekostenverzekering van de werknemers gedurende de looptijd van de PFLBL gehandhaafd blijft.

Voor meer informatie over voorwaarden en voordelen, ziehet programma voor betaald verlof om gezinsredenen van New Yorkop de website van de staat New York.

> Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in hettijdschrift Edge, nummer 7. Klik door om meer inzichten van onze experts te lezen.