Nye lover om betalt permisjon innført

Betalt familiepermisjon og betalt foreldrepermisjon er for tiden sentrale temaer for arbeidsgivere når de ønsker å utvide fordelene for sine ansatte. Nylig innførte San Francisco en forordning om betalt foreldrepermisjon, og New York annonserte en ny lov om betalte familiepermisjonsytelser. Disse nye forskriftene inkluderer noen elementer som trer i kraft 1. juli 2017. Nedenfor er et kort sammendrag.

San Francisco

San Franciscos forordning om betalt foreldrepermisjon (SF PPLO) påvirker alle arbeidsgivere i San Francisco med mer enn 50 ansatte over hele landet. For eksempel vil et selskap med 1000 ansatte over hele USA, hvorav 25 jobber i San Francisco, være pålagt å tilby ytelser til teamet sitt i San Francisco fra 1. januar 2017. Arbeidsgivere med 35 eller flere ansatte er pålagt å overholde regelen fra 1. juli 2017, og arbeidsgivere med 20 eller flere ansatte per 1. januar 2018.

Loven krever at arbeidsgivere gir seks uker tilleggslønn med betalt foreldrepermisjon til ansatte som jobber i San Francisco i forbindelse med fødsel av et barn, og plassering av et barn for adopsjon eller fosterhjem. Arbeidsgivere må gi opptil 45 % av tilleggslønnen, slik at ansatte, kombinert med betalt familiepermisjon i California (CA PFL), vil motta opptil 100 % av sin normale brutto ukelønn (med forbehold om CA PFL-maksimum). Permisjonen må fullføres i løpet av de første 12 månedene etter fødselen eller plasseringen av barnet.

Kvalifikasjonskrav:

• Den ansatte startet sin ansettelse hos den dekkede arbeidsgiveren minst 180 dager før permisjonens start
• Den ansatte utfører minst åtte timer per uke arbeid i San Francisco for arbeidsgiveren
• Minst 40 % av den ansattes totale ukentlige timer for den arbeidsgiveren er i San Francisco
• Ansatte må være kvalifisert for og motta CA PFL for baby bonding

En måte arbeidsgivere kan overholde (eller bli fritatt fra) SF PPLO på, er ved å tilby tilsvarende ytelser under sin eksisterende policy for betalt foreldrepermisjon. Arbeidsgivere bør gjennomgå policyen sin for å forsikre seg om at den oppfyller følgende minimumskrav i SF PPLO:

• Gjelder alle ansatte uavhengig av (for eksempel):
  • Heltids-/deltidsstatus
  • Lønn/timelønn
  • Fagforening/ikke-fagforening
  • Fritatt/ikke-fritatt
• Gir 100 % av lønnen i opptil seks uker for tilknytning til en nyfødt, et adoptert barn eller et fosterbarn
• Retten til permisjon kan ikke være mer enn 180 dager i ansettelse før permisjonens start
• Gjelder likt for mødre og fedre
• Gjelder likt for primære og sekundære omsorgspersoner

En annen måte arbeidsgivere kan overholde SF PPLO på er ved å håndtere den under sin California Voluntary Disability/Paid Family leave-plan.

Følgende punkter må tas i betraktning før man avgjør om dette er en brukbar løsning:

• Gjennomfør en mulighetsstudie dersom den frivillige planen er finansiert med ansattes bidrag
• Endre CAs frivillige plan for å inkludere en egen klasse for SF-ansatte som ville betale 100 % ytelse
• Gi skriftlig varsel til alle ansatte om endringer i planen, inkludert muligheten til å velge bort den frivillige planen
• Send revidert plandokument og varsel til ansatte til EDD for godkjenning

Hvis arbeidsgivere ikke er i stand til å dekke SF PPLO-forpliktelsen under sin eksisterende betalte foreldrepermisjonspolicy eller CA-frivillige plan, må de opprette en egen policy og prosess for å overholde forordningen.

