De nouvelles lois sur les congés payés sont introduites

Les congés familiaux rémunérés et les congés parentaux rémunérés sont actuellement des sujets clés pour les employeurs qui cherchent à élargir les avantages sociaux offerts à leurs employés. Récemment, San Francisco a adopté une ordonnance sur les congés parentaux rémunérés et New York a annoncé une nouvelle loi sur les congés familiaux rémunérés. Ces nouvelles réglementations comprennent certains éléments qui entreront en vigueur le 1er juillet 2017. Vous trouverez ci-dessous un bref résumé.

San Francisco

L'ordonnance sur le congé parental rémunéré de San Francisco (SF PPLO) concerne tous les employeurs basés à San Francisco et comptant plus de 50 employés à l'échelle nationale. Par exemple, une entreprise comptant 1 000 employés à travers les États-Unis et 25 employés à San Francisco serait tenue d'offrir des avantages sociaux à son équipe de San Francisco à compter du 1er janvier 2017. Les employeurs comptant 35 employés ou plus sont tenus de se conformer à cette ordonnance à compter du 1er juillet 2017, et les employeurs comptant 20 employés ou plus à compter du 1er janvier 2018.

La loi oblige les employeurs à accorder six semaines de congé parental supplémentaire rémunéré aux employés travaillant à San Francisco pour la naissance d'un enfant, le placement d'un enfant en vue de son adoption ou son placement en famille d'accueil. Les employeurs doivent verser jusqu'à 45 % du salaire supplémentaire afin que, combiné aux prestations du congé familial rémunéré de Californie (CA PFL), les employés reçoivent jusqu'à 100 % de leur salaire hebdomadaire brut normal (sous réserve des plafonds du CA PFL). Le congé doit être pris dans les 12 premiers mois suivant la naissance ou le placement de l'enfant.

Conditions d'admissibilité :

• L'employé a commencé à travailler pour l'employeur concerné au moins 180 jours avant le début du congé.
• L'employé travaille au moins huit heures par semaine à San Francisco pour l'employeur.
• Au moins 40 % du nombre total d'heures hebdomadaires travaillées par l'employé pour cet employeur sont effectuées à San Francisco.
• L'employé doit être admissible et bénéficier du CA PFL pour créer des liens avec son bébé.

Une façon pour les employeurs de se conformer à la SF PPLO (ou d'en être exemptés) consiste à offrir des avantages équivalents dans le cadre de leur politique actuelle en matière de congé parental rémunéré. Les employeurs doivent revoir leur politique afin de s'assurer qu'elle satisfait aux exigences minimales suivantes de la SF PPLO :

• S'applique à tous les employés, indépendamment (par exemple) :
  • Statut à temps plein/temps partiel
  • Salarié/horaire
  • Syndiqué/non syndiqué
  • Exempté/non exempté
• Fournit 100 % du salaire pendant six semaines maximum pour créer des liens avec un nouveau-né, un enfant adopté ou un enfant placé en famille d'accueil.
• Le droit au congé ne peut être supérieur à 180 jours de travail avant le début du congé.
• S'applique aussi bien aux mères qu'aux pères.
• S'applique aussi bien aux aidants principaux qu'aux aidants secondaires.

Les employeurs peuvent également se conformer à la loi SF PPLO en la traitant dans le cadre de leur programme californien d'invalidité volontaire/congé familial rémunéré.

Les éléments suivants doivent être pris en considération avant de déterminer si cette solution est viable :

• Réaliser une étude de faisabilité si le régime volontaire est financé par les cotisations des employés.
• Modifier le régime volontaire de CA afin d'inclure une catégorie distincte pour les employés de SF qui bénéficieraient d'une couverture à 100 %.
• Informer par écrit tous les employés du changement apporté au régime, y compris la possibilité de se retirer du régime volontaire.
• Déposer le document révisé et l'avis aux employés auprès de l'EDD pour approbation.

Si les employeurs ne sont pas en mesure de couvrir l'obligation SF PPLO dans le cadre de leur politique actuelle en matière de congé parental rémunéré ou de leur régime volontaire CA, ils doivent alors créer une politique et un processus distincts pour se conformer à l'ordonnance.

