Nouvelles lois sur le congé payé introduites

Le congé familial payé et le congé parental payé sont actuellement des sujets clés pour les employeurs qui cherchent à élargir les avantages sociaux pour leurs employés. Récemment, San Francisco a introduit une ordonnance sur le congé parental payé et New York a annoncé une nouvelle loi sur les prestations de congé familial payé. Ces nouvelles réglementations incluent certains éléments qui entreront en vigueur le 1er juillet 2017. Voici un bref résumé.

San Francisco

L’ordonnance sur le congé parental payé de San Francisco (SF PPLO) touche tous les employeurs basés à San Francisco qui comptent plus de 50 employés à l’échelle nationale. Par exemple, une entreprise comptant 1 000 employés à travers les États-Unis et 25 travaillant à San Francisco serait tenue de fournir des avantages sociaux à son équipe de San Francisco à compter du 1er janvier 2017. Les employeurs comptant 35 employés ou plus doivent se conformer à partir du 1er juillet 2017 et ceux comptant 20 employés ou plus à partir du 1er janvier 2018.

La loi exige que les employeurs accordent six semaines de congé parental payé supplémentaire aux employés travaillant à San Francisco pour la naissance d’un enfant, ainsi que pour le placement d’un enfant en adoption ou en famille d’accueil. Les employeurs doivent fournir jusqu’à 45% du salaire supplémentaire afin que, combinés aux avantages du congé familial payé en Californie (CA PFL), les employés reçoivent jusqu’à 100% de leur salaire brut hebdomadaire normal (sous réserve des maximums du CA PFL). Le congé doit être complété dans les 12 premiers mois suivant la naissance ou le placement de l’enfant.

Conditions d’admissibilité :

• L’employé a commencé à travailler chez l’employeur couvert au moins 180 jours avant le début du congé
• L’employé effectue au moins huit heures par semaine de travail à San Francisco pour l’employeur
• Au moins 40% des heures hebdomadaires totales de l’employé pour cet employeur se déroulent à San Francisco
• L’employé doit être admissible et recevoir la PFL en Californie pour le lien avec les bébés

Une façon pour les employeurs de se conformer (ou d’être exemptés) du PPLO de SF est de fournir des avantages équivalents selon leur politique actuelle de congé parental payé. Les employeurs devraient revoir leur politique pour s’assurer qu’elle respecte les exigences minimales suivantes du SF PPLO :

• Cela s’applique à tous les employés, peu importe (par exemple) :
  • Statut à temps plein/à temps partiel
  • Salaire salarié/horaire
  • Syndiqué/non syndiqué
  • Exonéré/non exempté
• Offre 100% du salaire jusqu’à six semaines pour le lien avec un nouveau-né, un enfant adopté ou un enfant placé
• L’admissibilité au congé ne peut pas dépasser 180 jours d’emploi avant le début du congé
• Cela s’applique autant aux mères qu’aux pères
• Cela s’applique également aux aidants primaires et secondaires

Une autre façon pour les employeurs de se conformer au PPLO de SF est de gérer cela dans le cadre de leur régime de congé volontaire pour invalidité ou congé familial payé en Californie.

Les points suivants devraient être pris en compte avant de déterminer si c’est une solution viable :

• Effectuer une étude de faisabilité si le régime volontaire est financé par les cotisations des employés
• Modifier le régime volontaire de la Californie pour inclure une classe distincte pour les employés de San Francisco qui verrait 100% des avantages
• Fournir un avis écrit à tous les employés concernant le changement de régime; y compris l’option de se retirer du régime volontaire
• Déposez un document de régime révisé et un avis à l’employé auprès de l’EDD pour approbation

Si les employeurs ne peuvent pas couvrir l’obligation de SF PPLO dans le cadre de leur politique existante de congé parental payé ou de leur régime volontaire CA, ils doivent alors créer une politique et un processus distincts pour se conformer à l’ordonnance.