For mer informasjon om ytelser, kvalifisering, tilleggsbetalinger og periodisk permisjon, samt ofte stilte spørsmål, se forskriften om betalt foreldrepermisjon på nettstedet til byen og fylket i San Francisco.

Detaljene om fordeler og samsvarskrav i de nye lovene om betalt permisjon kan være komplekse. Hvis bedriften din har spørsmål eller bekymringer knyttet til den nye forordningen om San Francisco, kan du kontakte kundeservicedirektøren din i Sedgwick.

New York

22. februar 2017 ble forskriftene for New York Paid Family Leave Benefits Law (NY PFLBL) offentliggjort. Etter den første kommentarperioden ble et revidert og oppdatert endringsutkast publisert 24. mai 2017, som nettopp er avsluttet for ytterligere offentlige kommentarer. De foreslåtte forskriftene kan sees her ; vi vil fortsette å oppdatere deg etter hvert som endringen blir ferdigstilt.

NY PFLBL trer i kraft 1. januar 2018, og ansatte vil motta fordeler som:

• Omsorg for den alvorlige helsetilstanden til et familiemedlem, inkludert ektefelle eller samboer, barn (biologisk, adoptert, fosterhjem eller in loco parentis), forelder, besteforelder og barnebarn
• Knyt bånd med et nytt barn i løpet av de første 12 månedene etter fødsel, adopsjon eller plassering i fosterhjem
• Omsorg for ektefelle, forelder eller barn som følge av militært behov

Den ukentlige ytelsen skal etter planen gradvis øke i de påfølgende årene og er basert på en prosentandel av New Yorks gjennomsnittlige ukentlige lønn (AWW) i hele staten. Nedenfor er prosentandelene for den ukentlige ytelsen:

• 1. januar 2018: 50 % av ukelønn i 8 uker
• 1. januar 2019: 50 % av ukelønnen i 10 uker
• 1. januar 2020: 60 % av ukelønnen i 10 uker
• 1. januar 2021: 67 % av ukelønn i 12 uker

Ytelsene er utformet slik at de skal være fullt finansiert av ansattes bidrag, som vil bli trukket fra de ansattes lønn. Finansieringssatsene er endelig fastsatt og er satt til 0,126 % av den ansattes gjennomsnittlige ukelønn (begrenset til gjennomsnittlig ukelønn i staten New York på $1 305,92) eller $1,65 per uke. Arbeidsgivere kan starte lønnstrekk fra 1. juli 2017.

Heltidsansatte er kvalifisert etter 26 sammenhengende uker med dekket ansettelse i New York, og deltidsansatte er kvalifisert etter 175 dager med dekket ansettelse i New York. Når en ansatt kommer tilbake i arbeid, må de gjenopprettes til samme eller en sammenlignbar stilling som de hadde før de tok PFLBL.

Sedgwick er forberedt på å støtte kunder vi administrerer lovpålagte uføretrygd for i New York, for å hjelpe dem med å overholde PFLBL. I påvente av at de endelige forskriftene publiseres, anbefaler vi at arbeidsgivere:

• Evaluer deres ansattes demografi for å avgjøre om noen ansatte oppfyller kvalifikasjonskriteriene
• Ta kontakt med en ytelseskonsulent og/eller juridisk rådgiver for veiledning om utvikling av retningslinjer/planer, inkludert oppdatering av ansatthåndbøker eller permisjonsmateriell som inkluderer PFLBL
• Forbered lønnsfunksjonene deres til å legge til et nytt fradrag for PFLBL
• Forbered deg på å opprettholde de ansattes eksisterende helseforsikring så lenge PFLBL varer

For ytterligere informasjon om kvalifisering og ytelser, se New Yorks betalte familiepermisjonsprogram på nettstedet til staten New York.

> Denne artikkelen ble opprinnelig publisert i Edge Magazine, utgave 7. Klikk deg videre for å lese mer om tankelederskap fra våre eksperter.