Pour plus d'informations sur les avantages, les conditions d'éligibilité, les paiements supplémentaires et les congés intermittents, ainsi que pour consulter la foire aux questions, veuillez vous reporter àl'ordonnance sur le congé parental rémunérésur le site Web de la ville et du comté de San Francisco.

Les détails relatifs aux prestations et les exigences de conformité des nouvelles lois sur les congés payés peuvent être complexes. Si votre entreprise a des questions ou des préoccupations concernant la nouvelle ordonnance de San Francisco, veuillez contacter votre directeur du service clientèle Sedgwick.

New York (en anglais)

Le 22 février 2017, les règlements relatifs à la loi sur les prestations de congé familial rémunéré de New York (NY PFLBL) ont été publiés. Après la période initiale de consultation, unprojet d'amendement révisé et mis à joura été publié le 24 mai 2017, qui vient de fermer pour une nouvelle consultation publique. Les règlements proposés peuvent être consultésici; nous continuerons à vous tenir informés à mesure que l'amendement sera finalisé.

La loi NY PFLBL entrera en vigueur le 1er janvier 2018 et les employés bénéficieront des avantages suivants :

• Prendre soin d'un membre de la famille atteint d'une maladie grave, y compris un conjoint ou un partenaire domestique, un enfant (biologique, adopté, placé en famille d'accueil ou sous tutelle), un parent, un grand-parent ou un petit-enfant.
• Créer des liens avec un nouvel enfant au cours des 12 premiers mois suivant sa naissance, son adoption ou son placement en famille d'accueil.
• Prendre soin d'un conjoint, d'un parent ou d'un enfant en raison d'une urgence militaire

La prestation hebdomadaire devrait augmenter progressivement au cours des années suivantes et est calculée sur la base d'un pourcentage du salaire hebdomadaire moyen (AWW) de l'État de New York. Vous trouverez ci-dessous les pourcentages correspondant à la prestation hebdomadaire :

• 1er janvier 2018 : 50 % du salaire hebdomadaire pendant 8 semaines
• 1er janvier 2019 : 50 % du salaire hebdomadaire pendant 10 semaines
• 1er janvier 2020 : 60 % du salaire hebdomadaire pendant 10 semaines
• 1er janvier 2021 : 67 % du salaire hebdomadaire pendant 12 semaines

Les prestations sont entièrement financées par les cotisations des employés, qui seront prélevées sur leur salaire. Les taux de financement ont été fixés à 0,126 % du salaire hebdomadaire moyen de l'employé (plafonné au salaire hebdomadaire moyen de l'État de New York, soit 1 305,92 dollars) ou à 1,65 dollar par semaine. Les employeurs peuvent commencer à prélever ces cotisations sur les salaires à compter du 1er juillet 2017.

Les employés à temps plein sont admissibles après 26 semaines consécutives d'emploi couvert à New York et les employés à temps partiel sont admissibles après 175 jours d'emploi couvert à New York. Lorsqu'un employé reprend le travail, il doit être réintégré dans le même poste ou dans un poste comparable à celui qu'il occupait avant de prendre le congé PFLBL.

Sedgwick est prêt à aider les clients pour lesquels nous gérons les demandes d'indemnisation pour invalidité prévues par la loi à New York à se conformer à la PFLBL. En attendant la publication de la réglementation définitive, nous recommandons aux employeurs :

• Évaluer les données démographiques de leurs employés afin de déterminer si certains d'entre eux répondent aux critères d'éligibilité.
• Consultez un conseiller en avantages sociaux et/ou un conseiller juridique pour obtenir des conseils sur l'élaboration de politiques/plans, y compris la mise à jour des manuels destinés aux employés ou des documents relatifs aux congés afin d'y inclure la PFLBL.
• Préparez leurs fonctions de paie afin d'ajouter une autre retenue pour la PFLBL.
• Préparez-vous à maintenir la couverture santé actuelle des employés pendant toute la durée du PFLBL.

Pour plus d'informations sur les conditions d'éligibilité et les prestations, veuillez consulterle programme de congé familial rémunéré de New Yorksur le site Web de l'État de New York.

Cet article a été initialement publié dans lemagazine Edge, numéro 7. Cliquez ici pour lire d'autres articles Expertise marché nos experts.