Pour plus d’informations sur les prestations, l’admissibilité, les paiements supplémentaires et les congés intermittents, ainsi que pour les questions fréquemment posées, veuillez consulter l’ordonnance sur le congé parental payé sur le site Web de la Ville et du Comté de San Francisco.

Les détails des avantages sociaux et les exigences de conformité des nouvelles lois sur les congés payés peuvent être complexes. Si votre entreprise a des questions ou des préoccupations concernant la nouvelle ordonnance de San Francisco, veuillez contacter votre directeur des services à la clientèle chez Sedgwick.

New York

Le 22 février 2017, les règlements concernant la loi sur les avantages sociaux du congé familial payé de New York (NY PFLBL) ont été publiés. Après la période initiale de commentaires, un projet d’amendement révisé et mis à jour a été publié le 24 mai 2017, qui vient de se clôturer pour d’autres commentaires publics. Les règlements proposés peuvent être consultés ici; Nous continuerons à vous tenir informés au fur et à mesure que l’amendement sera finalisé.

La PFLBL de New York entrera en vigueur le 1er janvier 2018 et les employés recevront des avantages pour :

• Soins pour la condition de santé grave d’un membre de la famille, y compris un conjoint ou partenaire domestique, un enfant (biologique, adopté, en famille d’accueil ou in loco parentis), un parent, un grand-parent et un petit-enfant
• Créer un lien avec un nouvel enfant durant les 12 premiers mois suivant la naissance, l’adoption ou le placement en famille d’accueil
• Soins pour un conjoint, un parent ou un enfant à la suite d’une urgence militaire

La prestation hebdomadaire est prévue pour augmenter graduellement au cours des années suivantes et est basée sur un pourcentage du salaire hebdomadaire moyen (AWW) à l’échelle de l’État de New York. Voici les pourcentages pour la prestation hebdomadaire :

• 1er janvier 2018 : 50% du salaire hebdomadaire pendant 8 semaines
• 1er janvier 2019 : 50% du salaire hebdomadaire pendant 10 semaines
• 1er janvier 2020 : 60% du salaire hebdomadaire pendant 10 semaines
• 1er janvier 2021 : 67% du salaire hebdomadaire pour 12 semaines

Les prestations sont conçues pour être entièrement financées par les cotisations des employés, qui seront déduites du salaire des employés. Les taux de financement ont été finalisés et sont fixés à 0,126% du salaire hebdomadaire moyen de l’employé (plafonné au salaire hebdomadaire moyen de l’État de New York de 1 305,92 $) ou 1,65 $ par semaine. Les employeurs peuvent commencer les retenues sur la paie à compter du 1er juillet 2017.

Les employés à temps plein sont admissibles après 26 semaines consécutives d’emploi couvert à New York et les employés à temps partiel après 175 jours d’emploi couvert à New York. Lorsqu’un employé retourne au travail, il doit être réintégré au même poste ou à un poste comparable qu’il occupait avant de recevoir la PFLBL.

Sedgwick est prêt à soutenir les clients pour lesquels nous administrons des demandes d’invalidité statutaires à New York afin de les aider à se conformer à la PFLBL. En attendant la publication des règlements finaux, nous recommandons aux employeurs :

• Évaluez la démographie de leurs employés afin de déterminer si certains répondent aux critères d’admissibilité
• Engagez un consultant en avantages sociaux et/ou un conseiller juridique pour obtenir des conseils sur l’élaboration de politiques ou de plans, y compris mettre à jour les manuels de l’employé ou le matériel de congé pour inclure la PFLBL
• Préparez leurs fonctions de paie pour ajouter une autre déduction pour la PFLBL
• Préparez-vous à maintenir la couverture santé existante des employés pendant toute la durée de la PFLBL

Pour plus d’informations sur l’admissibilité et les prestations, veuillez consulter le programme de congé familial payé de New York sur le site Web de l’État de New York.

> Cet article a été publié à l’origine dans le magazine Edge, numéro 7. Cliquez ici pour lire d’autres conseils de leadership de nos experts.